Rys. 1. Aktywne linki będą wstawiane za pomocą rozwijanej listy

Transkrypt

1 :: Trik 1. Lista rozwijana z aktywnymi hiperłączami :: Trik 2. Łączenie tabel o róŝnym układzie kolumn :: Trik 3. Automatyczne zapisywanie zmian przy zamykaniu skoroszytu :: Trik 4. Linie siatki arkusza widoczne na wydruku :: Trik 5. Graficzna prezentacja danych w kształcie półkola Trik 1 Lista rozwijana z aktywnymi hiperłączami Pobierz plik z przykładem Przy wypełnianiu róŝnego rodzaju zestawień moŝesz potrzebować wprowadzać określone adresy . WaŜne jest, aby były one szybko wpisane do arkusza jako aktywne hiperłącza, po których kliknięciu otworzy się od razu program do obsługi poczty elektronicznej. Do seryjnego wprowadzania adresów proponujemy wykorzystać rozwijaną listę. Stworzysz ją za pomocą narzędzia Excela do sprawdzania poprawności danych. Przyjmijmy, Ŝe określone adresy będziesz wstawiał do kolumny C zestawienia zaprezentowanego na rysunku 1. Rys. 1. Aktywne linki będą wstawiane za pomocą rozwijanej listy Jeśli pracujesz w wersji Excela późniejszej niŝ 2000, powinieneś w pierwszej kolejności sprawdzić, czy Twój program ma włączoną opcję umoŝliwiającą wstawianie aktywnych adresów . => Aby to sprawdzić: 1. Z menu Narzędzia wybierz polecenie Opcje Autokorekty. (W Excelu 2007: kliknij Przycisk pakietu Office i wybierz Opcje programu Excel. W lewej części okna zaznacz kategorię Sprawdzanie, a po prawej wskaŝ przycisk Opcje Autokorekty). 2. W wyświetlonym oknie przejdź do zakładki Autoformatowanie podczas pisania. Opcja ŚcieŜki internetowe i sieciowe na hiperłącza powinna być zaznaczona, jak jest to przedstawione na rysunku 2. 1

2 Rys. 2. Ustawienia Autokorekty JeŜeli dostosowałeś ustawienia swojego Excela, moŝesz przejść do kolejnego etapu i wstawić rozwijaną listę w komórce C2. => W tym celu: 1. Zaznacz komórkę C2 i z menu Dane wybierz polecenie Sprawdzanie poprawności (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Dane i w grupie poleceń Narzędzia danych wskaŝ Poprawność danych). 2. W wyświetlonym oknie przejdź do zakładki Ustawienia. 3. Z rozwijanej listy Dozwolone wybierz pozycję Lista. 4. W pole Źródło wpisz adresy oddzielone średnikami. Wskazówka Adresy mogą być takŝe wprowadzone do dowolnych kolejnych komórek arkusza. Aby je podczepić do listy, naleŝy kliknąć w polu Źródło i zaznaczyć w arkuszu odpowiedni zakres. Rys. 3. Ustawienia rozwijanej listy 2

3 5. Zatwierdź, klikając OK, a w komórce C2 pojawi się lista. 6. Wybierz z niej dowolny adres . Jak widzisz, nie jest on na razie aktywnym hiperłączem. 7. Aby to zmienić, zaznacz komórkę C2, wciśnij klawisz funkcyjny F2, a następnie Enter. W tym momencie adres stał się aktywnym linkiem. 8. Najedź ponownie wskaźnikiem myszy nad komórkę C2, wciśnij i przytrzymaj lewy przycisk myszy, aby ją zaznaczyć (pojedyncze, szybkie kliknięcie spowoduje uruchomienie hiperłącza). 9. Wciśnij klawisz Delete, aby usunąć wpis z komórki C Skopiuj pustą komórkę C2 zawierającą rozwijaną listę do kolejnych komórek w tej kolumnie. Od tego momentu za pomocą rozwijanej listy będziesz wstawiać aktywne adresy e- mail. Rys. 4. Aktywne linki wstawiane za pomocą rozwijanej listy 3

4 Trik 2 Łączenie tabel o róŝnym układzie kolumn Pobierz plik z przykładem Prowadzisz w arkuszu Excela rejestr klientów. Obejmuje on 5 kolumn zawierających najbardziej istotne informacje. Od swojego współpracownika otrzymałeś zestawienie klientów, które naleŝałoby dokleić do Twojego rejestru. Niestety nowa tabela ma inny układ gdyŝ obejmuje jedynie 3 kolumny. Przykładowe dane przedstawia rysunek 1. Rys. 1. Rejestr klientów Rys. 2. Dane, które naleŝy dokleić JeŜeli skopiowałbyś dane z rysunku 2 i wkleił do rejestru przedstawionego na rysunku 1, wówczas wpisy znalazłyby się w nieodpowiednich kolumnach (np. nazwy firm zostałyby wstawione w kolumnie Nr klienta). Przy bardziej obszernych zestawieniach, takie przenoszenie danych moŝe stanowić nie lada problem. PokaŜemy Ci zatem, jak to zadanie wykonać w szybki sposób. => W tym celu: 1. Przejdź do arkusza z rysunku 2, kliknij komórkę A1 i z menu Wstaw wybierz polecenie Wiersze (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Narzędzia główne, w grupie poleceń Komórki rozwiń listę Wstaw i wybierz Wstaw wiersze arkusza). 2. W dodanym wierszu wstaw numery zgodne z kolejnością kolumn w rejestrze z rysunku 1. Kolejnym pustym kolumnom nadaj natomiast numery kolumn, które nie występują w rejestrze tak, jak to widać na rysunku 3. 4

5 Rys. 3. Ponumerowane kolumny 3. Następnie zaznacz wszystkie wartości w arkuszu tak, aby w aktywnym obszarze znalazły się równieŝ kolumny z nadanymi numerami (zakres A1:E7). 4. Teraz z menu Dane wybierz polecenie Sortuj (w Excelu 2007 uaktywnij kartę Narzędzia główne, w grupie poleceń Edycja kliknij Sortuj i filtruj/sortowanie niestandardowe), kliknij przycisk Opcje i zaznacz opcję Sortuj od lewej do prawej. Po kliknięciu OK w okienku Sortowanie, w polu Sortuj według powinna pojawić się pozycja Wiersz 1 tak, jak to jest przedstawione na rysunku 4. Rys. 4. Ustawienia sortowania 5. Zatwierdź ustawienia sortowania, klikając OK. Uzyskasz efekt jak na rysunku 5. Rys. 5. Tabela po posortowaniu Teraz kolejność kolumn jest identyczna co w Twoim rejestrze. Pozostaje Ci zatem zaznaczenie zakresu komórek A3:E7, skopiowanie i doklejenie do rejestru. 5

6 Trik 3 Automatyczne zapisywanie zmian przy zamykaniu skoroszytu Pobierz plik z przykładem Komunikat Excela zawierający pytanie o zapisanie zmian w skoroszycie na pewno jest Ci znany. JeŜeli w swoich arkuszach wprowadziłeś jakieś modyfikacje i nie dokonałeś ręcznego zapisu, przy próbie zamknięcia pliku program przypomina Ci w ten sposób o konieczności zapamiętania zmian. W większości przypadków uŝytkownik wybiera odpowiedź twierdzącą. Proponujemy wprowadzenie pewnego usprawnienia w Twoim roboczym skoroszycie. Zastosuj w nim proste makro, które będzie automatycznie zapisywać zmiany przy zamykaniu pliku i uciąŝliwy komunikat nie będzie się pojawiał. => Aby to zrobić: 1. Otwórz swój roboczy plik i uruchom Edytor Visual Basic. W tym celu uŝyj polecenia Narzędzia/Makro/Edytor Visual Basic (w Excelu 2007: kliknij kartę Deweloper i w grupie poleceń Kod naciśnij Visual Basic) lub kombinacji klawiszy lewy Alt + F11. Wskazówka Jeśli karta Deweloper jest niewidoczna, to kliknij Przycisk pakietu Office/Opcje programu Excel i w zakładce Popularne zaznacz opcję PokaŜ kartę Deweloper na wstąŝce. 2. W oknie Project VBAProject kliknij dwukrotnie moduł ThisWorkbook. Rys. 1. Otwórz moduł skoroszytu 3. W oknie kodu, które się pojawi, wpisz kod przedstawiony na rysunku 2. 6

7 Rys. 2. Kod procedury Procedura jest uruchamiana w momencie zamykania pliku i sprawdza, czy właściwość Saved skoroszytu ma wartość False. Jeśli tak (plik został zmieniony i nie dokonano zapisu), zmiany są automatycznie zapisywane. 4. Zamknij Edytor Visual Basic. 7

8 Trik 4 Linie siatki arkusza widoczne na wydruku Pobierz plik z przykładem Zbudowałeś w arkuszu proste zestawienie, które postanowiłeś wydrukować. Niestety na papierze niewidoczne są obramowania komórek, przez co tabela jest mało czytelna. Co naleŝy zrobić, aby uaktywnić przy drukowaniu linie siatki arkusza? Rozwiązanie jest bardzo proste: przed samym uruchomieniem drukowania naleŝy uaktywnić odpowiednią opcję. Rys. 1. Podgląd wydruku bez obramowań komórek => W tym celu: 1. Z menu Plik wybierz polecenie Ustawienia strony (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Układ strony). 2. W oknie dialogowym, które się pojawiło, przejdź do zakładki Arkusz (w Excelu 2007: odszukaj grupę poleceń Opcje arkusza). 3. W sekcji Drukuj zaznacz pole Linie siatki i zatwierdź ustawienia, klikając OK (w Excelu 2007: w sekcji Linie siatki zaznacz pole wyboru Drukuj). Rys. 2. Uaktywnienie linii siatek na wydruku Od tego momentu obramowania komórek będą widoczne na wydruku. 8

9 Trik 5 Graficzna prezentacja danych w kształcie półkola Pobierz plik z przykładem Zaprezentowanie udziałów procentowych na wykresie kołowym nie jest trudnym zadaniem. Co jednak zrobić, jeśli potrzebujesz przygotować wykres w kształcie półkola. Przeszukiwanie listy typów wykresów nic nie da, Excel takim nie dysponuje. Proponujemy Ci zastosowanie pewnego triku, dzięki któremu łatwo zbudujesz niestandardową prezentację. Przykładowe dane przedstawia rysunek 1. Rys. 1. Dane źródłowe do wykresu => Aby zbudować wykres: 1. W komórce A6 wpisz Suma, a w B6 wstaw sumę komórek B2:B5, czyli 100%. 2. Teraz zaznacz całe zestawienie i zbuduj standardowy wykres kołowy. 3. Kliknij dowolną serię danych prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Formatuj serie danych. 4. Przejdź do zakładki Opcje (w Excelu 2007: Opcje serii), w polu Kąt pierwszego wycinka wpisz 270 i zatwierdź OK (w Excelu 2007: Zamknij). Rys. 2. Formatowanie punktu danych 5. Zaznacz największą serię danych, która obecnie stanowi połowę wykresu i kliknij ją prawym przyciskiem myszy. 6. Wybierz polecenie Formatuj punkt danych. 7. Przejdź do zakładki Desenie i w grupach opcji Obramowanie oraz Obszar wybierz Brak. W Excelu 2007 wyłącz wyświetlanie elementów z kategorii Wypełnienie oraz Kolor krawędzi. 8. Zatwierdź ustawienia. 9

10 Po dodaniu etykiet wartości, a takŝe usunięciu wpisu serii Suma z legendy, wykres moŝe wyglądać jak na rysunku 3. Rys. 3. Wykres w kształcie półkola 10