INFORMACJA POKONTROLNA NR 9/11/INT-IV. Ośrodek Teatralny KANA. Ul. Piotra i Pawła 4/5, Szczecin

Transkrypt

1 Egzemplarz nr. INFORMACJA POKONTROLNA NR 9/11/INT-IV 1 Numer i nazwa projektu 2 Nazwa jednostki kontrolowanej 3 Adres jednostki kontrolowanej INT Transkultura program pilotażowy dotyczący systematycznej współpracy niemieckiego i polskiego centrum teatralnego Ośrodek Teatralny KANA Ul. Piotra i Pawła 4/5, Szczecin 4 Termin kontroli 4-7 kwietnia 2011 r. 5 6 Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli Osoby przeprowadzające kontrolę Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 Pan Daniel Michalski inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich kierownik Zespołu Kontrolującego; Pani Katarzyna Rzymyszkiewicz - inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pani Paulina Klym starszy inspektor w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pani Małgorzata Bielecka - inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; 1) Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; 7 Zakres kontroli 2) Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; 3) Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego; 4) Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; 5) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi:

2 a) zamówień publicznych, b) prawa budowlanego 6) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu; 7) Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. 8 Ustalenia kontroli Kontrolę przeprowadzono na zakończenie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. W okresie objętym kontrolą, tj. od dnia 18 lutego 2009 r. do dnia 7 kwietnia 2011 r. funkcje jn. sprawowali: Dariusz Mikuła Dyrektor Ośrodka Teatralnego KANA, Rafał Foremski Zastępca Dyrektora Ośrodka Teatralnego KANA, Anna Pązik Główna Księgowa Ośrodka Teatralnego KANA, Marta Mikuła Koordynator projektów, specjalista ds. wydawnictw, informacji i archiwum w Ośrodku Teatralnym KANA, Agata Lewandowska Asystent koordynatora projektu, Elżbieta Lisiczko Referent Księgowy. 8.1 Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia. 1. Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zamówienia oraz wydał decyzje: 1. Umowa nr 01/02/2010 zawarta w dniu pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Anna Hirth, przedmiot umowy przeprowadzenie warsztatów , wartość 1.500,00 euro brutto, 2. Umowa zawarta w dniu pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a KOMANDOS-SZCZECIN sp. Z.o.o, przedmiot umowy ochrona terenu wskazanego przez zleceniodawcę na terenie portu rybackiego Gryf, wartość 15,00 PLN netto za każdą przepracowaną godzinę, 3. Umowa nr 10/SK/2009 zawarta w dniu pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, Stowarzyszeniem Teatr Strefa Ciszy, przedmiot umowy przeprowadzenie warsztatów plenerowych w dniach , wartość 6.000,00 PLN brutto, 4. Umowa nr 08/OKNO/2009 zawarta w dniu pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Stowarzyszeniem artystycznym Porywacze Ciał & Co., przedmiot umowy przeprowadzenie interdyscyplinarnych warsztatów teatralnych w dniach r., wartość 9.960,00 PLN brutto, 5. Umowa nr 09/OKNO/2009 zawarta w dniu pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Teatrem DADA VON BZDULOW, przedmiot umowy przeprowadzenie interdyscyplinarnych warsztatów teatralnych w dniach 6-2

3 r., wartość 8.710,00 PLN brutto, 6. Umowa nr 11/W/SK/2009 zawarta w dniu pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, Stowarzyszeniem Przyjaciół Akademii Ruchu SPAR, przedmiot umowy przeprowadzenie warsztatów plenerowych w dniach , wartość 8.000,00 PLN brutto, 7. Umowa nr 09/SK/2009 zawarta w dniu pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, antagon theateraktion, przedmiot umowy przeprowadzenie warsztatów plenerowych w dniach , wartość 4.900,00 euro netto, 8. Umowa nr 05/OKNO/2009 zawarta w dniu pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Eva Repotente, przedmiot umowy przeprowadzenie interdyscyplinarnych warsztatów teatralnych w dniach r., wartość 2.026,40 euro brutto, 9. Umowa sprzedaży zawarta w dniu r. pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a FABRYKA DŹWIĘKU Paweł Piłat, przedmiot umowy sprzedaż 16 reflektorów wraz z wyposażeniem i osprzętem, wartość ,32 PLN brutto, 10. Umowa sprzedaży zawarta w dniu r. pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a LTT sp. Zo.o., przedmiot umowy sprzedaż 4 statywów wraz z osprzętem i wyposażeniem, wartość 5.416,80 PLN brutto, 11. Umowa zawarta w dniu r. pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Drukarnia POSE sp. Zo.o., przedmiot umowy przygotowanie materiałów promocyjnych, wartość poniżej 2.500,00 PLN netto miesięcznie w przeciągu 6 miesięcy, 12. Umowa zawarta w dniu r. pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Drukarnia POSE sp. Zo.o., przedmiot umowy przygotowanie materiałów promocyjnych, wartość sukcesywnie ustalana każdego miesiąca w ciągu 3 miesięcy od daty zawarcia umowy, 13. Umowa nr 10.08/TK/2009 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Detlef Tabert, przedmiot umowy wynajem sprzętu i obsługa techniczna w dniach r., wartość 956,00 euro brutto, 14. Umowa nr 02/07/TK/2009 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Stowarzyszeniem Edukacyjno-Społeczno-Kulturalnym Teatr Brama, przedmiot umowy obsługa techniczna w dniach r., wartość 1.700,00 PLN brutto, 15. Umowa nr 01/07/TK/2009 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Bursakowski Production, przedmiot umowy obługa akustyczna w dniach r., wartość 1.300,00 PLN brutto, 16. Umowa nr 01/03/TK/2009 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Torsten Salzer, przedmiot umowy usługa tłumaczenia, wartość 1.969,00 PLN brutto, 17. Umowa nr 01/06/TK/2009 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Torsten Salzer, przedmiot umowy usługa tłumaczenia materiałów promocyjnych, wartość 1.917,00 PLN brutto, 18. Umowa o dzieło nr UoD/2009/66 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Matthias Meppeling, przedmiot umowy - przeprowadzenie interdyscyplinarnych warsztatów teatralnych w dniach r., wartość 890,14 PLN brutto, 19. Umowa o dzieło nr UoD/2009/65 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Malte Scholz, przedmiot umowy - przeprowadzenie interdyscyplinarnych warsztatów teatralnych w dniach 4-3

4 r., wartość 888,97 PLN brutto, 20. Umowa o dzieło nr UoD/2009/64 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Nikitin Boris, przedmiot umowy - przeprowadzenie interdyscyplinarnych warsztatów teatralnych w dniach r., wartość 890,14 PLN brutto, 21. Umowa o dzieło nr UoD/2009/43 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Józef Krzyżanowski, przedmiot umowy projekt i skład graficzny ulotki promocyjnej, wartość 1.264,00 PLN brutto, 22. Umowa o dzieło nr UoD/2009/88 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Eliza Hołubowska, przedmiot umowy projekt materiałów promocyjnych, wartość 2.000,00 PLN brutto, 23. Umowa o dzieło nr UoD/2010/4 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Kirius Rainer, przedmiot umowy poprowadzenie spotkania oraz prezentacje teatralne, metod pracy laboratoryjnych w dniu r., wartość 1.689,98 PLN brutto, 24. Umowa o dzieło nr UoD/2010/3 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Schindel Voelker, przedmiot umowy poprowadzenie spotkania oraz prezentacje teatralne, metod pracy laboratoryjnych w dniu r., wartość PLN brutto, 25. Umowa o dzieło nr UoD/2010/5 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Tobias Dutschke, przedmiot umowy poprowadzenie spotkania oraz prezentacje teatralne, metod pracy laboratoryjnych w dniu r., wartość 1.695,04 PLN brutto, 26. Umowa o dzieło nr UoD/2009/91 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Ilona Binarsch, przedmiot umowy opracowanie i realizacja interdyscyplinarnych warsztatów (warsztaty teatralne), wartość 2.300,00 PLN brutto, 27. Umowa o dzieło nr UoD/2009/103 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Ewa Urbańska-Ciechanowska, przedmiot umowy opracowanie i realizacja interdyscyplinarnych warsztatów (warsztaty filmowe i fotograficzne), wartość 2.300,00 PLN brutto, 28. Umowa o dzieło nr UoD/2009/108 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Christina Lauenstein, przedmiot umowy opracowanie i realizacja interdyscyplinarnych warsztatów (warsztaty integracyjne), wartość 2.300,00 PLN brutto, 29. Umowa o dzieło nr UoD/2009/90 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Gustaw Ciężarek, przedmiot umowy opracowanie i realizacja interdyscyplinarnych warsztatów (warsztaty muzyczne), wartość 2.300,00 PLN brutto, 30. Umowa o dzieło nr UoD/2009/89 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Krzysztof Gmiter, przedmiot umowy opracowanie i realizacja interdyscyplinarnych warsztatów (warsztaty uwrażliwiające), wartość 2.300,00 PLN brutto, 31. Umowa o dzieło nr UoD/2009/86 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Tina Siuda, przedmiot umowy projekt i wykonanie scenografii, wartość 2.198,00 PLN brutto, 32. Umowa o dzieło nr UoD/2009/73 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Roman Rogowski, przedmiot umowy projekt i wykonanie scenografii, wartość 2.594,00 PLN brutto, 33. Umowa o dzieło nr UoD/2009/85 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Stanisław Bielecki, przedmiot umowy projekt 4

5 i wykonanie kostiumów, wartość 3.000,00 PLN brutto, 34. Umowa o dzieło nr UoD/2009/61 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Ilona Binarsch, przedmiot umowy projekt i wykonanie kostiumów, wartość 1.648,00 PLN brutto, 35. Umowa o dzieło nr UoD/2009/112 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Marek Sztark, przedmiot umowy organizacja i prowadzenie spotkań ze środowiskami euroregionu, wartość 3.200,00 PLN brutto, 36. Umowa o dzieło nr UoD/2009/101 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Jakub Staśkowiak, przedmiot umowy montaż oświetlenia i sprzętu akustycznego, wartość 2.000,00 PLN brutto, 37. Umowa o dzieło nr UoD/2010/7 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Jan Kuchling, przedmiot umowy Tłumczenie materiałów promocyjnych, wartość 1.500,00 PLN brutto, 38. Umowa zlecenie nr UZ/2010/06 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Anna Jarocka, przedmiot umowy budowa transgranicznej sieci współpracy partnerskiej pomiędzy animatorami kultury oraz integracji euroregionalnych środowisk kulturalnych na terenie Niemiec, wartość 2.850,00 PLN brutto, 39. Umowa zlecenie nr UZ/2009/55 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Anna Jarocka, przedmiot umowy budowa transgranicznej sieci współpracy partnerskiej pomiędzy animatorami kultury oraz integracji euroregionalnych środowisk kulturalnych na terenie Niemiec, wartość 3.280,00 PLN brutto, 40. Umowa zlecenie nr UZ/2009/60 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Agata Lewandowska, przedmiot umowy asystent koordynatora projektu, wartość ,00 PLN brutto, 41. Umowa zlecenie nr UZ/2009/54 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Anna Jarocka, przedmiot umowy tłumaczenie materiałów promocyjnych, wartość 820,00 PLN brutto, 42. Umowa zlecenie nr UZ/2009/16 zawarta w dniu r., pomiędzy: Ośrodek Teatralny KANA, a Jan Kuchling, przedmiot umowy tłumaczenia materiałów promocyjnych, wartość 253,00 euro brutto. Wszystkie umowy zostały zawarte zgodnie z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców (kserokopie stanowią załącznik nr 3 do informacji pokontrolnej). Ponadto w ramach realizacji projektu udzielono szeregu zleceń oraz zamówień na: - transport widzów/uczestników warsztatów/przedstawień, - projektowanie i druk materiałów promocyjnych, - kolportaż, dystrybucję, rozpowszechnianie materiałów promocyjnych, - zakwaterowanie oraz wyżywienie dla prowadzących warsztaty, obsługi technicznej, - wynajem sprzętu. 8.2 Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. a. Zabezpieczenie środków. W toku kontroli ustalono, iż Beneficjent zabezpieczył środki niezbędne do 5

6 sfinansowania badanego projektu w: - Planie finansowym na 2009 rok (zysk wypracowany w 2008 r., wpływy z prowadzonej działalności, dotacje podmiotowe ze środków organizatorów Urzędu Miasta Szczecin i Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego). b. Wielkość wydatków kwalifikowalnych dla partnera polskiego. Dla Ośrodka Teatralnego KANA (partner wiodący) zakontraktowano w ramach projektu kwotę wydatków kwalifikowalnych równą ,00 EUR z czego, wysokość dofinansowania stanowi 85% równą kwocie ,70 EUR. c. Sprawdzenie posiadanych przez Beneficjenta dokumentów stanowiących podstawę do wnioskowania o refundację. Beneficjent zwrócił się do Kontrolera z jednym Raportem partnera za okres na kwotę wydatków kwalifikowalnych ,50 PLN, z czego refundacji podlega 85% wydatków kwalifikowalnych w ramach realizowanego projektu. W trakcie kontroli uzyskano informację o refundacji powyższego raportu w kwocie równej ,34 PLN na rachunek bankowy prowadzony w PLN. Kwota wydatków kwalifikowalnych umieszczonych w Raporcie została potwierdzona 240 dowodami księgowymi ujętymi w załączniku nr 2 do raportu. Partner Wiodący przedstawił kontrolującym oryginały w/w dowodów księgowych. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym, oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. Na dokumentach zostały umieszczone opisy wymagane zapisami Wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy Transgraniczne Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach (Załącznik nr 2 Zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów księgowych). Wydatki umieszczone w raporcie poparte zostały wymaganymi dokumentami potwierdzającymi realizację projektu. Kontrolujący stwierdzają, że kopie dokumentów wylosowanych do próby są zgodne z oryginałami. Kontrolujący weryfikując wszystkie wydatki z zestawienia z oryginałami dokumentów przedstawionych przez Beneficjenta, stwierdził błędy w załączniku nr 2 do raportu: - w wierszu nr 1 błędną datę wystawienia dokumentu jest , powinno być , błędną datę zapłaty ZUS-u pracownika jest , powinno być ; - w wierszu 80 błędny nr faktury jest 2009-SCE/19077, powinno być 2009/SCE/19077; - w wierszu 84 błędny nr faktury jest , powinno być 36/09/09; - w wierszu 89 błędną datę zawarcia umowy/zamówienia/zlecenia jest , powinno być ; - w wierszu 90 błędny nr faktury jest 2746, powinno być 02746; - w wierszu 96 błędną datę zawarcia umowy/zamówienia/zlecenia jest , powinno być ; - w wierszu 98 błędna datę zapłaty jest , powinno być ; - w wierszu 113 i 114 błędną datę zlecenia jest , powinno być ; 6

7 - w wierszu 119 błędny nr dokumentu jest , powinno być 12/02/10 oraz nie wpisano kwoty kwalifikowanej netto w wysokości 1.200,00 PLN; - w wierszu 124 nie wpisano kwoty kwalifikowanej netto w wysokości 2.300,00 PLN; - w wierszu 129 błędną datę wystawienia dokumentu jest , powinno być ; - w wierszu 131 nie ujęto daty odprowadzenia podatku dochodowego do US; - w wierszu 137 błędną datę zawarcia umowy jest , powinno być ; - w wierszu 179 błędna datę zawarcia umowy jest , powinno być ; - w wierszu 188 błędną datę zapłaty jest , powinno być ; - w wierszu 189 błędną datę zapłaty jest , powinno być ; - w wierszach 190 i 191 błędną datę zlecenia odpowiednio jest , powinno być oraz jest , powinno być ; - w wierszu 200 błędną datę zapłaty jest , powinno być ; - w wierszu 211 błędną datę zapłaty jest , powinno być ; - w wierszu 224 błędną datę wystawienia dokumentu jest , powinno być ; oraz na przedstawionych dokumentach: - na wyciągu bankowym (RKB-98) błędnie podano wysokość składek ZUS pracodawcy jest 206,05 PLN, powinno być 206,12 PLN; - na wyciągu bankowym (RKB-117) błędnie podano wysokość składek ZUS pracodawcy za panią M. Mikuła jest 126,81 PLN, powinno być 126,77; - faktura nr 796 (RKZ-424) w opisie dokumentu nie została podana kwota, która stanowi wydatek kwalifikowalny z kwoty brutto znajdującej się na fakturze (97,60 PLN); - lista płac 2009/Lipiec/ w opisie dokumentu błędnie podano kwotę wynagrodzenia pani M. Mikuła jest 697,54 PLN, powinno być 697,30 PLN; /Styczeń - w opisie dokumentu błędnie podano kwotę kwalifikowalną wynagrodzenia p. Mikuły jest 690,97 PLN powinno być 690,73 PLN, ZUS pracodawcy jest 127,90 PLN powinno być 127,85 PLN, - lp 2009/Luty - w opisie dokumentu błędnie podano kwotę kwalifikowalną wynagrodzenia p. Foremskiego - jest 608,00 PLN PLN, powinno być 607,84 PLN; - lista płac 2009/Marzec - w opisie dokumentu błędnie podano kwotę kwalifikowalną wynagrodzenia p. Foremskiego - jest 202,00 PLN, powinno być 183,28 PLN, kwalifikowalny ZUS pracodawcy za p. Foremskiego jest 36,72 PLN, powinno być 33,93 PLN oraz kwotę kwalifikowalną wynagrodzenia p. Mikuły - jest 200,00 PLN, powinno być 199,90 PLN. - zapis dotyczący zastosowania ustawy PZP znajduje się tylko na listach płac nr 2009/Czerwiec, 2010/Styczeń, na wszystkich pozostałych listach płac brak ww. zapisu; - na rachunkach wystawionych w walucie EUR, wykazano różnice kursowe, które są niekwalifikowalne a które Beneficjent przedstawił w zestawieniu do refundacji: 1/2010 w opisie brak wysokości kwoty kwalifikowalnej w wysokości 6.085,35 PLN; #E w opisie brak wysokości kwoty kwalifikowalnej w wysokości 8.017,81 PLN; 7

8 #E w opisie brak wysokości kwoty kwalifikowalnej w wysokości 533,40 PLN. Brakujące opisy zostały uzupełnione, a kserokopie dostarczone do Kontrolera. d. Sprawdzenie prawidłowości dokonywanych płatności związanych z realizacją projektu. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż koszty kwalifikowalne poniesione w ramach projektu zostały zapłacone na rachunki wskazane w dokumentach księgowych przed podpisaniem umowy kredytowej z podstawowego rachunku bankowego, natomiast po podpisaniu umowy kredytowej rachunki i faktury były płacone z rachunku kredytowego, podstawowego oraz gotówką. Beneficjent nie dokonywał żadnych odliczeń podatku VAT, stanowi on, więc koszt projektu. Beneficjent jest płatnikiem podatku VAT, jednak zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT, podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Beneficjent oświadczył, że w tym przypadku nie może odliczyć podatku VAT. e. Sprawdzenie poprawności prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizowanego projektu. Partner polski spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. kwalifikowalności). Prowadzona jest odrębna ewidencja księgowa kosztów wg typów działalności i ich rozliczenia z podziałem na wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne w ramach Projektu. Beneficjent zarejestrował operacje dotyczące badanego projektu w swoim systemie księgowym, zgodnie z dekretem, na kontach analitycznych w następujący sposób: 1. Lista płac: - wynagrodzenie brutto: Wn (430) wynagrodzenia z analityką / Ma (231) rozrachunki z tytułu wynagrodzeń z analityką dla rodzaju umowy z podanalityką dla poszczególnych pracowników; przeksięgowanie kosztów rodzajowych na koszty w układzie kalkulacyjnym: Wn ( ) Koszty działalności statutowej Transkultura z podanalityką dla kosztów osobowych kwalifikowalnych / Ma (490) rozliczenie kosztów rodzajowych; - wypłata wynagrodzenia netto: Wn (231) / Ma (131) bieżący rachunek bankowy. 2. Umowy cywilno - prawne: - wynagrodzenie brutto: Wn (430) wynagrodzenia z analityką / Ma (231) rozrachunki z tytułu wynagrodzeń z analityką dla rodzaju umowy z podanalityką dla poszczególnych zleceniobiorców; przeksięgowanie kosztów rodzajowych na koszty w układzie kalkulacyjnym: Wn ( ) Koszty działalności statutowej Transkultura z podanalityką dla kosztów usług zewnętrznych kwalifikowalnych / Ma (490) rozliczenie kosztów 8

9 rodzajowych; - wypłata wynagrodzenia netto: Wn (231) / Ma (131) bieżący rachunek bankowy lub (101) kasa. 3. Faktury za koszty rzeczowe, usługi zewnętrzne i koszty marketingu: - otrzymanie faktury: Wn (4..) odpowiednie konto zespołu 4 koszty wg rodzajów / Ma (202) - rozrachunki z dostawcami z analityką dla poszczególnych kontrahentów, (234) rozrachunki z pracownikami z umów cywilnoprawnych lub (235) rozrachunki z pracownikami cywilnoprawnymi w przypadku płatności gotówkowych; przeksięgowanie kosztów rodzajowych na koszty w układzie kalkulacyjnym: Wn ( ) Koszty działalności statutowej Transkultura z podanalityką dla kosztów usług zewnętrznych kwalifikowalnych (kwota netto i podatek VAT) / Ma (490) rozliczenie kosztów rodzajowych; - zapłata za fakturę: Wn (202), (234) lub (235) / Ma (131) bieżący rachunek bankowy lub (101) kasa. 4. Delegacje: - Wn (467-02) podróże służbowe zagraniczne / (234) rozrachunki z pracownikami; przeksięgowanie kosztów rodzajowych na koszty w układzie kalkulacyjnym: Wn ( ) Transkultura Interreg IV A / Ma (490) rozliczenie kosztów rodzajowych; - zapłata za delegację: Wn (234) / Ma (101) kasa. 5. Środki trwałe: - otrzymanie faktury i przyjęcie środka trwałego o wartości poniżej 3.500,00 PLN: Wn (010-01) Środki trwałe do 3.500,00 PLN (kwota netto i podatek VAT), Wn (400-01) Amortyzacja podatkowa (kwota brutto) / Ma (202) Rozrachunki z dostawcami, (234) rozrachunki z pracownikami z umów cywilnoprawnych lub (235) rozrachunki z pracownikami cywilnoprawnymi w przypadku płatności gotówkowych, Ma (050-01) umorzenie środków trwałych do 3.500,00 PLN (kwota brutto), przeksięgowanie kosztów rodzajowych na koszty w układzie kalkulacyjnym: Wn ( ) Koszty działalności statutowej Transkultura z podanalityką dla kosztów usług zewnętrznych kwalifikowalnych (kwota netto i podatek VAT) / Ma (490) rozliczenie kosztów rodzajowych; - zapłata za fakturę: Wn (202), (234) lub (235) / Ma (131) bieżący rachunek bankowy lub (101) kasa Środki trwałe w używaniu księgowane są na podstawie dowodu księgowego OT dotyczącego środka księgowanego. Księgowanie faktury 3752/M09/12/2009: Wn (010-01) Środki trwałe do 3.500,00 PLN kwota netto; Wn ( ) Rozrachunki z tytułu VAT naliczony I US (kwota podatku VAT) / Ma (202) Rozrachunki z dostawcami; Wn (400-01) Amortyzacja podatkowa (kwota netto) / Ma (050-01) umorzenie środków trwałych do 3.500,00 PLN (kwota netto); przeksięgowanie kosztów rodzajowych na koszty w układzie kalkulacyjnym (kwota 9

10 brutto): Wn ( ) Koszty działalności statutowej Transkultura z podanalityką dla kosztów usług zewnętrznych kwalifikowalnych / Ma (490) rozliczenie kosztów rodzajowych; Kwota podatku VAT została omyłkowo zaksięgowana w koszty na konto 461 VAT w ciężar kosztów. Na koniec roku przeksięgowano na odpowiednie konto projektu podatek VAT niepodlegający odliczeniu. Beneficjent przedstawił stosowne wyjaśnienie stanowiące załącznik nr 12 do informacji pokontrolnej. Koszty kwalifikowalne dotyczące badanego projektu zostały zaksięgowane w ciężar konta księgowego nr Koszty działalności statutowej Transkultura (koszty kwalifikowalne program interreg IV A). Otrzymane refundacje zostały zaksięgowane w ciężar konta księgowego nr przychody operacyjne EFRR program interreg IV A proj. Transkultura. Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu, dlatego na kontach kosztów wg typów działalności i ich rozliczenia zaksięgowano jako koszt projektu kwoty netto i kwoty podatku VAT wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportu partnera. Ponadto: 1. na koncie zespołu 5 dotyczącego projektu za 2009 rok zaksięgowano VAT: a) o 0,01 PLN mniejszy niż wynika to z faktury #94917/8046/2009, b) o 0,18 PLN mniejszy niż to wynika z faktury #99589/8046/2009, c) o 0,20 PLN większy niż to wynika z faktury 00066/2009 na powyższą okoliczność Beneficjent złożył stosowne wyjaśnienie stanowiące załącznik nr 12 do informacji pokontrolnej; 8.3 Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego. Zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym w ramach realizacji projektu zorganizowano szereg warsztatów teatralnych oraz spotkań młodzieży polsko-niemieckiej w trakcie trwania różnych festiwali i imprez kulturalnych, których wynikiem było rozszerzenie działalności mającej na celu kształtowanie świadomości kulturalnej w regionie. W ramach realizacji projektu zorganizowano również pokaz powarsztatowy pn.: Łasztownia i Recykling. Wszystkie zaplanowane działania zostały wykonane zgodnie z harmonogramem rzeczowo finansowym. Wskaźniki zostały osiągnięte (oświadczenie Beneficjenta stanowi załącznik nr 1 do informacji pokontrolnej). 8.4 Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską. Obowiązek w zakresie informowania społeczeństwa o dofinansowaniu Projektu Partner wypełnił: na materiałach promujących wydarzenia będące przedmiotem projektu (plakaty, ulotki, informatory kulturalne, programy imprez,) zamieszczono informację o dofinansowaniu oraz logo Programu (kserokopie stanowią załącznik nr 9 do informacji pokontrolnej), 10

11 w prasie opublikowano szereg artykułów opisujących działania prowadzone w ramach realizacji projektu jednocześnie informując o dofinansowaniu ze środków EU (kserokopie stanowią załącznik nr 9 do informacji pokontrolnej), przy sali teatralnej zamieszczono informację o częściowym dofinansowaniu wyposażenia ze środków EU (zdjęcia stanowią załącznik nr 7 do informacji pokontrolnej), zakupiony sprzęt został opatrzony logo Programu oraz UE (zdjęcia stanowią załącznik nr 7 do informacji pokontrolnej). 8.5 Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych. 1. Zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67. Ust. 1 pkt 1c ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych widowiska plenerowego GINGKO w Szczecinie w ramach festiwalu Spoiwa Kultury 2009, Realizacja 3 dniowych warsztatów prezentujących techniki realizacji działań twórczych w przestrzeniach otwartych w czasie festiwalu spoiwa kultury 2009 postępowanie nr 09/SK/2009 (lista sprawdzająca z kontroli ex-post stanowi załącznik nr 5 do informacji pokontrolnej). b) prawa budowlanego, W ramach realizacji projektu nie prowadzono robót budowlanych. 8.6 Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumenty związane z realizacja projektu znajdują się w opisanych nazwą projektu i logo programu segregatorach: 1. Dokumentacja dotycząca zamówień, umów z wykonawcami, faktur, protokołów odbioru, przelewów i wyciągów bankowych, korespondencja prowadzona w ramach projektu, kopia wniosku aplikacyjnego, umowa o dofinansowanie, dokumentacja z rozeznania rynku, wydatki i koszty marketingu znajduje się w siedzibie Ośrodka Teatralnego KANA. Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. Stwierdzone uchybienia/nieprawidłowości 1. przy fakturach/rachunkach nr 1/2010, #E oraz #E , wystawionych w walucie EUR, wykazano różnice kursowe, które są niekwalifikowalne a które Beneficjent przedstawił w zestawieniu do refundacji. Kwota niekwalifkowalna wynikająca z różnic kursowych to 177,27 PLN, 2. błędnie wyliczono wskaźniki dotyczące godzin przepracowanych w ramach umów o pracę na rzecz projektu (dot. LP styczeń, marzec oraz lipiec 2009) oraz podano 11

12 w zestawieniu błędną kwotę wynagrodzenia za luty 2009 r., dla p. Rafała Foremskiego w związku z czym, kwota kwalifikowalna ulegnie zmniejszeniu o 22,34 PLN, 3. faktura VAT nr z dnia r. została wystawiona na Stowarzyszenie Teatr Kana Uniwersytet Szczeciński i zaksięgowana w systemie księgowym Ośrodka Teatralnego KANA. W związku z tym, iż nie jest możliwe uzyskanie faktury korekty od wystawcy, powyższą fakturę uznaje się w całości za niekwalifikowalną w kwocie 24,50 PLN.... (Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego)... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej do podpisywania informacji pokontrolnej... (Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej) Miejsce, data... 12