PROCEDURA NR 5.1 TYTUŁ: ZAKUPY

Transkrypt

1 PROCEDURA NR 5.1 TYTUŁ: ZAKUPY Imię i nazwisko Stanowisko Data Podpis Opracował: Mieczysław Piziurny Sekretarz Gminy Przemyśl r. Zatwierdził: Witold Kowalski Wójt Gminy Przemyśl r. Obowiązuje od: r. Egz. Nr 1 Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Gminy Przemyśl. Prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością. Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2 Procedura nr P5.1 Tytuł: ZAKUPY Numer edycji: 1 Strona: 2 Stron: 6 KARTA ZMIAN Lp. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Wprowadzający zmianę ROZDZIELNIK Lp. Otrzymujący procedurę Nr egz. Data otrzymania Podpis 1 Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością r. 2 stanowisko ds. Zamówień publicznych i ochrony środowiska r. 3 Kierownik Referatu Finansowego r. 4 Kierownik Referatu Podatkowego r. 5 Kierownik Referatu Inwestycji i Remontów r. 6 Kierownik Referatu Gospodarki Nieruchomościami r. 7 stanowisko ds. Zarządzania Kryzysowego i OC r

3 Procedura nr P5.1 Tytuł: ZAKUPY Numer edycji: 1 Strona: 3 Stron: 6 1. CEL PROCEDURY 2. ZAKRES STOSOWANIA 3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA 4. OPIS POSTĘPOWANIA 4.1. Postanowienia ogólne 4.2. Plan zamówień i zakupów SPIS TREŚCI 4.3. Przygotowanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień, do których stosuje się przepisy prawa zamówień publicznych Przygotowanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień, do których nie stosuje się przepisów prawa zamówień publicznych Zawieranie umów Ocena wykonawców zamówień Weryfikacja zamówień na etapie realizacji i odbiór końcowy Analiza planu zakupów. 5. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW

4 Procedura nr P5.1 Tytuł: ZAKUPY Numer edycji: 1 Strona: 4 Stron: 6 1. Cel procedury Celem procedury jest ustalenie jednolitego oraz zgodnego z przepisami o zamówieniach publicznych sposobu postępowania w Gminie, przy dokonywaniu zamówień oraz przy badaniu poziomu jakości dostarczonego przedmiotu zamówienia. 2. Zakres zastosowania Niniejsza procedura obowiązuje pracowników wymienionych w rozdzielniku oraz pracowników podległych im komórek organizacyjnych. 3. Odpowiedzialność i uprawnienia Lp. Osoba odpowiedzialna 1 Wójt Gminy Realizacja zamówień publicznych 2 3 Stanowiska ds. zamówień publicznych i ochrony środowiska Kierownicy Referatów/pracownicy 4. Sposób postępowania 4.1. Postanowienia ogólne Zadanie Przygotowywanie i realizacja procedur zamówień publicznych Planowanie i wykonywanie zamówień publicznych W Urzędzie Gminy Przemyśl zakupy realizowane są zgodnie z postanowieniami Ustawy z dnia 29. stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2010 roku Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) oraz Ustawy z dnia 27. sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240) Plan zamówień i zakupów a) Przed ustaleniem projektu budżetu Gminy na dany rok, Kierownicy Referatów, przy uwzględnieniu przewidywanych potrzeb, sporządzają projekty planów rzeczowo-finansowych na dany rok budżetowy, obejmujące m.in. zamówienia/zakupy związane z wykonywaniem zadań określonych dla poszczególnych referatów na formularzu F1 Roczny plan zakupów usług, towarów i robót budowlanych. Plany te przekazują do Skarbnika Gminy do dnia 15 września roku poprzedzającego rok budżetowy. b) W terminie 2 tygodni po uchwaleniu budżetu Gminy, kierownicy referatów i pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy dokonują aktualizacji planów zamówień/zakupów. W przypadku potrzeby dokonania korekty planu sporządzają nową, właściwą wersję na formularzu F1. Zaktualizowane plany przedkładane są Skarbnikowi. c) W przypadku potrzeby dokonania w ciągu roku zmian w Planie zamówień/zakupów dla Gminy, kierownicy referatów i pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy przedkładają propozycje dodatkowych zamówień/zakupów Wójtowi do akceptacji Przygotowanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień, do których stosuje się przepisy prawa zamówień publicznych a) Przygotowywaniem i przeprowadzaniem postępowań o udzielenie zamówień publicznych do których stosuje się przepisy Prawa zamówień publicznych zajmuje sie Komisja Przetargowa, zgodnie z obowiązującym prawem. b) Stanowisko ds. Zamówień publicznych i ochrony środowiska prowadzi Rejestr zamówień publicznych na formularzu F2 oraz rejestr umów na formularzach F3, F4, F5, F Przygotowanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień, do których nie stosuje się przepisów prawa zamówień publicznych a) Kierownicy refeartów wykonują czynności związane z udzielaniem zamówień, do których nie stosuje się przepisów Prawa zamówień publicznych. b) W celu zapewnienia wyboru najkorzystniejszej oferty stosuje się Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro.

5 Procedura nr P5.1 Tytuł: ZAKUPY Numer edycji: 1 Strona: 5 Stron: Zawieranie umów a) W przypadku, gdy istnieje konieczność zawarcia umowy kierownicy referatów przygotowują projekt umowy lub istotnych postanowień umowy (w przypadku braku możliwości opracowania projektu umowy) parafowane przez Radcę prawnego. b) Umowy, po zawarciu są wpisywane do centralnego rejestru umów. Jeden egzemplarz umowy przechowywany jest w referacie Ocena wykonawców zamówień a) Kierownicy referatów dokonują oceny wykonawców zamówień na formularzu F7 Karta oceny wykonawcy/dostawcy, który przekazują na stanowisko ds. Zamówień publicznych i Ochrony Środowiska. Ocena wykonawców zamówień o charakterze jednorazowym jest fakultatywna. b) Oceną, o której mowa w pkt a) nie obejmuje się: wykonawców dostarczających towary lub usługi o wartości jednostkowej nie przekraczającej kwoty zł brutto, wykonawców usług szkoleniowych ocenianych zgodnie z zapisami procedury P2.1 Szkolenie pracowników. Świadomość i kompetencje wykonawców zamówień w zakresie działalności twórczej lub artystycznej. c) Listy wykonawców zamówień są udostępniane do wglądu zainteresowanym komórkom organizacyjnym Gminy. d) Klasyfikacji wykonawców/dostawców dokonuje się na podstawie łącznej oceny (sumy ocen) następujących kryteriów: - jakości dostaw/usług (1-10 pkt.), - terminowości dostaw/usług (1-8 pkt.), - ceny materiałów/usług (1-6 pkt.), - warunki płatności (1-6 pkt.) Oceny wpisywane są do Karty oceny wykonawcy/dostawcy. Dostawcy są klasyfikowani wg poniższych ocen (średnia arytmetyczna z dostaw/usług w danym okresie): pkt ocena wysoka, pkt ocena średnia, 0-14 pkt ocena niska 4.7. Weryfikacja zamówień na etapie realizacji i odbiór końcowy a) Kierownicy referatów lub osoby upoważnione przeprowadzają weryfikację przedmiotu zamówienia w zakresie: spełnienia wymogów określonych umową, występowania widocznych wad. b) Z chwilą wykrycia niezgodności w przedmiocie zamówienia Kierownik właściwego referatu zobowiązuje dostawcę do natychmiastowego usunięcia stwierdzonych niezgodności. W przypadku zwłoki stosuje się odpowiednie zapisy umowy z wykonawcą. Po usunięciu niezgodności dokonuje się ostatecznego odbioru zamówienia. c) W uzasadnionych przypadkach Kierownik właściwego referatu lub osoba upoważniona sporządza Protokół odbioru formularz F8, który przechowywany jest wraz z umową w referacie. d) W przypadku robót budowlanych oraz gdy zamówienie ma spełniać szczególne wymagania techniczne lub inne Wójt powołuje Inspektora Nadzoru, który dokonuje odbioru. e) Ewentualnych reklamacji dotyczących przedmiotu zamówienia dokonuje się w trybie określonym umową z wykonawcą lub przy jej braku zgodnie z obowiązującymi przepisami. Za wszczęcie i nadzór nad postępowaniem reklamacyjnym jest odpowiedzialny Kierownik Wydziału nadzorującego realizację zamówienia Analiza planu zakupów a) Na podstawie bieżącej realizacji planu zamówień/zakupów kierownicy referatów monitorują i dokonują analizy wykonania planu.

6 Procedura nr P5.1 Tytuł: ZAKUPY Numer edycji: 1 Strona: 6 Stron: 6 b) Skarbnik na podstawie dokumentacji finansowo - księgowej monitoruje i dokonuje analizy wydatkowanych środków. c) Osoba zatrudniona na stanowisku ds. Zamówień publicznych i ochrony środowiska opracowuje sprawozdanie łączne, które przedkłada na przegląd systemu zarządzania jakością w celu dokonania analizy, oceny i podjęcia decyzji dotyczących ewentualnego doskonalenia procesu planowania i realizacji zamówień publicznych. 5. Wykaz załączników F1 Roczny plan zakupów usług, towarów i robót budowlanych F2 - Rejestr zamówień publicznych F3 Rejestr umów roboty budowlane F4 Rejestr umów usługi powyżej euro F5 Rejestr umów dostawy powyżej euro F6 Rejestr umów pełnienie nadzoru inwestorskiego F7 - Karta oceny wykonawcy/dostawcy F8 Protokół odbioru

7 ... (nazwa komórki organizacyjnej) Formularz F1 do P5.1 Roczny plan zakupów usług, towarów i robót budowlanych rok - Złożenie Formularza - Aktualizacja Lp. Przedmiot zamówienia/zakupu Rodzaj postępowania Planowany termin realizacji Planowany koszt - do 14 tys. - powyżej 14 tys. - do 14 tys. - powyżej 14 tys. - do 14 tys. - powyżej 14 tys. - do 14 tys. - powyżej 14 tys. - do 14 tys. - powyżej 14 tys. - do 14 tys. - powyżej 14 tys. - do 14 tys. - powyżej 14 tys. (data i podpis kierownik referatu) Uzgodniono: (data i podpis Skarbnika)

8 Formularz F2 do P5.1 REJESTR ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH o wartości szacunkowej poniżej progów ustalonych na podstawie art. 11 ust. 8 Prawa zamówień publicznych W GMINIE PRZEMYŚL ROK... NR Zamówienia Publicznego ZP Nazwa Jednostki Organizacyjnej zgłaszającej zamówienie publiczne Data złożenia wniosku Wartość szacunkowa zamówienia/ wartość udzielonego zamówienia Data powołania Komisji przetargowej Rodzaj zamówienia (dostawa, usługa, robota budowlana) Tryb w jakim udzielono zamówienia Data I numer Zawartej umowy lub informacja o unieważnieniu przetargu

9 Formularz F3 do P5.1 REJESTR UMÓW roboty budowlane powyżej EURO GMINA PRZEMYŚL ZA ROK... L.P. Nr sprawy Nr umowy Data zawarcia umowy, (dzień, miesiąc, rok) Przedmiot Umowy Nazwa, adres firmy, z którą zawarto umowę Wartość umowy netto i brutto Okres na jaki zawarto umowę

10 Formularz F4 do P5.1 REJESTR UMÓW usługi powyżej euro GMINA PRZEMYŚL ZA ROK... L.P. Nr sprawy Nr umowy Data zawarcia umowy, (dzień, miesiąc, rok) Przedmiot Umowy Nazwa, adres firmy, z którą zawarto umowę Wartość umowy netto i brutto Okres na jaki zawarto umowę

11 L.P. Nr sprawy Nr umowy Data zawarcia umowy, (dzień, miesiąc, rok) Formularz F5 do P5.1 REJESTR UMÓW dostawy powyżej euro GMINA PRZEMYŚL Przedmiot Umowy ZA ROK... Nazwa, adres firmy, z którą zawarto umowę Wartość umowy netto i brutto Okres na jaki zawarto umowę

12 l.p. Nr umowy Data zawarcia umowy, Formularz F6 do P5.1 REJESTR UMÓW pełnienie nadzoru inwestorskiego GMINA PRZEMYŚL Przedmiot Umowy ZA ROK... Nazwa, adres firmy, z którą zawarto umowę Wartość umowy netto i brutto Okres na jaki zawarto umowę

13 Formularz F7 do P5.1 Karta oceny wykonawcy/dostawcy Osoba dokonująca oceny:.... Nazwa komórki organizacyjnej:... Stanowisko:. Dostawca/wykonawca Nazwa i adres Jakoś dostaw/usług (1 10 pkt.) Terminowość dostawy/wykonania usługi (1 8 pkt.) Ceny materiałów/usług (1 6 pkt.) Warunki płatności (1 6 pkt.) Suma uzyskanych punktów (data i podpis pracownika ) Kartę oceny przekazano do.. w dniu

14 Formularz F8 do P5.1 Protokół odbioru Osoba dokonująca odbioru:..... Nazwa komórki organizacyjnej:.... Stanowisko:. Przedmiot zadania Wykonawca Termin zawarcia umowy Nr umowy Termin zakończenia zadania zgodnie z zawartą umową Termin dokonania odbioru Skład komisji odbioru Ocena wykonanego zadania Uwagi (data i podpis Dyrektora Wydziału) Sprawozdanie przekazano do. w dniu