OPRACOWYWANIE I NADZOROWANIE

Transkrypt

1 ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 1 z 19 SPIS TREŚCI: 1. Cel procedury Zakres stosowania Terminologia Opis postępowania Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością Struktura i forma dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością Opracowywanie dokumentów SZJ Zatwierdzanie dokumentów SZJ Dystrybucja dokumentów SZJ Dokumentacja prawna wewnętrzna Opracowywanie i zatwierdzanie dokumentacji prawnej wewnętrznej Nadzór nad dokumentacją prawną wewnętrzną Kopiowanie, dystrybucja i archiwizowanie dokumentacji prawnej wewnętrznej Nadzór nad dokumentacją prawną zewnętrzną Instrukcja kancelaryjna Zmiany w dokumentacji Zmiany w dokumentacji prawnej wewnętrznej Przegląd aktualności dokumentów systemowych oraz nadzór nad ich stosowaniem Odpowiedzialność Naczelnik Urzędu Skarbowego we Wschowie Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Kierownicy komórek organizacyjnych Opracowujący procedurę lub instrukcję Sprawdzający procedurę lub instrukcję Uczestnicy procesu Dokumenty związane Wskazówki i uwagi Załączniki Cel procedury Celem procedury jest określenie zasad opracowywania, edycji, sprawdzania, weryfikacji, zatwierdzania, oznaczania, dystrybucji i aktualizacji obowiązujących w Urzędzie dokumentów Systemu Zarządzania Jakością (SZJ), tj. Polityki jakości, Celów jakości, Księgi jakości, procedur, instrukcji, dokumentacji prawnej wewnętrznej i zewnętrznej.

2 ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 2 z Zakres stosowania Niniejsza procedura ma zastosowanie we wszystkich komórkach organizacyjnych Urzędu Skarbowego we Wschowie. 3. Terminologia Ilekroć w procedurze jest mowa o: 1) akcie prawa zewnętrznego rozumie się przez to akty prawa powszechnie obowiązującego oraz zarządzenia i decyzje organów nadrzędnych; 2) akcie prawa wewnętrznego rozumie się przez to zarządzenia i decyzje Naczelnika Urzędu Skarbowego we Wschowie; 3) dokumencie rozumie się przez to informację i jej nośnik; 4) drukach akcydensowych rozumie się przez to wszelkie druki okolicznościowe, wydawane zwykle jednorazowo w celach informacyjnych, manipulacyjnych. W Urzędzie druki generowane w programach komputerowych bądź będące załącznikami do aktów prawa np. zaświadczenia o dochodach, zaświadczenia o niezaleganiu, księga przychodów i rozchodów itp; 5) formularzu rozumie się przez to wzór druku zawierający, wymagane przepisami prawa zewnętrznego i wewnętrznego, niezbędne elementy wymagane dla uruchomienia określonego procesu; 6) instrukcji rozumie się przez to dokument uściślający sposób postępowania, określony w danej procedurze; 7) instrukcji kancelaryjnej rozumie się przez to Instrukcję w sprawie obsługi kancelaryjnej izb i urzędów skarbowych stanowiąca załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 14 Ministra Finansów z dnia 27 listopada 2001 r. w sprawie obsługi kancelaryjnej izb i urzędów skarbowych, zmienionego zarządzeniem Nr 34 Ministra Finansów z dnia 30 października 2003 r. oraz zarządzeniem Nr 6 Ministra Finansów z dnia 17 lutego 2005 r.; 8) komórce organizacyjnej - rozumie się przez to działy, referaty oraz wieloosobowe i samodzielne stanowiska pracy Urzędu Skarbowego we Wschowie; 9) kierownikach komórek organizacyjnych rozumie się przez to Głównego Księgowego, kierowników działów i referatów oraz kierujących wieloosobowymi stanowiskami pracy w Urzędzie Skarbowym we Wschowie; 10) księdze jakości rozumie się przez to dokument, w którym określono System Zarządzania Jakością; 11) Naczelniku Urzędu rozumie się przez to Naczelnika Urzędu Skarbowego we Wschowie; 12) Pełnomocniku ds. SZJ rozumie się przez to wyznaczonego członka kierownictwa Urzędu, który: a) jest odpowiedzialny za zapewnienie, że procesy potrzebne w systemie zarządzania jakością są ustanowione, wdrożone i utrzymywane,

3 ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 3 z 19 b) przedstawia najwyższemu kierownictwu sprawozdania dotyczące funkcjonowania systemu zarządzania jakością i wszelkich potrzeb związanych z doskonaleniem, c) zapewnia upowszechnienie w całej organizacji świadomości dotyczącej wymagań klienta; 13) procedurze rozumie się przez to dokument opisujący cele i zakres działania oraz ustalony sposób postępowania, aby realizować określone cele; 14) SZJ rozumie się przez to System Zarządzania Jakością; 15) Urzędzie rozumie się przez to Urząd Skarbowy we Wschowie; 16) uczestniku procesu Systemu Zarządzania Jakością rozumie się przez to każdego pracownika biorącego udział przy załatwianiu powierzonego zadania, objętego SZJ ISO; 17) załączniku rozumie się przez to uzupełnienie dokumentu systemowego o informacje, których nie można jednoznacznie i wyczerpująco opisać w tekście dokumentu (np. formularz, wzór pieczęci, wzór druku akcydensowego itp.). 4. Opis postępowania 4.1 Dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością Struktura i forma dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością Księga jakości Księga jakości posiada stronę tytułową i kolejne, według wzoru, który znajduje się w archiwum Pełnomocnika ds. SZJ W nagłówku każdej strony Księgi jakości umieszcza się następujące elementy: 1) z lewej strony znajduje się logo Urzędu Skarbowego we Wschowie; 2) w środkowej części nazwa dokumentu Systemu Zarządzania Jakością; 3) w prawym górnym narożniku znajduje się informacja o dacie od której obowiązuje Księga jakości; 4) z prawej strony w środku znajduje się oznaczenie wydania dokumentu według następującego schematu: Wydanie XX, gdzie XX oznacza numer kolejny wydania całego dokumentu, oraz oznaczenie zmiany strony dokumentu według następującego schematu: Zmiana strony X, gdzie X oznacza numer kolejnej wersji danej strony, przy pozostawieniu istniejącego wydania dokumentu; 5) w prawym dolnym narożniku znajduje się numer kolejnej strony według następującego schematu: strona X z Y, gdzie X oznacza numer strony, natomiast Y oznacza ilość stron całego dokumentu W stopce każdej strony znajduje się oznaczenie normy na podstawie, której opracowano Księgę Jakości w Urzędzie Skarbowym we Wschowie.

4 ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 4 z Księga jakości zawiera następujące elementy obowiązkowe: 1) rozdzielnik; 2) spis treści; 3) zakres i cel; 4) dokumenty powołane; 5) terminologię; 6) opis systemu zarządzania jakością w Urzędzie; 7) odpowiedzialność kierownictwa; 8) zarządzanie zasobami; 9) realizację usługi; 10) pomiary, analizę i doskonalenie; 11) udokumentowane procedury; 12) załączniki; 13) wykaz zamieszczonych rysunków; 14) wykaz zamieszczonych zdjęć Procedury Każda procedura posiada stronę tytułową i kolejne, według wzoru, który znajduje się w archiwum Pełnomocnika ds. SZJ W nagłówku każdej strony procedury umieszcza się następujące stałe elementy: 1) z lewej strony nagłówka znajduje się logo Urzędu Skarbowego we Wschowie; 2) w górnej, środkowej części nagłówka, znajduje się nazwa dokumentu Systemu Zarządzania Jakością oraz norma na podstawie, której opracowano dokument; 3) w dolnej, środkowej części nagłówka, znajduje się tytuł procedury; 4) w prawym górnym narożniku nagłówka znajduje się numer procedury, według następującego schematu: P-SZJ/XXX, gdzie XXX oznacza numer procedury; 5) poniżej numeru procedury znajduje się wydanie procedury według następującego schematu: Wydanie XX, gdzie XX oznacza numer kolejny wydania całego dokumentu oraz oznaczenie zmiany strony dokumentu, według następującego schematu: Zmiana strony X, gdzie X oznacza numer kolejnej wersji danej strony, przy pozostawieniu istniejącego wydania dokumentu; 6) w dolnym, prawym narożniku nagłówka, znajduje się numer kolejny strony, według następującego schematu: Strona X z Y, gdzie X oznacza numer strony, natomiast Y oznacza ilość stron całego dokumentu Na stronie tytułowej procedury, poniżej nagłówka, w odległości pojedynczej interlinii znajduje się ramka informacyjna, zawierająca informacje o osobach biorących udział w opracowaniu dokumentu SZJ:

5 ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 5 z 19 1) w lewej, górnej części ramki informacyjnej znajdują się dane opracowującego procedurę, zawierające następujące dane: stanowisko, imię i nazwisko, data i podpis; 2) w kolumnie drugiej znajdują się dane sprawdzającego procedurę, zawierające następujące dane: stanowisko, imię i nazwisko, data, podpis; 3) w kolumnie trzeciej znajdują się dane osób zatwierdzających procedurę. Rubryka ZATWIERDZIŁ składa się z dwóch takich samych części, zawierających następujące dane: stanowisko, imię i nazwisko, data, podpis; 4) w lewej, dolnej części ramki informacyjnej, znajduje się oznaczenie rodzaju egzemplarza posiadanego dokumentu SZJ, zgodnie z dyspozycją punktu niniejszej procedury; 5) w prawej, dolnej części ramki informacyjnej znajduje się informacja o dacie, od której obowiązuje dokument SZJ Pod ramką informacyjną, w odległości pojedynczej interlinii znajduje się Rozdzielnik, informujący o rodzaju egzemplarza dokumentu SZJ, zgodnie z oznaczeniem zawartym w pkt niniejszej procedury, oraz adresatach, do których skierowany jest określony rodzaj dokumentu Każda procedura zawiera stały układ tematyczny: 1) cel procedury (to co zamierzamy osiągnąć poprzez działania opisane procedurą); 2) zakres stosowania (zakres obowiązywania dokumentu); 3) terminologia (wyjaśnienie zwrotów i pojęć użytych w dokumencie na zasadzie przytoczenia ich powszechnego znaczenia bądź wprowadzenia znaczenia tych pojęć na użytek dokumentu); 4) opis postępowania (opis działań podejmowanych dla realizacji zamierzonego celu); 5) odpowiedzialność (obowiązki wynikające z postępowania opisanego procedurą); 6) dokumenty związane (dokumenty stanowiące uszczegółowienie postępowania opisanego procedurą); 7) wskazówki i uwagi; (dodatkowe informacje dotyczące procedury; w przypadku braku takich informacji rozdział ten można pominąć) 8) załączniki (wykaz formularzy związanych z procedurą) Pełnomocnik ds. SZJ, w formie elektronicznej, prowadzi i aktualizuje REJESTR AKTUALNYCH PROCEDUR SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ, obowiązujących w Urzędzie, zgodnie z formularzem F-P/001/01(1), stanowiącym załącznik Nr 1 do niniejszej procedury. Rejestr jest aktualizowany na bieżąco. Rejestr jest drukowany jeden raz w roku wg. stanu na dzień 31 grudnia. Jednak w zależności od potrzeby może być wydrukowany również w innych terminach. Decyzję o druku w dodatkowych terminach podejmuje Naczelnik Urzędu lub Pełnomocnik ds. SZJ.

6 ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 6 z Instrukcje Każda instrukcja posiada stronę tytułową i kolejne, według wzoru, który znajduje się w archiwum Pełnomocnika ds. SZJ W nagłówku każdej strony instrukcji umieszcza się następujące stałe elementy: 1) z lewej strony nagłówka znajduje się logo Urzędu Skarbowego we Wschowie; 2) w górnej, środkowej części nagłówka, znajduje się nazwa dokumentu Systemu Zarządzania Jakością oraz norma na podstawie, której opracowano dokument; 3) w dolnej, środkowej części nagłówka, znajduje się tytuł instrukcji; 4) w prawym górnym narożniku nagłówka znajduje się numer instrukcji, według następującego schematu: I-SZJ/XXX, gdzie XXX oznacza numer instrukcji; 5) poniżej numeru procedury znajduje się wydanie instrukcji według następującego schematu: Wydanie XX, gdzie XX oznacza numer kolejny wydania całego dokumentu 6) pod informacją o numerze wydania instrukcji znajduje się oznaczenie zmiany strony dokumentu, według następującego schematu: Zmiana strony X, gdzie X oznacza numer kolejnej wersji danej strony, przy pozostawieniu istniejącego wydania dokumentu Na stronie tytułowej instrukcji, poniżej nagłówka, w odległości pojedynczej interlinii znajduje się ramka informacyjna, zawierająca informacje o osobach biorących udział w opracowaniu dokumentu SZJ: 1) w lewej, górnej części ramki informacyjnej znajdują się dane opracowującego instrukcję, zawierającej następujące dane: stanowisko, imię i nazwisko, data i podpis; 2) w kolumnie drugiej znajdują się dane sprawdzającego instrukcję, zawierającej następujące dane: stanowisko, imię i nazwisko, data, podpis; 3) w kolumnie trzeciej znajdują się dane osób zatwierdzających instrukcję. Rubryka ZATWIERDZIŁ składa się z dwóch takich samych części, zawierających następujące dane: stanowisko, imię i nazwisko, data, podpis; 4) w lewej, dolnej części ramki informacyjnej, znajduje się oznaczenie rodzaju egzemplarza posiadanego dokumentu SZJ, zgodnie z dyspozycją punktu niniejszej procedury; 5) w prawej, dolnej części ramki informacyjnej znajduje się informacja o dacie, od której obowiązuje dokument SZJ Pod ramką informacyjną, w odległości pojedynczej interlinii znajduje się Rozdzielnik, informujący o rodzaju egzemplarza dokumentu SZJ, zgodnie z oznaczeniem zawartym w pkt niniejszej procedury, oraz adresatach, do których skierowany jest określony rodzaj dokumentu.

7 ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 7 z Każda instrukcja zawiera stały układ tematyczny: 1) cel instrukcji (to co zamierzamy osiągnąć poprzez działania opisane instrukcją); 2) zakres stosowania (zakres obowiązywania dokumentu); 3) terminologia (wyjaśnienie zwrotów i pojęć użytych w dokumencie na zasadzie przytoczenia ich powszechnego znaczenia bądź wprowadzenia znaczenia tych pojęć na użytek dokumentu); 4) opis postępowania (opis działań podejmowanych dla realizacji zamierzonego celu); 5) odpowiedzialność (obowiązki wynikające z postępowania opisanego instrukcją); 6) dokumenty związane (dokumenty stanowiące uszczegółowienie postępowania opisanego instrukcją); 7) załączniki (wykaz formularzy związanych z instrukcją) Pełnomocnik ds. SZJ prowadzi i aktualizuje w formie elektronicznej REJESTR AKTUALNYCH INSTRUKCJI SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ, obowiązujących w Urzędzie, zgodnie z formularzem F-P/001/02(1), stanowiącym załącznik Nr 2 do niniejszej procedury. Rejestr jest aktualizowany na bieżąco. Rejestr jest drukowany jeden raz w roku wg. stanu na dzień 31 grudnia. Jednak w zależności od potrzeby może być wydrukowany również w innych terminach. Decyzję o druku w dodatkowych terminach podejmuje Naczelnik Urzędu lub Pełnomocnik ds. SZJ Karty informacyjne Karty informacyjne zawierają informacje dla Klienta o sposobie realizacji poszczególnych usług przez Urząd W nagłówku karty informacyjnej umieszcza się następujące stałe elementy: 1) z lewej strony, znajduje się logo Urzędu Skarbowego we Wschowie; 2) w górnej, środkowej części nagłówka, znajduje się nazwa dokumentu Systemu Zarządzania Jakością, norma na podstawie, której opracowano dokument oraz wersja karty; 3) w dolnej środkowej części nagłówka, znajduje się tytuł karty; 4) w prawym górnym narożniku nagłówka znajduje się numer karty informacyjnej, według następującego schematu: K-B/CCC Gdzie: K karta B liczbowe oznaczenie komórki organizacyjnej sporządzającej kartę, zgodne z regulaminem organizacyjnym Urzędu

8 ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 8 z 19 CCC - kolejny numer karty informacyjnej nadany w ramach komórki organizacyjnej sporządzającej kartę; 5) poniżej numeru karty znajduje się data, od której karta informacyjna obowiązuje Karty informacyjne posiadają stały układ tematyczny: 1) podmiotowy zakres usługobiorców; 2) rodzaj wymaganych dokumentów, które powinien złożyć usługobiorca; 3) formy udostępniania urzędowych formularzy; 4) terminy składania dokumentów; 5) sposób składania dokumentów; 6) wymagane opłaty; 7) sposób prowadzenia postępowania; 8) prawa strony; 9) termin załatwienia sprawy; 10) forma załatwienia sprawy; 11) przysługujące środki zaskarżenia; 12) podstawa prawna Pełnomocnik ds. SZJ prowadzi i aktualizuje w formie elektronicznej REJESTR AKTUALNYCH KART INFORMACYJNYCH SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ, obowiązujących w Urzędzie zgodnie z formularzem F-P/001/03(1) stanowiącym załącznik Nr 3 do niniejszej procedury. Rejestr jest aktualizowany na bieżąco. Rejestr jest drukowany jeden raz w roku wg. stanu na dzień 31 grudnia. Jednak w zależności od potrzeby może być wydrukowany również w innych terminach. Decyzję o druku w dodatkowych terminach podejmuje Naczelnik Urzędu lub Pełnomocnik ds. SZJ Odpowiedzialnymi za opracowywanie i bieżącą aktualizację kart oraz wprowadzanie nowych kart informacyjnych są kierownicy komórek organizacyjnych i osoby zatrudnione na samodzielnych stanowiskach pracy. Pracownicy sporządzający karty są odpowiedzialni za bieżącą aktualizację kart Na oryginale karty informacyjnej umieszcza się stanowisko, imię i nazwisko, datę i podpis opracowującego oraz sprawdzającego. Kartę informacyjną, pod względem zgodności z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2001 zatwierdza Pełnomocnik ds. SZJ, natomiast treść karty, przed wprowadzeniem jej do użytkowania lub przed wprowadzeniem zaktualizowanej wersji istniejącej karty, zatwierdzana jest przez Naczelnika Urzędu Formularze W Urzędzie obowiązują dwa rodzaje formularzy: 1) formularze związane z funkcjonowaniem SZJ; 2) formularze stosowane w Urzędzie, związane z realizowanymi usługami dla klientów.

9 ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 9 z Sposób numerowania formularzy związanych z realizowanymi usługami dla klientów oraz procedurami i instrukcjami dotyczącymi funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością został opisany w rozdziale 4.2.1, i procedury P-SZJ/002 Zapisy jakości Opracowywanie dokumentów SZJ Dokumenty SZJ w Urzędzie tj.: Księga Jakości, procedury oraz instrukcje sporządzane są zgodnie z uregulowaniami niniejszej procedury O modyfikację istniejącego dokumentu systemowego lub opracowanie nowego, dodatkowego dokumentu systemowego (np. w związku z poszerzeniem asortymentu usług) może wnioskować każdy pracownik Urzędu. Wnioskodawca składa propozycję w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem na formularzu Wniosek o zmianę dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Skarbowym we Wschowie numer F-P/001/04(1), stanowiącym załącznik Nr 4 do niniejszej procedury. Wyżej wymieniony wniosek należy skierować do Pełnomocnika ds. SZJ Jeśli Pełnomocnik ds. SZJ uzna, iż wniosek jest zasadny, określa nazwę i numer identyfikacyjny dokumentu systemowego oraz termin zakończenia prac nad projektem, wyznaczając jednocześnie osobę odpowiedzialną za opracowanie projektu nowego dokumentu oraz osobę odpowiedzialną za sprawdzenie tego projektu. Jeżeli Pełnomocnik ds. SZJ uzna za stosowne wyznacza konsultanta z grona auditorów wewnętrznych Jeśli Pełnomocnik ds. SZJ uzna, iż wniosek jest bezzasadny, powiadamia pisemnie wnioskodawcę o decyzji odmownej, krótko ją uzasadniając Po opracowaniu projektu, opracowujący przedkłada dokument do zaopiniowania wszystkim osobom, których będzie on dotyczył Sprawdzający weryfikuje pod względem merytorycznym treść projektu i jeżeli opracowany dokument tego wymaga, koryguje jego treść Projekt dokumentu, po dokonanej korekcie treści, zostaje podpisany przez opracowującego i sprawdzającego, a następnie przekazany do Pełnomocnika ds. SZJ celem sprawdzenia dokumentu pod względem zgodności z normą PN-EN ISO 9001:2001 oraz innymi dokumentami systemowymi, obowiązującymi w Urzędzie Dokument, który wymaga zmian zostaje zwrócony opracowującemu wraz z notatką wskazującą zaistniałe niezgodności. Po poprawieniu dokument zostaje ponownie przekazany Pełnomocnikowi ds. SZJ.

10 ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 10 z Dokument, sporządzony zgodnie z normą PN-EN ISO 9001:2001 zostaje zatwierdzony przez Pełnomocnika ds. SZJ Dokument zgodny z normą PN EN ISO 9001:2001 oraz prawidłowy pod względem merytorycznym zatwierdza Naczelnik Urzędu Spory i wątpliwości na etapie tworzenia projektu nowego dokumentu systemowego rozstrzyga Pełnomocnik ds. SZJ lub konsultant z grona auditorów wewnętrznych, jeżeli został przez niego wyznaczony Zatwierdzanie dokumentów SZJ Pełnomocnik ds. SZJ zatwierdza procedury i instrukcje pod względem zgodności z wymaganiami, na podstawie których system jakości jest wdrożony i utrzymywany. Następnie przedstawia dokument Naczelnikowi Urzędu, który zatwierdza go ostatecznie do stosowania w Urzędzie Dystrybucja dokumentów SZJ Po zatwierdzeniu dokumenty SZJ są przekazywane przez Pełnomocnika ds. SZJ. do rozpowszechnienia w sposób, o którym mowa w pkt niniejszej procedury Dokumenty SZJ są przechowywane w segregatorach oznaczonych następująco: 1) Aktualne Procedury Systemu Zarządzania Jakością; 2) Aktualne Instrukcje Systemu Zarządzania Jakością; 3) Aktualne Karty informacyjne Systemu Zarządzania Jakością; 4) Zarządzenia Naczelnika Urzędu Skarbowego we Wschowie; 5) Decyzje Naczelnika Urzędu Skarbowego we Wschowie; Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością prowadzi i aktualizuje w formie elektronicznej następujące rejestry: 1) Rejestr aktualnych procedur systemu zarządzania jakością ; 2) Rejestr aktualnych instrukcji systemu zarządzania jakością ; 3) Rejestr aktualnych kart informacyjnych systemu zarządzania jakością ; 4) Rejestr decyzji Naczelnika Urzędu Skarbowego we Wschowie ; 5) Rejestr zarządzeń Naczelnika Urzędu Skarbowego we Wschowie Rejestry prowadzone są dla aktualnych dokumentów. Wszystkie rejestry są sporządzane w jednym egzemplarzu, który jest drukowany jeden raz w roku wg. stanu na dzień 31 grudnia. Jednak w zależności od potrzeby może być wydrukowany również w innych terminach. Decyzję o druku w dodatkowych terminach podejmuje Naczelnik Urzędu lub Pełnomocnik ds. SZJ. Rejestr jest dołączany do segregatora oznaczonego nazwą Rejestry Systemu Zarządzania Jakością.

11 ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 11 z Podstawowym sposobem rozpowszechniania dokumentów wszystkim pracownikom jest udostępnianie wersji użytkowych w formie elektronicznej w wewnętrznej sieci intranetowej Urzędu. Dopuszcza się, za zgodą Pełnomocnika ds. SZJ możliwość rozpowszechniania dokumentów w wersji papierowych kopii, bądź w systemie mieszanym. W obu przypadkach w celu zapewnienia dostępu do dokumentów systemowych i ich właściwej identyfikacji musi być sporządzony rozdzielnik Określono następujące rodzaje egzemplarzy i miejsce ich przechowywania: 1) Egzemplarz oryginalny pozostaje w archiwum Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością pod jego nadzorem. Oznaczony jest napisem ORYGINAŁ ; 2) Egzemplarz użytkowy w wersji elektronicznej opatrzony jest napisem KOPIA UŻYTKOWA WERSJA ELEKTRONICZNA; 3) Egzemplarz użytkowy w wersji papierowej opatrzony jest napisem KOPIA UŻYTKOWA NR ; 4) Egzemplarz informacyjny przeznaczony jest dla Klientów Urzędu i pozostaje bez oznaczenia. Dokumenty nieaktualne Pełnomocnik ds. SZJ trwale usuwa. Tekst pierwotny danego dokumentu przechowywany jest wraz z zarządzeniem Naczelnika wprowadzającym dokument. Zgodę na udostępnienie dokumentów SZJ obcym użytkownikom udziela Naczelnik Urzędu. UWAGA! Rozdział niniejszej procedury nie obejmuje tekstu dokumentu będącego załącznikiem do zarządzenia Naczelnika Urzędu wprowadzającego ten tekst, który nie podlega kwalifikacji objętej dyspozycją tego rozdziału Oznaczenie egzemplarza umieszcza się w lewym dolnym narożniku ramki informacyjnej dokumentu (karty informacyjne przeznaczone dla Klientów Urzędu, nie posiadają ramki informacyjnej oraz oznaczenia egzemplarza) Za egzemplarz oryginalny uważa się egzemplarz z podpisami osób opracowujących, weryfikujących i zatwierdzających dokument. Pozostałe egzemplarze są egzemplarzami użytkowymi albo informacyjnymi Egzemplarz oryginalny i wszystkie egzemplarze użytkowe są nadzorowane. Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością rozpowszechnia kopie użytkowe oraz informuje o kopiach użytkowych w wersji elektronicznej wszystkie komórki organizacyjne, których dokument dotyczy. Potwierdzenie otrzymania dokumentu zostaje odnotowane na

12 ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 12 z 19 formularzu nr F-P/001/05(1) Potwierdzenie rozpowszechniania dokumentu SZJ. Potwierdzenia dokonuje kierownik komórki organizacyjnej lub pracownik samodzielnego stanowiska pracy. Osoba, która potwierdziła odbiór dokumentu odpowiada za zapoznanie się z nim przez wszystkich pracowników komórki, których dokument dotyczy. Potwierdzenie zapoznania się z dokumentem jest potwierdzane datą i podpisem pracownika na formularzu nr F-P/001/06(1) Potwierdzenie zapoznania się z rozpowszechnionym dokumentem SZJ. Zapoznanie się pracownika z dokumentem SZJ w wersji elektronicznej, następuje poprzez otwarcie dokumentu zapisanego w formacie PDF, co zostanie odnotowane w sieci intranet i będzie uważane za potwierdzenie zapoznania się z dokumentem Warunkiem otrzymania nowego wydania dokumentu jest zwrot Pełnomocnikowi ds. Systemu Zarządzania Jakością nieaktualnych jego wersji. Zwrot odnotowuje pełnomocnik na formularzu nr F-P/001/05(1) Potwierdzenie rozpowszechniania dokumentu SZJ, stanowiącym załącznik numer 5 do niniejszej procedury. 4.2 Dokumentacja prawna wewnętrzna Opracowywanie i zatwierdzanie dokumentacji prawnej wewnętrznej Za opracowywanie projektów aktów prawa wewnętrznego odpowiedzialni są kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy według właściwości rzeczowej, a także Pełnomocnik ds. SZJ. Projekty tej dokumentacji opracowuje się, jeżeli jest to niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Urzędu, biorąc pod uwagę: 1) polecenia Naczelnika Urzędu; 2) wnioski pracowników Urzędu Projekty mogą dotyczyć nowego dokumentu lub zmiany istniejącego. Kierownicy komórek organizacyjnych oraz pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy przedkładają projekty dokumentacji prawnej wewnętrznej Naczelnikowi Urzędu, który jeżeli uzna to za właściwe, konsultuje je z Pełnomocnikiem ds. SZJ. Po ewentualnym dokonaniu poprawek osoby, o których mowa powyżej, przekazują dokument w formie elektronicznej kierującemu Wieloosobowym stanowiskiem pracy ds. ogólnych oraz ochrony informacji niejawnych, który następnie nadaje numer dokumentowi i przedkłada go do podpisania Naczelnikowi Urzędu Nadzór nad dokumentacją prawną wewnętrzną Wewnętrznymi dokumentami prawnymi są: 1) zarządzenia akty wewnętrznego zarządzania wyższego rzędu; 2) decyzje akty wewnętrznego zarządzania niższego rzędu wydawane na mocy upoważnień udzielonych w zarządzeniach i w celu ich wykonania.

13 ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 13 z Przyjmuje się następującą zasadę numeracji dokumentacji prawnej wewnętrznej: 1) ZARZĄDZENIE Nr X/RRRR 2) DECYZJA Nr X/RRRR gdzie: X oznacza numer kolejny z rejestru, RRRR oznacza rok wydania Po podpisaniu zarządzenie lub decyzja przechowywane jest u Pełnomocnika ds. SZJ Pełnomocnik ds. SZJ prowadzi: 1) Rejestr zarządzeń Naczelnika Urzędu Skarbowego we Wschowie; 2) Rejestr decyzji Naczelnika Urzędu Skarbowego we Wschowie Wszystkie rejestry są sporządzane w jednym egzemplarzu drukowanym, który jest dołączany do segregatora, w którym są przechowywane oryginały wewnętrznych dokumentów prawnych zgodnie z Instrukcją kancelaryjną Oryginały wewnętrznych dokumentów prawnych są przechowywane w ustalonych zbiorach: 1) Zarządzenia Naczelnika Urzędu Skarbowego we Wschowie; 2) Decyzje Naczelnika Urzędu Skarbowego we Wschowie Rejestry zarządzeń i decyzji są udostępniane w wersji elektronicznej wszystkim pracownikom korzystającym z Intranetu Urzędu Kierownik wieloosobowego stanowiska pracy ds. ogólnych oraz ochrony informacji niejawnych aktualizuje rejestry, prowadzone w formie elektronicznej, w każdym przypadku gdy zaistnieje taka konieczność Kopiowanie, dystrybucja i archiwizowanie dokumentacji prawnej wewnętrznej Rozdzielnik jest ustalany przez Naczelnika Urzędu lub osobę przez niego upoważnioną Kierujący Wieloosobowym stanowiskiem pracy ds. ogólnych oraz ochrony informacji niejawnych odpowiada za: 1) właściwą dystrybucję wszystkich aktów wewnętrznych według rozdzielnika oraz za przekazanie wersji elektronicznej pracownikowi Samodzielnego stanowiska pracy ds. informatyki do umieszczenia w Intranecie;

14 ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 14 z 19 2) aktualność aktów wewnętrznych udostępnianych w intranecie Urzędu Osoby, do których skierowano według rozdzielnika dokumenty prawa wewnętrznego odpowiadają za ich właściwe przechowywanie w ustalonych zbiorach oraz udostępnianie podległym pracownikom, do których mają zastosowanie Pracownik Samodzielnego stanowiska pracy ds. informatyki odpowiedzialny jest za prawidłowe funkcjonowanie intranetu w Urzędzie Po podpisaniu zarządzenia i decyzje są rozpowszechniane przez Kierującego wieloosobowym stanowiskiem pracy ds. ogólnych oraz ochrony informacji niejawnych Oryginał dokumentu pozostaje zawsze u Pełnomocnika ds. SZJ Podstawowym sposobem rozpowszechniania dokumentów wszystkim pracownikom jest udostępnianie wersji użytkowych w formie elektronicznej w wewnętrznej sieci intranetowej Urzędu. Dopuszcza się, za zgodą Pełnomocnika ds. SZJ, możliwość rozpowszechniania dokumentów w wersji papierowych kserokopii, bądź w systemie mieszanym. W obu przypadkach w celu zapewnienia dostępu do aktów wewnętrznych i ich właściwej identyfikacji musi być sporządzony rozdzielnik. Przykład: Zgodnie z rozdzielnikiem poszczególne egzemplarze dokumentu są w posiadaniu następujących osób: Oryginał Pełnomocnik ds. SZJ. Egzemplarz użytkowy XX (w wersji papierowej kserokopii) Kierownik komórki organizacyjnej XX gdzie: XX oznacza symbol komórki organizacyjnej Urzędu Egzemplarz użytkowy (w wersji elektronicznej) wszyscy pracownicy Urzędu korzystający z Intranetu US Wschowa Egzemplarz użytkowy w formie papierowej kopii oznaczony napisem, nadrukiem bądź stemplem EGZEMPLARZ UŻYTKOWY oraz symbolem komórki organizacyjnej, w której jest użytkowany (np. EGZEMPLARZ UŻYTKOWY XX) Kierujący wieloosobowym stanowiskiem pracy ds. ogólnych oraz ochrony informacji niejawnych: 1) rozpowszechnia egzemplarze użytkowe aktów prawa wewnętrznego w formie papierowej za potwierdzeniem odbioru, zgodnie z formularzem Potwierdzenie rozpowszechniania dokumentów prawa wewnętrznego numer F-P/001/07(1), stanowiącym załącznik Nr 7 do niniejszej procedury;

15 ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 15 z 19 2) dokonuje przeglądu archiwizowanych dokumentów prawnych wewnętrznych, ze względu na wymagany okres przechowywania, w trakcie bieżącego nadzoru nad archiwum. Dokumenty, dla których zgodnie z instrukcją kancelaryjną minął okres przechowywania są niszczone Zgodę na udostępnienie dokumentów prawa wewnętrznego obcym użytkownikom udziela Naczelnik Urzędu Za udostępnianie, w wersji elektronicznej, jednolitych tekstów dokumentów prawa wewnętrznego odpowiedzialny jest Kierujący wieloosobowym stanowiskiem pracy ds. ogólnych oraz ochrony informacji niejawnych Pracownik samodzielnego stanowiska pracy ds. informatyki odpowiedzialny jest za prawidłowe funkcjonowanie Intranetu, umożliwiające dostęp wszystkim pracownikom do aktualnych dokumentów prawa wewnętrznego Prowadzi stale aktualizowany wykaz stanowisk mających dostęp do Intranetu. 4.3 Nadzór nad dokumentacją prawną zewnętrzną Urząd prenumeruje: Dziennik Ustaw (1 egz.), Monitor Polski (1 egz.), Dziennik Urzędowy Ministerstwa Finansów (1 egz.) Za dokonanie prenumeraty na każdy rok odpowiedzialny jest Kierownik Wieloosobowego stanowiska pracy ds. ogólnych oraz ochrony informacji niejawnych Pracownik Sekretariatu Urzędu otrzymany dokument opatruje pieczęcią wpływu i pieczątką nagłówkową Urzędu. Otrzymane dokumenty są przechowywane w Sekretariacie Urzędu Po zakończeniu roku dokumenty prawne zewnętrzne są przechowywane w sekretariacie przez okres 2 lat. Po upływie 2 lat przechowywania w sekretariacie Urzędu, dokumentacja prawna zewnętrzna przekazywana jest do składnicy akt Osoby, które przechowują dokumenty prawa zewnętrznego prowadzą uporządkowane zbiory. Ponadto w celach informacyjnych kierownikom komórek organizacyjnych oraz pracownikom samodzielnych stanowisk pracy, ze względu na fakt, iż nie otrzymują oryginalnych egzemplarzy ww. publikacji, przekazuje się kserokopię spisu treści Pracownicy Urzędu korzystają z Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego, Dziennika Urzędowego Ministerstwa Finansów za pokwitowaniem na formularzu Karta udostępnienia dokumentów prawa zewnętrznego numer F-SZJ/001/08(1), stanowiącym załącznik Nr 8 do niniejszej procedury.

16 ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 16 z Pracownikom, w ramach technicznych możliwości Urzędu, udostępniany jest komputerowy System Informacji Prawnej LEGALIS, aktualizowany w okresach 4-6 tygodniowych, zawierający jednolite teksty aktów prawnych wraz z informacją o wprowadzonych w nich zmianach oraz o planowanych zmianach przepisów prawnych Wszelkie kserokopie Dzienników Ustaw lub innych publikatorów aktów prawnych oraz wydruki aktów prawnych z Systemu Informacji Prawnej LEGALIS mają status dokumentów nie nadzorowanych. 4.4 Instrukcja kancelaryjna Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach i izbach skarbowych w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą określa Instrukcja w sprawie obsługi kancelaryjnej izb i urzędów skarbowych oraz Instrukcja w sprawie obsługi kancelaryjnej Urzędu Skarbowego we Wschowie. 4.5 Zmiany w dokumentacji Zmiany w dokumentach SZJ wprowadzane są w wyniku: 1) raportów z auditów certyfikujących, wewnętrznych, nadzorujących; 2) przeglądów SZJ wykonywanych przez Najwyższe Kierownictwo Urzędu; 3) zmian organizacyjnych Urzędu; 4) wniosków pracowników Urzędu; 5) prowadzonych działań korygujących lub zapobiegawczych; 6) skarg, wniosków i uwag Klientów Urzędu; 7) zmian w przepisach prawa wyższego rzędu; 8) innych istotnych okoliczności Zmiany opracowuje autor dokumentu Zasady dokonywania zmian: Zmiany w dokumentach Systemu Zarządzania Jakością tj. procedurach, instrukcjach, kartach informacyjnych oraz formularzach będą wprowadzane w formie zaktualizowanej strony dokumentu, stanowiącej załącznik do zarządzenia Naczelnika Urzędu wprowadzającego tę zmianę, przechowywany wraz z zarządzeniem Naczelnika Urzędu w segregatorze, o którym mowa w rozdziale Dokument podlegający nowelizacji w zależności od rodzaju zmiany otrzymuje nowy numer wydania albo kolejny numer zmiany strony. Oryginał dokumentu jest aktualizowany przez Pełnomocnika ds. SZJ poprzez trwałe usunięcie wydania nieaktualnego w zakresie objętym zmianą i wprowadzenie wydania obowiązującego. Natomiast Kierujący Wieloosobowym stanowiskiem pracy ds. ogólnych oraz ochrony informacji niejawnych aktualizuje dokument w sieci INTRANET Urzędu.

17 ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 17 z Zmiany w dokumentacji prawnej wewnętrznej Projekty zmian w dokumentach prawnych wewnętrznych przygotowują osoby według właściwości rzeczowej. Zmiany wprowadzane są w formie zarządzeń zmieniających albo poprzez wydanie nowego aktu prawnego Przepisowi uchylającemu akt prawny lub poszczególne jego przepisy nadaje się odpowiednio brzmienie: Traci moc (nazwa aktu) albo W (nazwa aktu) uchyla się Jeżeli uchyla się kilka aktów, uchylane akty wymienia się w jednej jednostce redakcyjnej aktu uchylającego, zamieszczając je w punktach, w kolejności, w jakiej uchylane akty zostały ustanowione Przepisy aktu prawnego zmienia się przepisem wyraźnie wskazującym dokonywane zmiany Pierwszemu paragrafowi aktu zmieniającego albo przepisowi zmieniającemu zamieszczanemu w innym akcie nadaje się brzmienie: W... (tytuł aktu prawnego) wprowadza się następujące zmiany:.. " Jeżeli uchyla się tylko jeden przepis aktu, przepisowi uchylającemu nadaje się brzmienie: W... (tytuł aktu prawnego) uchyla się... " Jeżeli zmienia się treść lub brzmienie tylko jednego przepisu aktu prawnego, przepisowi zmieniającemu nadaje się brzmienie: W... (tytuł aktu prawnego)... otrzymuje brzmienie:... " Zarządzenie Naczelnika Urzędu można zmieniać zarządzeniem późniejszym, wydanym na podstawie tego samego, nadal obowiązującego przepisu upoważniającego, przez Naczelnika Urzędu W tytule zarządzenia zmieniającego określenie przedmiotu zarządzenia rozpoczyna się od zwrotu: zmieniające zarządzenie w sprawie... ", pomijając nazwę organu, który wydał zarządzenie zmieniane, i datę wydania tego zarządzenia. 4.7 Przegląd aktualności dokumentów systemowych oraz nadzór nad ich stosowaniem Przegląd aktualności dokumentów systemowych, zgodności z przepisami prawa wyższego rzędu oraz ich właściwego przestrzegania, jest dokonywany w trakcie auditów wewnętrznych i bieżącego nadzoru przez osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie systemu w podległych sobie komórkach organizacyjnych Urzędu.

18 ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 18 z Odpowiedzialność 5.1 Naczelnik Urzędu Skarbowego we Wschowie: 1) opiniuje dokumenty SZJ przed ich zatwierdzeniem; 2) zatwierdza ostatecznie dokumenty systemowe do stosowania w Urzędzie. 5.2 Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością: 1) opracowuje, rozpowszechnia i aktualizuje Księgę jakości; 2) opiniuje projekty dokumentów i dokumenty SZJ przed ich zatwierdzeniem; 3) zatwierdza procedury SZJ pod względem zgodności z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2001, na podstawie której system jakości jest wdrożony i utrzymywany; 4) rozpowszechnia w Urzędzie wybrane dokumenty systemowe Księgę jakości, procedury, instrukcje oraz ewidencjonuje dokonywane w nich zmiany; 5) opiniuje i zatwierdza wnioski o zmianę dokumentów oraz przekazuje ww. decyzje zainteresowanym pracownikom; 6) określa nazwy i numery identyfikacyjne dokumentów systemowych; 7) sprawuje nadzór nad przygotowaniem, wdrażaniem i utrzymaniem procesów zidentyfikowanych w ramach SZJ; 8) prowadzi i aktualizuje rejestry procedur, instrukcji i kart informacyjnych; 9) podejmuje działania eliminujące występujące nieprawidłowości i zaniedbania. 5.3 Kierownicy komórek organizacyjnych: 1) zapoznają podległych im pracowników z dokumentacją SZJ; 2) ponoszą odpowiedzialność za tworzenie i aktualizację kart informacyjnych; 3) ponadto Kierujący wieloosobowym stanowiskiem pracy ds. ogólnych oraz ochrony informacji niejawnych rozpowszechnia w Urzędzie akty wewnętrznego zarządzania oraz ewidencjonuje dokonywane w nich zmiany, 5.4 Opracowujący procedurę lub instrukcję Opracowujący procedurę lub instrukcję redaguje odpowiedni dokument, odpowiada za jej treść merytoryczną oraz zgodność z wymaganymi dokumentami normatywnymi i prawnymi. 5.5 Sprawdzający procedurę lub instrukcję Sprawdzający procedurę lub instrukcję weryfikuje treść dokumentu przed zatwierdzeniem do stosowania. 5.6 Uczestnicy procesu:

19 ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 19 z 19 1) stosują się do ogólnych zasad zarządzania dokumentacją systemu opisanych w niniejszej procedurze; 2) stosują wyłącznie nadzorowane i aktualne wersje dokumentów systemowych; 3) składają wnioski o zmianę dokumentów systemowych; 4) odpowiadają za niekopiowanie nadzorowanych dokumentów systemowych. 6. Dokumenty związane: 1) dokumenty normatywne PN-EN ISO 9001:2001; 2) dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Skarbowym we Wschowie; 7. Wskazówki i uwagi 7.1 Stosowanie jednorazowych odstępstw od postępowania zgodnego z niniejszą procedurą jest dopuszczalne w jednostkowych i uzasadnionych przypadkach. Decyzję o zastosowaniu odstępstwa podejmuje Pełnomocnik ds. SZJ. 7.2 Przynajmniej raz w roku Pełnomocnik ds. SZJ dokonuje auditu jej przestrzegania, stopnia realizacji celów i wyników stosowania procedury. 8. Załączniki (wykaz formularzy) 1) F P/001/01 (1) - rejestr aktualnych procedur SZJ; 2) F P/001/02 (1) rejestr aktualnych instrukcji SZJ; 3) F P/001/03 (1) rejestr aktualnych kart informacyjnych SZJ; 4) F P/001/04 (1) wniosek o zmianę dokumentacji systemu zarządzania jakością w Urzędzie Skarbowym we Wschowie; 5) F P/001/05 (1) potwierdzenie rozpowszechniania dokumentacji SZJ; 6) F P/001/06 (1) potwierdzenie zapoznania się z rozpowszechnionym dokumentem SZJ; 7) F P/001/07 (1) potwierdzenie rozpowszechniania dokumentu prawa wewnętrznego; 8) F P/001/08 (1) potwierdzenie rozpowszechniania dokumentu prawa zewnętrznego.