Trik 1 Podsumowanie kwot występujących w co drugim wierszu

Transkrypt

1 :: Trik 1. Podsumowanie kwot występujących w co drugim wierszu :: Trik 2. Rozmiar kolumny arkusza w milimetrach :: Trik 3. Blokada obszaru roboczego arkusza :: Trik 4. Dostęp do róŝnych skoroszytów za pomocą jednego hiperłącza :: Trik 5. Oznaczenie kolejnych pozycji tabeli za pomocą liter Trik 1 Podsumowanie kwot występujących w co drugim wierszu Pobierz plik z przykładem Przyjmijmy, Ŝe od swojego współpracownika otrzymałeś tabelę, w której musisz zsumować wartości z kaŝdej co drugiej komórki w kolumnie. Przykładem takiego zestawienia moŝe być lista produktów z cenami sprzedaŝy brutto, a takŝe wartościami podatku. Przykładowe dane przedstawia rysunek 1. Rys. 1. Przykładowa tabela produktów Do rozwiązania zadania będziesz potrzebował formuły tablicowej, która zsumuje osobno wartości z wierszy o parzystych i nieparzystych numerach. W omawianym przypadku wartości brutto zapisane są w wierszach o parzystych numerach, natomiast suma wartości komórek z wierszy nieparzystych pozwoli obliczyć łączną wartość podatku. Rozpoznanie, czy wartość znajduje się w wierszu o numerze parzystym lub nie, najłatwiej wykonasz, dzieląc numer wiersza przez 2 i sprawdzając resztę z tego dzielenia. Dla wierszy parzystych reszta równa będzie zero, dla nieparzystych będzie to jakaś wartość. => A zatem: 1. W komórce C13 wprowadź następującą formułę. =SUMA((MOD(WIERSZ(C2:C11);2)=0)*C2:C11) 2. Jest to formuła tablicowa, więc zatwierdź ją kombinacją klawiszy Ctrl + Shift + Enter. Otrzymałeś sumę wszystkich wartości brutto z kolumny C. 1

2 Uwaga Prawidłowo wprowadzona formuła tablicowa powinna zostać automatycznie ujęta w nawiasy klamrowe widoczne na pasku formuły. Nie próbuj tych nawiasów wpisywać samodzielnie. => Aby obliczyć sumę wartości podatku z kolumny C: 3. Wprowadź do komórki C14 nieznacznie zmodyfikowaną formułę tablicową: =SUMA((MOD(WIERSZ(C2:C11);2)<>0)*C2:C11) Formuły moŝesz teraz skopiować w prawo, aby obliczenia zostały wykonane dla sąsiednich kolumn. Dzięki temu błyskawicznie otrzymujesz podsumowanie dla wszystkich produktów jak na rysunku 2. Rys. 2. Formuła obliczyła sumę z co drugiego wiersza zakresu 2

3 Trik 2 Rozmiar kolumny arkusza w milimetrach Pobierz plik z przykładem Dysponujesz papierowym formularzem o określonym układzie. Chciałbyś na nim nadrukować dane znajdujące się w arkuszu Excela. Wziąłeś więc linijkę i zmierzyłeś szerokość pól formularza. Niestety problem stanowi dopasowanie szerokości kolumn w arkuszu. Uwaga Nie ma potrzeby stosowania tego triku, jeśli korzystasz z Excela Rozmiar kolumn moŝesz bowiem łatwo określić w milimetrach po przełączeniu widoku arkusza na Układ strony. We wcześniejszych wersjach programu szerokość kolumn jest określona za pomocą nietypowej jednostki, równej szerokości jednego znaku zastosowanego w stylu Normalny. Aby dokładnie ustalić szerokość kolumny w centymetrach lub milimetrach, konieczne jest uŝycie makra, które przeliczy milimetry na jednostki szerokości, przy czym sposób przeliczania jest róŝny dla róŝnych czcionek i naleŝy go wyznaczyć doświadczalnie. NiŜej podany sposób dotyczy ustawienia szerokości dla domyślnych wartości stylu Normalny, czyli dla czcionki Arial o rozmiarze 10 punktów. Jeśli zmodyfikowałeś styl Normalny, to poniŝsze makro nie przyniesie oczekiwanych efektów. Style w Excelu ustawia się poprzez polecenie menu Format/Styl. Rys. 1. Okno stylów Przygotowanie makra => Aby napisać makro: 1. Otwórz Edytor Visual Basic, naciskając klawisze lewy Alt + F W Edytorze Visual Basic wybierz polecenie Insert/Module. 3. W oknie kodu modułu, które się pokaŝe, wpisz kod widoczny na rysunku 2. Znajdziesz go takŝe w pliku z przykładem załączonym do tego triku. 3

4 Rys. 2. Kod makra 4. Zamknij Edytor Visual Basic i przejdź do arkusza. Zastosowanie makra 5. Zaznacz pojedynczą komórkę w kolumnie i wciśnij klawisze lewy Alt + F8. 6. W oknie Makro wybierz makro ZmianaSzerokościKolumny i kliknij Uruchom. 7. Pojawi okno z poleceniem wpisania szerokości kolumny. Podaj wartość w milimetrach i kliknij przycisk OK. Rys. 3. Określ szerokość kolumny Powtórz kroki od 5. do 7. dla kaŝdej kolumny, której szerokość chcesz zmienić. 4

5 Trik 3 Blokada obszaru roboczego arkusza Pobierz plik z przykładem Przygotowujesz raport, który obejmuje jedynie niewielki zakres komórek na przykład A1:F60. Kopiowanie formuł w dół jest czasami uciąŝliwe, gdyŝ arkusz przewijany jest zbyt szybko i trudno jest precyzyjnie określić obszar, w którym mają się pojawić wyniki obliczeń. MoŜesz zastosować pewien trik i zablokować arkusz w taki sposób, aby dostępny był tylko jego fragment. Zrobisz to bardzo szybko z poziomu Edytora VBA. => W tym celu: 1. Wciśnij kombinację klawiszy lewy Alt + F11, aby otworzyć Edytor VBA. 2. W oknie po lewej stronie (Project VBAProject) zaznacz arkusz, na który ma zostać nałoŝone ograniczenie. Rys. 1. Okno Project VBAProject 3. JeŜeli okno właściwości (Properties) nie jest widoczne, wyświetl je, wciskając klawisz funkcyjny F4. 4. Odszukaj właściwość ScrollArea, w pole obok wpisz zakres arkusza, który ma zostać zablokowany i naciśnij Enter. Excel zmieni adresowanie na bezwzględne ($A$1:$F$60). 5

6 Rys. 2. Okno właściwości Arkusza1 Po wykonaniu tych kroków przewijanie arkusza zostanie zablokowane względem zdefiniowanego zakresu. Aby usunąć ograniczenie, wyczyść wpis odpowiadający właściwości ScrollArea. 6

7 Trik 4 Dostęp do róŝnych skoroszytów za pomocą jednego hiperłącza Pobierz plik z przykładem W trakcie pracy nad duŝym zbiorczym raportem zdarza się, Ŝe często otwierasz określone skoroszyty zawierające potrzebne dane. Znajdują się one w oddzielnych folderach (noszących nazwy 2004, 2005, 2006) zgromadzonych na dysku C w folderze Aktualizacja. KaŜdy plik, który musisz otworzyć, nosi nazwę miesiąca (styczeń.xls, luty.xls, marzec.xls itd.), ale dotyczy innego roku, co jest rozróŝniane oznaczeniami folderów (2004, 2005, 2006). Struktura folderów jest pokazana na rysunku 1. Rys. 1. Pliki zgromadzone w folderach o ujednoliconej strukturze Aby szybko uruchamiać potrzebne pliki, proponujemy zbudować arkusz z dynamicznym hiperłączem. => W tym celu: 1. Otwórz pusty skoroszyt. 2. Wprowadź dane do odpowiednich komórek jak na rysunku 2. Rys. 2. Arkusz do szybkiego uruchamiania plików 3. W komórce B2 wpisz rok (np. 2004) czyli nazwę folderu, w którym znajduje się potrzebny plik. 4. W komórce B3 wprowadź nazwę miesiąca (np. styczeń), czyli nazwę skoroszytu, który ma zostać otworzony. 7

8 5. W komórce B5 wprowadź następującą formułę: =HIPERŁĄCZE("C:\Aktualizacja\"&B2&"\" &B3&".xls";"Otwórz plik") W komórce pojawi się hiperłącze, które otworzy plik styczeń.xls znajdujący się w folderze C:\Aktualizacja\2004. Rys. 3. Dynamiczne hiperłącze Aby otworzyć inny plik, dostosuj nazwę folderu (komórka B2) i skoroszytu (komórka B3), a następnie kliknij link Otwórz plik. 8

9 Trik 5 Oznaczenie kolejnych pozycji tabeli za pomocą liter Pobierz plik z przykładem Najpopularniejszym sposobem oznaczania kolejnych pozycji w zestawieniach jest wpisanie liczb porządkowych w pierwszej kolumnie. Czasami jednak moŝe okazać się potrzebne uŝycie kolejnych liter alfabetu. Aby uniknąć ich ręcznego wprowadzania, proponujemy zastosować formułę, która zrobi to automatycznie. ZałóŜmy, Ŝe chcesz zastosować taki rodzaj wypunktowania w zestawieniu przedstawionym na rysunku 1. Rys. 1. Przykładowe zestawienie danych => Aby oznaczyć wiersze kolejnymi literami: 1. Wstaw pustą kolumnę na początku zestawienia. W tym celu zaznacz całą kolumnę A, klikając jej nagłówek z oznaczeniem literowym i wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + Shift + = (znak równości). 2. W komórce A1 wpisz Ozn. 3. W komórce poniŝej wprowadź następującą formułę: =ZNAK(WIERSZ()+63) 4. Skopiuj ją do komórek poniŝej. Rys. 2. Oznaczenia literowe 9

10 Wskazówka Dosyć często w takich wypunktowaniach uŝywa się kropki lub nawiasu okrągłego. śeby uzyskać takie wypunktowanie, zastosuj poniŝszą formułę: =ZNAK(WIERSZ()+63)&")" Nawias uŝyty na końcu formuły moŝesz w razie potrzeby zastąpić kropką. 10