Procedura Systemowa NADZÓR NAD DOKUMENTAMI DANUTA GIERCZAK MARZANNA KAMIŃSKA

Transkrypt

1 1/9 TYTUŁ PROCEDURY: System Zarządzania Jakością PN-EN ISO 9001:2009 OPRCOWŁ: DNUT GIERCZK PEŁNOMOCNIK DS.SZJ IMIĘ i NZWISKO PODPIS r. DT. WYDŁ: MRZNN KMIŃSK DYREKTOR IMIĘ i NZWISKO PODPIS r. DT PROCEDUR OBOWIĄZUJE OD DNI: r. Egzemplarz elektroniczny ZMINY WPROWDZNE W PROCEDURZE: Numer Numer Data Podpis Numer zmiany strony zmiany r. Danuta Gierczak Numer strony Data Podpis

2 2/9 SPIS TREŚCI: 1 Cel procedury. 2 Przedmiot procedury. 3 Zakres stosowania. 4 Odpowiedzialność. 5 Definicje. 6 Dokumenty zidentyfikowane w ZSO w Bielawie. 7 Opis wydawania/aktualizacji dokumentacji systemowej 8 Przypadki szczególne 9 Dokumenty związane

3 3/9 1. Cel procedury Celem procedury jest: zagwarantowanie skuteczności działania systemu zarządzania jakością poprzez ustalenie, wdrożenie i utrzymywanie odpowiednich zasad i trybu postępowania w trakcie procesu nadzorowania dokumentacji wymaganej dla systemu; 2. Przedmiot procedury Niniejsza procedura opisuje sposób postępowania podejmowany przez pracowników ZSO w Bielawie w celu zapewnienia prawidłowego postępowania w zakresie dotyczącym dokumentacji wewnętrznej (dotyczącej systemu zarządzania jakością) oraz zewnętrznej (ustawy, rozporządzenia związane ze specyfiką działania szkoły, uchwały i zarządzenia wewnętrzne, dokumenty Klientów, dostawców itd.). Dotyczy to dokumentów i danych występujących w dowolnej formie, niezależnie od rodzaju nośnika, np.: zapis ręczny, wydruk lub nośniki elektroniczne. Procedura dotyczy następujących punktów normy : 4.2 Wymagania dotyczące dokumentacji, Nadzór nad dokumentami 3. Zakres stosowania Niniejsza procedura dotyczy wszystkich pracowników, a w szczególności Pełnomocnika ds. SZJ, osoby zarządzającej dokumentem (właściciela procesu) oraz pracowników Zespołu Szkół Ogólnokształcących w Bielawie, korzystających z dokumentacji. Obejmuje wszystkie dokumenty, w których błąd lub nieodpowiednie traktowanie (identyfikowanie, gromadzenie, oznaczanie, porządkowanie, dostęp, przechowywanie) mogłyby spowodować problemy z wykazaniem zgodności i efektywności funkcjonowania systemu zarządzania jakości, poważną stratę finansową lub podważyć prestiż Zespołu Szkół Ogólnokształcących w Bielawie. Nadzorem, określonym niniejszą procedurą, objęte są następujące dokumenty: Polityka Jakości; Księga Jakości; udokumentowane procedury określające sposób postępowania - systemowe i operacyjne; dokumenty ustanowione w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Bielawie w związku z realizacją danej procedury, w tym instrukcje oraz formularze; uregulowania prawne zewnętrzne dotyczące oświaty oraz zawierające wymagania dotyczące realizacji usług świadczonych ZSO w Bielawie, a także normy dotyczące systemu zarządzania jakością; dokumenty przekazane przez Klienta, konieczne do wykonania zleconej usługi w tym dokumenty uczniów (świadectwa, zaświadczenia o wynikach z egzaminów gimnazjalnych, akty urodzenia, karty zdrowia). 4. Odpowiedzialność Ogólną odpowiedzialność za nadzór nad dokumentacją wewnętrzną Systemu Zarządzania Jakością sprawuje Pełnomocnik ds. SZJ.

4 4/9 Nadzór nad dokumentacją zewnętrzną (prawną - ustawy, rozporządzenia związane ze specyfiką działania organizacji, uchwał organu prowadzącego i organu nadzoru pedagogicznego) sprawuje Dyrektor Szkoły we współpracy z dministratorem dokumentacji SZJ. Odpowiedzialność w obszarze działania procedury jest następująca: Pełnomocnik ds. SZJ odpowiada za: spójność dokumentacyjną systemu zarządzania jakością; przegląd dokumentów; przeprowadzanie aktualizacji dokumentacji; przestrzeganie zasad dotyczących oznaczania dokumentów; określenie zakresu danych, w ramach przedmiotowej procedury, które powinny być utrzymywane jako zapisy dotyczące jakości w celu dostarczania dowodów zgodności z wymaganiami oraz dowodów efektywnego funkcjonowania systemu zarządzania jakością; przechowywanie dokumentów wzorcowych (egzemplarz nr 1) oraz za odpowiednie oznaczanie i przechowywanie dokumentów zdezaktualizowanych. Pełnomocnik ds. SZJ nadzoruje: przestrzegania zasady, że w każdym miejscu w ZSO w Bielawie, w którym jest to konieczne ze względu na prawidłowe funkcjonowanie systemu, znajdują się aktualne i tylko aktualne dokumenty systemowe; sprawdzenie poprawności i czytelności dokumentów przed ich zatwierdzeniem; założenie i właściwe prowadzenie metryczek dokumentów; właściwe oznaczanie i sporządzanie zapisów jakościowych; prawidłowe gromadzenie zapisów oraz ich analizę, przechowywanie, udostępnianie oraz usuwanie. Pełnomocnika ds. SZJ we wszelkich działaniach techniczno informatycznych wspomaga dministrator dokumentacji SZJ. Dyrektor odpowiada za: zatwierdzanie wniosków o sporządzenie projektu dokumentu SZJ lub projektu zmian w dokumencie, zatwierdzanie dokumentów systemowych i wprowadzanych do nich zmian; zatwierdzanie wzorów formularzy, zatwierdzanie niniejszej procedury, wprowadzane do niej zmiany oraz sprawuje pieczę nad jej przestrzeganiem, odbiór dokumentów wykonawczych, znajomość i przestrzeganie ich przez pracowników zatrudnionych w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Bielawie. Wszyscy pracownicy: zobowiązani są do znajomości dokumentów Systemu Zarządzania Jakością oraz do rzetelnego przestrzegania ich postanowień związanych z ich pracą, odpowiadają, każdy zgodnie ze swoim zakresem obowiązków, za rzetelne sporządzanie, gromadzenie, analizę, przechowywanie oraz udostępnianie zapisów jakościowych, dbanie o dokumentację Klienta.

5 5/9 5. Definicje Dokumenty wewnętrzne: są to wszystkie dokumenty do użytku wewnętrznego związane z Systemem Zarządzania Jakością (Księga Jakości, opisy procesów, procedury, instrukcje, schemat organizacyjny, plany kontroli itd.) oraz dokumenty robocze i formularze. Dokumenty zewnętrzne: są to wszelkie dokumenty pochodzące od dostawców, urzędów, instytucji używane przez ZSO w Bielawie w postaci dokumentów roboczych, wykonawczych, formularzy. Inne zgodne z normą PN-EN ISO 9000:2006 Systemy zarządzania jakością Podstawy i terminologia. 6. Dokumenty zidentyfikowane w ZSO w Bielawie. 6.1 Dokumentacja finansowa. Wszelkie dokumenty finansowe gromadzone są w budynku Zespołu Szkół Ogólnokształcących w Bielawie w księgowości Dokumentacja kadrowa Wszelkie, aktualne dokumenty dotyczące kadr z dokumentami związanymi z wynagrodzeniami przechowywane są w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Bielawie w sekretariacie rchiwum szkolne W szkole prowadzi się archiwum, w którym przechowuje się dokumenty dotyczące zakończonych procesów realizowanych w ZSO oraz byłych pracowników szkoły, zgodnie z obowiązującymi, specyficznymi wymaganiami kty prawne Nadzór nad aktami prawnymi, zewnętrznymi i wewnętrznymi, sprawuje Dyrektor Szkoły. dministrator dokumentacji SZJ prowadzi we współpracy z Dyrektorem Szkoły Rejestr zewnętrznych uregulowań prawnych F01/. Rejestr prowadzony jest w formie elektronicznej, w sposób zabezpieczający nadzorowanie zmian wprowadzanych w wyżej wymienionych dokumentach, tj. bez możliwości wprowadzania zmian przez osoby nieuprawnione. Rejestr opatrzony jest datą ostatniej aktualizacji oraz nazwiskiem dministratora dokumentacji SZJ. Nazwy własne dokumentów wycofanych usuwa się z Rejestru i zastępuje nowym, właściwym wpisem. Każda aktualizacja (nowelizacja) aktu prawnego jest odnotowywana w Rejestrze... na bieżąco. Pełne wersje tekstów zewnętrznych aktów prawnych dostępne są na stronach internetowych właściwych instytucji, wydających te dokumenty np. MEN, Rady Powiatu Dzierżoniowskiego, Zarządu Powiatu Dzierżoniowskiego.

6 6/9 Dyrektor Szkoły wydaje Zarządzenia Dyrektora, które przechowuje się w sekretariacie szkoły. Nauczyciele lub inni pracownicy Szkoły, których zarządzenie dotyczy potwierdzają własnoręcznym podpisem fakt zapoznania się z zarządzeniem, co jest jednoznaczne z jego przyjęciem do stosowania. Obowiązujące Zarządzenia Dyrektora dostępne są, w wersji elektronicznej, na stronie Dyrektor Szkoły odpowiada za aktualność obowiązujących w ZSO regulaminów, których pełne teksty są dostępne na stronie internetowej a podpisane przez Dyrektora wersje papierowe, przechowuje się w sekretariacie szkoły Dokumentacja systemu zarządzania jakością W skład dokumentacji systemu zarządzania jakością wchodzą: Polityka Jakości, Księga Jakości, procedury systemu zarządzania jakości, instrukcje systemu zarządzania jakością, zapisy systemu zarządzania jakością. Ustala się zasadę, że polecenia służbowe Dyrektora, mogące spowodować zmiany w funkcjonowaniu systemu zarządzania jakością, muszą zostać skonsultowane z Pełnomocnikiem ds. SZJ w celu wyeliminowania sprzeczności w systemie organizacyjnym Zespołu Szkół Ogólnokształcących w Bielawie. W przypadku, gdy polecenie służbowe zmienia zasady funkcjonowania systemu, Pełnomocnik ds. SZJ ma obowiązek przeprowadzenia aktualizacji dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością. Dokumenty SZJ dystrybuowane są poprzez link Dokumenty na stronie internetowej szkoły ( Dokumenty są numerowane zgodnie z punktem 7.6 niniejszej procedury Księga Jakości Księga Jakości podlega akceptacji Dyrektora., który ustala datę jej wejścia w życie. Księgę Jakości oraz wszystkie części dokumentacji SZJ, a w szczególności procedury i instrukcje przygotowywane są według pkt. 7 niniejszej procedury. Nadzór nad Księgą Jakości pełni Pełnomocnik ds. SZJ. Księga Jakości wydana jest w jednym egzemplarzu papierowym egzemplarz nr 1. Jego prowadzenie, w tym bieżąca aktualizacja, znajduje się w gestii Pełnomocnika ds. SZJ. Księga Jakości składa się z rozdziałów i podrozdziałów zgodnie z punktami normy. Zmiana w treści rozdziału lub podrozdziału nie powoduje konieczności wymiany całej księgi. W takim przypadku Pełnomocnik ds. SZJ wycofuje z Księgi Jakości dany rozdział, podrozdział lub stronę i zastępuje nowym rozdziałem, podrozdziałem lub stroną. Części wycofane przechowywane są 5 lat w segregatorze Dokumenty Wycofane, w którym prowadzony jest Rejestr dokumentów wycofanych F02/, natomiast Pełnomocnik ds. SZJ ma obowiązek umieścić stosowną informację w karcie zmian dokumentu na początku Księgi Jakości. Zmiany w egzemplarzu elektronicznym podświetlane są kolorem błękitnym.

7 7/ Procedury i instrukcje Pełnomocnik ds. SZJ, we współpracy z dministratorem dokumentacji SZJ, jest odpowiedzialny za umieszczanie na stronie internetowej aktualnego kompletu procedur i instrukcji Systemu Zarządzania Jakością wraz z załącznikami - adekwatnie do potrzeb. Pełnomocnik ds. SZJ dokonuje również przeszkolenia z zakresu wymagań zawartych w procedurach Egzemplarze nadzorowane dokumentacji systemowej Dokumenty systemowe podlegające nadzorowi i trybowi aktualizacji posiadają oznaczenie - Egzemplarz nr 1 oraz oryginalne podpisy osób biorących udział przy tworzeniu i zatwierdzaniu Księgi Jakości lub procedur SZJ lub instrukcji SZJ. Dokumenty umieszczone na stronie internetowej w zakładce Dokumenty - są oznaczone jako Egzemplarz elektroniczny i zawierają komputerowo wpisane nazwiska osób biorących udział przy tworzeniu i zatwierdzaniu Księgi Jakości lub procedur SZJ lub instrukcji SZJ. Zmiany dokonywane w Egzemplarzu nr 1 nanosi się bezzwłocznie w Egzemplarzu elektronicznym i podświetla kolorem błękitnym. 7. Opis wydawania/aktualizacji dokumentacji systemowej 7.1 naliza zasadności wprowadzania zmian w dokumencie obowiązującym lub wprowadzenia nowego dokumentu systemowego nalizę dokumentów pod kątem konieczności wprowadzenia nowego dokumentu systemowego, ewentualnie wprowadzenia zmian w dokumentach obowiązujących, w tym w Księdze Jakości, przeprowadza Pełnomocnik ds. SZJ na podstawie: Raportu z auditu zewnętrznego; Raportu z auditu wewnętrznego; wniosku pracownika; Protokołu z przeglądu systemu zarządzania dokonanego przez Dyrektora, podjętych działań korygujących lub zapobiegawczych; zewnętrznych uregulowań prawnych dotyczących świadczonych usług i systemu zarządzania jakością. 7.2 Przygotowanie wniosku o sporządzenie projektu dokumentu systemowego lub wprowadzenia zmian ze wskazaniem osób opracowujących i współpracujących. Efektem analizy jest Wniosek o sporządzenie projektu dokumentu lub projektu zmian w dokumentach obowiązujących na formularzu F03/. We wniosku Pełnomocnik ds. SZJ wpisuje główne założenia proponowanego dokumentu lub zmian w dokumencie obowiązującym, jeżeli to konieczne, przedstawia kandydaturę pracownika, który jego zdaniem jest najbardziej kompetentny dla opracowania projektu, przedstawia również

8 (1) 8/9 kandydatury pracowników, którzy jego zdaniem, winni brać udział przy uzgodnieniach projektu oraz proponuje termin zakończenia prac nad projektem. Wniosek zatwierdza Dyrektor Szkoły. 7.3 Opracowanie projektu dokumentu systemowego lub zmian w dokumencie systemowym. Projekt dokumentu systemowego lub zmian w dokumencie obowiązującym wykonuje Pełnomocnik ds. SZJ lub pracownik, wskazany we Wniosku o sporządzenie... F03/PS Uzgodnienia i analiza spójności dokumentu z SZJ. Pracownicy wskazani we Wniosku o sporządzenie... F03/PS-01 jako współpracujący, dokonują koniecznych uzgodnień. Powyższe uzgodnienia dotyczą poszczególnych sfer działalności tak, aby opracowany projekt był zgodny z innymi elementami systemu zarządzania jakością. Ewentualne uwagi wpisywane są w odpowiednich rubrykach Wniosku o sporządzenie... F03/PS-01. Uwagi wniesione przez poszczególnych współpracujących, analizuje Pełnomocnik ds. SZJ i na ich podstawie wnosi poprawki do ostatecznej wersji projektu dokumentu systemowego / projektu zmian w dokumencie obowiązującym. Wiersze na stronach, w których naniesione zmiany oznaczone są kreską pionową na prawym marginesie. Projekt zmian wraz z załączonymi stronami, na których naniesione są zmiany i z kompletem tych samych stron w wersji przed zmianami przekreślonymi w całości, Pełnomocnik ds. SZJ przedstawia Dyrektorowi do zatwierdzenia. 7.5 Zabezpieczenie dokumentu w wersji elektronicznej. Pełnomocnik ds. SZJ nadzoruje i zabezpiecza sporządzoną i zatwierdzoną dokumentację w wersji elektronicznej. Dostęp do oryginału dokumentacji w wersji elektronicznej posiada tylko dministrator dokumentacji SZJ - umieszczona jest ona na komputerze w gabinecie administratora oraz chroniona przed niepowołanym dostępem. Przechowywana jest w oddzielnym katalogu oraz kopiowana dla celów bezpieczeństwa po każdej zmianie w dokumentacji. Sporządza się kopię elektroniczną dokumentacji systemowej, która jest przechowywana na zaszyfrowanym dysku zewnętrznym w zabezpieczonym miejscu, w sekretariacie szkoły. 7.6 Przyporządkowanie oznaczenia dokumentu. Pełnomocnik ds. SZJ oznacza dokument wewnętrzny przed jego udostępnieniem. Obowiązują następujące zasady oznaczania dokumentów: 1. Procedury Systemu Zarządzania Jakością: PS (01,02,03,04,05) gdzie oznacza numer procedury zgodnie z wymaganiem normy PN-EN ISO 9001:2009. PO (01,02,03,04,05) gdzie oznacza numer procedury operacyjnej zgodnej z numerem z wykazu procedur obowiązujących w ZSO w Bielawie. Każda procedura zawiera także w nagłówku - oznaczenie kolejnej edycji procedury.

9 9/9 2. Instrukcje Systemu Zarządzania Jakością: I01-PX() - gdzie 01 oznacza numer instrukcji, przypisanej do podprocesu nr X, natomiast oznacza kolejną edycję wydania instrukcji. 3. Formularze Systemu Zarządzania Jakością: F01-PX() - gdzie 01 oznacza numer formularza, przypisanego do procedury lub podprocesu nr X, natomiast oznacza kolejną edycję wydania formularza. Wszystkie zmiany muszą być sprawdzone i zatwierdzone w takim samym trybie jak pierwotny zapis (na tym samym poziomie autoryzacji). Jeżeli liczba zmian w dokumencie jest duża lub zmiany są bardzo istotne, należy opracować nowe wydanie dokumentu. O takim trybie decyduje Pełnomocnik ds. SZJ w porozumieniu z Dyrektorem Szkoły. Kolejne edycje dokumentów systemowych oznacza się wielkimi literami. W przypadku zmiany strony oznacza się ją nr danej edycji / nr zmiany na tej stronie. Jeśli istnieje konieczność dodania kolejnej strony w środku dokumentu oznacza się ją nr strony poprzedzającej z kolejną małą literą alfabetu. 7.7 Wprowadzenie i dystrybucja dokumentu. Dokumenty SZJ wydawane są przez Pełnomocnika ds. SZJ, udostępniane poprzez stronę internetową i opatrzone hasłem dostępu. Nauczyciele i inni pracownicy szkoły maja obowiązek bieżącego zapoznawania się z dokumentami umieszczonymi na ww. stronie. 7.8 Zastosowanie dokumentu Do obowiązków Pełnomocnika ds. SZJ należy przedstawianie pracownikom i wdrażanie aktualnych oraz nowych dokumentów. Data wprowadzenia odpowiada dacie zatwierdzenia. 8. Przypadki szczególne Nie przewiduje się. 9. Dokumenty związane Formularz F01/PS 01 Rejestr zewnętrznych uregulowań prawnych Formularz F02/PS 01 Rejestr dokumentów wycofanych Formularz F03/PS 01 Wniosek o sporządzenie projektu dokumentu lub projektu zmian w dokumentach obowiązujących