Protokół z kontroli problemowej w Muzeum w Stargardzie Szczecińskim.

Transkrypt

1 Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Muzeum w Stargardzie Szczecińskim. Stargard Szczeciński Daty skrajne: od... do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK.3,6/ / do użytku zewnętrznego- Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Muzeum w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 12 kwietnia 2010 roku do 23 kwietnia 2010 roku przez inspektorów Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim, działających na podstawie upoważnienia nr 18/2010 z dnia 06 kwietnia 2010 roku. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia dotacji budżetowych w wybranych okresach roku. Dyrektorem Muzeum w Stargardzie Szczecińskim jest Marcin Majewski, powołany Zarządzeniem Nr 476/2007 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 31 października 2007 roku. Główną Księgową w Muzeum jest Teresa Czajewska zatrudniona od 01 września 2005 roku na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze godzin pracy. Podczas kontroli wyjaśnień udzielała: 1. Teresa Czajewska - Główna Księgowa. 2

3 Wnioski: W trakcie kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości polegające na: 1) Niespełnieniu wymogu Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz. U. Nr 142, poz z późn. zm.) w zakresie błędnej klasyfikacji kosztów w ewidencji księgowej na koncie 411 i ) Wypłacie ekwiwalentu za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych za miesiąc grudzień i rozliczeniu na podstawie Polecenia księgowania niebędącego dokumentem kasowym, co wynika z Instrukcji Kasowej Muzeum i Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz art. 21 i art.22 z późn. zm.). 3) Nieprzestrzeganiu Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. Nr 236, poz z późn. zm.). 4) Nienaliczaniu odsetek za zwłokę za nieterminowe wpłaty za wynajem pomieszczeń. Jednostki kultury zaliczane do sektora finansów publicznych zobligowane są do naliczania i ewidencjonowania w księgach rachunkowych odsetek od nieterminowych płatności na koniec każdego kwartału, co wynika z art. 17 ust. 1 pkt. 3 ustawy o finansach publicznych dnia 27 sierpnia 2009 roku (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240). 5) Nieprzestrzeganiu ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku w zakresie braku udokumentowania i powiązania wyników spisu z natury z zapisami w księgach rachunkowych (Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz art. 27 z późn. zm.). 3

4 1. Gospodarka finansowa z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia dotacji budżetowych za miesiąc listopad i grudzień 2009 roku. Temat ten zbadano w oparciu o dokumenty źródłowe tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, polecenia wyjazdów służbowych, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Ogółem koszty w listopadzie i grudniu 2009 roku wyniosły ,73 zł. Poniższa tabela zawiera szczegółowy wykaz zrealizowanych kosztów w badanych miesiącach: L.p. Wyszczególnienie Plan na 2009 rok Wykonanie za listopad i grudzień % 2009 rok 1. Amortyzacja , ,51 62,43 2. Materiały , ,64 10,96 3. Energia , ,08 23,71 4. Usługi obce , ,78 20,79 5. Wynagrodzenia , ,83 21,25 6. Świadczenia na rzecz pracowników , ,00 6,56 7. Ubezpieczenia społeczne , ,76 16,57 8. Fundusz Pracy i FGŚP , ,79 16,49 9. Podatki i opłaty 3.600,00 0,00 0, Usługi bankowe 3.900,00 754,00 19, Podróże służbowe krajowe i limit samochodowy , ,97 21, Podróże służbowe zagraniczne ,00 784,70 4, Pozostałe koszty , ,67 64, Zbiory biblioteczne 9.400,00 0,00 0, Zakup eksponatów muzealnych ,00 0,00 0,00 Koszty ogółem , ,73 20,68 2. Rozliczenie dotacji w miesiącu listopadzie i grudniu 2009 roku Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 155/2009) ,68 zł Wpływy za miesiąc listopad i grudzień 2009 roku wynosiły: otrzymane dotacje z Urzędu Miejskiego: WB nr 159/2009 z dnia rok WB nr 175/2009 z dnia rok ,00 zł ,00 zł Razem: ,00 zł wpłata za bilety i wydawnictwa odsetki bankowe wpłata za wynajem lokali 434,30 zł 139,31 zł 8.375,71 zł 4

5 wpłata za reklamy darowizna wpłata za usługę badania archeologiczne 1.098,00 zł 2.000,00 zł ,00 zł Ogółem przychody: ,32 zł Rozchody za miesiąc listopad i grudzień 2009 roku wynosiły: opłaty i prowizje bankowe wypłacone wynagrodzenia pracowników 667,00 zł ,79 zł potrącenia z list płac na kwotę: 5.849,72 zł w tym: składki Commercial 960,20 zł składki PZU 1.469,52 zł spłata pożyczek KZP 3.420,00 zł przekazane składki na ubezpieczenia społeczne przekazany podatek od osób fizycznych PIT 4 pobrana gotówka z banku czekiem wypłacone umowy zlecenia ,39 zł ,00 zł 7.500,00 zł ,02 zł zapłacone faktury na kwotę ,41 zł w tym: - zakup materiałów biurowych 850,50 zł - wywóz nieczystości 452,61 zł - zakup akcesoriów komputerowych 1.060,64 zł - opłata za wodę 245,52 zł - energia cieplna 9.194,27 zł - ścieki 415,25 zł - badania profilaktyczne osób skierowanych na odpracowanie 1.000,00 zł - energia elektryczna 3.579,98 zł - opłata za rozmowy telefoniczne 1.578,29 zł - wykonanie pomiarów geodezyjnych do dokumentacji 976,00 zł - monitoring obiektu 1.714,10 zł - świadczenia pomocy prawnej 2.928,00 zł - przegląd kserokopiarki 97,60 zł - zakup programu prawnego LEX 741,14 zł - roboty ogólnobudowlane remontowe ,10 zł - wydatki na reprezentację 2.851,88 zł - opłata za przesyłki pocztowe 463,04 zł - odbiór zużytego sprzętu komputerowego 160,50 zł - zakup eksponatów muzealnych 4.660,77 zł - opłata za projekt i składanie książki 1.447,19 zł - serwis komputerowy 1.830,00 zł - prenumerata czasopism 499,00 zł 5

6 - wydruk materiałów 8.509,93 zł - opłata za reklamę w Internecie 1.220,00 zł - zakup świetlówek 277,90 zł - koszt gospodarowania odpadami 5,46 zł Nieprawidłowo zaksięgowano na koncie Materiały na wystawę kwotę 5,46 zł za koszt gospodarowania odpadami, winno być na koncie Pozostałe usługi obce. - zakup środków czystości 684,42 zł - tłumaczenie streszczeń 4.310,44 zł - opracowanie graficzne dokumentacji 625,00 zł - oznakowanie na terenie badań archeologicznych 122,00 zł - materiały zużyte na organizację wystaw 471,88 zł - szkolenie pracowników 700,00 zł - pomiary skuteczności zerowania oporności izolacji 854,00 zł - opracowanie planów rzutów folwarków i kościołów ,00 zł - zakup wyposażenia (chłodziarka, regały na książki, statyw do aparatu fotograficznego, aparaty telefoniczne) 4.550, 00 zł Ogółem rozchody: ,33 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień 31 grudnia 2009 r. (WB nr 190/2009) ,67 zł 2.2. Stan środków w kasie na dzień rok 1.251,18 zł Kontrolą objęto raporty kasowe o numerach: RK nr 30 za okres od 01 do 23 listopada 2009 roku. RK nr 31 za okres od 24 do 30 listopada 2009 roku. RK nr 32 za okres od 01 do 17 grudnia 2009 roku. RK nr 33 za okres od 18 do 31 grudnia 2009 roku Na przychody składały się: - wpłaty za bilety i wydawnictwa 4.896,85 zł - wpłata za wynajem pomieszczeń 110,28 zł - wpłata za reklamę 854,00 zł - wpłata podjętej z banku i wpłaconej do kasy gotówki 7.500,00 zł - zwrot zaliczki 4.538,70 zł - wpłata składek ubezpieczenia i KZP 321,64 zł Razem przychody: ,47 zł Rozchody ogółem ,30 zł w tym: - materiały do montażu wystaw 327,65 zł - zakup materiałów dla konserwatora 216,68 zł 6

7 - zakup artykułów spożywczych na poczęstunek 610,56 zł - koszty podróży służbowych 3.575,74 zł - zakup materiałów biurowych 579,21 zł - wypłata ekwiwalentu za używanie samochodu prywatnego 243,32 zł Wypłata ekwiwalentu za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych za miesiąc grudzień rozliczona na podstawie Polecenia księgowania niebędącego dokumentem kasowym, co wynika z Instrukcji Kasowej Muzeum i Ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku, Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz art. 21 i art.22). - zakup znaczków pocztowych 186,00 zł - zakup wyposażenia (regały, kuchenka mikrofalowa, czajnik) 2.642,00 zł - dorabianie kluczy 20,00 zł - wywołanie zdjęć 46,00 zł - opłata za przesyłki 58,00 zł - opłata parkingowa 133,00 zł - zaliczki 6.970,32 zł - zakup książek do biblioteki Muzeum 75,00 zł - zwrot zapłaty za ubezpieczenie 260,82 zł Stan środków w kasie według RK nr 33 na dzień rok 3.528,35 zł W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono co następuje: 1. Do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe tj.: faktury, wnioski o zaliczkę, bankowe dowody wpłat, KW i KP. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury VAT i rachunki zakupu opisane były pod względem celowości, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 5. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 6. Polecenia wyjazdów służbowych: Pozycja Nr delegacji Miejscowość i cel wyjazdu Dzień wyjazdu Środek lokomocji Szczecin Książnica r. Samochód Pomorska Recz nadzór r. Samochód archeologiczny Koszt delegacji 63,52 zł 61,85 zł Recz nadzór archeologiczny r. Samochód 61,85 zł 7

8 Szczecin przekazanie dokumentacji do Książnicy i Akademii Pomorskiej Szczecin - przekazanie dokumentacji do Książnicy i Akademii Pomorskiej Szczecin prezentacja książki w Muzeum Narodowym Szczecin przekazanie dokumentacji do archiwum WOUZ Szczecin odbiór materiałów pokonferencyjnych z drukarni Szczecin Muzeum Narodowe Loknitz konsultacja w sprawie projektu Interreg IV A Loknitz konsultacja w sprawie projektu Interreg IV A Szczecin kwerenda Książnica Pomorska Szczecin zakup materiałów do wystawy aptekarskiej Gdańsk Sesja Pomorzoznawcza Gdańsk Sesja Pomorzoznawcza Gdańsk Sesja Pomorzoznawcza Gdańsk Sesja Pomorzoznawcza Szczecin zakup zasłon na wystawę aptekarską Recz nadzór archeologiczny Szczecin kwerenda w Muzeum Narodowym Szczecin kwerenda w Książnicy Pomorskiej Szczecin promocja książki w Książnicy Pomorskiej Szczecin promocja książki w Książnicy Pomorskiej Szczecin - promocja książki w Książnicy Pomorskiej Greifswald wręczenie nagrody Pomerania Nostra Szczecin kwerenda w Archiwum WUOZ Greifswald wręczenie nagrody Pomerania Nostra Szczecin kwerenda archiwalna w IPN i Archiwum Państwowym r. Samochód z poz r. Samochód r. Samochód 0,00 zł 78,56 zł 63,52 zł r. Bus 16,60 zł r. Samochód 70,21 zł r. Bus 16,60 zł r. Samochód z poz r. Samochód 57,99 zł 166,64 zł r. Bus 16,60 zł r. Samochód 46,80 zł r. PKP 2.061,30 zł r. PKP 321,30 zł r. PKP 321,30 zł r. PKP 221,30 zł r. Samochód 46,80 zł r. Samochód 61,85 zł r. Bus 28,10 zł r. Bus 28,10 zł r. Bus 22,10 zł r. Bus 22,10 zł r. Samochód 61,85 zł r. Samochód 472,27 zł r. Bus 16,60 zł r. Samochód z poz r. Samochód 87,80 zł 70,21 zł 8

9 Szczecin szkolenie r. Samochód Troszczyno odbiór r. Samochód materiałów na wystawę Szczecin kwerenda r. Samochód w archiwum IPN Szczecin przekazanie r. Samochód materiałów do folderów 66,86 zł 106,98 zł 81,71 zł 70,21 zł Szczecin ustalenia r. Samochód 63,52 zł w sprawie wystaw w Muzeum Narodowym Szczecin zebranie SNAP r. Samochód 63,52 zł Recz nadzór r. Samochód 61,85 zł archeologiczny Recz nadzór r. Samochód 61,85 zł archeologiczny Szczecin kwerenda r. Bus 28,10 zł w Archiwum Państwowym Szczecin szkolenie r. Samochód 63,52 zł Szczecin udział w sesji w IPN Chojna - promocja rocznika r. Samochód z poz ,00 zł Szczecin udział w sesji w IPN Chojna - promocja rocznika r. Samochód Chojna - prezentacja r. Samochód Rocznika Chojeńskiego i kwerenda zbiorów bibliotecznych Szczecin odbiór folderów r. Samochód 175,12 zł 135,20 zł 70,21 zł W rozliczeniu delegacji stwierdzono następujące uchybienia: brak określenia celu wyjazdu służbowego, podróż samochodem m, a powinno być najtańszym środkiem lokomocji (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz z późn. zm.), wyjazd do tej samej miejscowości w tym samym dniu dwóch samochodów ch, rozliczenie delegacji nr 175 z poz. 14 poleceniem księgowania, winno być rozliczone wraz z rozliczeniem zaliczki w RK nr 31/2009 za okres roku, błędnie rozliczony ryczałt za dojazdy w delegacji nr 175 poz. 14 naliczono kwotę 36,80 zł, winno być 18,40 zł (wpłata z dnia roku KP nr 032), błędnie zaksięgowano kwotę 300,00 zł za udział w sesji delegowanych z poz. 14, 15, 16 w koszty Krajowych podróży służbowych , winno być na koncie Pozostałe usługi obce. 9

10 2.3. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo konta 101 Kasa na dzień roku wynosiło po stronie Wn 3.528,35 zł Symbol Obroty za miesiąc listopad Obroty narastająco od Saldo na dzień r. konta i grudzień 2009 roku początku roku 101 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,35 - Saldo konta jest zgodne z raportem kasowym nr 33/2009 za okres od 18 do 31 grudnia 2009 roku. 2) Saldo konta 131 Rachunki bieżące na dzień roku wynosiło po stronie Wn ,67 zł Symbol Obroty za miesiąc listopad Obroty narastająco od początku Saldo na dzień r. konta i grudzień 2009 roku roku 131 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,67 - Saldo konta jest zgodne z WB nr 190/2009 z dnia roku. 3) Saldo konta 200 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień roku wynosiło po stronie Ma ,12 zł Symbol Obroty za miesiąc listopad Obroty narastająco od Saldo na dzień r. konta i grudzień 2009 roku początku roku 200 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , , ,96 Saldo konta stanowią należności i zobowiązania: Wn Ma - Polska Telefonia Cyfrowa 280,60 zł - Katakumba 4.516,83 zł - PEC za energię cieplną 7.405,44 zł - Firma Handlowa (ochrona danych) 3.047,53 zł - Telekomunikacja SA 221,56 zł - Gips System PHU 32,26 zł - Sort Krawiec 0,34 zł - Sky Net 1.655,00 zł - Alkon Sekurity 793,00 zł - Graphic House Drukarnia 7.076,00 zł - ZHP Hufiec Stargard Szczeciński 530,88 zł - obsługa prawna 1.464,00 zł - Remondis Szczecin 201,16 zł - Crowley Data Poland 244,20 zł ,84 zł ,96 zł 10

11 4) Saldo konta 221 Należności z tytułu dochodów budżetowych na dzień rok wynosiło po stronie Wn ,91 zł Symbol Obroty za miesiąc listopad Obroty narastająco od Saldo na dzień r. konta i grudzień 2009 roku początku roku 221 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,91 - Saldo konta stanowią należności z tytułu podatku VAT. 5) Saldo konta 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień rok wynosiło po stronie Ma ,82 zł Symbol Obroty za miesiąc listopad Obroty narastająco od Saldo na dzień r. konta i grudzień 2009 roku początku roku 229 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , ,82 Saldo konta stanowią składki na ubezpieczenia społeczne od dodatkowego wynagrodzenia rocznego. 6) Saldo konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na dzień rok wynosiło po stronie Wn 1.362,80 zł Symbol Obroty za miesiąc listopad Obroty narastająco od Saldo na dzień r. konta i grudzień 2009 roku początku roku 234 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 9.744, , , , ,80 - Saldo konta stanowią należności z tytułu powierzenia pracownikowi widokówek do sprzedaży. 7) Saldo konta 400 Koszty według rodzajów na dzień r. wynosiło 0,00 zł Symbol Obroty za miesiąc listopad Obroty narastająco od Saldo na dzień r. konta i grudzień 2009 roku początku roku 400 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , , Analityka Kosztów według rodzajów za 2009 rok: - konto 401 amortyzacja ,12 zł - konto 411 materiały ,42 zł - konto 419 energia ,34 zł - konto 426 usługi transportowe 1.492,66 zł - konto 427 usługi remontowe ,73 zł - konto 429 usługi obce ,35 zł - konto 431 wynagrodzenia ,54 zł - konto 432 świadczenia na rzecz pracowników ,59 zł - konto 445 ubezpieczenia społeczne ,50 zł 11

12 - konto 461 podatki i opłaty 3.613,50 zł - konto 462 usługi bankowe 5.846,50 zł - konto 463 podróże służbowe ,95 zł - konto 464 wydatki na reprezentację i reklamę ,76 zł 3. Gospodarka finansowa z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia dotacji budżetowych za miesiąc styczeń i luty 2010 roku. Temat ten zbadano w oparciu o dokumenty źródłowe tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, polecenia wyjazdów służbowych, listy płac, polecenia księgowania, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Ogółem koszty w miesiącach styczniu i lutym 2010 roku wyniosły ,93 zł. Poniższa tabela zawiera szczegółowy wykaz zrealizowanych kosztów w badanych miesiącach: L.p. Wyszczególnienie Plan na 2010 rok Wykonanie za styczeń, luty 2010 % rok 1. Amortyzacja środków trwałych i WNP 6.790,48 2. Materiały , ,33 38,10 3. Energia , ,50 27,68 4. Usługi obce , ,64 14,83 1. usługi transportowe 2.780,92 2. usługi remontowe 654,01 3. inne usługi obce ,71 5. Wynagrodzenia , ,34 22,41 12

13 6. Świadczenia na rzecz pracowników ,00 388,43 1,77 7. Ubezpieczenia społeczne , ,53 20,42 8. Fundusz Pracy i FGŚP , ,84 18,89 9. Podatki i opłaty 2.000,00 0,00 0, Usługi bankowe 3.500,00 523,50 14, Podróże służbowe krajowe i zagraniczne, limit samochodowy , ,25 19, Pozostałe wydatki , ,09 26,20 14 Zakup eksponatów muzealnych 9.000,00 0,00 0,00 15 Opracowanie katalogu zabytków ,00 0,00 0,00 16 Organizacja konferencji Miasta i miasteczka 3.000,00 0,00 0,00 17 Projekt w ramach Interreg IVA Robotnicy przymusowi ,00 0,00 0,00 18 Sesja naukowa Stargard ,00 0,00 0,00 Koszty ogółem , ,93 20,25 4. Rozliczenie dotacji w miesiącu styczniu i lutym 2010 roku Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB 1/2010nr ) ,67 zł Wpływy miesiącu styczniu i lutym 2010 roku wynosiły: otrzymane dotacje z Urzędu Miejskiego: WB nr 4/2010 z dnia rok WB nr 4/2010 z dnia rok wpłata ubezpieczyciela za likwidację szkody opłata za wynajem pomieszczeń zwrot nadpłaty podatku z US ,00 zł ,00 zł Razem: ,00 zł 6.196,15 zł 2.640,12 zł 389,00 zł Razem dochody ,27 zł Rozchody w miesiącu styczniu i lutym 2010 roku wynosiły: opłaty i prowizje bankowe 523,50 zł wypłacone wynagrodzenia pracowników, umów o dzieło i zlecenia ,22 zł / w tym dodatkowe wynagrodzenie roczne/ potrącenia z list płac na kwotę: 5.381,32 zł w tym: składki Commercial 1.041,80 zł składki PZU 1.469,52 zł spłata pożyczek KZP 2.870,00 zł 13

14 przekazane składki na ubezpieczenia społeczne przekazany podatek od osób fizycznych PIT 4 pobrana gotówka z banku czekiem ,88 zł 3.789,00 zł 4.500,00 zł zapłacone faktury na kwotę ,15 zł w tym: - zakup materiałów biurowych, środków czystości 3.516,07 zł - zakup materiałów na wystawy 4.507,59 zł - wywóz śmieci 414,73 zł - zakup drukarki wraz z usługą serwisową 1.655,00 zł - usługa serwisowa programy księgowe, kserokopiarki 1.770,05 zł - opłata za wodę i ścieki 162,27 zł - energia cieplna ,55 zł - energia elektryczna 2.798,42 zł - opłata za rozmowy telefoniczne 1.453,85 zł - usługi fotograficzne, pocztowe, tłumaczenia 1.218,22 zł - monitoring i ochrona obiektu 2.647,10 zł - świadczenia pomocy prawnej 1.464,00 zł - roboty ogólnobudowlane, remontowe 707,60 zł - zakup kalendarzy /wydatki na reklamę/ 7.076,00 zł - zakup eksponatów i książek do zasobów muzeum / plus poniesione koszty/ 986,41 zł Brak przeliczenia wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej, dotyczy eksponatów i książek zakupionych w walucie obcej (art. 21 ustawy o rachunkowości Dz. U ). - prenumerata czasopism 626,91 zł - zakup literatury fachowej 702,38 zł - opracowanie graficzne dokumentacji 775,00 zł - zapłata za opracowanie i wykonanie Gminnej Ewidencji Zabytków ,00 zł - zapłata za baner reklamowy 366,00 zł Ogółem rozchody: ,07 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień 28 lutego 2010 r. (WB nr 36/2010) 8.044,87 zł 4.2. Stan środków w kasie na dzień rok 3.528,35 zł Kontrolą objęto raporty kasowe o numerach: RK nr 1/2010 za okres od 01 do 19 stycznia 2010 roku. RK nr 2/2010 za okres od 20 do 22 stycznia 2010 roku. RK nr 3/2010 za okres od 23 do 31 stycznia 2010 roku. RK nr 4/2010 za okres od 01 do 05 lutego 2010 roku. RK nr 5/2010 za okres od 06 do 28 lutego 2010 roku. 14

15 Na przychody składały się: - wpłaty za bilety i wydawnictwa 1.996,78 zł - wpłata za wynajem pomieszczeń 4.800,39 zł - wpłata podjętej z banku i wpłaconej do kasy gotówki 4.500,00 zł - zwrot zaliczki 800,00 zł - wpłata składek ubezpieczenia i KZP 60,82 zł Razem przychody: ,99 zł Rozchody ogółem ,42 zł w tym: - materiały na potrzeby wystaw 725,92 zł - zakup materiałów dla konserwatora, środków chemicznych 326,06 zł - zakup artykułów spożywczych na poczęstunek 119,86 zł Nieprawidłowo wydatkowano kwotę 88,43 zł na zakup artykułów spożywczych przeznaczonych na spotkanie noworoczne pracowników Muzeum. Poczęstunek noworoczny zorganizowany dla pracowników i sfinansowany ze środków obrotowych tej jednostki organizacyjnej nie służy zaspokojeniu potrzeb publicznych. Dlatego taki wydatek nie może zostać uznany za celowy a jego poniesienie świadczy o braku staranności w gospodarowaniu środkami publicznymi. - koszty podróży służbowych 1.569,09 zł Nieterminowo dokonano rozliczenia delegacji nr 2/2010 wyjazd dnia roku, wypłacono w raporcie kasowym nr 5/2010 dnia roku ( 32 dni), co jest niezgodne z rozporządzeniem MPiPS z dnia 19 grudnia 2002r (Dz. U. nr 236, poz ze zm.). Nieprawidłowo sklasyfikowano opłatę za udział głównej księgowej w seminarium tematycznym w kwocie 520,00 zł na konto 463 Podróże służbowe (potwierdzenie dokonanej opłaty załączono do delegacji nr 9/2010). - zakup materiałów biurowych 982,05 zł - wypłata ekwiwalentu za używanie samochodu prywatnego 137,16 zł - zakup znaczków pocztowych 542,65 zł - zakup wyposażenia i sprzętu (regały, pilarka ręczna, przyssawka do szyb) 1.328,35 zł - dorabianie kluczy 856,70 zł - opłata za przesyłki 1.339,90 zł - opłata parkingowa 328,00 zł - opłata abonamentu RTV 244,90 zł - zaliczki 2.100,00 zł - zakup książek do biblioteki Muzeum 65,00 zł - zakup usług transportowych (przewozy eksponatów z i na wystawy) 2.991,60 zł - wypłata ekwiwalentu za pranie odzieży ochronnej 300,00 zł - zakup rękawic ochronnych 19,18 zł Stan środków w kasie według RK nr 33 na dzień rok 1.709,92 zł 15

16 W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono co następuje: 1. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej - faktury VAT, rachunki, wnioski o zaliczkę, wyciągi bankowe, bankowe dowody wpłat, dowody kasa wypłaci (KW) i dowody kasa przyjmie (KP). 2. Dowody księgowe zawierają: określenie rodzaju dowodu, numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, datę dokonania operacji, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Dowody księgowe są czytelne i zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej. 4. Księgi rachunkowe prowadzone są przy użyciu komputera z zastosowaniem procedur i środków chroniących przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. 5. Sporządzony na dzień 31 grudnia 2009 roku spis z natury, przedstawiony jako załącznik nr 1, nie ma odzwierciedlenia wartościowego w księgach rachunkowych w pozycji Materiały. Wyceny wartościowej zapasów dokonano dnia 05 stycznia 2010 roku załącznik nr 2. Wycenione zapasy zaksięgowano na podstawie sporządzonego dnia roku z datą księgowania roku, PK polecenia księgowania p10 01-pk-12, załącznik nr 3. Jest to niezgodne z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 1994, Nr 121, poz. 591 z późn. zm.) oraz z przyjętą przez Dyrektora Muzeum polityką rachunkowości. Rolą inwentaryzacji jest zweryfikowanie prawidłowości danych zawartych w księgach rachunkowych, dotyczących wielkości poszczególnych aktywów i pasywów jednostki. Ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów pozwala nie tylko na aktualizację danych ujętych w ewidencji księgowej, ale ma także wpływ na wycenę majątku i wynik finansowy jednostki oraz rzetelność sporządzonych sprawozdań finansowych i budżetowych. 16

17 Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 20 kwietnia 2010 roku. Dyrektor Muzeum w Stargardzie Szczecińskim Marcin Majewski został poinformowany o przysługującym mu, na podstawie zarządzenia nr 386/2008 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 22 października 2008 roku z późniejszymi zmianami prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (w tym jeden w wersji elektronicznej) jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. W treści protokołu dokonano stępujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeżeń/z zastrzeżeniami co do: które włączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją.... Stargard Szczeciński dnia roku. 17