Trik 1 WyróŜnianie najlepszych wyników sprzedaŝowych

Transkrypt

1 :: Trik 1. WyróŜnianie najlepszych wyników sprzedaŝowych :: Trik 2. Wygodniejsza praca z powiązanymi skoroszytami :: Trik 3. Poprawny zapis wartości czasu :: Trik 4. Szybka zmiana kryterium podsumowania :: Trik 5. Lista kolejnych dni roboczych w kilka sekund Trik 1 WyróŜnianie najlepszych wyników sprzedaŝowych Pobierz plik z przykładem Do arkusza wprowadzasz utargi osiągnięte przez wszystkich handlowców w danym okresie. Trzy największe są zawsze premiowane nagrodą pienięŝną. Chcesz, aby Excel automatycznie je oznaczał kolorami. Rejestr jest jednak dość często aktualizowany, co powoduje, Ŝe wyróŝnione kwoty wcale nie musza być w danym momencie największymi. Jak uniknąć tracenia czasu na przeglądanie arkusza w poszukiwaniu 3 premiowanych wyników? Odpowiedź jest prosta: zastosuj formatowanie warunkowe oparte na formule z funkcją MAX.K. Uproszczony rejestr utargów przedstawia rysunek 1. Rys. 1. Wyniki osiągnięte przez handlowców => Aby sprawić, Ŝeby trzy największe kwoty były zawsze wyróŝnione kolorami, wykonaj następujące czynności: 1. Zaznacz zakres komórek B2:B1000. Wskazówka Aby uniknąć ręcznego zaznaczania komórek, wpisz ten adres do pola nazwy obok paska formuły. 2. Z menu Format wybierz polecenie Formatowanie warunkowe (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Narzędzia główne i kliknij Formatowanie warunkowe/zarządzaj regułami/nowa reguła). 3. Z pierwszej rozwijanej listy wybierz pozycję Formuła jest (w Excelu 2007: uaktywnij opcję UŜyj formuły do określenia komórek, które naleŝy sformatować) i wpisz następującą formułę: 1

2 =MAX.K($B$2:$B$1000;1)=$B2 4. Kliknij przycisk Formatuj, wybierz deseń koloru czerwonego i zatwierdź OK. 5. Dodaj nowy warunek, klikając przycisk Dodaj (w Excelu 2007: uŝyj przycisku Nowa reguła). 6. Zdefiniuj podobny warunek. Zastosuj poniŝszą formułę i wybierz deseń koloru pomarańczowego: =MAX.K($B$2:$B$1000;2)=$B2 7. Dla trzeciego warunku prowadź następującą formułę: =MAX.K($B$2:$B$1000;3)=$B2 i wybierz deseń koloru Ŝółtego. Okno z warunkami formatowania powinno wyglądać jak na rysunku 2. Rys. 2. Poprawnie zdefiniowane warunki formatowania 8. Zatwierdź ustawienia, a trzy największe kwoty zostaną oznaczone kolorami. Rys. 3. Efekt końcowy Uwaga Wszystkie dopisywane kwoty utargów będą uwzględniane w formatowaniu. 2

3 Trik 2 Wygodniejsza praca z powiązanymi skoroszytami Pobierz plik z przykładem W trakcie przeprowadzania zaawansowanych analiz pobierasz dane z zewnętrznych skoroszytów. Niestety niektóre funkcje wymagają, aby wszystkie skoroszyty, do których się odwołują, były otwarte. MoŜe się zdarzyć zapomnieć, które pliki powinny być otwarte, a co gorsza, gdzie są umieszczone na dysku. Pozostaje Ci mozolna analiza formuł, aby sprawdzić, które pliki naleŝy jeszcze uaktywnić. Rys. 1. Przykładowe obliczenia z zewnętrznymi odwołaniami W takim przypadku z pomocą przyjdzie Ci makro, które w oddzielnym skoroszycie zapisze nazwy i ścieŝki dostępu do wszystkich otwartych plików. => Aby stworzyć makro: 1. Wciśnij kombinację klawiszy lewy Alt + F W oknie Edytora Visual Basic z menu Insert wybierz polecenie Module. 3. Wprowadź kod widoczny na rysunku 2 (znajdziesz go takŝe w pliku z przykładem załączonym do tego triku), a następnie zapisz i zamknij Edytor VBA. 3

4 Rys. 2. Kod makra Makro w pierwszej kolejności utworzy nowy skoroszyt, a następnie, sprawdzając kolejno wszystkie otwarte pliki, zapisze ich nazwy i ścieŝki dostępu, w kolejnych wierszach kolumny A i B tego skoroszytu, rozpoczynając od pierwszego wiersza. Dane nowego skoroszytu zostaną pominięte. Na koniec makro zapisze skoroszyt, nadając mu nazwę odpowiadającą dacie utworzenia, np xls Po uruchomieniu makra uzyskasz efekt jak na rysunku 3. Rys. 3. Lista wszystkich aktualnie otwartych skoroszytów 4

5 Trik 3 Poprawny zapis wartości czasu Pobierz plik z przykładem Zaimportowałeś do arkusza zestawienie czasu pracy urządzeń, w którym czas został przedstawiony w tzw. formacie wojskowym (bez separatora pomiędzy godzinami, minutami i sekundami). W wyniku otrzymałeś arkusz przedstawiony na rysunku 1. Rys. 1. Przykład zestawienia z nietypowym formatem czasu Ja widać czas jest przedstawiony za pomocą czterech cyfr, z których dwie pierwsze oznaczają godziny, a dwie następne - minuty. Ten sposób zapisu danych jest zupełnie nieprzydatny w Excelu. Nie uda się za jego pomocą wykonać jakichkolwiek podsumowań i analiz. Konieczne jest dokonanie konwersji na format czasu uŝywany w Excelu. MoŜna tego dokonać, wprowadzając w dodatkowej kolumnie odpowiednią formułę. => W tym celu: 1. Do komórki D2 wpisz formułę: =CZAS(LEWY(C2;2);PRAWY(C2;2);0) 2. Skopiuj ją w dół arkusza zgodnie z liczbą danych w zestawieniu. W wyniku otrzymasz wartości czasu zgodne z formatem czasu Excela tak, jak to widać na rysunku 2. Rys. 2. UŜycie formuły do konwersji wartości tekstowej na czas 5

6 3. Zaznacz obszar komórek zawierający poprawne wartości czasu wyliczone przez formułę i skopiuj je (Ctrl + C). 4. Zaznacz zakres z niepoprawnymi wartościami czasu i z menu Edycja wybierz polecenie Wklej specjalnie (w Excelu 2007: moŝesz od razu skorzystać z polecenia Wklej wartości, które pojawi się po rozwinięciu listy Wklej w grupie poleceń Schowek). W wyświetlonym oknie zaznacz opcję Wartości i kliknij przycisk OK. 5. Wyczyść obszar w kolumnie D zawierający dodane formuły. 6. W razie potrzeby sformatuj dane w kolumnie C za pomocą skrótu klawiaturowego Ctrl + Shift Po wykonaniu tych czynności otrzymasz zestawienie, które będzie zawierało poprawne wartości czasu nadające się do dalszych obliczeń. Wyjaśnienie działania formuły: W formule uŝytej do korekty danych zastosowano funkcję CZAS, podając jej jako argumenty fragmenty ciągu tekstowego korygowanego czasu. Do uzyskania liczby oznaczającej godzinę uŝyto funkcji LEWY, wycinając dwa pierwsze znaki z lewej strony. Minuty powstały z wycięcia 2 ostatnich znaków z prawej strony, za pomocą funkcji PRAWY. Jako sekundy podana została wartość 0. W wyniku funkcja CZAS zwróciła liczbę dziesiętną o wartości odpowiadającej podanym argumentom. 6

7 Trik 4 Szybka zmiana kryterium podsumowania Pobierz plik z przykładem ZałóŜmy, Ŝe potrzebujesz zsumować z zakresu B2:B11 wszystkie kwoty premii, dla których w odpowiednim wierszu w zakresie A2:A11 wartości utargów są większe od Zadanie takie rozwiąŝesz bardzo szybko, jeśli zastosujesz funkcję SUMA.JEśELI. Formuła powinna wówczas wyglądać następująco: =SUMA.JEśELI(A2:A11;">30000";B2:B11) Rys. 1. Działanie funkcji SUMA.JEśELI Nieco bardziej skomplikowanym moŝe się okazać zadanie, gdy warunek (czyli w podanym przykładzie ">30000") nie jest podany na stałe, lecz jest zmienny i musi być pobrany z innej komórki, np. D7. Wstawienie w formule jako kryterium wyraŝenia ">D7" nie przyniesie spodziewanego rezultatu, poniewaŝ Excel interpretuje warunek ujęty w cudzysłów jako ciąg znaków, a nie odwołanie do komórki. Rozwiązanie jest następujące: połącz znak większości z zawartością komórki D7, stosując operator sklejenia (&) pozwalający na połączenie ze sobą tekstów reprezentujących dwie wartości w jeden ciąg tekstowy. Formuła będzie więc wyglądać w taki sposób: =SUMA.JEśELI(A2:A11;">"&D7;B2:B11) Przy wykonywaniu formuły Excel połączy znak większości z zawartością komórki D7 dzięki czemu funkcja SUMA.JEśELI będzie mogła uŝyć tej wartości jako kryterium. Jak moŝesz zobaczyć na kolejnym rysunku, formuła zwraca prawidłowy wynik. 7

8 Rys. 2. Kryterium sumowania pobrane z komórki Wskazówka Oczywiście w zaleŝności od wymaganego kryterium zamiast znaku większości moŝesz uŝyć innych operatorów porównania. 8

9 Trik 5 Lista kolejnych dni roboczych w kilka sekund Pobierz plik z przykładem W jednym z arkuszy potrzebujesz stworzyć listę dat kolejnych 10 dni roboczych z danego miesiąca. W komórce A1 wpisałeś datę początkową, a poniŝej powinny pojawić się kolejne. Zadanie moŝna śmiało wykonać za pomocą wypełniania serią, czyli zaznaczyć komórkę początkową, przeciągnąć w dół jej prawy dolny róg z wciśniętym prawym przyciskiem myszy, a po zwolnieniu myszy wybrać menu podręcznego pozycję Wypełnij dniami powszednimi. Jeśli potrzebujesz jednak często zmieniać datę bazową i na jej podstawie wyznaczać kolejne 10 dni, wygodniejszym sposobem będzie uŝycie formuły. => W tym celu: 1. Do komórki A1 wpisz datę początkową. 2. Do komórki poniŝej wprowadź następującą formułę: =JEśELI(DZIEŃ.TYG(A1)=7;A1+2; JEśELI(DZIEŃ.TYG(A1)=6;A1+3;A1+1)) 3. Skopiuj ją do kolejnych 8 komórek i w razie potrzeby otrzymanym wartościom nadaj poprawny format. Lista 10 dat jest gotowa, jak to przedstawia rysunek 1. Rys. 1. Lista kolejnych 10 dni roboczych Wyjaśnienie działania formuły: Istotne znaczenie ma tutaj zastosowanie odwołania względnego do komórki A1, gdyŝ formuła zawsze odwołuje się do komórki leŝącej powyŝej. Dzięki uŝyciu odwołania względnego w trakcie kopiowania do kolejnych wierszy adres komórki, do której odwołuje się formuła, będzie się zmieniał w zaleŝności od połoŝenia komórki z formułą. Działanie formuły polega na sprawdzeniu numeru dnia tygodnia daty umieszczonej wyŝej. Do tego zadania w pierwszym argumencie funkcji JEśELI uŝyto funkcji DZIEŃ.TYG, która zwraca numer dnia tygodnia na podstawie daty. W naszym przypadku wyraŝenie DZIEŃ.TYG(A1)=7 sprawdza, czy data w komórce A1 przypada w sobotę (7 dzień tygodnia). JeŜeli tak - zwracana jest data późniejsza o dwa dni 9

10 (A1+2), czyli poniedziałek. Jeśli zaś data w komórce A1 nie przypada w sobotę, przeprowadzany jest kolejny test: czy przypada moŝe w piątek? Jeśli tak, do daty dodawane są trzy dni (takŝe zwrócony będzie poniedziałek). JeŜeli nie, dodawany jest jeden dzień (A1+1). Wskazówka Domyślnie funkcja DZIEŃ.TYG za pierwszy dzień tygodnia uznaje niedzielę. MoŜna to zmienić, określając w jej drugim argumencie inną kolejność. Przykładowo, uŝycie funkcji w postaci: DZIEŃ.TYG(A1;2) spowoduje, Ŝe pierwszym dniem tygodnia stanie się poniedziałek. 10