KONTROLA i AUDYT. dr inż. Przemysław Dubel

Transkrypt

1 KONTROLA i AUDYT

2 Zobowiązania nałożone przez Wspólnotę Europejską Każdy kraj korzystający z funduszy strukturalnych musi zapewnić: weryfikację systemów zarządzania i kontroli zgodność procedur z prawem wspólnotowym odpowiednie poświadczenie wydatków odzyskanie kwot utraconych w wyniku nieprawidłowości

3 Zakres merytoryczny kontroli (minimum) Dostarczenie współfinansowanych towarów i usług Prawdziwość wnioskowanych wydatków Zgodność z dyrektywami Komisji Europejskiej Weryfikacja zgodności z zasadami: Kwalifikowalności wydatków Realizacji zamówień publicznych Udzielania pomocy publicznej Polityki ochrony środowiska i równości szans

4 Rodzaje kontroli Kontrola Realizacji projektu (najważniejsza kontrola dla Beneficjenta, z której wynikają bezpośrednie obowiązki) Systemowa - ma na celu sprawdzenie prawidłowości, skuteczności i zgodności z prawem procedur oraz funkcjonowania systemu zarzadzania i kontroli PO KL w danej instytucji. Realizacji planu -wszystkie instytucje zaangażowane Dokumentacji Na miejscu Na zakończenie projektu Planowana Doraźna

5 Rodzaje kontroli Kontrola krzyżowa: Przeprowadzana jest w odniesieniu do beneficjentów realizujących więcej niż jeden projekt w ramach jednego lub kilku programów/okresów programowania. Ze wzgl. na cele kontroli rozróżniamy: kontrolę krzyżową programu, której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach jednego programu operacyjnego, kontrolę krzyżową horyzontalną, której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach rożnych programów operacyjnych perspektywy finansowej , kontrolę krzyżową międzyokresową, której celem jest wykrywanie i eliminowanie podwójnego finansowania wydatków w ramach programów operacyjnych dwóch okresów programowania.

6 Kontrola związana z realizacją projektu Obowiązki Beneficjenta: zagwarantować swobodę poruszania się po jednostce, podlega kontroli TYLKO w zakresie realizowanego projektu lub kontroli krzyżowej, zapewnić wgląd do dokumentacji, umożliwić zabezpieczenie materiałów dowodowych (w przypadku wykrycia nieprawidłowości).

7 Kontrola związana z realizacją projektu IW poprzez kontrolę powinna uzyskać pewność, że: fizyczna i finansowa realizacja projektu następuje zgodnie z harmonogramem, wydatki zostały uzyskane z systemów księgowania i są zgodne z planem finansowym, istnieje i jest stosowany odrębny system księgowości dla wydatków ponoszonych w ramach projektu, kontrakty/umowy realizowane w ramach projektu są zgodne z prawem dot. zamówień publicznych.

8 Podsumowanie kontroli na miejscu Podsumowanie powinno zawierać minimum: Opis zarządzania projektem i personelem projektu, Kwalifikowalność uczestników, Opis zrealizowanych rozliczeń finansowych, Postęp rzeczowy projektu (stopień wykonania rezultatów/ produktów/zadań), Zgodność realizacji projektu z przepisami i zasadami wspólnotowymi i krajowymi (w tym zamówienia publiczne), Opis działań informacyjno - promocyjnych

9 Kontrola Zalecenia pokontrolne zawierają w szczególności: podstawę prawną sformułowania zaleceń, ocenę kontrolowanej działalności, uwagi, rekomendacje i zalecenia, zmierzające do usunięcia stwierdzonych w czasie przeprowadzonej kontroli uchybień i nieprawidłowości, informacje o skutkach niewdrożenia zaleceń, termin na przekazanie informacji o wdrożeniu zaleceń pokontrolnych.

10 Najczęstsze błędy popełniane w trakcie realizacji projektu błędne opisane dokumenty do wniosku o płatność, błędnie opisaną lista płac, brak adnotacji o weryfikacji merytorycznej i finansowej dokumentów księgowych, błędna kwalifikacja poniesionych wydatków, błędnie nadawane numery księgowe i ewidencyjne dokumentów finansowych, niewłaściwe opisywanie dowodów księgowych oraz dokonywanie poprawek na dokumentach finansowych nanoszone niezgodnie z ustawą o rachunkowości, ponoszenie wydatków niezgodnie z ustawą o finansach publicznych, błędy w stosowaniu zasady konkurencyjności oraz prawa zamówień publicznych Pzp, błędy w wysokości kwot cross financingu. Ponoszenie wydatków na poziomie wyższym niż określony w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu, rozbieżność między zapisami ewidencji księgowej a danymi zawartymi we wniosku beneficjenta o płatność, błędy prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.

11 Rozwiązanie umowy IW może rozwiązać umowę jednostronnie jeżeli Beneficjent: zaprzestał realizacji Projektu lub realizuje go w sposób niezgodny z niniejszą umową; nie osiągnie zamierzonego w Projekcie celu z przyczyn przez siebie zawinionych; odmówi poddania się kontroli lub audytowi; w ustalonym przez Instytucję Wdrażającą terminie nie doprowadzi do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości; wykorzysta przekazane środki na cel inny niż określony w Projekcie; nie przedłoży w ustalonym terminie i na ustalonych zasadach sprawozdania z realizacji Projektu; nie wniesie zadeklarowanego wkładu własnego na realizację Projektu w wysokości przewidzianej umową; nie przestrzega przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych

12 Kontrola W wyniku przeprowadzonej kontroli projektu Beneficjent otrzymuje ocenę końcową zgodnie z poniższymi kryteriami: Kategoria 1 projekt jest realizowany prawidłowo, ewentualnie potrzebne są niewielkie usprawnienia, Kategoria 2 projekt jest realizowany poprawnie, ale potrzebne są usprawnienia, Kategoria 3 projekt jest realizowany poprawnie, ale występują istotne uchybienia/nieprawidłowości, które implikują potrzebę znacznych usprawnień, Kategoria 4 projekt jest realizowany poprawnie, ale występują liczne, kluczowe uchybienia/nieprawidłowości; potrzebne jest niezwłoczne wdrożenie planu naprawczego, Kategoria 5 projekt jest realizowany nieprawidłowo, co powoduje konieczność nałożenia sankcji wynikających z podpisanej umowy i może skutkować rozwiązaniem umowy o dofinansowanie projektu.

13 Audyt AUDYT Zewnętrzny Wewnętrzny Audyt zewnętrzny oznacza, co do zasady, audyt wykonywany przez podmiot zewnętrzny niezależny od jednostki audytowanej. Audytem wewnętrznym jest ogół działań, przez które kierownik jednostki uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę funkcjonowania jednostki w zakresie gospodarki finansowej pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności, a także przejrzystości i jawności.

14 Audyt Audyt powinien zostać przeprowadzony po wykorzystaniu co najmniej połowy środków przyznanych na projekt w trakcie trwania projektu przy czym potwierdzenie wydane przez audytora będzie dotyczyć kwot i informacji zawartych do momentu przeprowadzenia audytu.

15 Raport z audytu - zakres Informacje ogólne Dane beneficjenta, Opis projektu, Dane podmiotu przeprowadzającego badanie.

16 Raport z audytu - zakres Cel, zakres, przyjęta metodologia audytu Cel audytu Zakres audytu, Metodologia badań Zastosowane techniki badań, Metody doboru próby.

17 Raport z audytu - zakres Ustalenia i rekomendacje Opis realizacji projektu, Opis wskaźników projektu, Sprawozdawczość projektu, kwalifikowalność wydatków, Informacja i promocja, Zamówienia publiczne, System zarządzania projektem.

18 Audyt Koszt audytu: od 0,5 do 2,5% kosztu projektu