2 Arkusz kalkulacyjny

Transkrypt

1 2 Arkusz kalkulacyjny Excel Tworzenie skoroszytów Tworzenie, budowa oraz zapisywanie skoroszytów w programie Excel 2007 nie uległy zasadniczym różnicom w stosunku do programu Excel 2003, dlatego zagadnienia te nie będą opisywane Szablony skoroszytów Korzystanie z szablonów skoroszytów w programie Excel 2007 jest analogiczne jak w Wordzie Wystarczy wybrać Przycisk pakietu Office, oznaczony ikoną, a następnie polecenie Nowy i w oknie Nowy skoroszyt wybrać Zainstalowane szablony lub jeśli komputer podłączony jest do Internetu wybrać jeden z szablonów dostępnych na stronie Microsoft Office Online Tworzenie list Listy ciągłe oraz listy powtarzalne w Excelu 2007 tworzy się identycznie jak w Excelu Ćwiczenie 2.1. Tworzenie listy niestandardowej 1. Wybrać Przycisk pakietu Office, oznaczony ikoną, a następnie w dole okna wybrać przycisk Opcje programu Excel. 2. W otwartym oknie w grupie Popularne należy wybrać przycisk Edytuj listy niestandardowe. 24

2 Tworzenie list 3. W otwartym oknie Listy niestandardowe (rys. 2.1) należy ustawić kursor w polu Lista wpisów, wprowadzić własną listę niestandardową, np. 1a, 2b, 3c, 4d, itd. i zatwierdzić przyciskiem Dodaj. Rys Okno Listy niestandardowe Uwaga. Należy pamiętać, aby kolejne punkty tworzonej listy niestandardowej oddzielić przecinkiem i spacją. Ćwiczenie 2.2. Import listy niestandardowej Import listy niestandardowej pozwala dodać do grupy list niestandardowych listy utworzonej ręcznie w arkuszu. Dzięki temu będzie możliwe wielokrotne wykorzystywanie takiej listy. W tym celu należy wykonać następujące czynności: 1. W arkuszu stworzyć odręcznie listę niestandardową (np. 1a, 1b, 1c, 1d, itd.). 2. Wybrać Przycisk pakietu Office, oznaczony ikoną, następnie w dole okna wybrać przycisk Opcje programu Excel. 3. W otwartym oknie w grupie Popularne należy wybrać przycisk Edytuj listy niestandardowe. 4. W oknie Listy niestandardowe obok przycisku importuj należy kliknąć przycisk (rys. 2.2). Rys Widok zaznaczonych komórek w oknie importu listy niestandardowej 25

3 Arkusz kalkulacyjny Excel Następnie należy zaznaczyć komórki zawierające utworzoną w punkcie 1 ćwiczenia listę niestandardową i powrócić do edycji okna Listy niestandardowe, 6. Jeśli w oknie importu widoczne są zaznaczone wcześniej komórki należy wybrać przycisk Importuj. Nowa lista powinna pojawić się w polu Listy niestandardowe Wypełnianie i dostosowywanie komórek Wypełnianie komórek Szybkim sposobem na wypełnienie wiersza lub kolumny taką samą wartością jest wpisanie tej wartości w komórce rozpoczynającej wiersz lub kolumnę, a następnie skopiowanie jej (przeciągnięcie) do pozostałych komórek. Przykładowo, aby wypełnić określony obszar, należy początkowo wypełnić wiersze, a następnie nie zmieniając zaznaczenia, wypełnić kolumny obszaru. Rozmiar komórek Aby sprawdzić lub zmienić rozmiar komórek w karcie Narzędzia główne, z grupy Komórki, należy wybrać polecenie Format. Można również, podobnie jak w Excelu 2003, ręcznie ustawić rozmiar komórek, przeciągając ich krawędzie za pomocą kursora. Ukrywanie wierszy i kolumn Aby ukryć kolumnę, należy zaznaczyć wybraną kolumnę i wybrać polecenie Format Ukryj i Odkryj Ukryj kolumny. W celu ukrycia kolumny, należy zaznaczyć cały arkusz lub kolumny po prawej i lewej stronie kolumny ukrytej, a następnie wybrać polecenie Format Ukryj i Odkryj Odkryj kolumny. W analogiczny sposób można ukrywać i odkrywać wiersze. Scalanie komórek Scalanie komórek w Excelu2007 odbywa się analogicznie jak w Excelu W tym celu należy zaznaczyć zakres komórek, a następnie na karcie Narzędzia główne z grupy Wyrównanie wybrać polecenie Scalaj i wyśrodkuj, oznaczone ikoną. Podobnie wykonuje się podział komórek. Dodawanie i usuwanie wierszy i kolumn Dodawanie i usuwanie wierszy i kolumn oraz ich czyszczenie wykonuje się podobnie jak w Excelu Odpowiednie polecenia dostępne są w karcie Narzędzia główne, w grupie Komórki lub po zaznaczeniu odpowiedniego wiersza lub komórki pod prawym przyciskiem myszy. 26

4 Wstawianie komentarzy 2.5. Formatowanie komórek Formatowanie komórek w Excelu 2007 wykonuje się analogicznie jak w Excelu Należy zaznaczyć wybrany obszar, kliknąć na nim prawym przyciskiem myszy i wybrać polecenie Formatuj komórki. Otwarte zostanie, znane z Excela 2003, okno Formatowanie komórek, w którym należy wykonać odpowiednie ustawienia. Szybkim sposobem na wykonanie formatowania komórki lub zaznaczonego obszaru jest zastosowanie jednego z dostępnych stylów komórek. Aby zastosować styl komórki, należy zaznaczyć wybraną komórkę lub obszar komórek, a następnie z karty Narzędzia główne wybrać polecenie Style komórki, oznaczone ikoną Tworzenie tabel Tabele w programie Excel 2007 tworzy się podobnie jak w Excelu Najszybszym sposobem na utworzenie tabeli jest skorzystanie ze stylów tabel. W tym celu należy zaznaczyć zakres komórek, dla których ma zostać utworzona tabela, a następnie wybrać polecenie Formatuj jako tabelę, oznaczone ikoną i wskazać odpowiadający styl tabeli. Narzędzia formatowania tabeli dostępne są po zaznaczeniu obszaru tabeli lub zakresu komórek pod prawym przyciskiem myszy. Po wybraniu polecenia Formatuj komórki wyświetlone zostanie znane z Excela 2003 okno Formatowanie komórek Wstawianie komentarzy Aby do komórki wstawić komentarz, należy wybrać kartę Recenzja, a następnie polecenie Nowy komentarz. Formatowanie i usuwanie komentarzy wykonuje się analogicznie jak w Excelu

5 Arkusz kalkulacyjny Excel Wstawianie grafiki Wstawianie grafiki do skoroszytu programu Excel 2007 wykonuje się podobnie jak w programie Word Należy wybrać kartę Wstawianie, gdzie dostępne są odpowiednie narzędzia. Po wstawieniu lub narysowaniu obiektu wyświetlana jest dodatkowa karta Narzędzia do rysowania, za pomocą której można wykonać dodatkowe formatowanie i dostosowywanie obiektu Import i transpozycja danych Aby wykonać import danych, należy wybrać kartę Dane, polecenie Dane zewnętrzne, oznaczone ikoną, a następnie wskazać źródło danych i wykonać ustawienia importu danych (rys. 2.3). Transpozycje danych wykonuje się tak samo jak w Excelu Rys Grupa narzędzi Dane zewnętrzne na karcie Dane Formatowanie arkusza Wszystkie polecenia dotyczące formatowania arkusza w programie Excel 2007 dostępne są po kliknięciu prawym przyciskiem na jego nazwie, np. Arkusz1. Czynności takie jak wstawianie nowego arkusza, usuwanie arkusza, zmiana nazwy, zmiana kolorów karty czy ukrywanie i odkrywanie arkusza są intuicyjne i wykonuje się je analogicznie jak w Excelu Ćwiczenie 2.3. Zmiana tła arkusza Aby zmienić kolor tła arkusza z białego na inny, należy zaznaczyć cały arkusz, klikając w lewym górnym narożniku arkusza prawym przyciskiem myszy i wybrać polecenie Formatuj komórki. Można również skorzystać z klawiszy skrótu Ctrl+a. W oknie Formatowanie komórek należy wybrać zakładkę Wypełnienie i ustawić odpowiedni kolor tła. 28

6 Prezentacja danych za pomocą wykresów Aby jako tło arkusza zastosować obraz, należy z karty Ustawienia strony wybrać polecenie Tło, oznaczone ikoną, a nastepnie wskazać wybrany obraz. Aby usunąć tło należy wybrać polecenie Usuń tło, oznaczone ikoną. Dodatkowo w karcie Ustawienia strony w grupie Motywy można wybrać jeden z motywów arkusza oraz określić kolor i czcionkę. Do tabel i obiektów graficznych można również zastosować jeden ze schematów kolorów i efektów Prezentacja danych za pomocą wykresów Prezentację danych za pomocą wykresów w Excelu 2007 wykonuje się podobnie jak w Excelu Należy kliknąć na kartę Wstawianie, wybrać odpowiedni typ wykresu i wskazać zakres danych. Do zaznaczania zakresu danych służy polecenie Zaznacz dane, oznaczone ikoną. Po jego wybraniu wyświetlone zostanie okno Wybieranie źródła danych (rys. 2.4). Rys Okno Wybieranie źródła danych na karcie Wstawianie Za jego pomocą można wskazywać zakres danych do przedstawienia na wykresie, dodawać i usuwać serie danych oraz określać etykiety osi. Aby wykonać formatowanie wykresu, należy kliknąć prawym przyciskiem myszy na wybranym elemencie i wybrać polecenie, np. Formatuj obszar wykresu, Formatuj oś, Formatuj ściany itd. 29

7 Arkusz kalkulacyjny Excel Sortowanie i filtrowanie danych Sortowanie i filtrowanie danych w Excelu 2007 wykonywane jest podobnie jak w Excel Odpowiednie narzędzia dostępne są w karcie Narzędzia główne, w grupie Edycja, oznaczone ikoną oraz w karcie Dane, w grupie Sortowanie i filtrowanie (rys. 2.5). Rys Grupa narzędzi Sortowanie i filtrowanie Na uwagę zasługuje opcja Sortowanie niestandardowe, dzięki której można określić kilka parametrów sortowania jednocześnie. Ćwiczenie 2.4. Stosowanie sortowania niestandardowego W niniejszym ćwiczeniu zostanie utworzona tabela zawierająca oceny uczniów. Komórki tabeli z ocenami niedostatecznymi zostaną wypełnione kolorem czerwonym. Za pomocą sortowania niestandardowego nazwiska uczniów zostaną uszeregowane w zależności od zdobytych ocen: od najgorszych do najlepszych. Uczniowie z ocenami niedostatecznymi zostaną umieszczeni na końcu listy. Dane źródłowe do utworzenia listy przedstawiono w Tabeli W arkuszu Excel stworzyć następującą tabelę: Tabela 2.1. Oceny w klasie IIA z przedmiotu: Informatyka Oceny w klasie IIA z przedmiotu: Informatyka Nr. Nazwisko Imię Ocena 1 Adamski Karol 1 2 Bielak Adam 4 3 Czajka Piotr 4 4 Dąbrowski Anna 5 5 Kowalski Jakub 4 6 Kwaśniewski Ewa 3 7 Prokop Monika 5 8 Wolan Paweł 1 30

8 Sortowanie i filtrowanie danych Tabela 2.1. cd. Oceny w klasie IIA z przedmiotu: Informatyka Nr. Nazwisko Imię Ocena 9 Wrona Justyna 2 10 Zając Edyta 4 11 Zieliński Jan 5 2. Komórki z oceną niedostateczną wypełnić kolorem czerwonym. 3. Zaznaczyć wszystkie komórki zawierające dane uczniów tj. numer, nazwisko, imię i ocenę (bez nagłówka tabeli). 4. Z karty Narzędzia główne rozwinąć polecenie Sortuj i filtruj i wybrać polecenie Sortowanie niestandardowe. 5. W oknie Sortowanie (rys. 2.6) z listy Sortuj według wybrać kolumnę zawierającą oceny uczniów. Pozostałe parametry sortowania dla tego poziomu pozostawić bez zmian. Rys Widok okna Sortowanie ustawienia sortowania 6. Wybrać przycisk Dodaj poziom. 7. W nowym poziomie sortowania wykonać ustawienia jak na rys Uwaga: kolumna F w niniejszym przykładzie jest to kolumna zawierająca oceny uczniów. 8. Ostatnią czynnością jest właściwe ustawienie kolejności poziomów. Służą do tego przyciski. W omawianym przykładzie pierwszy poziom określa metodę sortowania. Oznacza to, że oceny mają być sortowane od najniższych do najwyższych, więc oceny niedostateczne znajdą się na początku listy. Aby oceny niedostateczne znalazły się na dole listy, należy określający to poziom ustawić, jako pierwszy. 9. Ustawienia zatwierdzić przyciskiem OK. 31

9 Arkusz kalkulacyjny Excel 2007 Ćwiczenie 2.5. Filtrowanie danych Aby wykonać filtrowanie danych w Excelu 2007, należy wykonać następujące kroki: 1. Zaznaczyć zakres wyszukiwania kolumnę lub cały arkusz. 2. Wybrać polecenie Sortuj i filtruj oznaczone ikoną, a następnie Filtruj. 3. W zależności od zaznaczonego zakresu nad lub w pierwszej komórce pojawi się ikona. Po jej rozwinięciu można określić zakres filtrowania oraz, określić formaty w tym formaty niestandardowe Formatowanie warunkowe Narzędzia formatowania warunkowego w Excelu 2007 dostępne są w karcie Narzędzia główne. W porównaniu do Excela 2003 znajduje się tu wiele nowych funkcji, ponadto uproszczono i przyspieszono korzystanie z narzędzia. Aby zastosować formatowanie warunkowe, wystarczy zaznaczyć zakres komórek i wybrać polecenie Formatowanie warunkowe, oznaczone ikoną. Po rozwinięciu listy dostępne są gotowe do zastosowania szybkie reguły, można również tworzyć własne reguły Odwołania do komórek i zakresów Style odwołań i adresowanie komórek w Excelu 2007 są takie same jak w programie Excel 2003, dlatego nie będą omawiane Funkcje w arkuszu kalkulacyjnym Funkcje w programie Excel 2007 nie różnią się niczym od tych stosowanych w programie Excel W identyczny sposób można stosować i łączyć funkcje obliczeniowe. Funkcje można wpisywać z klawiatury lub wstawiać. Aby wstawić funkcję, należy wybrać kartę Formuły, a następnie polecenie Wstaw 32

10 Tworzenie arkuszy obliczeniowych funkcję, oznaczone ikoną. Wyświetlone zostanie, znane z Excela 2003, okno Wstawianie funkcji. Na wstążce znajduje się również biblioteka funkcji, która ułatwia szybki wybór Tworzenie arkuszy obliczeniowych Arkusze obliczeniowe w Excelu 2007 tworzy się podobnie jak w Excelu Różnice w tworzeniu arkuszy obliczeniowych dotyczą innego umiejscowienia narzędzi i poleceń. Pola wyboru danych Zasada tworzenia formularzy z polami wyboru w Excelu 2007 jest taka sama jak w Excelu Zmianie uległo jedynie usytuowanie pól wyboru danych oraz nazwy narzędzi. Przed przystąpieniem do tworzenia pól wyboru należy umieścić na wstążce domyślnie ukrytą kartę Deweloper. W tym celu należy wybrać Przycisk pakietu Office, oznaczony ikoną, następnie w dole okna wybrać przycisk Opcje programu Excel. W grupie Popularne zaznaczyć opcję Pokaż kartę Deweloper na Wstążce. Ćwiczenie 2.6. Tworzenie pola wyboru (kombi) 1. W dowolnych pustych komórkach utworzyć dowolną listę, np. w kolumnie B, rozpoczynając od komórki B3, stworzyć listę kolejnych miesięcy. 2. Wybrać kartę Deweloper i rozwinąć polecenie Wstaw, oznaczone ikoną. 3. Z dostępnych opcji wybrać Pole kombi. 4. W dowolnej pustej komórce, np. D3, narysować pole kombi. 5. Kliknąć prawym przyciskiem myszy na polu kombi i wybrać polecenie Formatuj formant. 6. Wyświetlone zostanie okno Formatowanie formantu, znane z Excela 2003 (dalsze czynności są identyczne jak w Excelu 2003). 33

11 Arkusz kalkulacyjny Excel W zakładce Format należy wskazać: Zakres wejściowy zaznaczyć stworzoną wcześniej listę miesięcy, Łącze komórki pozostawić puste, Linie rzutu wpisać 12, dla lepszego efektu zaznaczyć opcję Cień 3-W. 8. Zatwierdzić przyciskiem OK. W podobny sposób można tworzyć pozostałe elementy pól wyboru, jak: pola listy, przyciski, pokrętła itp. (rys. 2.7). Rys Narzędzia Formanty formularza Zamiana tekstu na kolumny Odpowiednie narzędzia, służące do zamiany tekstu na kolumny, w Excelu 2007 dostępne są w karcie Dane, po wybraniu polecenia Tekst jako kolumny, oznaczonego ikoną. Wyświetlone zostanie, znane z Excela 2003, okno Kreator konwersji tekstu na kolumny, w którym należy zaznaczyć opcję Rozdzielany. Następnie należy zaznaczyć istniejący lub stworzyć własny ogranicznik. W miejscu ogranicznika wstawiony zostanie podział na kolumny Zamiana danych Wyszukiwanie i zamiana danych w Excelu 2007 jest analogiczna jak w Excelu Na karcie Narzędzia główne znajduje się polecenie Znajdź i zaznacz, oznaczone ikoną poleceń., po wybraniu którego dostępna jest lista odpowiednich 34

12 Ochrona danych Styl arkusza Styl arkusza można określić wybierając kartę Układ strony i polecenie Motywy, oznaczone ikoną. Dzięki bieżącemu podglądowi szybko można wybrać jeden z dostępnych motywów. Można również określić kolor tabel, czcionkę oraz efekty obiektów graficznych Ochrona danych Ochrona arkusza Aby chronić wybrany arkusz, należy wybrać kartę Recenzja, a następnie polecenie Chroń arkusz, oznaczone ikoną. Można również kliknąć prawym przyciskiem myszy na jego nazwie, a następnie wybrać ikonę. W otwartym oknie Chronienie arkusza (rys. 2.8) należy ustawić hasło dostępu do arkusza oraz zaznaczyć czynności, jakie mogą wykonywać użytkownicy arkusza. Rys Okno Chronienie arkusza Ochrona skoroszytu Aby chronić cały arkusz, należy wybrać polecenie Chroń skoroszyt, oznaczone ikoną, a następnie zaznaczyć opcję Chroń strukturę i okna i ustawić hasło dostępu. 35

13 Arkusz kalkulacyjny Excel 2007 Ćwiczenie 2.7. Ochrona zakresu komórek Aby włączyć ochronę wyłącznie zakresu komórek, np. przed wprowadzeniem zmian przez innych użytkowników, należy: 1. Wyłączyć ochronę arkusza, jeśli jest włączona. 2. Zaznaczyć cały arkusz korzystając np. ze skrótu Ctrl+a lub kliknąć pole w lewym górnym rogu arkusza. 3. W karcie Narzędzia główne rozwinąć grupę Czcionka. 4. W oknie Formatowanie komórek wybrać zakładkę Ochrona, odznaczyć opcję Zablokuj i zatwierdzić przyciskiem OK. 5. Następnie zaznaczyć zakres komórek, które mają być chronione. 6. Ponownie w karcie Narzędzia główne rozwinąć grupę Czcionka. 7. W oknie Formatowanie komórek wybrać zakładkę Ochrona, zaznaczyć opcję Zablokuj i zatwierdzić przyciskiem OK. 8. Wybrać kartę Recenzja i polecenie Chroń arkusz Drukowanie Drukowanie arkuszy programu Excel 2007 jest analogiczne jak drukowanie arkuszy programu Excel Przed drukowaniem arkuszy należy pamiętać o właściwym wyborze drukarki oraz sprawdzeniu podglądu wydruku. Aby sprawdzić zakres wydruku arkusza w karcie Widok, należy wybrać polecenie Układ strony, oznaczone ikoną. Natomiast w karcie Układ strony można określić między innymi: rozmiar strony, orientację, marginesy, obszar wydruku itd. 36