Protokół z kontroli problemowej w Muzeum w Stargardzie Szczecińskim.

Transkrypt

1 Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Muzeum w Stargardzie Szczecińskim. Stargard Szczeciński Daty skrajne: od... do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli i Nadzoru - do uŝytku zewnętrznego - Właścicielskiego MK.2, 3/ /2008 Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Muzeum w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 18 lutego do 27 lutego 2008 roku przez - zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz inspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim, działających na podstawie upowaŝnienia nr 11/2008 z dnia 07 lutego 2008 roku. Zakres kontroli: 1. Koszty działalności za styczeń 2008 roku. 2. Realizacja dochodów za IV kwartał 2007 roku. Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Marcin Majewski, którego 05 listopada 2007 roku Prezydent Miasta Stargardu Szczecińskiego powołał na stanowisko Dyrektora Muzeum w Stargardzie Szczecińskim Zarządzeniem Nr 476/2007 z dnia 31 października 2007 roku. Główną Księgową w Muzeum jest Teresa Czajewska zatrudniona od 01 września 2005 roku na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze godzin pracy. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielała Teresa Czajewska - Główna Księgowa. 2

3 1. Koszty działalności za styczeń 2008 rok. Temat ten zbadano na podstawie planu kosztów i przychodów Muzeum na 2008 rok, ewidencji syntetycznej i analitycznej, dokumentów źródłowych tj.: raportów kasowych, wyciągów bankowych, faktur VAT, rachunków i poleceń wyjazdów słuŝbowych. Ogółem koszty w styczniu 2008 roku wyniosły ,50 zł. PoniŜsza tabela zawiera szczegółowy wykaz zrealizowanych kosztów w badanym miesiącu: L.p. Wyszczególnienie Plan na 2008 rok Wykonanie za styczeń 2008 rok % 1. Amortyzacja ,00 zł ,71 zł 91,98 % 2. Materiały ,00 zł 5.991,49 zł 13,31 % 3. Energia ,00 zł 5.726,24 zł 11,01 % 4. Usługi obce ,00 zł ,27 zł 8,07 % 5. Wynagrodzenia ,95 zł ,98 zł 7,27 % 6. Świadczenia na rzecz pracowników ,00 zł 1.391,04 zł 7,73 % 7. Ubezpieczenia społeczne ,68 zł ,46 zł 21,54 % 8. Fundusz Pracy i FGŚP ,18 zł 980,57 zł 8,26 % 9. Podatki i opłaty 2.000,00 zł 10. Usługi bankowe 2.000,00 zł 330,00 zł 16,50 % 11. PodróŜe słuŝbowe krajowe i limit ,00 zł 412,42 zł 2,75 % samochodowy 12. PodróŜe słuŝbowe zagraniczne 3.000,00 zł 13. Pozostałe koszty 4.000,00 zł 122,91 zł 3,07 % 14. Zakup ksiąŝek do biblioteki 5.000,00 zł 524,03 zł 10,48 % 15. Zakup eksponatów muzealnych ,00 zł 2.429,86 zł 16,20 % 16. Zakup zestawu komputerowego 5.000,00 zł 17. Zakup komputerów ,00 zł ,52 zł 41,23 % 18. Przebudowa sali ekspozycyjnej ,00 zł 19. Konserwacja mebli aptecznych ,00 zł 20. Katalog do wystawy ,00 zł 21. Druk Stargardii ,00 zł 22. Druk materiałów pokonferencyjnych ,00 zł 23. Foldery i plakaty ,00 zł 24. Zwrot poŝyczki udziel. przez PEC ,00 zł Koszty ogółem ,00 zł ,50 zł 10,29 % Koszty działalności w styczniu 2008 roku na poszczególnych kontach przedstawiają się następująco: 1.1. Materiały konto 411 ( plan ,00 zł, wykonanie za miesiąc styczeń 5.991,49 zł), które obejmowały: Materiały biurowe i prasa konto (plan ,00 zł, wykonanie za miesiąc styczeń 4.367,80 zł), które obejmowały zakup materiałów biurowych tj.: segregatory, bloki, obwoluty, koszulki, długopisy, zszywacze, dziurkacze, notesy, cienkopisy, druki, ołówki oraz zakup prasy tj.: Głos, Gazeta Wyborcza, Kurier Szczeciński, Rzeczpospolita. 3

4 Środki czystości konto (plan 2.000,00 zł, wykonanie za miesiąc styczeń 335,75 zł), które obejmowały zakup środków czystości na potrzeby bieŝące tj.: mopy, ręczniki, płyny, worki na śmieci, pasty, papier toaletowy Materiały na wystawy konto (plan ,00 zł, wykonanie za miesiąc styczeń 118,57 zł), które obejmowały zakup materiałów do aranŝacji wystaw Pozostałe materiały konto (plan 6.700,00 zł, wykonanie za miesiąc styczeń 1.169,37 zł), które obejmowały zakup materiałów dla konserwatora oraz drobnego wyposaŝenia Energia konto 419 ( plan ,00 zł, wykonanie za miesiąc styczeń 5.726,24 zł), które obejmowały: Energia cieplna konto (plan ,00 zł, wykonanie za miesiąc styczeń 5.353,36 zł), które obejmowały wykorzystanie energii cieplnej Woda konto (plan 4.500,00 zł, wykonanie za miesiąc styczeń 372,88 zł), które obejmowały wykorzystanie wody Usługi obce konto 429 (plan ,19 zł, wykonanie za miesiąc styczeń ,27 zł), które obejmowały: Usługi transportowe konto 426 (plan 2.000,00 zł, wykonanie za miesiąc styczeń 32,16 zł), które obejmowały transport muzealiów Usługi remontowe konto 427 ( plan ,00 zł, wykonanie za miesiąc styczeń 6.792,67 zł), które obejmowały przebudowę podciągu pod strop oraz prace remontowe w budynku Muzeum Usługi telekomunikacyjne konto (plan ,00 zł, wykonanie za miesiąc styczeń 874,07 zł), które obejmowały opłatę za rozmowy telefoniczne Monitorowanie p. poŝ. i antywłamaniowe konto (plan ,00 zł, wykonanie za miesiąc styczeń 1.363,40 zł), które obejmowały monitorowanie obiektu Wywóz nieczystości i odprowadzanie ścieków konto (plan 4.200,00 zł, wykonanie za miesiąc styczeń 340,82 zł), które obejmowały opłaty za wywóz nieczystości Pozostałe usługi obce konto (plan ,00 zł, wykonanie za miesiąc styczeń 3.146,15 zł), które obejmowały: - koszt przesyłki 155,05 zł - przegląd i konserwacja kserokopiarki 395,30 zł - konserwacja systemu p. poŝ. 415,80 zł - tłumaczenie korespondencji 350,00 zł 4

5 - świadczenie usługi prawnej 1.830,00 zł 1.4. Wynagrodzenia konto 431 (plan ,95 zł, wykonanie za miesiąc styczeń ,98 zł), które obejmowały: Wynagrodzenia osobowe konto (plan ,95 zł, wykonanie za miesiąc styczeń ,98 zł), które obejmowały wynagrodzenia pracowników Muzeum. Temat ten zbadano w oparciu o listę płac za styczeń 2008 r., angaŝe pracowników, umowy o pracę, plan finansowy Muzeum na rok 2008, sprawozdanie z wykonania przychodów i wydatków za 2008 rok, Regulamin Wynagradzania Pracowników Muzeum w Stargardzie Szczecińskim stanowiący załącznik do Zarządzenia nr 18/2000 Dyrektora Muzeum w Stargardzie Szczecińskim z dnia 30 maja 2000 r. z póź. zm. Na dzień 31 stycznia 2008 roku w Muzeum zatrudnionych było 16 osób. Zgodnie z 4 pkt. 1 Regulaminu Wynagradzania Pracowników Muzeum w Stargardzie Szczecińskim pracownikom przysługują następujące składniki wynagrodzenia oraz świadczenia związane z pracą: a) wynagrodzenie zasadnicze, b) premia uznaniowa, c) dodatek funkcyjny, d) dodatek za wysługę lat, e) dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych, f) dodatek za pracę w porze nocnej, g) nagroda jubileuszowa, h) odprawa w związku z przejściem na emeryturę lub rentę inwalidzką oraz rozwiązania umowy o pracę z przyczyn ekonomicznych pracodawcy, i) inne składniki wyŝej nie wymienione wynikające z przepisów szczegółowych. Szczegółową kontrolą objęto wynagrodzenia 8 losowo wybranych pracowników (5 pracowników administracji i obsługi oraz 3 pracowników działalności podstawowej), co stanowi 50% ogółu zatrudnionych. Po zbadaniu akt osobowych, listy wypłat wynagrodzeń ze stycznia 2008 oraz porównaniu z dołączonymi do Regulaminu Wynagradzania tabelami stawek wynagrodzenia zasadniczego, tabelami zaszeregowań stanowisk pracy i dodatku funkcyjnego, tabelą funkcji, których pełnienie uprawnia do dodatku funkcyjnego niektórych pracowników, tabelą wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego pracowników zarządzających, a w szczególności tabelą stanowisk pracy i wymagań kwalifikacyjnych uwzględniających wykształcenie i staŝ pracy pracowników administracji i obsługi stwierdzono: Ŝe Pani ( ochrona danych ) posiadająca wykształcenie zasadnicze, prawdopodobnie ma niewystarczające kwalifikacje do zajmowania stanowiska kwalifikowanego opiekuna muzealnego. W związku z tym wydaje się zasadne, aby osobie posiadającej tego typu wykształcenie powierzyć stanowisko opiekuna muzealnego. Pozostali pracownicy, których wynagrodzenia podlegały sprawdzeniu, otrzymywali: wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za staŝ pracy, premię uznaniową, dodatek funkcyjny 5

6 zgodnie z angaŝami oraz Regulaminem Wynagradzania, posiadali adekwatne wykształcenie oraz kategorię zaszeregowania do zajmowanego stanowiska Terminowość odprowadzania składek ZUS w wybranych miesiącach Miesiąc i rok Kwota do zapłaty Kwota przelana wg Nr wyciągu Data przekazania wg DRA wyciągu bankowego bankowego styczeń ,70 zł ,70 zł WB 21/ Nieprawidłowości nie stwierdzono. Terminowość odprowadzania podatku od osób fizycznych Miesiąc i rok Kwota przelana wg Nr wyciągu bankowego Data przekazania wyciągu bankowego styczeń ,00 22/ r. Nieprawidłowości nie stwierdzono Umowy zlecenia i o dzieło konto (plan ,00 zł, wykonanie za miesiąc styczeń 3.400,00 zł), które obejmowały wypłatę wynagrodzenia za umowy o dzieło Świadczenia na rzecz pracowników konto 432 (plan ,00 zł, wykonanie za miesiąc styczeń 1.391,04 zł), które obejmowały: OdzieŜ robocza konto wykonanie za miesiąc styczeń 1.051, 54 zł, które obejmowały zakup odzieŝy roboczej tj.: buty, kurtki, spodnie, hełmy, bluzy, rękawice. OdzieŜ ochronna wydawana jest pracownikom i ewidencjonowana na imiennych kartach wyposaŝenia. Ewidencja prowadzona jest prawidłowo Ekwiwalent za pranie konto wykonanie za miesiąc styczeń 267,50 zł Szkolenia, badania okresowe konto wykonanie za miesiąc styczeń 72,00 zł, które obejmowały badania okresowe pracownika Usługi bankowe konto 462 (plan 2.500,00 zł, wykonanie za miesiąc styczeń 330,00 zł), które obejmowały opłaty za przelewy i prowizję za prowadzenie rachunku Krajowe podróŝe słuŝbowe konto ( plan ,00 zł, wykonanie za miesiąc styczeń 412,42 zł), które obejmowały delegacje krajowe Wydatki na reprezentację i reklamę konto 464 (plan 4.000,00 zł, wykonanie za miesiąc styczeń 122,91 zł), które obejmowały wydatki na zakup artykułów spoŝywczych na wernisaŝe i podejmowanie gości z zagranicy. 6

7 20,19% 9,21% 9,64% 0,20% 0,66% 0,53% 2,24% 57,32% Materiały Usługi obce Św iadczenia na rzecz pracow ników Krajow e podróŝe słuŝbow e Energia Wynagrodzenia Usługi bankow e Wydatki na reprezentację i reklamę (Wykres struktura kosztów działalności w styczniu 2008 r.) W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 2. Faktury opisane były pod względem celowości zakupu, formalnym, rachunkowym, zatwierdzone do wypłaty. 3. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj.: rachunki, faktury VAT, rozliczenia wyjazdów słuŝbowych. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Polecenia wyjazdów słuŝbowych rozliczane były prawidłowo. 6. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Nieprawidłowości nie stwierdzono. 2. Realizacja dochodów za IV kwartał 2007 roku. Temat ten sprawdzono w oparciu o dowody kasowe, bankowe, dowody sprzedaŝy, ewidencję syntetyczną, analityczną, sprawozdanie finansowe za 2007 rok, regulaminy, cenniki. Sprawdzono wyciągi bankowe, raporty kasowe i dołączone do nich faktury VAT, dowody KP, KW, polecenia księgowania PK, umowy cywilno prawne. 7

8 l.p. Nazwa Plan na 2007 r. Wykonanie za % w zł r. w zł Przychody własne , ,11 101,29 1. Przychody z tytułu , ,14 92,12 sprzedaŝy biletów i lekcji 2. Przychody z tyt. wynajmu , ,21 98,36 lokali 3. Przychody ze sprzedaŝy 5.000, ,94 101,09 wydawnictw 4. Pozostałe przychody w tym: - darowizny - nadzory archeologiczne - odsprzedaŝ energii - przychody z reklam - odsetki - pozostałe przychody , , , , ,00 50, , , , , , ,00 232, ,70 102,95 100,00 103,70 92,50 107,80 465,22 115,03 Dotacja , ,00 97,12 PoŜyczka z PEC sp. z oo , ,00 100,00 Dotacja na Katalog , ,00 100,00 zabytków Powiatu Stargardzkiego Ogółem , ,11 98,12 Na dochody IV kwartału 2007 roku w badanym okresie na poszczególnych kontach składały się: Konto 700 Przychody z tytułu sprzedaŝy biletów i lekcji 3.457,94 zł przychody ze sprzedaŝy biletów 3.457,94 zł - Odpłatność za wstęp do Muzeum, Bastei i Baszty Morze Czerwone ustalono Zarządzeniem Nr 13/2000 Dyrektora Muzeum z dnia r. oraz Zarządzeniem Nr 3/2002 Dyrektora Muzeum z r. w sprawie godzin pracy i cen biletów do Baszty Morze Czerwone. - Odpłatność za prowadzenie lekcji muzealnych ustalono Zarządzeniem Nr 3/2000 Dyrektora Muzeum z dnia r. Konto 702 Przychody z tytułu wynajmu lokali ,89 zł Umowy na wynajem pomieszczeń zawarto z następującymi podmiotami: - Chorągiew Zachodniopomorska ZHP Hufiec w Stargardzie Szczecińskim, okres najmu: od r. do r. - Agencja Ubezpieczeniowa Lomar 1 ( ochrona danych ), okres najmu: od r. do r. 8

9 - Firma Handlowa ( ochrona danych ) Kawiarnia pod Galerią, okres najmu: od r. do r. - Zakład Usług Geodezyjnych Sp. z o.o., okres najmu: r. do r. - Katakumby SC. ( ochrona danych ); okres najmu: r. do r. Konto 740 Dotacja Konto 741 Przychody ze sprzedaŝy materiałów Konto 752 Przychody z operacji finansowych Konto 760 Pozostałe przychody operacyjne ,00 zł 723,78 zł 232,61 zł ,74 zł nadzór archeologiczny ,00 zł Przychody za nadzór archeologiczny wynikają z następujących umów: - Umowy nr 01/2005 pomiędzy Muzeum a GDDKiA w Szczecinie na wykonanie rozpoznawczych badań archeologicznych w zakresie rozpoznania powierzchniowego i sondaŝowego na trasie planowanej budowy obwodnicy Stargardu Szczecińskiego od węzła Lipnik do węzła Święte w ciągu drogi krajowej nr 10 oraz opracowanie ich wyników. - Zlecenie nr 51/TI.I.3/2007 pomiędzy Muzeum a Gminą Miastem Stargard Szczeciński na przeprowadzenie nadzoru archeologicznego oraz badań interwencyjnych archeologicznych. - Umowa pomiędzy Muzeum a Studio A4 Sp. z o.o. Szczecin na przeprowadzenie nadzoru archeologicznego, opracowanie programu, prac archeologicznych, przeprowadzenie interwencyjnych badań archeologicznych oraz napisanie sprawozdania z wykonywanych prac przy realizacji inwestycji Budowa obiektu mieszkalno usługowego w Stargardzie Szczecińskim, w kwartale ograniczonym ulicami: B. Chrobrego, K. Wielkiego, Grodzkiej i Kuśnierzy. - Umowa konsorcjum zawarta pomiędzy Pracownią Archeologiczno Konserwatorską ( ochrona danych ) Zielona Góra, Muzeum w Stargardzie Szczecińskim, Zamkiem KsiąŜąt Pomorskich a Stowarzyszeniem Naukowym Archeologów Polskich w Świdnicy uczestniczących w konsorcjum archeologicznym. Celem umowy jest wspólne przystąpienie Partnerów w postępowaniu o udzielenie zamówienia na Wykonanie archeologicznych badań ratowniczych na trasie planowanej drogi ekspresowej S-3 Szczecin Gorzów Wielkop darowizny 1.000,00 zł ZUS, US za terminowe wpłaty, róŝnica VAT 2.158,74 zł odsprzedaŝ energii 4.267,02 zł Dotyczy w/w podmiotów wynajmujących pomieszczenia uŝytkowe. 9

10 pozostałe przychody 478,98 zł materiały otrzymane nieodpłatnie i inne przychody ,00 zł Dotacja celowa udzielona na podstawie porozumienia PR/WF/4033/457/2007 pomiędzy Gminą Miastem Stargard Szczeciński a Powiatem Stargardzkim na prace związane z przygotowaniem, opracowaniem i drukiem Katalogu zabytków Powiatu Stargardzkiego przychody ze sponsoringu 900,00 zł Łącznie dochody za IV kwartał 2007 roku wynosiły: ,96 zł 53,30% 0,29% 0,09% 4,77% 1,38% 40,18% Przychody ze sprzedaŝy biletów i lekcji Dotacje Przychody z operacji finansow ych Przychody z tytułu w ynajmu lokali Przychody ze sprzedaŝy materiałów Pozostałe przychody operacyjne (Wykres struktura dochodów w IV kwartale 2007 r.) 10

11 Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 20 lutego 2008 roku. Dyrektor Muzeum w Stargardzie Szczecińskim Marcin Majewski został poinformowany o przysługującym mu, na podstawie zarządzenia nr 586/2007 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 28 grudnia 2007 roku prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeŝeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (w tym jeden w wersji elektronicznej) jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. W treści protokołu dokonano stępujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeŝeń/z zastrzeŝeniami co do: które włączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do ksiąŝki kontroli pod pozycją.... Stargard Szczeciński dnia roku. 11