NS-03 Procedura opracowania i nadzorowania Zarządzeń Burmistrza Miasta

Transkrypt

1 Załącznik nr 5 do zarządzenia Nr 19/2010 z dnia 22 lutego 2010 r. NS-03 Procedura opracowania i nadzorowania Zarządzeń Burmistrza Miasta 1. Cel procedury Celem procedury jest zapewnienie odpowiedniego nadzoru nad Zarządzeniami Burmistrza Miasta Środa Wielkopolska. Nadzór nad zarządzeniami odnosi się w szczególności do: a. weryfikacji projektów zarządzeń pod kątem ich adekwatności i rzetelności przygotowania, zanim zostaną wydane, b. okresowego przeglądu zarządzeń i ich aktualizowania w razie potrzeby, c. zapewnienia, że zidentyfikowano zmiany i aktualny status zmian zarządzeń, d. zapewnienia, że odpowiednie wersje mających zastosowanie zarządzeń są dostępne w miejscach ich użytkowania (w odpowiednich komórkach organizacyjnych Urzędu lub jednostkach organizacyjnych Gminy Środa Wielkopolska), e. zapewnienia, że zarządzenia są zawsze czytelne i łatwe do zidentyfikowania, f. zapobiegania niezamierzonemu stosowaniu nieaktualnych zarządzeń i odpowiedniego ich oznaczania. 2. Zakres zastosowania Procedura obejmuje swoim zakresem wszystkie komórki organizacyjne Urzędu Miejskiego w Środzie Wielkopolskiej. 3. Zastosowane terminy i skróty Ilekroć w procedurze jest mowa o: 1. Burmistrzu należy przez to rozumieć 2. Urzędzie należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Środzie Wielkopolskiej 3. SZJ należy przez to rozumieć System Zarządzania Jakością 4. Pełnomocniku ds. SZJ należy przez to rozumieć Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością 5. Koordynatorze ds. SZJ należy przez to rozumieć Koordynatora ds. Systemu Zarządzania Jakością 4. Odpowiedzialności i uprawnienia 4.1. Pełnomocnik ds. SZJ odpowiada za: 1. nadzorowanie aktualności niniejszej procedury 2. integralności zarządzeń z wymaganiami normy ISO Pełnomocnik jest uprawniony do: 1. wprowadzania zmian do niniejszej procedury 2. wstrzymywania wydania każdego projektu zarządzenia, który jest niezgodny: - z niniejszą procedurą - z innymi obowiązującymi zarządzeniami - z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001: z Regulaminem organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Środzie Wielkopolskiej - z przepisami obowiązującego prawa.

2 4.2. Koordynator ds. SZJ jest odpowiedzialny za: 1. prowadzenie wykazu zarządzeń na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu 2. udostępnianie elektronicznych wersji zarządzeń komórkom organizacyjnym Urzędu oraz jednostkom organizacyjnym Gminy Wydział Organizacyjno-Prawny jest odpowiedzialny za: 1. prowadzenia zbioru oryginałów zarządzeń i udostępnianie zainteresowanym osobom do wglądu w Wydziale Kierujący komórką organizacyjną jest odpowiedzialny za: 1. przestrzeganie niniejszej procedury, w szczególności kolejności poszczególnych czynności w ramach wydawania Zarządzeń Burmistrza Miasta 2. nadzorowania realizacji niniejszej procedury przez podległych pracowników Radca Prawny jest odpowiedzialny za: 1. sprawdzanie i opiniowanie projektów zarządzeń otrzymanych od komórek organizacyjnych pod kątem zgodności z niniejszą procedurą oraz przepisami prawa i potwierdzenia tego faktu swoim podpisem 2. sporządzenie opinii do projektów zarządzeń w przypadkach trudnych lub wątpliwych w interpretacji wymagań prawnych. Radca Prawny jest uprawniony do: 1. wstrzymania wydania każdego zarządzenia niezgodnego z przepisami obowiązującego prawa lub z innymi obowiązującymi Zarządzeniami Burmistrza Pracownicy komórek organizacyjnych odpowiadają za: 1. przestrzeganie niniejszej procedury 2. nadzorowanie zarządzeń związanych z wykonywanymi zadaniami. 5. Zasady postępowania 5.1. Przygotowanie projektu zarządzenia. 1. Projekt zarządzenia przygotowuje pracownik komórki merytorycznej w zakresie wykonywanych zadań, a kierujący tą komórką weryfikuje przygotowaną propozycję projektu. 2. Projekt zarządzenia powinien zawierać: a. Tytuł zarządzenia (w oddzielnych wyśrodkowanych wierszach należy zawrzeć: określenie rodzaju aktu prawnego i jego numer oraz nazwę organu wydającego, datę aktu prawnego z wpisaną słownie nazwą miesiąca, tytuł zaczynający się od słów w sprawie pisane tekstem pogrubionym) Zarządzenie nr.../2010 z dnia lutego 2010 r. w sprawie procedury opracowania i nadzorowania zarządzeń b. Podstawę prawną umieszcza się poniżej określenia przedmiotu zarządzenia z zachowaniem odstępu co najmniej jednego wiersza i rozpoczyna się od nowego

3 akapitu zwrotem: Na podstawie art.. podając jej tytuł z oznaczeniem dziennika urzędowego, na końcu dodając zwrot zarządza się, co następuje: c. Treść zarządzenia ze wskazaniem ewentualnych zarządzeń, które ulegają zmianie lub uchyleniu d. Określenie odpowiednio organu lub osoby, której powierza się wykonanie zarządzenia e. Jeżeli z podstawy zarządzenia wynika, iż zarządzenie lub jego część nie podlega publikacji, to należy w zarządzeniu zamieścić paragraf informujący o tym. f. Termin wejścia w życie zarządzenia 3. Projekt zarządzenia należy przygotować z zachowaniem następujących parametrów: g. Czcionka Times New Roman h. Rozmiar czcionki 12 i. Minimalne marginesy: górny 25 mm, dolny 20 mm, lewy 25 mm, prawy 20 mm. 4. Kierujący komórką organizacyjną odpowiada za weryfikację projektu zarządzenia z obowiązującym wzorem oraz innym zarządzeniami. 5. Kierujący komórką organizacyjną przekazuje projekt zarządzenia do Radcy Prawnego. 6. Projekt zarządzenia należy wykonać zgodnie ze wzorem do niniejszej procedury Weryfikacja projektu zarządzenia 1. Radca Prawny dokonuje przeglądu projektu zarządzenia pod kątem zgodności z wymaganiami prawa. 2. Po zaakceptowaniu projektu kierujący komórką organizacyjną ma obowiązek pobrać z Wydziału Organizacyjno-Prawnego kolejny numer zarządzenia i przygotować zarządzenie z nadanym numerem do podpisu w min. trzech egzemplarzach. W przypadku gdy zarządzenie będzie przekazywane do jednostek organizacyjnych należy przygotować odpowiednio większą ilość egzemplarzy zarządzenia do podpisu Zaopiniowanie zarządzenia pod kątem prawnym. 1. Fakt zaopiniowania zarządzenia, należy potwierdzić poprzez podpis wraz z pieczątką na zarządzeniu oraz załącznikach Przedłożenie projektu zarządzenia do podpisania. 1. Kierownik wydziału merytorycznego, poprzez sekretariat, przedkłada zarządzenie, w zakresie działania wydziału, do podpisu Burmistrzowi Miasta Rejestracja zarządzeń. 1. Po podpisaniu zarządzenia dwa egzemplarze zostają w wydziale merytorycznym, pozostałe zostają przekazane do Wydziału Organizacyjno-Prawnego. Jeden egzemplarz zostaje zarejestrowany i zarchiwizowany. 2. W przypadku gdy zarządzenie powinno zostać przekazane jednostkom organizacyjnym jego przekazaniem zajmuje się Wydział Organizacyjno-Prawny Udostępnianie zarządzeń w wersji elektronicznej. 1. Po zatwierdzeniu zarządzenia przez Burmistrza Miasta pracownik, który przygotował zarządzenie przesyła jego wersję elektroniczną z wprowadzonym numerem do Biura Obsługi Burmistrza. Biuro Obsługi Burmistrza udostępnia zarządzenie w Biuletynie Informacji Publicznej.

4 5.6. Okresowy przegląd i weryfikacja zarządzeń. 1. Kierujący poszczególnymi komórkami organizacyjnymi są zobowiązani do przeglądu zarządzeń, w zakresie działania komórki, min. raz na pół roku, na prośbę Koordynatora ds. SZJ Aktualizacja zarządzeń i teksty jednolite. 1. Jeśli wystąpiły okoliczności takie jak: zmiana przepisów, będących podstawą prawną zarządzenia zmiana sytuacji faktycznej stanu rzeczy inne okoliczności wpływające na treść zarządzania, zarządzenie należy zmienić lub uchylić. 2. Przy aktualizacji zarządzeń obowiązuje zasada dwukrotnej zmiany zarządzenia, co oznacza, że trzecie wydanie zarządzenia musi być tekstem jednolitym w celu zapewnienia przejrzystości i czytelności dokumentu Uchylanie zarządzeń. Uchylenie zarządzenia może nastąpić tylko i wyłącznie w drodze wydania zarządzenia uchylającego. 6. Dokumenty związane i zapisy 1. Podczas stosowania niniejszej procedury mają zastosowanie wymagania określone w normie PN-EN ISO 9001:2009 oraz w normie PN-EN ISO 9000: Wszystkie zapisy powstające przy realizacji niniejszej procedury tzn. oryginały zarządzeń przechowywane są w Wydziale Organizacyjno-Prawnym oraz odpowiednio tematycznie w merytorycznie odpowiedzialnej komórce organizacyjnej.

5 Wzór 1 Zarządzenie nr z dnia. w sprawie. Na podstawie art. zarządzam, co następuje: 1.