KONSOLIDACJA. Cel ćwiczenia: Funkcjonalności:

Transkrypt

1 Sekcja: FUNKCJONALNOŚĆ TABELA Strona 41 KONSOLIDACJA Cel ćwiczenia: Ćwiczenie konsolidacja przedstawi w jaki sposób szybko połączyć i zestawić dane z wielu arkuszy, plików, źródeł. Funkcjonalności: Konsolidacja według pozycji Konsolidacja według kategorii Konsolidacja za pomocą tabeli przestawnej Konsolidacja za pomocą odwołań 3W

2 Sekcja: Konsolidacja według pozycji Strona 42 Konsolidacja według pozycji Tej metody powinno się używać w przypadku pracy na wielu obszarach źródłowych zorganizowanych w taki sam sposób i stosujących te same nagłówki wierszy i kolumn. Przykładem zastosowanym w ćwiczeniu są arkusze prezentujące dane finansowe wykorzystujące ten sam arkusz. Skonsoliduj 3 pliki o samej strukturze korzystając z konsolidacji według pozycji: Otwórz 4 pliki z nazwami rozpoczynającymi się od Konsolidacja Danych Finansowych. W pliku Konsolidacja Danych finansowych Zaznacz puste komórki tabeli: C6:I19, w tym obszarze będzie odbywać się konsolidacja danych z pozostałych arkuszy. Przejdź na kartę dane i wybierz opcję Konsoliduj W oknie konsolidacji wybierz Funkcję sumowanie i ustaw się w polu Odwołanie Zaznacz dane, które zamierzasz konsolidować przejdź na arkusz reprezentujący Gdańsk i zaznacz odpowiedni obszar komórek C6:I19, zatwierdź przyciskiem Dodaj 42

3 Powtórz operację dla dwóch pozostałych arkuszy Sekcja: Konsolidacja według pozycji Strona 43 Kiedy na liście pojawią się wszystkie odwołania zatwierdź OK i zaobserwuj zmiany na arkuszu skonsolidowanym. Zwróć uwagę, że dane zostały wpisane na sztywno modyfikacje w pozostałych arkuszach nie wpływają na arkusz skonsolidowany. Aby ręcznie zaktualizować dane należy ponownie zatwierdzić okno Konsolidacji. Zmień dane na arkuszu Gdynia a następnie przejdź na arkusz konsolidujący, wybierz opcję Konsoliduj i jedynie naciśnij OK. Dane zostaną zaktualizowane. Jeżeli zamierzasz w dynamiczny sposób połączyć dane z arkuszy ponownie zaznacz w pliku skonsolidowanym obszar do konsolidacji (alternatywnie zaznacz jedynie komórkę aktywną, od której rozpoczyna się zakres C6). Ponownie wciśnij przycisk Konsoliduj. Włącz przycisk Utwórz Łącze z danymi Źródłowymi i zatwierdź OK. Po dokonanej konsolidacji z lewej strony arkusza zaobserwujesz dwa poziomy grupowania arkusza. Kliknij na nr 2 i zaobserwuj jak dane rozwiną się prezentując szczegółowe informacje z innych arkuszy. Sprawdź czy tym razem dane aktualizują się wraz z wprowadzonymi zmianami w plikach źródłowych. Aby ukazać etykiety w pustych polach konsolidowane obszary powinny objąć również nagłówki wierszy i kolumn oraz w oknie konsolidacji powinna być włączona opcja Górny wiersz i lewa kolumna. 43

4 Sekcja: Konsolidacja według pozycji Strona 44 Jeżeli nazwy plików są podobne a arkuszy takie same, możesz spróbować zsumować je poprzez wpisanie jedynie jednego odwołania wykorzystującego znak * - zastępujący dowolny ciąg znaków. 44

5 Sekcja: Konsolidacja według kategorii Strona 45 Konsolidacja według kategorii Metody stosowana w przypadku łączenia wielu obszarów źródłowych nieuporządkowanych bądź uporządkowanych w sposób nieregularny, w których stosowane są takie same etykiety wierszy i kolumn. Przykładem może być seria arkuszy zawierających listę zapasów dla poszczególnych miesięcy, które mają taki sam układ, ale każdy arkusz zawiera inne towary lub inne ilości towarów. Połącz pliki metodą konsolidacji według kategorii Otwórz pliki Sprzedaż Arkadiusz Wiśniewski, Sprzedaż Mariusz Kowalewski, Sprzedaż Tomasz Nowakowski. Zwróć uwagę na strukturę plików. Tabele prezentują sprzedaż trzech osób z listami produktów oraz klientów, których ilość oraz kolejność nie jest spójna. Otwórz pusty plik zapisz go i nazwij Sprzedaż Konsolidacja. Naciśnij przysisk konsolidacji i dodaj trzy odwołania zaznaczając, tabelki wraz z etykietami wierszy i kolumn aby program mógł je porównać ze sobą. Po dokonaniu wstępnej konsolidacji otrzymasz pełną listę produktów i klientów. Możesz je wykorzystać aby na przyszłość stworzyć szablon, który będzie przewidywać wszystkie etykiety dzięki temu w przyszłości można pracować na dokumentach konsolidacji po pozycjach. Skonsoliduj dane ponownie tworząc łącze z danymi źródłowymi. Przeanalizuj układ tabeli, rozwiń drugi poziom szczegółowości. 45

6 Sekcja: Konsolidacja według kategorii Strona 46 Uzupełnij nagłówki tabeli zgodnie z poniższym wzorem. Uzupełnij luki w bazie danych: Zaznacz kolumnę a i wyselekcjonuj tylko puste komórki korzystając z opcji Znajdź i zaznacz/przejdź do specjalnie/puste. Aby etykiety odpowiednio zostały przekopiowane. W pierwszej zaznaczonej komórce A2 wpisz = A3 i zatwierdź CTRL + ENTER. Zwiń grupowanie i zaznacz puste komórki kolumny B. Reprezentują one wiersze sumaryczne. Wyselekcjonuj jedynie komórki widoczne klikając ALT+;. Wpisz słowo Suma i zatwierdź CTRL+ENTER. Wartość powinna zostać wpisana do wszystkich widocznych komórek kolumny B. Zaznacz tabelę i ponownie wybierz puste komórki, następnie pokoloruj zaznaczenie. 46

7 Sekcja: Konsolidacja według kategorii Strona 47 Rozwiń 2 poziom grupowania i zaznacz wszystkie puste komórki kolumny B. Wypełnij je wartością, która znajduje się powyżej, czyliw komórce B3 wpisz =B2 i zatwierdź CTRL +ENTER. Puste komórki pojawiły się w momencie, kiedy sprzedawca zamawiał wielokrotnie ten sam produkt program zamiast powtarzać etykiety zostawia puste miejsce prezentując nazwę pliku jedynie przy pierwszej pozycji danego produktu. Wypełnij pozostałe komórki puste zerami. Zaznacz dane i z karty wstawianie wybierz Tabela Przestawna W tabeli przestawnej wstaw Produkty do wierszy i posortuj dane przeciągając ręcznie nagłówki opcję znajdziesz w Więcej opcji sortowania. 47

8 Sekcja: Konsolidacja według kategorii Strona 48 Pole Sprzedawcy przeciągnij do wierszy i zaznacz pola klientów w alfabetycznej kolejności Odfiltruj z wierszy pozycję suma..otrzymasz ostateczny kształt tabeli zgodny z poniższym wzorem. Pamiętaj, że o ile dane konsolidowane odświeżają się automatycznie, dane tabeli przestawnej trzeba zaktualizować poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy i wybraniem opcji Odśwież (Alt + F5). 48

9 Sekcja: Konsolidacja za pomocą tabeli przestawnej Strona 49 Konsolidacja za pomocą tabeli przestawnej Metoda wykorzystywana kiedy niezbędna jest dalsza analiza danych za pomocą tabeli przestawnej. Skonsoliduj dane prezentujące kursy walut. Otwórz plik Archiwum_Tab_A_2013_2014 Otwórz menu Plik/Opcje/Zaawansowane/Pasek Narzędzi szybki dostęp Z listy rozwijalnej po lewej stronie wybierz Polecenia, których nie ma na Wstążce. Odszukaj polecenie Kreator tabeli przestawnej i wykresu przestawnego Dodaj polecenie klikając przycisk Dodaj>> Na arkuszu Konsolidacja Tabelą Przestawną kliknij na nowo dodaną ikonę Wybierz opcję Wiele zakresów konsolidacji. W kroku 2a wybierz Wybierz jedno pole strony 49

10 W kroku 2b wybierz odpowiednie zakresy. Sekcja: Konsolidacja za pomocą odwołań 3W Strona 50 W kroku 3 wybierz komórkę A3 jako punkt umieszczenia tabeli przestawnej. Kliknij prawym klawiszem myszy na datach i wybierz Grupuj Konsolidacja za pomocą odwołań 3W W poniższym przykładzie przedstawiona zostanie metoda konsolidacji korzystająca z odwołań 3Wzakresów wieloarkuszowych. Program podczas konstruowania formuły zezwala na korzystanie z zakresów, które pobierają ten sam adres komórki z wielu arkuszy. Powyższa metoda umożliwia szybką konsolidację danych z wielu Arkuszy. W połączeniu z funkcjonalnością pracy na grupach arkuszy uzyskujemy Zgrupuj arkusze oraz zunifikuj ich formę. Otwórz plik o nazwie Wydatki Grupa Arkuszy. Zwróć uwagę, że kolejne arkusze mają identyczną strukturę przedstawiają jednak inną formę (kolory, czcionki, rozmiary wierszy, kolumn). Zaznacz wszystkie arkusze klikając na jednym z nich prawym klawiszem myszy i wybierając: 50

11 Sekcja: Konsolidacja za pomocą odwołań 3W Strona 51 Zauważ, że w nazwie pliku pojawiła się wyrażenie [Grupuj], to informacja, że każda wprowadzona zmiana będzie wpływać na wszystkie objęte arkusze. Zwróć uwagę, że spora część funkcjonalności programu została zdezaktywowana. Zaznacz cały arkusz i wyczyść formatowanie Wciśnij Crtl+Shift+4 aby wprowadzić format walutowy do wszystkich wartości arkusza Powiększ czcionkę nagłówka Wyrównaj szerokości kolumn i wysokości wierszy poprzez podwójne kliknięcie na przecięciu się dwóch wierszy/kolumn. Ustaw powiększenie ekranu na 100%. Dodaj jeszcze jeden wiersz w tabeli: Internet 40 zł Przejdź na kolejne arkusze CRTL+ PG DOWN, zaobserwuj zmiany na pozostałych arkuszach. Skonsoliduj dane korzystając z odwołań 3-W (zakresów wielozarkuszowych). Skopiuj arkusz Poznań przeciągając nazwę arkusza z wciśniętym klawiszem CTRL. Nazwij nowy arkusz Konsolidacja W komórce B2 skonstruuj formułę 3W sumującą wartości, ze wszystkich arkuszy. Przeciągnij rozwiązanie i zaobserwuj, że program przedstawia sumaryczne zestawienie wszystkich pozostałych arkuszy. 51

12 Sekcja: Konsolidacja za pomocą odwołań 3W Strona 52 Postaraj się samodzielnie na arkuszu Konsolidacja wykonać konsolidację za pomocą tabeli przestawnej. 52