Rys. 1. Daty rozpoczęcia i zakończenia uŝytkowania maszyn

Transkrypt

1 :: Trik 1. Wykres przedziałów czasowych :: Trik 2. Większa liczba warunków w formatowaniu warunkowym :: Trik 3. Podsumowanie liczb niepoprawnie wprowadzonych do komórek :: Trik 4. Podpis i dane kontaktowe wpisywane za pomocą formuły :: Trik 5. Automatyczne formatowanie nowo dopisywanych wartości Trik 1 Wykres przedziałów czasowych Pobierz plik z przykładem Zostałeś poproszony o przygotowanie krótkiej prezentacji dotyczącej uŝytkowania maszyn produkcyjnych w firmie. Na wykresie powinny się znaleźć oznaczenia maszyn, a takŝe lata, w których były one eksploatowane. W jaki sposób czytelnie przedstawić takie porównanie? Dane, na podstawie których ma powstać prezentacja, przedstawia rysunek 1. Rys. 1. Daty rozpoczęcia i zakończenia uŝytkowania maszyn Przygotowanie danych Aby czytelnie przedstawić okresy uŝytkowania, powinieneś nieznacznie przebudować tabelę. => W tym celu: 1. Do komórki D2 wpisz zwykłą róŝnicę dat z kolumn C i B: =C2-B2 2. Formułę skopiuj do kolejnych komórek. 3. Na koniec ukryj kolumnę C. Twój arkusz powinien teraz wyglądać jak na rysunku 2. 1

2 Rys. 2. Dane źródłowe są przygotowane Budowa wykresu => Aby przygotować czytelną prezentację na podstawie przygotowanych danych źródłowych, wykonaj następujące czynności: 1. Zaznacz zakres komórek A1:D6 i zbuduj wykres Słupkowy/Skumulowany słupkowy. Rys. 3. Wybierz odpowiedni typ wykresu Twój wykres będzie teraz wyglądał jak na rysunku 4. Rys. 4. Początkowy układ wykresu Wymaga on jednak drobnych modyfikacji, aby prezentacja danych była wystarczająco czytelna. 2

3 => W tym celu: 1. Kliknij legendę lewym przyciskiem myszy i wciśnij klawisz Delete. W razie potrzeby rozszerz obszar kreślenia. 2. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny słupek koloru niebieskiego i z menu podręcznego wybierz polecenie Formatuj serie danych. 3. W sekcjach Obramowanie i Obszar wybierz opcję Brak (w Excelu 2007: w sekcji Kolor krawędzi wskaŝ Brak linii, a w sekcji Wypełnienie zaznacz Brak wypełnienia). 4. Zatwierdź ustawienia, klikając przycisk OK (w Excelu 2007: Zamknij). 5. Kliknij poziomą oś wykresu prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Formatuj osie (w Excelu 2007: Formatuj oś). 6. Przejdź do zakładki Skala (w Excelu 2007: sekcja Opcje osi) i dostosuj odpowiednio wartości skrajne oraz jednostkę (np. Minimum: 1998; Maksimum: 2009; Jednostka główna: 1). 7. Zatwierdź ustawienia, klikając OK. Po sformatowaniu Twój wykres moŝe wyglądać jak na rysunku 5. Rys. 5. Gotowy wykres 3

4 Trik 2 Większa liczba warunków w formatowaniu warunkowym Pobierz plik z przykładem Otrzymałeś listę transakcji zrealizowanych przez handlowców w pewnym okresie. Potrzebujesz odszukać i oznaczyć kolorem dane dotyczące czterech z nich. Najwygodniej byłoby posłuŝyć się formatowaniem warunkowym, ale niestety do dyspozycji są tylko 3 warunki, a Tobie potrzebne są 4. Okazuje się, Ŝe bardzo łatwo moŝesz obejść to ograniczenie. Uwaga Wspomniane ograniczenie liczby warunków formatowania warunkowego nie dotyczy Excela Przykładową listę transakcji przedstawia rysunek 1. Rys. 1. Lista transakcji => Aby zaznaczyć transakcje zrealizowane przez handlowców o nazwiskach: Witak, Bełski, Nowak i Małek, wykonaj następujące czynności: 1. Zaznacz zakres A2:C14 i z menu Format wybierz polecenie Formatowanie warunkowe (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Narzędzia główne i w grupie poleceń Style wskaŝ Formatowanie warunkowe/nowa reguła). 2. Z rozwijanej listy po lewej wybierz Formuła jest (w Excelu 2007: zaznacz opcję UŜyj formuły do określenia komórek, które naleŝy sformatować) i wpisz następującą formułę: =LUB($A2="Witak";$A2="Bełski";$A2="Nowak";$A2="Małek") 4

5 Rys. 2. Zdefiniowany warunek formatowania Wyjaśnienie działania formuły: Funkcja LUB zwraca wartość logiczną PRAWDA, jeśli choć jeden jej argument zwraca wynik PRAWDA. JeŜeli zaś wszystkie argumenty zwracają wartość FAŁSZ, wtedy wynikiem działania funkcji jest takŝe FAŁSZ. W przykładzie w kaŝdym argumencie funkcji następuje sprawdzenie, czy komórka A2 zawiera jedno z podanych nazwisk. Jeśli tak, wówczas nadawane jest formatowanie. W ten sposób analizowane są wszystkie komórki w kolumnie A. Aby uzyskać zaznaczenie całych wierszy w zestawieniu, zastosowano adresowanie mieszane ($A2). 3. Kliknij przycisk Formatuj i wybierz sposób oznaczenia komórek. 4. Na koniec zatwierdź ustawienia, w obu otwartych oknach klikając OK. Rys. 3. Transakcje zostały oznaczone Wskazówka Liczbę nazwisk do wyróŝnienia moŝesz zwiększać, dopisując kolejne argumenty w formule. 5

6 Trik 3 Podsumowanie liczb niepoprawnie wprowadzonych do komórek Pobierz plik z przykładem Chcesz podsumować wartości wprowadzone do kolejnych komórek arkusza. Niestety część z nich ma wstawiona kropkę stanowiącą separator tysięcy. Próba podsumowania tak wprowadzonych liczb daje niepoprawny wynik jak na rysunku 1. Rys. 1. Formuła daje błędny wynik Aby przeprowadzić odpowiednie obliczenia, wystarczy rozbudować formułę: => W tym celu: 1. Formułę z komórki B8 zamień na następującą: =SUMA(WARTOŚĆ(PODSTAW(B3:B7;".";""))) 2. Koniecznie zatwierdź ją kombinacją klawiszy Ctrl + Shift + Enter, poniewaŝ jest to formuła tablicowa. Uzyskasz efekt jak na rysunku 2. Rys. 2. Formuła tablicowa zwróciła poprawny wynik Wyjaśnienie działania formuły: Zadaniem funkcji PODSTAW jest sprawdzenie kwot w komórkach B3:B7 i zamiana w nich kropki na pusty ciąg znaków (tam gdzie jest to konieczne). Poprawiona kwota 6

7 jest następnie zamieniana na wartość liczbową za pomocą funkcji WARTOŚĆ. Na koniec dokonywane jest podsumowanie kwot. 7

8 Trik 4 Podpis i dane kontaktowe wpisywane za pomocą formuły Pobierz plik z przykładem Na pewno często zdarza Ci się wielokrotnie wpisywać do arkusza ten sam tekst. Przykładowo przygotowujesz kilkanaście raportów cząstkowych, pod którymi powinna się znaleźć informacja o sporządzającym zestawienie. MoŜe ona wyglądać następująco: Przygotował: Rafał Milewski Specjalista ds. SprzedaŜy Tel.: milewski@xedos.pl Aby zaoszczędzić czas, moŝesz ją wprowadzić jako stałą tekstową, do której będzie się odwoływać nazwa. Gdy zostanie ona wprowadzona jako formuła tablicowa, będziesz mieć moŝliwość szybkiego wstawiania tych danych do wybranego miejsca w arkuszu. => Aby zdefiniować nazwę odwołującą się do stałej tekstowej: 1. Zaznacz dowolną komórkę w arkuszu. 2. Z menu Wstaw wybierz polecenie Nazwa/Definiuj (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Formuły i w grupie poleceń Nazwy zdefiniowane wskaŝ Definiuj nazwę). 3. W polu Nazwy w skoroszycie (w Excelu 2007: Nazwa) wpisz: dane. 4. W polu Odwołuje się do: wpisz tekst, do którego odwołuje się wpisana nazwa, w następujący sposób: ={"Przygotował:"\"Rafał Milewski"\"Specjalista ds. SprzedaŜy"\"Tel.: "\" milewski@xedos.pl"} 5. Kliknij Dodaj, a następnie OK. Rys. 1. Widok okna dialogowego Definiowanie nazw 8

9 Wskazówka Definiując nazwę odwołującą się do stałej tekstowej, poszczególne informacje mające znaleźć się w kolejnych pionowo ułoŝonych komórkach naleŝy oddzielać znakiem "\" i całość tekstu umieścić w nawiasie klamrowym. => Aby wstawić do arkusza zdefiniowaną nazwę: 6. Zaznacz zakres komórek, w których zostanie umieszczona nazwa. Liczba zaznaczonych komórek w pionie powinna odpowiadać liczbie wierszy tekstu (podczas definiowania nazwy oddzielonych znakiem "\" ). W przykładzie będzie to 5 komórek. 7. Wpisz =dane i zatwierdź kombinacją klawiszy Ctrl + Shift + Enter. Rys. 2. Widok arkusza po wstawieniu nazwy za pomocą formuły tablicowej Dane sporządzającego raport zostały wstawione. Oczywiście zdefiniowaną nazwę dane moŝesz zastąpić własną. 9

10 Trik 5 Automatyczne formatowanie nowo dopisywanych wartości Pobierz plik z przykładem MoŜe się zdarzyć, Ŝe do gotowego zestawienia, które juŝ zostało ostatecznie sformatowane, trzeba dopisać kolejne dane. W jego komórkach znajdują się zapewne takŝe formuły. Dopisanie nowych danych wiąŝe się z ręcznym przenoszeniem formatowania zastosowanego w obrębie zestawienia i skopiowanie formuł dla dołączonych wpisów. Okazuje się, Ŝe Excel moŝe to robić za Ciebie! Przykładowe sformatowane zestawienie zawierające formuły przedstawia rysunek 1. Rys. 1. Przykładowe dane => Aby uaktywnić automatyczne nadawanie formatowania dla nowych danych oraz samoczynne kopiowanie formuł: 1. Z menu Narzędzia wybierz polecenie Opcje, przejdź do zakładki Edycja i zaznacz pole Rozszerz formaty i formuły zakresu danych. (W Excelu 2007: kliknij Przycisk pakietu Office i wskaŝ Opcje programu Excel. W lewej części okna uaktywnij kategorię Zaawansowane i w sekcji Opcje Edycji zaznacz Rozszerz formaty i formuły zakresu danych). Rys. 2. Opcje Excela 10

11 2. Zatwierdź ustawienia, klikając OK. 3. Teraz spróbuj uzupełnić dane, wpisując nowy wiersz w naszej tabeli. Kolejne komórki nie były przez nas formatowane osobno, ale samoczynnie przez Excela. Formuła takŝe została przekopiowana automatycznie. Efekt końcowy przedstawia rysunek 3. Rys. 3. Excel przeniósł formaty i skopiował formułę Włączenie tej opcji spowoduje, Ŝe Excel będzie automatycznie formatował nowe dane wpisywane na końcu listy tak, aby były zgodne z poprzednimi wierszami i automatycznie kopiował formuły powtarzające się w kaŝdym wierszu. Formaty i formuły, aby został rozszerzone, muszą pojawiać się w co najmniej trzech z pięciu wierszy listy poprzedzających nowy wiersz. 11