INFORMACJA POKONTROLNA NR 36/11/PWT PB. jednostki Akademia Morska w Szczecinie. jednostki ul. Wały Chrobrego 1-2, Szczecin

Transkrypt

1 Egzemplarz nr... INFORMACJA POKONTROLNA NR 36/11/PWT PB 1 Numer kontroli 36/11/PWT PB 2 Numer i tytuł projektu WTPB /09 Oversize Oversize Baltic 3 Nazwa kontrolowanej jednostki Akademia Morska w Szczecinie 4 Adres kontrolowanej jednostki ul. Wały Chrobrego 1-2, Szczecin 5 Termin kontroli 6 Podstawa prawna Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu przeprowadzenia kontroli Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/ Skład kontrolującego r. zespołu Pan Daniel Michalski inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich kierownik Zespołu Kontrolującego; Pan Rafał Mańczak starszy inspektor w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich członek Zespołu Kontrolującego; Pani Małgorzata Jeż - inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; 8 Zakres kontroli Pani Małgorzata Bielecka - inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; 1) Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; 2) Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; 3) Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego; 4) Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; 5) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych, 1

2 9 Ustalenia kontroli b) prawa budowlanego, 6) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu; 7) Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. Kontrolę przeprowadzono na zakończenie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. W okresie objętym kontrolą, tj. od dnia 14 czerwca 2011 r. do dnia 4 października 2011 r. funkcje jn. sprawowali: prof. dr hab. inż. kpt.ż.w. Stanisław Gucma JM Rektor Akademii Morskiej w Szczecinie, prof. dr hab. inż. Krzysztof Chwesiuk Prorektor ds. Nauki Akademii Morskiej w Szczecinie, dr inż. II of. mech Przemysław Rajewski Prorektor ds. Nauczania Akademii Morskiej w Szczecinie, dr inż. kpt. ż.w. Wojciech Ślączka Prorektor ds. Morskich Akademii Morskiej w Szczecinie, Andrzej Durajczyk Kanclerz Akademii Morskiej w Szczecinie, Dorota Zujewska-Kozak Kwestor Akademii Morskiej w Szczecinie, prof. nadzw. dr hab. inż. Wiesław Galor Kierownik projektu Oversize, Przemysław Galor Asystent Kierownika projektu Oversize, Magdalena Markiewicz Opiekun projektu Oversize, Zofia Jóźwiak Członek Zespołu Badawczego Projektu Oversize, Krzysztof Woś Członek Zespołu Badawczego Projektu Oversize, Bogusz Wiśnicki Członek Zespołu Badawczego Projektu Oversize, Anna Galor Członek Zespołu Badawczego Projektu Oversize, Jakub Kornacki Członek Zespołu Badawczego Projektu Oversize, Anna Wolnowska Członek Zespołu Badawczego Projektu Oversize, Wioletta Szpak-Pawełczyk Członek Zespołu Zarządzającego Projektem Oversize. Teresa Bachman Członek Zespołu Zarządzającego Projektem Oversize, 8.1 Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia. 1. Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zamówienia oraz wydał decyzje: 1. Umowa zawarta w dniu pomiędzy: Akademią Morską w Szczecinie, a Linhua Master, przedmiot umowy tłumaczenie artykułów naukowych z języka polskiego na język angielski, wartość 3.500,00 PLN brutto, 2. Umowa zawarta w dniu pomiędzy: Akademią Morską w Szczecinie, a LAB23 Maciej Kalczyński, przedmiot umowy wykonanie internetowej bazy klientów danych z systemem zarządzania kontaktami, wartość 6.500,00 PLN brutto, 3. Umowa nr AG/DD/5/ zawarta w dniu pomiędzy: Akademią Morską w Szczecinie, a PARTNER XXI RESPOL Sp. Z o.o., przedmiot umowy dostawa materiałów biurowych, wartość 1.609,25 PLN brutto, 4. Umowa zawarta w dniu pomiędzy: Akademią Morską w Szczecinie, a CUBE, 2

3 przedmiot umowy wykonanie grafik modeli 3D załadunku i transportu ładunków ponadnormatywnych, wartość 8.300,00 PLN brutto, 5. Umowa zawarta w dniu pomiędzy: Akademią Morską w Szczecinie, a Andrzejem Kryżanem, przedmiot umowy opracowanie podręcznika pn. Mocowanie ładunków ponadnormatywnych w transporcie intermodalnym, wartość 7.000,00 PLN brutto, 6. Umowa nr BZP/BW/14/2011 zawarta w dniu pomiędzy: Akademią Morską w Szczecinie, a ESUS Agencja Reklamowo-Wydawnicza, przedmiot umowy druk publikacji projektowej, wartość 1.890,00 PLN brutto Ponadto w ramach realizacji projektu udzielono zleceń oraz zamówień na: - Literaturę fachową, - Udział w konferencji naukowo-technicznej, - Transport, - Organizację spotkań, - Tłumaczenia pisemne, - Skład komputerowy i korekta językowa publikacji projektowej, - Wykonanie projektu okładki publikacji projektowej. Wszystkie umowy zostały zawarte zgodnie z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców, poprawność dostaw oraz usług została potwierdzona protokołami odbioru lub zatwierdzeniem rachunków przedstawionych przez wykonawców (kserokopie umów zostały załączone do raportów). 8.2 Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. Ustalenia szczegółowe kontroli a. Wielkość wydatków kwalifikowanych dla partnera polskiego. Dla Akademii Morskiej zakontraktowano w ramach projektu kwotę wydatków kwalifikowanych równych ,00 EUR, z czego wysokość dofinansowania stanowi 85 %. Decyzją nr 1698/SBP /2011/2 z dnia r. Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego, przyznał Wydziałowi Inżynieryjno Ekonomicznemu Transportu Akademii Morskiej w Szczecinie środki finansowe w kwocie ogółem ,00 PLN na finansowanie kosztów uczestnictwa w projekcie pn. Ładunki ponadnormatywne na Bałtyku realizowanym w ramach programu South Baltic Programme , akronim: OVERSIZE BALTIC, kontrakt: Subsidy Contract Nr WTPB /09-20 z dnia r. b. Sprawdzenie posiadanych przez Beneficjenta dokumentów stanowiących podstawę do wnioskowania o refundację. Beneficjent zwrócił się do Kontrolera z pięcioma Raportami partnera, w ramach których poświadczone zostały koszty dzielone, na łączną kwotę 7.200,03 EUR. Cztery raporty w tym jeden na kwotę 0,00 EUR zostały skontrolowane podczas kontroli w trakcie realizacji projektu w dniach r. Raport piąty końcowy nr WTPB /09-00/08/04 za okres został złożony na kwotę kwalifikowalną ,35 EUR z czego refundacji podlega 85 % wydatków kwalifikowalnych w ramach realizowanego projektu. Kwota 3

4 wydatków kwalifikowalnych została potwierdzona dowodami księgowymi umieszczonymi w Załącznikach nr 1 do raportu. Partner polski przedstawił kontrolującym oryginały w/w dowodów księgowych. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. Na dokumentach zostały umieszczone opisy wymagane zapisami Wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy Transgraniczne Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach (Załącznik nr 2 Zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów księgowych). Wydatki umieszczone w raporcie poparte zostały wymaganymi dokumentami potwierdzającymi realizację projektu. c. Sprawdzenie prawidłowości dokonywanych płatności związanych z realizacją projektu. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż koszty kwalifikowalne poniesione w ramach projektu zostały zapłacone na rachunki wskazane w dokumentach księgowych z rachunków bankowych należących do Beneficjenta. Beneficjent posiada wyodrębniony rachunek walutowy do otrzymywania refundacji. Beneficjent nie dokonywał żadnych odliczeń podatku VAT, stanowi on więc koszt projektu. Beneficjent jest płatnikiem podatku VAT, jednak zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT, podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Beneficjent oświadczył, że w tym przypadku nie może odliczyć podatku VAT. d. Sprawdzenie poprawności prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizowanego projektu. Partner polski spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. kwalifikowalności). Prowadzona jest odrębna ewidencja księgowa kosztów wg typów działalności i ich rozliczenia oraz wprowadzono kod księgowy przypisany do projektu Beneficjent zarejestrował operacje dotyczące badanego projektu w swoim systemie księgowym, zgodnie z dekretem, na kontach analitycznych w następujący sposób: 1. Wynagrodzenia: - Wn (431) - wynagrodzenia z analityką na realizowany projekt, Wn (440) narzuty na wynagrodzenia świadczenia dla pracowników - z analityką na realizowany projekt / Ma (231) rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, Ma (224) - rozrachunki z budżetem z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz Ma (228) rozrachunki z budżetem z tytułu składek ubezpieczeń społecznych, Wn (508) - koszty funduszy strukturalnych z analityką na realizowany projekt / Ma (490) rozliczenie kosztów - Wn (231) rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, Wn (224) - rozrachunki z budżetem z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, Wn (228) rozrachunki z budżetem z tytułu składek ubezpieczeń społecznych oraz Ma (239) pozostałe rozrachunki / Ma (130) rachunek bieżący. 2. Pozostałe koszty: - otrzymanie faktury/rachunku: Wn (411) - koszty zużycia materiałów-z zakupu, Wn (463) podróże służbowe, Wn (429) inne 4

5 usługi obce, Wn (468) podatki i opłaty / Ma (203) rozrachunki z dostawcami z analityką dla poszczególnych kontrahentów, Wn (508) - koszty funduszy strukturalnych z analityką na realizowany projekt / Ma (490) rozliczenie kosztów - dokonanie zapłaty za fakturę: Wn (203) rozrachunki z dostawcami z analityką dla poszczególnych kontrahentów / Ma (130) rachunek bieżący. 3. Księgowanie wpływów z tytułu dofinansowania projektu ze środków funduszy pomocowych: Wn (137) Rachunek bankowy środków funduszy strukturalnych / Ma (841) Rozliczenie międzyokresowe przychodów fundusze strukturalne. Część krajowa i zagraniczna podróży służbowych rozliczane są osobnymi dokumentami. Do wyceny operacji gospodarczych ujmowanych w księgach rachunkowych w trakcie roku obrotowego przyjęto średni kurs NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Wszystkie zapisy na kontach księgowych w ewidencji Beneficjenta pokrywają się z przedstawionymi dowodami księgowymi. W związku z przyznanymi środkami przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia r. nie zachodzi podwójne finansowanie. Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego Projektu, a jako koszt inwestycji zaksięgowano kwoty brutto wynikające z faktur dołączonych do wniosków o płatność. 8.3 Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego. Projekt zrealizowano zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym w ramach realizacji projektu zorganizowano szereg spotkań między Partnerami mających na celu omówienie sposobu realizacji projektu. Osoby odpowiedzialne za realizację projektu brały udział w różnych konferencjach oraz seminariach naukowych zarówno krajowych jak i międzynarodowych na których nabywali odpowiednie doświadczenie niezbędne do realizacji projektu oraz dzielili się uzyskaną wiedzą w zakresie transportu wielkogabarytowego podczas konferencji naukowych oraz organizując warsztaty i spotkania tematyczne (sprawozdania stanowią załącznik raportu z realizacji projektu). W trakcie realizacji projektu zakupiono literaturę fachową, która pomocna była przy tworzeniu polsko-angielskiej publikacji naukowej wydanej pod redakcją Wiesława Galora pn. Przewóz i techniki mocowania ładunków ponadnormatywnych w transporcie będącej wynikiem i jednocześnie podsumowaniem działań przeprowadzonych w ramach realizacji projektu (publikacja stanowi załącznik nr 2 do akt kontroli). Stworzono również oficjalną witrynę internetową za pośrednictwem której można uzyskać informacje związane z realizacją projektu. Realizację Projektu zakończono podpisaniem pomiędzy Akademią Morską w Szczecinie, a Generalnym Dyrektorem Dróg Krajowych i Autostrad w Warszawie porozumieniem z dnia 20 czerwca 2011 roku w sprawie określenia współpracy w zakresie uruchomienia i rozwoju platformy informatycznej, która ma wspomagać proces wydawania zezwoleń na przewóz pojazdów nienormatywnych (porozumienie stanowi załącznik nr 3 do akt kontroli). 5

6 8.4 Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską. zakupione w ramach realizacji projektu sprzęt oraz literaturę oznaczono logiem Programu, UE oraz informacją o dofinansowaniu (zdjęcia stanowią załącznik do informacji pokontrolnej z kontroli w trakcie realizacji projektu), na utworzonej w ramach realizacji projektu witrynie internetowej umieszczono informację o dofinansowaniu projektu ze środków UE, zamontowano tablicę pamiątkową na której zamieszczono informacje o dofinansowaniu projektu ze środków UE (zdjęcia stanowią załącznik do informacji pokontrolnej z kontroli w trakcie realizacji projektu), w trakcie przeprowadzonych szkoleń oraz konferencji dopełniono obowiązku w zakresie informowania społeczeństwa o finansowaniu projektu przez UE (materiały/sprawozdania z przeprowadzonych szkoleń/konferencji stanowi załącznik nr 4 do akt kontroli), publikacja wydana w ramach realizacji projektu została oznaczona logo Programu, UE oraz zawarto informacje o dofinansowaniu (publikacja stanowi załącznik nr 2 do akt kontroli). 8.5 Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych, Przeprowadzone zamówienia w ramach realizacji projektu zostały zrealizowane zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców co zostało sprawdzone i potwierdzone na etapie kontroli administracyjnej. b) prawa budowlanego, W ramach realizacji projektu nie prowadzono robót budowlanych. 8.6 Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumentacja związana z realizacją projektu znajduje się w opisanych nazwą projektu i logo Programu segregatorach, przechowywana jest zgodnie z 23 zarządzenia nr 16/2009 Rektora Akademii Morskiej w Szczecinie z dnia r. dotyczącym zasad postępowania z projektami międzynarodowymi (załącznik do informacji pokontrolnej z kontroli w trakcie realizacji projektu). Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego. 8.7 Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. 10 Stwierdzone uchybienia/nieprawidłowości Nie stwierdzono uchybień/nieprawidłowości 6

7 (Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego)... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej do podpisywania informacji pokontrolnej Szczecin, dnia (Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej) Miejsce, data... 7

8 8