WYTYCZNE OPRACOWYWANIA PROCEDUR

Transkrypt

1 Strona 1/6 WYTYCZNE OPRACOWYWANIA PROCEDUR 1. Procedura - zasady ogólne Procedura systemu zarządzania jakością określa: Cele i zakres działania Co powinno być zrobione i przez kogo Kiedy, gdzie i w jaki sposób powinno być wykonane Jakie materiały, wyposażanie i dokumenty powinny być użyte W jaki sposób powinno to być nadzorowane i zapisane. Celem procedury jest określenie sposobu wykonywania danego działania(czynności), którego zakres wyznacza. Procedura to ustalony sposób przeprowadzenia działania lub procesu - opis sposobu postępowania, który jest systematycznie przestrzegany przy wykonywaniu powtarzających się czynności procesowych, prowadzących do osiągnięcia zamierzonych celów ustalonych w ramach przyjętego systemu zarządzania jakością. 2. Oznaczenie stron procedury Każda strona procedury, za wyjątkiem strony tytułowej procedury, stron załączników i stron formularzy, w nagłówku w formie tabeli zawiera następujące dane: herb gminy Miasto Nowy Targ z nazwą Urząd Miasta Nowy Targ (czcionka Times New Roman 11 pogrubiona), wyrażenie Procedura Systemu Zarządzania Jakością (czcionka Times New Roman 16, pogrubiona, kapitaliki) oraz tytuł procedury (czcionka Times New Roman 12 pogrubiona, kapitaliki), podanie numeru procedury z ewidencji dokumentów systemowych (czcionka Times New Roman 11), numer strony, liczbę wszystkich stron, (układ x/y czcionka Times NewRoman 10) nr wydania (cyfry rzymskie, czcionka Times New Roman 11), pod nagłówkiem tytuł procedury (czcionka Times New Roman 16 pogrubiona, kapitaliki), a w stopce informację o następującej treści: Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowym Targu. Prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością (czcionka Times NewRoman 10 kursywa). Strony procedury są numerowane począwszy od strony tytułowej. Numeracja stron zaczyna się od liczby 1.

2 Strona 2/6 Strona załączników zawiera: - w nagłówku w pierwszym wersie nr strony, liczbę stron kolejnym wersie wyrażenie Załącznik... z podaniem numeru załącznika i numeru procedury np. Załącznik Z/01 do PZ-2.1 (czcionka Times NewRoman 12). - następnie tytuł załącznika i treść (czcionka Times new Roman 16 pogrubiona kapitaliki - tak jak opracowano niniejszy załącznik), - każdy załącznik kończy się wpisaniem słowa KONIEC Strona formularzy zawiera: - w nagłówku w pierwszym wersie nr strony, liczbę stron kolejnym wersie wyrażenie Formularz... z podaniem numeru formularza i numeru procedury np. Formularz F/05 do PZ-2.1 (czcionka Times NewRoman 12). - następnie tytuł formularza (czcionka Times NewRoman 16 pogrubiona) i jego wzór Struktura procedury Każda procedura posiada następujące elementy: stronę tytułową z nazwą procedury, oznaczeniem osoby opracowującej i zatwierdzającej procedurę, kartę zmian w procedurze, rozdzielnik, spis treści, określenie celu i przedmiotu procedury, określenie zakresu jej obowiązywania, terminologię i skróty, właściciela procedury, wykaz odpowiedzialności i kompetencji, szczegółowe zasady postępowania, wykaz formularzy i załączników, spis dokumentów związanych Strona tytułowa Strona tytułowa procedury w nagłówku w formie tabeli zawiera następujące dane: herb gminy Miasto Nowy Targ z nazwą Urząd Miasta Nowy Targ, wyrażenie Procedura Systemu Zarządzania Jakością, podanie numeru procedury z ewidencji dokumentów systemowych, tytuł procedury, numer strony, liczbę wszystkich stron, nr wydania, a w stopce informację o następującej treści: Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta Nowym Targu. Prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody pełnomocnika ds. Zarządzania Jakością (czcionki jak w punkcie 2).

3 Strona 3/ Karta zmian. Karta zmian w procedurze sporządzana jest w formie tabeli (5 kolumn). Tytuły kolumn są następujące: Lp., wprowadzono, anulowano, data zmiany, wprowadzający zmianę. Nad tabelą umieszczony jest tytuł Karta zmian Rozdzielnik Rozdzielnik sporządzony jest w formie tabeli (5 kolumn). Tytuły kolumn są następujące: lp., otrzymujący procedurę, nr egz., data otrzymania, podpis Spis treści Spis treści wyszczególnia wszystkie stałe elementy procedury w formie kolejno ponumerowanych punktów odpowiednio na kolejnych poziomach numeracji Cel i przedmiot procedury Zwięzłe określenie celu, jaki chcemy osiągnąć wprowadzając procedurę. Przedmiot procedury określa jakie procesy zostały opisane w procedurze Zakres obowiązywania Zakres obowiązywania określa zakres procesów opisanych w procedurze czynność początkowa procesu i czynności kończące proces. W razie istnienia wyjątków, czyli czynności występujących w procesie, ale nie objętych procedurą, należy ten fakt odnotować Terminologia i skróty Wszystkie specjalistyczne pojęcia i skróty występujące w procedurze powinny zostać wyjaśnione. Wyjaśnienia wymagają także pojęcia, które mogłyby sprawić trudność w posługiwaniu się procedurą przez nowego użytkownika oraz takie, których definicje różnią się od powszechnych definicji danego pojęcia. Numerowanie w sposób analogiczny Właściciel procedury W tym punkcie podajemy osobę odpowiedzialną za merytoryczną stronę procedury i jej aktualizacje. Osobę podajemy poprzez określenie stanowiska, jakie zajmuje. Pożądanym jest by właścicielem procedury wyznaczać osobę zajmującą kierownicze stanowisko w jednostce, której procedura dotyczy.

4 Strona 4/ Odpowiedzialności i kompetencje Wykaz odpowiedzialności zawiera ogólne określenie zakresu odpowiedzialności poszczególnych uczestników procesu Szczegółowe zasady postępowania W tym punkcie określa się tryb postępowania opisując kolejne etapy realizacji procesu stanowiącego przedmiot procedury. Każdy z etapów oznaczany jest dwiema liczbami rozdzielonymi kropką, z których pierwsza jest numerem punktu trybu, a druga kolejnym numerem etapu (np.: 4.1, 4.2 itd.). Każdy z etapów może zostać podzielony na mniejsze jednostki, tworząc trzeci poziom numeracji. Trzeci poziom numeracji oznaczany jest trzema liczbami. W przypadku poziomu trzeciego, pierwsza liczba oznacza numer z pierwszego poziomu (numer trybu), druga numer z drugiego poziomu (numer etapu), trzecia kolejny numer podpunktu, itd. Liczby rozdzielane są kropkami. Jednostki trzeciego poziomu mogą zostać podzielone na mniejsze, itd. Ww. opisane podziały na jednostki niższego rzędu mają na celu zbudowanie czytelnego i przejrzystego opisu sposobu postępowania. Każda z jednostek powinna zostać skonstruowana w ten sposób, by wyczerpywała wszystkie czynności i działania (także warianty) wymagane do pozytywnego zakończenia danego etapu lub całkowitego zakończenia procesu. Zaleca się by jednostka zawierała krótki opis informacyjny dot. wykonywanych czynności, z podaniem kto je wykonuje. Opis ten może nawiązywać do dokumentów związanych i załączników (formularzy, szablonów i wzorców). Opis może zawierać także wskazówki dotyczące dokonywanych zapisów (na jakim formularzu, jakiego rodzaju zapisy, w której części formularza są odnotowane, gdzie są rejestrowane, w oparciu o jakie bazy danych jest dokonywana analiza, itd.) Następnie, o ile opisywany proces to przewiduje, powinien znaleźć się opis procesu decyzyjnego z rozbiciem na decyzję negatywną i decyzję pozytywną. Jedna z decyzji powoduje przejście do wykonywania czynności opisanych w kolejnej równorzędnej jednostce. Wskazówka dotycząca przejścia do kolejnej jednostki może zostać zawarta w opisie decyzji. Druga decyzja uruchamia kolejne czynności mające na celu uzyskanie decyzji pozwalającej na przejście do kolejnego etapu lub zakończeniu procesu Czynności te

5 Strona 5/6 Załącznik Z/01 do PZ-2.1 mogą zostać opisane w formie odrębnej jednostki niższego rzędu. Zaleca się by przynajmniej jedna z decyzji została ujęta w formie odrębnej jednostki. Jeżeli jednak takie postępowanie prowadziłoby do tworzenia zbyt wielu poziomów, np. szóstego, siódmego i dalszych, co utrudni posługiwanie się procedurą, obie decyzje mogą zostać opisane w jednej jednostce. Decyzje w sprawie liczby poziomów, na jaki zostanie podzielony tryb postępowania, podejmuje właściciel procedury. W opisie poszczególnych działań zaznacza się ewentualne opóźnienia dla realizacji procesu. W przypadku gdy na różnych etapach (poziomach) opisy działań powtarzają się, możliwe jest odwołanie się do punktu, w którym działania te zostały już opisane. Jeżeli pomiędzy powtarzającymi się działaniami jest niewielka różnica, można dokonać odwołania do punktu, w którym działania te zostały opisane z określeniem różnicy. W przypadku, gdy w trakcie opisywania działań, któryś z opisywanych etapów okaże się bardziej złożony, można opisać go jako odrębny podproces. Opis podprocesu będzie stanowił odrębną część trybu postępowania lub może zostać opisany w odrębnej procedurze Wykaz formularzy i załączników Załącznikami do procedury mogą być formularze jako wzory dokumentów oraz szablony, instrukcje, formatki, wzorce, karty usług, wytyczne w formie załączników. Załączniki oznaczone są kolejnymi liczbami odrębnie dla danej procedury. Załącznik zawiera tytuł i treść merytoryczną. Załączniki otrzymują także skrót oznaczenia np. Załącznik Z/01. Formularze oznaczone są kolejnymi liczbami odrębnie dla danej procedury. Formularz zawiera tytuł i formę czyli wzór. Formularze otrzymują także skrót oznaczenia np. Formularz F/ Zapisy Zapisy stanowią dane identyfikacyjno-informacyjne dot. przechowywania dokumentów i zapisów powstałych w trakcie realizacji procedury. Dane te opracowywane są w formie informacji dot. nazwy teczek w których przechowywane są dokumenty i zapisy (zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt JRWA), numeru teczki z JRWA, określenia okresu przechowywania dokumentów, określenie stopnia poufności oraz osoby odpowiedzialnej za prowadzenie teczek.

6 2.14.Karty usług Załącznik Z/01 do PZ-2.1 Strona 6/6 Jeżeli opisywany proces został opisany w formie karty usługi do procedury należy dołączyć taką kartę w formie załącznika Dokumenty związane W tym punkcie wymienia się wszystkie dokumenty (procedury) związane z dana procedurą. KONIEC