INFORMACJA POKONTROLNA NR 26/12/INTIV. Drawieński Park Narodowy

Transkrypt

1 Egzemplarz nr. INFORMACJA POKONTROLNA NR 26/12/INTIV 1 Numer i nazwa projektu 2 Nazwa jednostki kontrolowanej 3 Adres jednostki kontrolowanej INT Odnowa ekologiczna i rozwój turystyczno-przyrodniczy w polskiej i niemieckiej części zlewni rzeki Odry Drawieński Park Narodowy Drawieński Park Narodowy ul. Leśników 2, Drawno 4 Termin kontroli 19 listopada 2012 r. 5 Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli Na podstawie art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999 Pani Katarzyna Rzymyszkiewicz inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich kierownik Zespołu Kontrolującego; 6 Osoby przeprowadzające kontrolę 7 Zakres kontroli Pani Daniel Michalski inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; Pani Małgorzata Bielecka - inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich - członek Zespołu Kontrolującego; 1) Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; 2) Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; 3) Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego; 4) Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską; 5) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a) zamówień publicznych, b) prawa budowlanego 6) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu; 7) Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. 1

2 8 Ustalenia kontroli Kontrolę przeprowadzono w trakcie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. W okresie objętym kontrolą od dnia 01 kwietnia 2011 r. do dnia 19 listopada 2012 r. funkcję sprawowali: Elżbieta Hołubczat - Dyrektor Drawieńskiego Parku Narodowego (do dnia r.) Paweł Bilski - Dyrektor Drawieńskiego Parku Narodowego Monika Gdaniec Zastępca Dyrektora Maria Jolanta Kinert Główny Księgowy Magdalena Bylina-Głuchowska Adiunkt Parku Izabela Baczyńska Adiunkt Parku 8.1 Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i zawartą decyzją o przyznaniu wsparcia. 1. Zamawiający w celu realizacji projektu zawarł następujące umowy i zamówienia oraz wydał decyzje: 1) Umowa nr K /11 z dnia r. zawarta pomiędzy Drawieńskim Parkiem Narodowym w Drawnie a Zakładem Studniarskim we Wrocławiu. Przedmiotem umowy jest opracowanie 15 szt. Projektów prac geologicznych na wykonanie piezometrów dla potrzeb monitoringu wód podziemnych na obszarze DPN oraz wykonanie ciągu niwelacyjnego dla potrzeb niwelacji punktów pomiarowych wód powierzchniowych na obszarze DPN. Wartość umowy: ,00 PLN brutto. 2) Umowa nr K /2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Drawieńskim Parkiem Narodowym w Drawnie a Firmą Handlową ARTMED Sp.J. w Tomaszowie Mazowieckim. Przedmiotem umowy jest wykonanie zadania p.n. Przystosowanie budynku głównego DPN do obsługi niepełnosprawnych w Drawnie ul. Leśników 2. Wartość umowy: ,64 PLN brutto. 3) Umowa nr K /2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Drawieńskim Parkiem Narodowym w Drawnie a Firmą artboro s.c. w Opolu. Przedmiotem umowy jest dostarczenie i montaż infokiosku oraz infokiosku przystosowanego dla osób niepełnosprawnych. Wartość umowy: ,00 PLN brutto. 4) Umowa nr K /2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Drawieńskim Parkiem Narodowym w Drawnie a Firmą Projekcja Sp. zo.o. we Wrocławiu. Przedmiotem umowy jest dostarczenie projektora multimedialnego Casio LED XJ-A140. Wartość umowy: 3.350,00 PLN brutto. 5) Umowa nr K /2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Drawieńskim Parkiem Narodowym w Drawnie a Aquarius System Sp. zo.o. w Poznaniu. Przedmiotem umowy jest zakup systemu do zarządzania treścią portalu (CMS) oraz jego wdrożenie na potrzeby funkcjonowania Multimedialnego Katalogu Edukacyjnego. Wartość umowy: ,00 PLN brutto. 6) Umowa nr K /2011 z dnia r. zawarta pomiędzy 2

3 Drawieńskim Parkiem Narodowym w Drawnie a a e-grant Sp. zo.o. w Warszawie. Przedmiotem umowy jest wykonanie Multimedialnego Katalogu Edukacyjnego. Wartość umowy: ,00 PLN brutto. 7) Umowa nr K /2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Drawieńskim Parkiem Narodowym w Drawnie a EBS Group S.C. w Poznaniu. Przedmiotem umowy jest wykonanie tłumaczenia z języka polskiego na język angielski tekstów do Multimedialnego Katalogu Edukacyjnego. Wartość umowy: 2.952,00 PLN brutto. 8) Umowa o dzieło nr 3/DPiO/10/2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Drawieńskim Parkiem Narodowym w Drawnie a Maciejem Gławdelem zamieszkałym w Drawnie. Przedmiotem umowy jest wykonanie dzieła - tłumaczenie z języka polskiego na język niemiecki tekstów do Multimedialnego Katalogu Edukacyjnego. Wartość umowy: 3.400,00 PLN brutto. 9) Umowa nr K /2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Drawieńskim Parkiem Narodowym w Drawnie a Firmą Tonograf w Pile. Przedmiotem umowy jest wykonanie i dostarczenie materiałów promujących projekt. Wartość umowy: 9.655,50 PLN brutto. 10) Umowa nr K /11 z dnia r. zawarta pomiędzy Drawieńskim Parkiem Narodowym w Drawnie a Paweł Świeca Usługi Lingwistyczne w Rzeszowie. Przedmiotem umowy jest wykonanie tłumaczenia tekstu pisanego z języka polskiego na język angielskiego do przewodników pt. Śladami mieszkańców Puszczy Drawskiej. Wartość umowy: 714,00 PLN brutto. 11) Umowa nr K /11 z dnia r. zawarta pomiędzy Drawieńskim Parkiem Narodowym w Drawnie a Dominikiem Moser EuroInterpret w Berlinie. Przedmiotem umowy jest wykonanie tłumaczenia tekstu pisanego z języka polskiego na język niemiecki do przewodników pt. Śladami mieszkańców Puszczy Drawskiej. Wartość umowy: 928,00 PLN brutto. 12) Umowa o dzieło nr 3/2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Drawieńskim Parkiem Narodowym w Drawnie a Andrzejem Baranowskim zamieszkałym w Wałczu. Przedmiotem umowy jest wykonanie 20 szt. rysunków do wydawnictwa DPN Śladami mieszkańców Puszczy Drawskiej. Wartość umowy: 1.200,00 PLN brutto. 13) Umowa nr K /11 z dnia r. zawarta pomiędzy Drawieńskim Parkiem Narodowym w Drawnie a Studiem Graficznym Piotr Kurasik w Jaworze. Przedmiot umowy obejmuje projekt, skałd i druk przewodników pt. Śladami mieszkańców Puszczy Drawskiej w trzech wersjach językowych: w języku polskim, niemieckim i angielskim. Wartość umowy: ,40 PLN brutto. 14) Umowa nr K /2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Drawieńskim Parkiem Narodowym w Drawnie a firmą Usługi Leśne Zagospodarowanie i Użytkowanie Lasu Piotr Kasprzak. Przedmiot umowy obejmuje usługi z zakresu gospodarki rezerwatowej na terenie DPN w 2011 roku - Obwód Ochronny Knieja. Wartość umowy: ,63 PLN brutto. 15) Umowa nr K /2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Drawieńskim Parkiem Narodowym w Drawnie a firmą Usługi Leśne Tomasz Pacześny. Przedmiot umowy obejmuje usługi z zakresu gospodarki rezerwatowej na terenie DPN w 2011 roku - Obwód Ochronny Dębina. 3

4 Wartość umowy: ,48 PLN brutto. 16) Umowa nr K /2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Drawieńskim Parkiem Narodowym w Drawnie a firmą Zakład Usług Leśnych RAZEM Maria Górska. Przedmiot umowy obejmuje usługi z zakresu gospodarki rezerwatowej na terenie DPN w 2011 roku - Obwód Ochronny Ostrowiec. Wartość umowy: ,08 PLN brutto. 17) Umowa nr K /2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Drawieńskim Parkiem Narodowym w Drawnie a firmą Zakład Usług Leśnych RAZEM Maria Górska. Przedmiot umowy obejmuje usługi z zakresu gospodarki rezerwatowej na terenie DPN w 2011 roku - Obwód Ochronny Ostrowiec. Wartość umowy: ,08 PLN brutto. 18) Umowa nr K /2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Drawieńskim Parkiem Narodowym w Drawnie a firmą Usługi Leśne Tomasz Pacześny. Przedmiot umowy obejmuje usługi z zakresu gospodarki rezerwatowej na terenie DPN w 2011 roku - Obwód Ochronny Kamienna. Wartość umowy: ,92 PLN brutto. 19) Umowa nr K /2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Drawieńskim Parkiem Narodowym w Drawnie a firmą Usługi Leśne, Handel i Transport LIMIT S.C. Ireneusz i Roman Sawczyszyn. Przedmiot umowy obejmuje usługi z zakresu gospodarki rezerwatowej na terenie DPN w 2011 roku - Obwód Ochronny Sitno. Wartość umowy: ,49 PLN brutto. 20) Umowa nr K /2011 z dnia r. zawarta pomiędzy Drawieńskim Parkiem Narodowym w Drawnie a firmą Zakład Usług Wielobranżowych Krzysztof Goliński. Przedmiot umowy obejmuje usługi z zakresu gospodarki rezerwatowej na terenie DPN w 2011 roku - Obwód Ochronny Pustelnia. Wartość umowy: ,21 PLN brutto. 8.2 Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie. a. Zabezpieczenie środków. W trakcie kontroli, stwierdzono, iż Beneficjent zabezpieczył środki na finansowanie Projektu pn. Odnowa ekologiczna i rozwój turystyczno przyrodniczy polskich i niemieckich części zlewni rzeki Odry. Drawieński Park Narodowy posiada zasady (politykę) rachunkowości. b. Wielkość wydatków kwalifikowalnych dla partnera polskiego. Dla Drawieńskiego Parku Narodowego zakontraktowano w ramach projektu kwotę wydatków kwalifikowalnych równych ,05 EUR, z czego wysokość dofinansowania stanowi 85%, tj. kwotę ,00 EUR. c. Sprawdzenie posiadanych przez Beneficjenta dokumentów stanowiących podstawę do wnioskowania o refundację. Beneficjent Drawieński Park Narodowy, zwrócił się do Kontrolera z trzema Raportami partnera, na łączną kwotę kwalifikowalną ,23 zł. Kontrola w trakcie realizacji projektu obejmowała raporty za okres:

5 Kwota wydatków kwalifikowalnych umieszczonych w Raportach została potwierdzona dowodami księgowymi wykazanymi w Załącznikach nr 1 do raportów. Partner przedstawił kontrolującym oryginały dowodów księgowych. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. Na dokumentach zostały umieszczone opisy wymagane zapisami Wytycznych dotyczących kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach (Załącznik nr 2 Zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów księgowych). Wydatki umieszczone w raportach poparte zostały dokumentami potwierdzającymi realizację projektu. d. Sprawdzenie prawidłowości dokonywanych płatności związanych z realizacją projektu. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż koszty kwalifikowalne poniesione w ramach projektu zostały zapłacone na rachunki wskazane w dokumentach księgowych z rachunku bankowego Beneficjenta. Drawieński Park Narodowy realizując projekt nie dokonywał żadnych odliczeń podatku VAT, stanowi on więc koszt projektu. Beneficjent jest Podatnikiem podatku VAT, jednak zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT, podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Beneficjent oświadczył, że w tym przypadku nie może odliczyć podatku VAT. Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu, dlatego jako koszt projektu zaksięgowano kwoty brutto wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportów partnera. e. Sprawdzenie poprawności prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizowanego projektu. Drawieński Park Narodowy spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. kwalifikowalności). Beneficjent wyodrębnił zapisy na kontach księgowych dotyczących badanego projektu, które pozwalają na identyfikację danego projektu poprzez wprowadzenie kodu księgowego 0010dla kont 080, 130 oraz dla kont zespołu 4: Przygotowanie budynku DPN do obsługi osób; Multimedialny katalog Edukacyjny; Kioski internetowe; (8 oraz 9) Zakup usług pozostałych z analityką na (8 oraz 9) Zakup materiałów z analityką na (8 oraz 9) Zakup usług - tłumaczenie z analityką na (8 oraz 9) Wynagrodzenia bezosobowe z analityką na 5

6 (8 oraz 9) Wynagrodzenia bezosobowe z analityką na (8 oraz 9) Zakup materiałów i wyposażenia z analityką na realizowany projekt zgodnie z klasyfikacją budżetową z podziałem na środki (8 oraz 9) Zakup usług pozostałych z analityką na (8 oraz 9) Zakup usług obejmujących tłumaczenie z analityką na realizowany projekt zgodnie z klasyfikacją budżetową z podziałem na środki (8 oraz 9) Wydatki inwestycyjne z analityką na współfinansowane z EFRR oraz wkład własny Beneficjenta. Beneficjent dokonał przyjęcia środków trwałych dokumentami OT nr 14/2011, 15/2011, 02/2011 oraz zwiększył wartość budynku głównego DPN o kwotę remontu łazienki dla niepełnosprawnych. Otrzymanie refundacji prowadzone jest pozabilansowo, aby nie zwiększać sumy bilansowej. Po otrzymaniu środków z refundacji, DPN niezwłocznie przekazał środki na konto Ministerstwa Finansów. Wszystkie zapisy na kontach księgowych wydzielonych na potrzeby zrealizowanego projektu pokrywają się z przedstawionymi dowodami. Kontrolerzy stwierdzili, że partner polski spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z w/w wytycznymi dot. kwalifikowalności). Wydruki z kont księgowych oraz stosowne dokumenty stanowią załączniki do protokołu z kontroli w/w projektu. 8.3 Realizacja harmonogramu rzeczowo-finansowego. Projekt zakłada m.in. modernizację głównego budynku Drawieńskiego Parku Narodowego w Drawnie do obsługi osób niepełnosprawnych. Postęp prac budowlanych został przedstawiony w dokumentacji fotograficznej wykonanej 19 listopada 2012 r. na miejscu inwestycji ( Załącznik nr 1) oraz jest zgodny z protokołem odbioru końcowego robót. Wykonano prace leśne w postaci wykaszania łąk i bagien wraz z wywiezieniem biosmasy. Opracowano przewodnik Śladami mieszkańców Puszczy Drawskiej w 3 wersjach językowych oraz wykonano Multimedialny Katalog Edukacyjny (program do infokiosków). Zakupiono 2 infokioski wewnętrzne, w tym 1 infokiosk przystosowany dla osób niepełnosprawnych. 8.4 Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji projektu przez Unię Europejską. Miejsce realizacji projektu zostało oznaczone tablicą informacyjną, która posiada logo Programu, emblemat Unii Europejskiej oraz zawiera informację, że projekt jest współfinansowany z Programu Operacyjnego Celu 3 Europejska Współpraca Terytorialna Współpraca Transgraniczna Krajów Meklemburgia Pomorze Przednie/ Brandenburgia i Rzeczypospolitej Polskiej (Województwo Zachodniopomorskie) Tablica informacyjna została umieszczona w widocznym miejscu. Opracowano materiały informacyjne w postaci ulotek 6

7 tematycznych, multimedialnego katalogu edukacyjnego, przewodników wszystkie materiały zostały opatrzone logo Programu. Na stronach internetowych zamieszczono informacje o projekcie. Na wszystkich dokumentach znajdują się wymagane elementy związane z promocją. Promowano projekt w formie plakatów oraz nalepek z logo Programu (Załącznik nr 2). 8.5 Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a. Zamówień publicznych 1) Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych na wykonanie zadania p.n. Przystosowanie budynku głównego DPN do obsługi niepełnosprawnych w Drawnie ul. Leśników 2. Wybrany wykonawca: Firmą Handlowa ARTMED Sp.J., ul. Św. Antoniego 18/3, w Tomaszów Mazowiecki. Umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w dniu r. na kwotę: ,64 PLN brutto. 2) Przetarg nieograniczony na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych na Usługi gospodarki rezerwatowej na terenie Drawieńskiego Parku Narodowego w 2011 roku. Zamówienie zostało podzielone na 6 pakietów: pakiet 1 Obwód Ochronny Sitno, pakiet 2 Obwód Ochronny Pustelnia, pakiet 3 Obwód Ochronny Knieja, pakiet 4 Obwód Ochronny Dębina, pakiet 5 Obwód Ochronny Ostrowiec, pakiet 6 Obwód ochronny Kamienna. Wybrani wykonawcy: pakiet 1 - Usługi Leśne, Handel i Transport LIMIT S.C. Ireneusz i Roman Sawczyszyn, Golin 28, Człopa. Umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w dniu r. na kwotę: ,49 PLN brutto; pakiet 2 - Zakład Usług Wielobranżowych Krzysztof Goliński, Brzeźniak 3, Człopa. Umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w dniu r. na kwotę: ,21 PLN brutto; pakiet 3 - Usługi Leśne Zagospodarowanie i Użytkowanie Lasu Piotr Kasprzak, Chomętowo 16B, Drawno. Umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w dniu r. na kwotę: ,63 PLN brutto; pakiet 4 Usługi Leśne Tomasz Pacześny, Łasko 57, Bierzwnik. Umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w dniu r. na kwotę: ,48 PLN brutto; pakiet 5 - Zakład Usług Leśnych RAZEM Maria Górska, ul. Leśników 6A/4, Drawno. Umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w dniu r. na kwotę: ,08 PLN brutto; pakiet 6 - Usługi Leśne Tomasz Pacześny, Łasko 57, Bierzwnik. Umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w dniu r. na kwotę: ,92 PLN brutto. a. Prawa budowlanego Roboty budowlane będące przedmiotem projektu rozpoczęto na podstawie: - zgłoszenia robót budowlanych (rozbiórkowych) nie wymagających pozwolenia na budowę z dnia r. W dniu 8 lipca 2009 r. Starostwo Powiatu Choszczeńskiego nie zgłosiło sprzeciwu do w/w zgłoszenia. 7

8 9 Plac budowy przekazano zgodnie z protokołem w dniu 1 czerwca 2011 r. Roboty budowlane rozpoczęto zgodnie z umową w dniu 1 czerwca 2011 r., protokół odbioru części budowlanej platformy przyschodowej sporządzono 5 lipca 2011 r. W dniu 8 lipca 2011 r. DPN zwrócił się do Urzędu Dozoru Technicznego z prośbą o rejestrację i dopuszczenie do eksploatacji platformy przyschodowej. Wykonawca pismem z dnia 11 lipca 2011 r. zgłosił zakończenie prac związanych z realizacją zamówienia (załącznik do raportu). W dniu 15 lipca 2011 r. Prezes Urzędu Dozoru Technicznego wydał decyzję zezwalającą na eksploatację platformy przyschodowej. Protokół odbioru końcowego sporządzono 25 lipca 2011 r., prace zostały odebrane bez uwag. Osobami nadzorującymi wykonanie robót budowlanych z ramienia Beneficjenta byli pan Jerzy Wiewiórowski kierownik Sekcji Administracyjnej, pan Leszek Czerwieniec Kierownik Sekcji Remontowo-Budowlanej (kserokopia dokumentacji z procesu inwestycyjnego stanowi akta kontroli oraz została dołączona do raportów Partnera), 8.6 Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu. Dokumenty związane z realizacją projektu są odpowiednio przechowywane, oznaczone nazwą projektu oraz zawierają wymagane elementy graficzne. Wszystkie dokumenty zostały udostępnione na życzenie Zespołu Kontrolującego. 8.7 Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. W realizowanym projekcie nie udzielono pomocy publicznej a działania realizowane w ramach projektu nie naruszają zasad równości szans i ochrony środowiska. Stwierdzone uchybienia/ nieprawidłowości Nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości.... (Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego)... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej do podpisywania informacji pokontrolnej... (Podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej) Miejsce, data... 8