Trik 1 Autorejestrowanie zmian dokonanych w obliczeniach

Transkrypt

1 :: Trik 1. Autorejestrowanie zmian dokonanych w obliczeniach :: Trik 2. Czytelne formatowanie walutowe :: Trik 3. Optymalny układ wykresu punktowego :: Trik 4. Szybkie oznaczenie wszystkich komórek z formułami :: Trik 5. Zablokowanie rozmiaru czcionek na wykresie Trik 1 Autorejestrowanie zmian dokonanych w obliczeniach Pobierz plik z przykładem Wraz ze swoim współpracownikiem przygotowujesz w Excelu raport. W pierwszej kolejności wprowadziłeś dane i proste formuły obliczeniowe. Skoroszyt z tabelą planujesz teraz przesłać współpracownikowi. Przewidujesz, Ŝe dokona on pewnych zmian wartości i chciałbyś wiedzieć, które wyniki obliczeń uległy zmianie. Proponujemy przygotowanie funkcji, która będzie dołączana do formuły obliczeniowej. Jeśli wynik ulegnie zmianie, zostanie wstawiony w tej komórce komentarz zawierający wcześniejszą wartość. Przykładowe zestawienie przedstawia rysunek 1. Rys. 1. Wyjściowy wygląd zestawienia => Aby przygotować funkcję: 1. Otwórz Edytor Visual Basic, wciskając kombinację klawiszy lewy Alt + F Z menu Insert wybierz polecenie Module. 3. Wpisz kod widoczny na rysunku 2. Znajdziesz go takŝe w pliku z przykładem dołączonym do tego triku. 1

2 Rys. 2. Kod funkcji VBA 4. Zapisz i zamknij Edytor VBA. 5. Teraz dokonaj modyfikacji formuł w wierszu 10. Dodaj do nich funkcję Komentuj w następujący sposób: =Komentuj(SUMA(A2:A9)) Rys. 3. Automatycznie wstawione komentarze 6. ZauwaŜ, Ŝe w komórkach z formułami pojawiły się komentarze. Kliknij po kolei kaŝdą z nich, wciśnij klawisz F2 i zatwierdź Enterem. Arkusz jest gotowy. Jeśli teraz któraś z kwot cząstkowych zostanie zmodyfikowana przez Twojego współpracownika, zmieni się wynik formuły. Poprzednia wartość zostanie zapamiętana w komentarzu jak to przedstawia rysunek 4. 2

3 Rys. 4. Zmiana kwoty cząstkowej spowodowała zmianę wyniku podsumowania 3

4 Trik 2 Czytelne formatowanie walutowe Pobierz plik z przykładem Wiele rozliczeń i zestawień finansowych zawiera kwoty wyraŝone w róŝnych walutach. Ich format nie zawsze jest jednak czytelny, jeśli symbol waluty jest umieszczony tuŝ przed wartością liczbową. Przykład takiego zestawienia prezentuje rysunek 1. Rys. 1. Nieczytelny format walutowy Przeglądanie wyświetlanych w ten sposób wartości okaŝe się niezwykle uciąŝliwe. Proponujemy zatem zastosować pewien trik i oddzielić oznaczenie waluty od kwoty w obrębie komórki. Do tego celu wykorzystamy format niestandardowy. => Aby to zrobić: 1. Zaznacz komórki B2:B10 i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + 1. Zostanie wyświetlone okno formatowania komórek, a w nim zaznaczony będzie aktualnie uŝywany format walutowy. 2. Uaktywnij kategorię Niestandardowe i w polu Typ tak zmodyfikuj format, aby składał się z następujących znaków: * # ##0,00 4

5 Rys. 2. Zmodyfikowany format niestandardowy 3. Zatwierdź, klikając OK. ZauwaŜ, Ŝe oznaczenie waluty jest teraz wyrównane do lewej krawędzi komórki, a wartość liczbowa do prawej. Taki efekt uzyskałeś dzięki zastosowaniu symbolu gwiazdki w formacie niestandardowym. MoŜesz dowolnie zmieniać rozmiar kolumny z kwotami. Nie będzie to miało wpływu na sposób wyrównania w komórce oznaczenia waluty i wartości liczbowej (rys. 3). Nic nie stoi na przeszkodzie, abyś w przedstawiony sposób dostosowywał formaty walutowe dotyczące innych walut. Rys. 3. Efekt zastosowania nowego formatu walutowego Nie musisz za kaŝdym razem modyfikować istniejącego formatu walutowego. MoŜesz równie dobrze stworzyć swój, w którym waluta nie będzie oznaczona symbolem tylko np. 3 literami (EUR, PLN, USD itd.). => Aby taki format zbudować: 1. Zaznacz komórki z kwotami i otwórz okno formatowania komórek. 2. W polu Typ wpisz: "EUR" * # ##0,00 5

6 3. Zatwierdź, klikając OK. Uzyskasz oczekiwany efekt zbliŝony do przedstawionego na rysunku 4. Rys. 4. Walutowy format niestandardowy zbudowany od podstaw 6

7 Trik 3 Optymalny układ wykresu punktowego Pobierz plik z przykładem Przyjmijmy, Ŝe utworzyłeś w arkuszu wykres punktowy. Niestety jego układ zaproponowany przez Excela nie odpowiada Twoim oczekiwaniom, szczególnie jeśli chodzi o rozmiar osi i ich połoŝenie względem siebie. Ze uwagi na to, Ŝe niektóre punkty są znacznie oddalone od środka układu współrzędnych, a inne są duŝo bliŝej przecięcia osi, wykres wygląda jak na rysunku 1. Rys. 1. Osie o nieodpowiednim układzie Chciałbyś, aby obie osie przecinały się dokładnie w połowie swojej długości. => Aby taki efekt uzyskać: 1. Kliknij poziomą oś prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Formatuj osie. 2. Przejdź do zakładki Skala (w Excelu 2007: uaktywnij kategorię Opcje osi) i w polach Minimum oraz Maksimum wpisz te same skrajne wartości osi, tyle Ŝe z odwrotnymi znakami (w Excelu 2007: uaktywnij uprzednio opcje Stała). Rys. 2. Określ wartości maksymalną i minimalną na osi 3. Zatwierdź, klikając OK. 7

8 4. W analogiczny sposób wykonaj to dla osi pionowej. W efekcie Twój wykres będzie miał układ zgodny z oczekiwaniami jak to przedstawia rysunek 3. Rys. 3. Osie o poprawnym układzie 8

9 Trik 4 Szybkie oznaczenie wszystkich komórek z formułami Pobierz plik z przykładem Otrzymałeś obszerne zestawienie od swojego współpracownika. Chciałbyś sprawdzić poprawność wykonywanych przez niego obliczeń. Aby to zrobić, musisz się najpierw dowiedzieć, które komórki w arkuszu zawierają formuły obliczeniowe. Nie chcesz tracić czasu na podświetlanie kaŝdej komórki z osobna? Zastosuj poniŝszy trik, a Excel oznaczy kolorem wszystkie wyniki zwracane przez formuły. => Aby to zrobić: 1. Zaznacz cały arkusz, dwukrotnie wciskając kombinacje klawiszy Ctrl + A. 2. Wciśnij klawisz funkcyjny F5 i w oknie dialogowym kliknij Specjalnie. 3. W oknie Przejdź do - specjalnie zaznacz pole Formuły i kliknij OK. Rys. 1. Okno dialogowe Przechodzenie do - specjalnie W arkuszu zostały zaznaczone tylko te komórki, w których znajduje się formuła. Teraz juŝ moŝesz trwale je oznaczyć, wybierając dowolny kolor czcionki lub tła. 9

10 Trik 5 Zablokowanie rozmiaru czcionek na wykresie Pobierz plik z przykładem ZałóŜmy, Ŝe ostatnie 10 minut spędziłeś nad dopieszczaniem wykresu, który masz przesłać swojemu szefowi. Nagle stwierdzasz, Ŝe prezentacja mogłaby być nieco większa. Zmieniasz zatem wielkość wykresu i pojawia się problem. Rozmiar czcionek na obu osiach uległ zmianie. A zatem znów musisz tracić czas na formatowanie wykresu. Ale czy na pewno? Skorzystaj z poniŝszego triku! Uwaga Jeśli pracujesz w Excelu 2007, przy zwiększaniu obszaru wykresu rozmiar czcionek na osiach nie będzie się zmieniał. Wykres, który zbudowałeś i sformatowałeś, przedstawia rysunek 1. Rys. 1. Sformatowany wykres => Aby uniknąć zmiany rozmiaru czcionek na osiach przy powiększaniu wykresu: 1. Kliknij oś pionową prawym przyciskiem myszy i z wyświetlonego menu wybierz polecenie Formatuj osie. 2. W wyświetlonym oknie dialogowym przejdź do zakładki Czcionka. 3. U dołu okna wyłącz opcję Autoskalowanie. 10

11 Rys. 2. Ustawienia czcionki na osi 4. Zatwierdź, klikając OK. 5. W analogiczny sposób wyłącz autoskalowanie czcionki na osi poziomej. Od tego momentu zwiększenie całego wykresu nie będzie skutkowało dostosowaniem rozmiaru czcionek na obu osiach. Rys. 3. Rozmiar czcionki na osiach jest zablokowany 11