INFORMACJA POKONTROLNA NR 6/13/INT IV. ul. Szczecińska 31, Koszalin

Transkrypt

1 Egzemplarz nr. INFORMACJA POKONTROLNA NR 6/13/INT IV INT Numer i nazwa projektu 2 Nazwa jednostki kontrolowanej 3 Adres jednostki kontrolowanej Poprawa infrastruktury komunikacyjnej na pograniczu polsko-niemieckim między Zalewem Szczecińskim a przejściem granicznym Mescherin-Gryfino ETAP 2: Przebudowa i rozbudowa mostu na Odrze Zachodniej na drodze wojewódzkiej nr 120 w Gryfinie. Województwo Zachodniopomorskie z siedzibą w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Zachodniopomorskiego Zachodniopomorski Zarząd Dróg Wojewódzkich w Koszalinie Województwo Zachodniopomorskie z siedzibą w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Zachodniopomorskiego ul. Korsarzy 34, Szczecin Zachodniopomorski Zarząd Dróg Wojewódzkich w Koszalinie ul. Szczecińska 31, Koszalin 4 Termin kontroli 9-10 kwietnia 2013 r. 5 Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 Pan Rafał Mańczak starszy inspektor w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - kierownik Zespołu Kontrolującego; 6 Osoby przeprowadzające kontrolę Pan Andrzej Bell kierownik Oddziału Europejskiej Współpracy Terytorialnej w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pani Małgorzata Bielecka inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego. 7 Zakres kontroli 1) Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; 2) Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, 1

2 prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; 3) Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego; 4) Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; 5) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych, b) prawa budowlanego 6) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu; 8 7) Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. Ustalenia kontroli Kontrolę przeprowadzono na zakończenie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. W okresie objętym kontrolą, tj. od dnia 1 marca 2010 r. do dnia 10 kwietnia 2013 r. funkcję sprawowali: Bogdan Krawczyk - Dyrektor Zachodniopomorskiego Zarządu Dróg Wojewódzkich w Koszalinie, Grzegorz Zabłocki Główny Księgowy Zachodniopomorskiego Zarządu Dróg Wojewódzkich w Koszalinie, Leszek Jęczkowski Naczelnik Wydziału Planowania i Rozwoju Sieci Drogowej w Zachodniopomorskim Zarządzie Dróg Wojewódzkich w Koszalinie, Karolina Krzyżaniak Inspektor w Wydziale Planowania i Rozwoju Sieci Drogowej w Zachodniopomorskim Zarządzie Dróg Wojewódzkich w Koszalinie. 8.1 Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i zawartą decyzją o przyznaniu wsparcia. 1. Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zamówienia oraz wydał decyzje: 2

3 1) Umowa nr 394p/8-1/2010 z dnia r. zawarta pomiędzy Województwem Zachodniopomorskim Zachodniopomorskim Zarządem Dróg Wojewódzkich w Koszalinie ul. Szczecińska 31, Koszalin a Firmą CeDIR Sp. z o.o. ul. Szczecińska 8-10, Koszalin. Przedmiotem umowy była usługa polegająca na przygotowaniu analizy ekonomiczno-finansowej dla przedsięwzięcia Przebudowa i rozbudowa mostu na Odrze Zachodniej na drodze wojewódzkiej nr 120 w Gryfinie. Wartość umowy: 7.320,00 PLN brutto. 2) Umowa nr 254/8-9/2009 z dnia r. zawarta pomiędzy Województwem Zachodniopomorskim Zachodniopomorskim Zarządem Dróg Wojewódzkich w Koszalinie ul. Szczecińska 31, Koszalin a Stanisławem Kamińskim prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą: Projektowanie, Nadzory, Ekspertyzy Budowlane Stanisław Kamiński, ul. Zajęcza 14K Szczecin. Przedmiotem umowy była usługa polegająca na opracowaniu projektu budowlanego i wykonawczego remontu mostu drogowego w ciągu drogi wojewódzkiej nr 120 k/m w Gryfinie. Wartość umowy: ,00 PLN brutto. 3) Umowa nr 264/8-4/2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Województwem Zachodniopomorskim ul. Korsarzy 34, Szczecin, reprezentowanym przez Dyrektora Zachodniopomorskiego Zarządu Dróg Wojewódzkich w Koszalinie Bogdana Krawczyka działającego na podstawie ust. 3 pełnomocnictwa nr 25/2011 stanowiącego załącznik do uchwały numer 223/11 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego z dnia 22 lutego 2011 r. a INTOP Szczecin Sp. z o.o., ul. Wiosenna 6, Skarbimierzyce, Dołuje. Przedmiotem umowy było wykonanie robót budowalnych w ramach projektu pn. Przebudowa i rozbudowa mostu na Odrze Zachodniej na drodze wojewódzkiej nr 120 w Gryfinie. Wartość umowy: ,33 PLN brutto. W wyniku zmian w poszczególnych pozycja kosztorysowych w dniu r. podpisano Aneks nr 4 do Umowy nr 264/8-4/2011 z dnia r. Wartość wynagrodzenia została ustalona na poziomie: ,68 PLN brutto. 4) Umowa nr 369/8-4/2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Województwem Zachodniopomorskim ul. Korsarzy 34, Szczecin, reprezentowanym przez Dyrektora Zachodniopomorskiego Zarządu Dróg Wojewódzkich w Koszalinie Bogdana Krawczyka działającego na 3

4 podstawie ust. 3 pełnomocnictwa nr 25/2011 stanowiącego załącznik do uchwały numer 223/11 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego z dnia 22 lutego 2011 r. a Przedsiębiorstwem Budowalnym Tras Komunikacyjnych. TRAKT w Szczecinie Sp. z o.o., ul. Energetyków 9, Szczecin. Przedmiotem umowy było wykonanie usługi polegającej na Zarządzaniu Projektem pt. Przebudowa i rozbudowa mostu na Odrze Zachodniej na drodze wojewódzkiej nr 120 w Gryfinie. Wartość umowy: ,00 PLN brutto. 5) Umowa nr 210d/8-4/2012 z dnia r. zawarta pomiędzy Województwem Zachodniopomorskim ul. Korsarzy 34, Szczecin, reprezentowanym przez Dyrektora Zachodniopomorskiego Zarządu Dróg Wojewódzkich w Koszalinie Bogdana Krawczyka działającego na podstawie ust. 3 pełnomocnictwa nr 25/2011 stanowiącego załącznik do uchwały numer 223/11 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego z dnia 22 lutego 2011 r. a INTOP Szczecin Sp. z o.o., ul. Wiosenna 6, Skarbimierzyce, Dołuje. Przedmiotem umowy było wykonanie zamówienia dodatkowego na roboty budowalne w ramach projektu pn. Przebudowa i rozbudowa mostu na Odrze Zachodniej na drodze wojewódzkiej nr 120 w Gryfinie. Wartość umowy: ,73 PLN brutto. 6) Umowa nr 295d/8-24/2012 z dnia r. zawarta pomiędzy Województwem Zachodniopomorskim ul. Korsarzy 34, Szczecin, reprezentowanym przez Dyrektora Zachodniopomorskiego Zarządu Dróg Wojewódzkich w Koszalinie Bogdana Krawczyka działającego na podstawie ust. 3 pełnomocnictwa nr 25/2011 stanowiącego załącznik do uchwały numer 223/11 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego z dnia 22 lutego 2011 r. a INTOP Szczecin Sp. z o.o., ul. Wiosenna 6, Skarbimierzyce, Dołuje. Przedmiotem umowy było wykonanie zamówienia dodatkowego na roboty budowalne w ramach projektu pn. Przebudowa i rozbudowa mostu na Odrze Zachodniej na drodze wojewódzkiej nr 120 w Gryfinie. Wartość umowy: ,63 PLN brutto. 7) Umowa nr 152p/8-4/2012 z dnia r. zawarta pomiędzy Województwem Zachodniopomorskim ul. Korsarzy 34, Szczecin, reprezentowanym przez Dyrektora Zachodniopomorskiego Zarządu Dróg Wojewódzkich w Koszalinie Bogdana Krawczyka działającego na podstawie ust. 3 pełnomocnictwa nr 25/2011 stanowiącego załącznik do 4

5 uchwały numer 223/11 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego z dnia 22 lutego 2011 r. a Stanisławem Kamińskim prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą: Projektowanie, Nadzory, Ekspertyzy Budowlane Stanisław Kamiński, ul. Zajęcza 14K, Szczecin. Przedmiotem umowy była usługa w zakresie pełnienia nadzoru autorskiego w ramach projektu pn. Przebudowa i rozbudowa mostu na Odrze Zachodniej na drodze wojewódzkiej nr 120 w Gryfinie. Wartość umowy: ,00 PLN brutto. Powyższe umowy były realizowane przez jednostkę organizacyjną Województwa Zachodniopomorskiego - Zachodniopomorski Zarząd Dróg Wojewódzkich w Koszalinie. 8.2 Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. Zabezpieczenie środków. Na podstawie Uchwały Nr XXXIV/393/09 Sejmiku Województwa Zachodniopomorskiego z dnia 22 grudnia 2009 r. oraz Uchwały nr XXIII/305/13 Sejmiku Województwa Zachodniopomorskiego z dnia 26 marca 2013 r. stwierdza się, iż w budżecie Województwa Zachodniopomorskiego zabezpieczono środki na finansowanie zadania inwestycyjnego, objętego kontrolą, pn. Poprawa infrastruktury na pograniczu polsko-niemieckim między Zalewem Szczecińskim a przejściem granicznym Mescherin-Gryfino etap 2. Zarządzeniem Nr 41/2011 z dnia 21 kwietnia 2011 r., Dyrektor Zachodniopomorskiego Zarządu Dróg Wojewódzkich ustalił zasady polityki rachunkowości. Wielkość wydatków kwalifikowalnych dla partnera polskiego. Dla Województwa Zachodniopomorskiego (partner polski) zakontraktowano w ramach projektu kwotę wydatków kwalifikowalnych równą ,33 EUR z czego wysokość dofinansowania stanowi 85% równą kwocie ,00 EUR. Podmiotem realizującym zgodnie z założeniami jest Zachodniopomorski Zarząd Dróg Wojewódzkich w Koszalinie. 5

6 Sprawdzenie posiadanych przez Beneficjenta dokumentów stanowiących podstawę do wnioskowania o refundację. Beneficjent zwrócił się do Kontrolera z trzema Raportami partnera, w których wykazano koszty kwalifikowalne o ogólnej wartości ,51 PLN, z czego refundacji podlega 85 % wydatków kwalifikowalnych w ramach realizowanego projektu. Kwota wydatków kwalifikowalnych została potwierdzona dowodami księgowymi umieszczonymi w Załącznikach nr 1 do raportów. Przedstawiciel Partnera przedstawił kontrolującym oryginały dowodów księgowych. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. Na dokumentach zostały umieszczone opisy wymagane zapisami Wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy Transgraniczne Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach (Załącznik nr 2 Zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów księgowych). Wydatki umieszczone w raportach poparte zostały dokumentami potwierdzającymi realizację projektu. Sprawdzenie prawidłowości dokonywanych płatności związanych z realizacją projektu. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż koszty kwalifikowalne poniesione w ramach projektu zostały zapłacone na rachunki wskazane w dokumentach księgowych z rachunków bankowych należących do Beneficjenta. Beneficjent nie dokonał żadnych odliczeń podatku VAT, stanowi on więc koszt Projektu. Zachodniopomorski Zarząd Dróg Wojewódzkich w Koszalinie jest podatnikiem podatku VAT jednak zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług VAT z dnia 11 marca 2004 roku, podatnikom VAT przysługuje prawo odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Sprawdzenie poprawności prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizowanego projektu. 6

7 Zachodniopomorski Zarząd Dróg Wojewódzkich w Koszalinie spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. kwalifikowalności). Przedstawiciel Beneficjenta wyodrębnił zapisy na kontach księgowych dotyczących badanego projektu, które pozwalają na identyfikację danego projektu: d120 Gryfino przebudowa i rozbudowa mostu na Odrze Zachodniej; Inwestycje INTERREG; Rozrachunki z dostawcami z analityką dla realizowanego projektu z analityką dla kontrahentów. Koszty i wydatki kwalifikowalne zaksięgowano w podziale na paragrafy z czwartą cyfrą 8 finansowanie z EFRR oraz 9 wkład własny. Do dnia kontroli Partner otrzymał refundację poniesionych wydatków w wysokości ,77 EUR. Wpływ refundacji u Beneficjenta zaksięgowano na koncie Środki otrzymane i przekazane INTERREG IV A ZZDW. Dla powstałego środka trwałego w ramach realizowanego projektu utworzono dokument OT nr 124/2012 z r. Przyjęcie środka trwałego o wartości początkowej ,41 PLN. Wszystkie zapisy na kontach księgowych wydzielonych na potrzeby zrealizowanego projektu pokrywają się z przedstawionymi dowodami. Sposób ewidencji księgowej przez Beneficjenta umożliwia weryfikację zdarzeń gospodarczych związanych z badanym Projektem. Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego Projektu, a jako koszt inwestycji zaksięgowano kwoty brutto wynikające z faktur dołączonych do Raportu partnera. 8.3 Realizacja harmonogramu rzeczowo-finansowego. Celem inwestycji była przebudowa i rozbudowa mostu na Odrze Zachodniej na drodze wojewódzkiej nr 120 w Gryfinie. Wszystkie zaplanowane działania zostały wykonane zgodnie z wnioskiem aplikacyjnym. Wskaźniki zostały osiągnięte (oświadczenie Beneficjenta stanowi załącznik nr 2): 7

8 1) Długość rozbudowanych szlaków komunikacyjnych (drogi, linie kolejowe) 132 m; 2) Długość nowych ścieżek pieszych bądź rowerowych 264 m. Wykonane prace budowlane zostały przedstawiony w dokumentacji fotograficznej wykonanej 9 kwietnia 2013 r. na miejscu inwestycji (Raport z oględzin załącznik nr 1). 8.4 Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejską. Na stronie internetowej została zamieszczona obszerna informacja o realizowanym projekcie. Na miejscu inwestycji znajdują się dwie tablice informacyjne (zdjęcia z wizji lokalnej - załącznik nr 1). Miejsce inwestycji zostało oznaczone tablicami informacyjnymi, które posiadają logo Programu, emblemat Unii Europejskiej oraz zawierały informację, że projekt jest współfinansowany z Programu Operacyjnego Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczypospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) Tablice informacyjne zostały umieszczone w widocznym miejscu i spełniają normy graficzne. Na wszystkich dokumentach znajdują się wymagane elementy. 8.5 Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a. Zamówień publicznych 1) Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Zarządzanie Projektem pt. Rozbudowa i przebudowa mostu na Odrze Zachodniej na drodze wojewódzkiej nr 120 w Gryfinie postępowanie nr ZZDW.6/391/92/8-4/2011. Wybrany wykonawca: Przedsiębiorstwo Budowalne Tras Komunikacyjnych TRAKT w Szczecinie Sp. z o.o., ul. Energetyków 9, Szczecin. Umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w dniu r. na kwotę: ,00 PLN brutto. 2) Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Opracowanie projektu 8

9 budowlanego i wykonawczego remontu mostu drogowego w ciągu drogi wojewódzkiej Nr 120 k/m Gryfino postępowanie nr ZZDW.6/391/41/8-9/2009. Wybrany wykonawca: Projektowanie, Nadzory, Ekspertyzy Budowlane Stanisław Kamiński, ul. Zajęcza 14K Szczecin. Umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w dniu r. na kwotę: ,00 PLN brutto. 3) Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Przebudowa i rozbudowa mostu na Odrze Zachodniej na drodze wojewódzkiej nr 120 w Gryfinie postępowanie nr ZZDW.6/391/91/8-4/2011. Wybrany wykonawca: INTOP Szczecin Sp. z o.o., ul. Wiosenna 6, Skarbimierzyce, Dołuje. Umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w dniu r. na kwotę: ,33 PLN brutto. W wyniku zmian w poszczególnych pozycja kosztorysowych w dniu r. podpisano Aneks nr 4. Wartość wynagrodzenia została ustalona na poziomie: ,68 PLN brutto. 4) Przetarg w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 5 lit. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Zamówienie dodatkowe do zamówienia podstawowego pn.: Przebudowa i rozbudowa mostu na Odrze Zachodniej na drodze wojewódzkiej nr 120 w Gryfinie postępowanie nr ZZDW.6/391/60/8-4/2012. Wybrany wykonawca: INTOP Szczecin Sp. z o.o., ul. Wiosenna 6, Skarbimierzyce, Dołuje. Umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w dniu r. na kwotę: ,73 PLN brutto. 5) Przetarg w trybie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 5 lit. b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Zamówienie dodatkowe do zamówienia podstawowego pn.: Przebudowa i rozbudowa mostu na Odrze Zachodniej na drodze wojewódzkiej nr 120 w Gryfinie postępowanie nr ZZDW.6/391/108/8-4/2012. Wybrany wykonawca: INTOP Szczecin Sp. z o.o., ul. Wiosenna 6, Skarbimierzyce, Dołuje. Umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w dniu r. na kwotę: ,63 PLN brutto. b. Prawa budowlanego 9

10 Roboty budowlane będące przedmiotem projektu rozpoczęto na podstawie: 1) Pozwolenia na budowę I /368-3/10[MKB] Decyzja Nr 289/2010 z dnia r. wydana przez Wojewodę Zachodniopomorskiego. Nazwa zamierzenia budowlanego: Przebudowa z rozbudową mostu przez rzekę Odrę Zachodnią, zlokalizowanego w Gryfinie, w ciągu drogi wojewódzkiej nr 120, od Granicy Państwa do km 0+226, na terenie: działki nr 1, obr. Widuchowa Międzyodrze, (pas drogi wojewódzkiej nr 120), działki nr 1, obr. Widuchowa Międzyodrze, działki nr 1 i nr 2, obr. Daleszewo - Międzyodrze. W dniu r. została wydana Decyzja nr 190/2012 w sprawie zmiany pozwolenia na budowę. 2) W trakcie robót budowlanych prowadzono dziennik budowy nr 37/T/2011 wydany dnia r. przez Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie. 3) Przekazanie placu budowy nastąpiło w dniu r. Zakończenie inwestycji budowlanej nastąpiło w dniu r. 8.6 Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumenty związane z realizacją projektu znajdują się w segregatorach opisanych i oznaczonych nazwą projektu oraz zawierają wymagane elementy graficzne. Dokumenty znajdują się w następujących wydziałach Zachodniopomorskiego Zarządu Dróg Wojewódzkich w Koszalinie: 1) Wydział Zamówień Publicznych oryginały zawartych umów lub innych form zamówień związanych z realizacją projektu. 2) Wydział Budżetowo-Finansowy ewidencja księgowa, oryginały faktur, rachunki, dowody płatności, wydruki z kont księgowych, zakładowy plan kont i polityka rachunkowości. 3) Wydział Planowania i Rozwoju Sieci Drogowej oryginały umów wyłączonych ze stosowania PZP, dokumentacja związana z wnioskiem aplikacyjnym, kopie dokumentów potwierdzających informowanie społeczeństwa o finansowaniu projektu. 4) Rejon Dróg Wojewódzkich w Chojnie dokumentacja projektowa, realizacji robót, kontroli i odbioru robót. 10

11 Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego. 8.7 Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. 9 Stwierdzone uchybienia/niepraw idłowości Nie stwierdzono uchybień/ nieprawidłowości (Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego)... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej do podpisywania informacji pokontrolnej... (Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej) Miejsce, data... 11