Starostwo Powiatowe w Wejherowie

Transkrypt

1 Starostwo Powiatowe w Wejherowie P R O T O K Ó Ł Z kontroli przeprowadzonej w Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 4 w Wejherowie. Kontrolę w dniach od do na podstawie upowaŝnienia Starosty Wejherowskiego Nr OR 0114/10/2006 przeprowadziła Justyna Augustynowicz - Simenak podinspektor Wydziału Finansowego Starostwa Powiatowego w Wejherowie. Kontrola swoim zakresem objęła: 1. funkcjonowanie procedur kontroli, 2. klasyfikowanie wydatków budŝetowych, 3. sposobu wykorzystania Zakładowego Funduszu Środków Socjalnych. Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielali: - Pan Stanisław Zalewski Dyrektor szkoły - Pani Dorota Kiełbicka Wróbel Główny księgowy jednostki - inni pracownicy w zakresie swoich obowiązków W skład Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 4 w Wejherowie wchodzą: - V Liceum Ogólnokształcące - III Liceum Profilowane - Technikum Nr 3 - Technikum Samochodowe 5 letnie - Zasadnicza Szkoła Zawodowa Nr 2 - Technikum Samochodowe dla dorosłych Szkoła jest budŝetową jednostką organizacyjną Powiatu Wejherowskiego i realizuje zadania z zakresu oświaty. Obsługę bankową jednostki prowadzi Kaszubski Bank Spółdzielczy w Wejherowie. Wyboru banku dokonano zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19 poz. 177 z późniejszymi zmianami). Jednostka posiada następujące rachunki bankowe:

2 - BieŜący Pomocniczy Dodatkowy W okresie objętym kontrolą funkcję Dyrektora pełnił Pan Stanisław Zaleski. Głównym księgowym jednostki była Pani Dorota Kiełbicka. Główny księgowy spełnia wymagania i posiada niezbędne dla głównych księgowych budŝetowych kwalifikacje określone w art. 45 ust 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. Dyrektor powierzył Głównemu księgowemu obowiązki i odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości i gospodarki finansowej. Funkcjonowanie procedur kontroli finansowej w 2006 r. W jednostce przyjęto wewnętrzne przepisy regulujące gospodarkę finansową. 1. Instrukcja sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów. W załączniku jest wykaz dokumentów występujących w jednostce, wymieniono osoby wytwarzające dany dokument i osoby upowaŝnione do zatwierdzania, 2. Zakładowa instrukcja inwentaryzacyjna, 3. Zakładowa instrukcja kasowa, 4. Instrukcja kasowa w zakresie wypłaty stypendiów uczniom, 5. Zarządzenie w sprawie procedury kontroli wewnętrznej wydatków dokonywanych ze środków publicznych, 6. Procedury wewnętrznej kontroli, 7. Zakładowy plan kont, 8. Regulamin pracy, 9. Regulamin premiowania, 10. Regulamin postępowania w sprawie o udzielenie zamówienia publicznego, 11. Zasady przyznawania i gospodarowania środkami ochrony indywidualnej, 12. Instrukcja sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów. Jednostka w 2006 roku realizuje swoje zadania w ramach następującego budŝetu: Licea ogólnokształcące zł Licea profilowane zł Szkoły Zawodowe zł Pozostała działalność zł Razem: zł 2

3 Plan wydatków Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 4 w Wejherowie na 2006 r. wynosił ogółem zł. 5% od tej kwoty to ,95 zł. Sprawdzeniem przestrzegania procedur objęto wydatki poniesione w 2006 r. na wynagrodzenia w styczniu oraz wydatki poniesione na zakup materiałów i wyposaŝenia, zakup energii, zakup usług remontowych, zakup usług pozostałych, zakup usług internetowych oraz podróŝe słuŝbowe krajowe. Sprawdzono następujące faktury dotyczące wydatków bieŝących w roku 2006: Licea Ogólnokształcące Nr faktury Treść Kwota fa 2006/ rachunkowość budŝetowa 324,00 fa kork/00223/2006 Prenumerata PC format -72,00 fa V/000423/206 Prenumerata PC format 72,00 fa 1396/03/SW usługa serwisowa Progmann 134,20 fa FKCA 69/06 prenumerata korekta ,00 fa FVCA/GKSP/1895/06 prenumerata korekta 1 000,00 FVCA/GKSP/2704/06 prenumerata 621,81 fa 5/01/2006 wylewka 14,50 fa 4/06 wkładka 22,00 fa 00044/2006/2/FV komplet wc 440,01 fa 7/2006 kit 4,80 fa 10 farba 16,00 fa 00121/2/FV spłuczka 63,44 fa 5/2005 klucz 25,20 fa 00169/2/FV deska 18,59 fa 3/2006 szkło do gablot 118,09 fa 114/2006 klucze 6,00 razem: 1 808, fa dostawa wody 1 215,31 fa dostawa wody 1 244,84 fa dostawa wody 266,75 fa dostawa wody -869,90 fa 340/1/00069 energia cieplna 9 557,37 fa 340/1/02108 energia cieplna 373,54 razem: , fa FS 5/2006 usługi BHP 1 910,00 fa FGA /002 usługi telekomunikacyjne 380,36 razem: 2 290, fa FVS25 dostęp do internetu 302,56 razem: 302, polecenie Nr 4 delegacja 12,40 polecenie Nr 9 i 8 delegacja 10,00 polecenie Nr 6 delegacja 8,40 polecenie Nr 10,11,12,13,14 delegacja 39,10 razem: 69,90 ogółem ,37 3

4 Licea profilowane fa FVCA/GKSP/1895/06 prenumerata 498,62 fa 26 drobne mat. do konserw. 61,02 fa FV740/2006 papier 48,56 fa 1114/2006 środki czystości 163,11 fa 0089/2006 toner 162,00 fa kor 69/06 korekta prenumerata -498,62 fa 72/06 drobne mat. do konserw. 37,34 fa 176/02/1 wylewka 12,00 fa 54/0/06 drobne do konserwacji 19,80 fa 1115/2006 środki czystości 230,71 razem: 734, fa 340/2/00127 dostawa energii 1 990,05 fa 340/2/00245 dostawa energii 1 990,05 fa 340/1/00344 dostawa energii 7 075,35 razem: , fa FS/5/2006 usługi BHP 900,00 fa 06/02288 wywóz nieczystości stałych 272,85 fa 06/02572 wywóz nieczystości stałych 272,85 razem: 1 445, fa FGA /002/06 usługi internetowe 59,00 razem: 59,00 ogółem , Szkoły zawodowe fa 0206 środki czystości 118,32 fa FV/166/2006 pieczątka 54,54 fa FV0058 toner 75,03 fa FV/561/2006 papier ksero 194,22 fa FV/639/2006 części do ksero 335,50 fa P olej napędowy 470,00 fa 110/MK olej, płyn do spryskiwaczy 389,00 fa 0056/2006 art. Biurowe 16,00 fa 1/I/06 zakup panoramy powiatu 9,00 fa 66/06 drobne do konserwacji 33,66 3/II/06 zakup panoramy powiatu 7, /03 kamizelka 11,00 razem: 1 713, fa 340/2/00018 energia cieplna 1 990,05 zestaw faktur 80 energia elektryczna 1 017,71 zestaw faktur 81 energia elektryczna 6 533,42 razem: 9 541, fa FV/632/2006 konserwacja naprawa ksero 123,22 razem: 123, fa FS 7/2006 usługi BHP 700,00 fa Nr 06/02116 wywóz nieczystości stałych 272,85 fa FGA /001 usługi telekomunikacyjne 465,98 fa 26 usługi telekomunikacyjne 96,09 fa FV/350/2006 usługi ksero 158,30 fa usługi telekomunikacyjne 97,55 fa 00103/203 nadanie paczki 8,50 razem: 1 799,27 4

5 435 0 fa FGA /001 usługi internetowe 59,00 fa FVS 4106 usługi internetowe 302,56 fa FVS8124 usługi internetowe 302,56 razem: 664,12 ogółem , pozostała działalność MWM/2006/16 inscenizacja o narkomanii 1 300,00 razem: 1 300,00 ogółem ,32 W wyniku kontroli dowodów finansowo księgowych dokumentujących wydatki budŝetowe pod względem legalności operacji oraz kompletności i rzetelności dokumentu, w którym operacja została ujęta nieprawidłowości nie stwierdzono. Zobowiązania wynikające z dokumentów w momencie ich powstania mieściły się w planie finansowym oraz harmonogramie dochodów i wydatków, jednostka posiadała środki finansowe na ich pokrycie. UpowaŜnieni pracownicy podpisywali (z pieczątką imienną) dokumenty księgowe na dowód sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym, legalności, celowości i gospodarności, na dowód sprawdzenia zgodności z ustawą o zamówieniach publicznych oraz na dowód zatwierdzenia do wypłaty. Realizacja zakupów materiałów i usług ze środków budŝetowych dokonywana była z zachowaniem procedury określonej w ustawie o zamówieniach publicznych. W przypadku, gdy fakturę wystawiono na podstawie wcześniej zawartej umowy lub zamówienia w opisie faktury kierownik administracyjny stwierdzał zgodność z umową. Ponadto sprawdzono niŝej wymienione listy płac za styczeń 2006 r.: - Nr 1 wynagrodzenie nauczycieli ,87 zł - Nr 5 wynagrodzenie za godz. ponad liczbowe nauczycieli ,33 zł - Nr 6 wynagrodzenie pracowników obsługi ,84 zł - Nr 7 wynagrodzenie pracowników administracji 7.788,86 zł Razem: ,90 zł Listy zostały sprawdzone pod względem formalno rachunkowym, merytorycznym przez osoby upowaŝnione. Wynagrodzenia do wypłaty 5

6 zatwierdził Dyrektor jednostki. Szczegółowe sprawdzono zaszeregowanie losowo wybranych pracowników. Nieprawidłowości nie stwierdzono. Sprawdzenie naliczenia poszczególnych składników wynagrodzenia pracowników obsługi i administracji nieprawidłowości nie wykazało. Realizacja obowiązku inwentaryzacji 1. W jednostce opracowano Zakładową instrukcję inwentaryzacyjną. 2. W dniu r. Dyrektor wydał zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji. 3. Spis przeprowadzono w terminie od 15 do 22 października 2004 r. Spisem objęto środki trwałe i pozostałe środki trwałe. Do wglądu przedstawiono następujące dokumenty z przeprowadzonej inwentaryzacji: - zarządzenie dyrektora, - protokół komisji inwentaryzacyjnej z przebiegu inwentaryzacji, - kserokopię karty druków ścisłego zarachowania, - zestawienie arkuszy spisowych, - arkusze spisowe. Spisany majątek wyceniono. W podsumowaniu stwierdzono, Ŝe komisja nie stwierdziła róŝnic pomiędzy stanem faktycznym, a stanem wynikającym z ksiąg inwentarzowych. Inwentaryzacje rozliczono w terminie. Nie stwierdzono nieprawidłowości w sposobie udokumentowania i w rozliczeniu inwentaryzacji. Na tym protokół zakończono. Kontrolę odnotowano w ksiąŝce kontroli pod numerem 1/

7 Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach z których jeden wręczono Panu Stanisławowi Zaleskiemu, Dyrektorowi Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 4 w Wejherowie. Podstawowy termin przedłoŝenia udokumentowanych wyjaśnień upływa w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zgodnie z instrukcją w sprawie kontroli finansowej jednostek organizacyjnych powiatu wejherowskiego, stanowiącą załącznik do Uchwały Nr 649/43/02 Zarządu Powiatu Wejherowskiego z dnia r. Wejherowo, dnia Podpisy: 7