ul. Ruchliwa 17 lok.15, 02-182 Warszawa, tel./fax. +48 22 868-10-51, 868-10-52 www.datecs-polska.pl e-mail:krzysztof@datecs-polska.pl INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU SERWISOWEGO DO KOMUNIKACJI KASA KOMPUTER DSS DATECS SERVICE SOFTWARE Wersja: 2.5.1.0 Styczeń 2008
SPIS TREŚCI: 1. Wstęp... 3 2. Wymagania sprzętowe, instalacja... 3 3. Opis współpracy komputera z kasami... 3 4. Konfiguracja programu... 4 5. Opis okna głównego... 8 a) Tryb edycji wprowadzanie danych o artykułach... 9 b) Edycja wprowadzonych danych... 12 c) Komunikacja z kasą... 14 d) Programowanie tekstu nagłówka... 15 e) Programowanie kasjerów... 17 f) Operacje wyszukiwania towarów... 18 6. Zapis danych do pliku... 19 7. Współpraca z programami Excel oraz Word... 20 8. Drukowanie... 21 9. Uwagi końcowe... 21 2
1. Wstęp Program DSS (Datecs Service Software) służy do współpracy wszystkich modeli kas DATECS z komputerem i jest przeznaczony dla serwisantów urządzeń fiskalnych. Został stworzony w celu ułatwienia i przyspieszenia programowania kas. Program ten pozwala na zaprogramowanie, odczytanie i usuwanie artykułów PLU z bazy kasy a także tekstu nagłówka i haseł wraz z nazwami kasjerów. Program pobiera również dane o sprzedaży na kasie tj. ilość sprzedanego artykułu a także wartość oraz potrafi wykonać raport zerujący sprzedaż artykułów PLU. Program obsługuje następujące modele kas: MP500T, MP500TA, MP5000, MP54, MP55, MP56, MALUCH, MALUCH BIS, MIDI. Operacje takie jak: ustawienie opcji systemowych w kasie nie są oraz nie będą dostępne w przyszłych wersjach tej aplikacji, gdyż zakres funkcji został ograniczony przez Ministerstwo Finansów. 2. Wymagania sprzętowe, instalacja Program DSS jest aplikacją działającą na każdym komputerze z zainstalowanym systemem WINDOWS 98SE lub wyższym. Komunikacja programu z użytkownikiem odbywa się w wygodnym trybie okienkowym, użytkownik może jednocześnie pracować na kilku uruchomionych aplikacjach. Instalacja przebiega automatycznie i polega na uruchomieniu pliku DSS.exe, natomiast standardowo dane dotyczące bazy danych przechowywane są w folderze Moje dokumenty (pliki z rozszerzeniem *.dat. 3. Opis współpracy komputera z kasami Aby poprawnie połączyć kasę z komputerem, należy zastosować kabel komunikacyjny, który znajduje się w podstawowym wyposażeniu każdego modelu kasy. Warunkiem koniecznym poprawnej transmisji z komputerem jest identyczne ustawienie następujących parametrów w kasie i programie DSS: Prędkość transmisji, Numer logiczny kasy, W programie należy również ustawić port komunikacyjny COM, do którego jest podłączona kasa. Program DSS komunikuje się z kasami serii MPxxx, MIDI, również za pomocą konwertera USB-RS232, aby poprawnie uruchomić konwerter należy zainstalować sterowniki, które znajdują się na płycie CD, która jest w standardowym wyposażeniu konwertera. Firma DATECS-POLSKA zaleca konwerter firmy SEVEN model KTM6012, który znajduje się w Naszej ofercie. W przypadku kasy MALUCH, należy zainstalować sterownik PL-2303 Driver Installer, który znajduje się na Naszej stronie internetowej www.datecs-polska.pl w dziale SERWIS/PROGRAMY PC. 3
KASA DATECS MP54, MP55, MP56, MP500TA VFD, MP500TA LCD, MP500T (z funkcją EURO), MALUCH, MIDI. W przypadku, gdy kasa jest niefiskalna i nie ma zaprogramowanego żadnego artykułu w bazie możliwe jest zaprogramowanie kasy bez wydruków programowanych towarów. Możliwe jest również doprogramowanie nowych artykułów w ciągu dnia. Należy pamiętać, że w tych modelach kas możliwe jest komunikowanie się w trybie sprzedaży (warunkiem jest zakończenie paragonu i zalogowanie kasjera). W przypadku chęci usunięcia lub zmiany istniejącego artykułu w bazie należy wykonać Raport Dobowy Fiskalny! W kasach z serii MP54, MP55, MP56, MALUCH, MIDI z funkcją EURO istnieje możliwość zaprogramowania bazy towarowej bez wydruków w trybie fiskalnym pod warunkiem uprzedniego wykasowania bazy w trybie serwisowym przy pomocy ośmiu 6. KASY DATECS MP500T, MP5000 W w/w modelach możliwe jest również doprogramowanie nowych artykułów w ciągu dnia, natomiast w przypadku chęci usunięcia lub zmiany istniejącego artykułu w bazie należy wykonać Raport Dobowy Fiskalny! Należy pamiętać, że komunikacja z komputerem odbywa się TYLKO w trybie HELP po naciśnięciu klawisza 9. 4. Konfiguracja programu Po uruchomieniu pliku DSS.exe na ekranie monitora pojawi się następujące okno: Rys. 1 W funkcji Plik wybieramy opcję Parametry. Wówczas pojawi się okno, gdzie należy ustawić: Port, do którego jest podłączona kasa (rys.2), numer logiczny kasy (rys. 3), parametry komunikacyjne (rys.3), odpowiednio zdefiniować stawki VAT (rys.4), określić po którym parametrze mają być sortowane dane (rys.5), uruchomić obsługę czytnika kodów kreskowych po złączu RS232 (rys.6). 4
Rys.2 Rys.3 Rys.4 Rys.5 Rys.6 5
Następnie należy w funkcji Plik wybrać Nowy pojawi się następujące okno (rys.7): Rys.7 Kolejnym krokiem jest wybór typu kasy z jakim będziemy się komunikować, wyboru dokonujemy w funkcji Typ kasy rys. 8. Rys.8 6
Po dokonaniu wyboru modelu, należy nawiązać komunikację z kasą. W funkcji Komunikacja należy wybrać opcję Szukaj kasy, wówczas pojawi się okno (rys.9). Rys.9 Należy ustawić numer logiczny od którego program ma zacząć szukać kasy (możliwy przedział 0-99), fabrycznie kasa ma zaprogramowany numer 1 i tak samo ustawiono w programie. Następnie należy zaznaczyć czy przeszukiwanie ma się odbywać Rosnąco tzn. od podanego numeru np. 1 do góry tj. kolejno 2,3,4,5,6... itd., czy też Malejąco od podanego numeru tj. kolejno 1,99,98,97,96,96... itd. Fabrycznie ustawiono na Rosnąco. Następnie należy zaznaczyć do którego portu com jest podłączona fizycznie kasa, gdyż od tego numeru portu program zacznie poszukiwać kasy. UWAGA!!! W przypadku kas MALUCH, MALUCH BIS są one podłączone poprzez port COM w programie, dokładnie na tym samym porcie COM na którym zainstalowany został sterownik. Jeżeli już wszystkie niezbędne parametry ustawiliśmy należy wcisnąć przycisk Szukaj. Wówczas pojawi się następujące okno (rys.10): Rys.10 Po poprawnie wykonanym szukaniu i znalezieniu kasy nasze okno będzie wyglądało następująco (rys.11), wówczas w części Znaleziona kasa pojawią się parametry znalezionej kasy. Ostatnim krokiem jest wciśnięcie przycisku Ustaw aby te parametry zostały zapisane w programie. Rys.11 7
5. Opis okna głównego Pod paskiem Menu zamieszczone są ikony skrótów do najważniejszych funkcji programowych. Ustawiając myszkę na daną ikonę oraz pozostawiając ją bez ruchu, po ok. 3 sek. pojawi się okienko tekstowe z opisem funkcji tej ikony (rys. 12) Rys. 12 Opis poszczególnych funkcji ikon, patrząc od lewej strony rys. 12 jest następujący: Nowy (Ctrl+N) opcja otwiera nową tabelę do wpisywania danych (menu Plik Nowy), Otwórz (Ctrl+O) opcja otwiera istniejący plik z danymi (menu Plik Otwórz), Zapisz (Ctrl+S) opcja zapisuje dane w bieżącym katalogu (menu Plik Zapisz), Wytnij (Ctrl+X) opcja wycina zaznaczony artykuł PLU i zatrzymuje go w schowku aż do momentu zainicjowania opcji wklej (menu Edycja Wytnij), Kopiuj (Ctrl+C) opcja kopiuje dany artykuł PLU i pozostawia go w schowku aż do momentu zainicjowania opcji wklej menu (Edycja Wklej), Wklej (Ctrl+V) opcja wkleja artykuł(y) PLU znajdujący(e) się w danej chwili w schowku, Znajdź opcja pozwala na wyszukiwanie dowolnych parametrów artykułów PLU (Edycja Znajdź), Drukuj (Ctrl+P) opcja pozwala na wydrukowanie wszystkich artykułów PLU (menu Plik Drukuj), Dodaj (Insert) opcja wywołuje okno pozwalające na określenie parametrów artykułu PLU (menu Edycja Dodaj), 8
Usuń (Delete) opcja usuwa zaznaczony wiersz lub wiersze (klika wierszy) zaznaczamy używając standardowego polecenia Windows zaznaczamy pierwszy wiersz następnie trzymając wciśnięty klawisz Shift zaznaczamy ostatni lub trzymając wciśnięty klawisz Ctrl i zaznaczać pozycje, które chcemy usunąć (menu Edycja Usuń), Edytuj (Enter) opcja pozwala na edycję i zmianę parametrów zaznaczonego jednego lub więcej artykułów PLU (menu Edycja Edycja), Wyślij do kasy opcja wysyła wszystkie dane zawarte w tabeli, ale tylko w aktywnym oknie (menu Komunikacja Wyślij do kasy), Wyślij zaznaczone do kasy opcja wysyła do kasy tylko zaznaczone artykuły PLU (menu Komunikacja Wyślij zaznaczone do kasy), Odczytaj z kasy opcja odbiera informacje o wszystkich artykułach PLU (menu Komunikacja Odczytaj z kasy), Usuń z kasy opcja usuwa wszystkie towary w kasie, należy pamiętać o wcześniejszym wykonaniu Raportu Dobowego Fiskalnego! (menu Komunikacja Usuń z kasy), Usuń zaznaczone z kasy opcja usuwa z kasy tylko zaznaczone artykuły PLU (menu Komunikacja Usuń zaznaczone z kasy), MP wybór kas serii MPxx, tj. MP5000, MP500T, MP500TA, MP55, MP56. M wybór kasy MALUCH, MIDI MP wybór kas z serii MIDI z wykorzystaniem protokołu komunikacji kas z serii MP5XX, MIDI M wybór kas z serii MIDI z wykorzystaniem protokołu komunikacji kasy MALUCH, MP54 MP- wybór kas z serii MP54 z wykorzystaniem protokołu komunikacji kasy MP500, MP54 M- wybór kas z serii MP54 z wykorzystaniem protokołu komunikacji kasy MALUCH, a) Tryb edycji wprowadzanie danych o artykułach Aby założyć nową bazę artykułów PLU należy wykonać następującą sekwencję: z menu Plik wybrać Nowy z menu Typ kasy wybrać model kasy który chcemy programować z menu Edycja wybrać Dodaj (Insert) W oknie, które się pojawi (rys. 13) należy wpisać wszystkie potrzebne informacje, aby opisać dany artykuł. W przypadku kas serii MP, MIDI i MP54 z protokołem kas MP należy obowiązkowo wprowadzić: kod kreskowy, nazwę, cenę, wybrać odpowiednią wartość stawki podatkowej, typ ceny otwarta lub zamknięta. Natomiast w przypadku kasy MALUCH oraz MIDI i MP54 z protokołem kasy MALUCH należy obowiązkowo wprowadzić: numer PLU, nazwę, cenę, wybrać odpowiednią wartość stawki podatkowej, określić typ ceny otwarta, zamknięta, otwarta SICS, zamknięta SICS, kod kreskowy jest opcjonalny. Przechodzenie pomiędzy poszczególnymi polami umożliwia klawisz TAB. Po zakończeniu wpisywania operację kończymy potwierdzając klawiszem OK (Enter). 9
Rys.13 Po zatwierdzeniu klawiszem OK, zaprogramowany artykuł pojawi się w oknie Artykuły (rys.14). Aby dodać kolejny artykuł należy ponownie wcisnąć klawisz Insert, wówczas pojawi się okno do edycji kolejnego towaru program automatycznie nada kolejny numer. Rys.14 W trybie edycji artykułów PLU istnieje możliwość sortowania informacji od pozycji o wartości najmniejszej do największej oraz odwrotnie. W przypadku, kiedy w kolumnie występują litery (np. kolumna ze stawką VAT), dane są sortowane alfabetyczne od pierwszej lub końcowej litery alfabetu. Operację sortowania wykonujemy klikając myszą na przycisk znajdujący się w górnym położeniu każdej kolumny. Kierunek sortowania wskazuje mała ikona w postaci trójkąta (rys. 15). 10
Rys. 15 11
b) Edycja wprowadzonych danych Jeżeli chcemy wcześniej wprowadzony artykuł zmienić, należy go zaznaczyć (rys.16) na liście i wybrać ikonkę Edycja lub wcisnąć klawisz Enter lub dwa razy kliknąć lewym klawiszem myszki. Wówczas pojawi się takie same okno jak przy wprowadzaniu nowego artykułu (rys. 17) z tą różnicą, że mamy już wprowadzone dane. Po wprowadzeniu zmian dla wybranego artykułu należy zatwierdzić klawiszem OK i informacje zostaną zmienione. Natomiast, jeżeli chcemy zmienić dane dla kilku wybranych towarów (poprzez skrót Ctrl+spacja) lub dla wszystkich np. dla tych towarów ma być cena otwarta. Należy je zaznaczyć poprzez funkcję zaznacz wszystkie (Ctrl+A) - rysunek 18 - lub poprzez zaznacz zmodyfikowane lub poprzez zaznacz nie zmodyfikowane w zakładce Edycja. Następnie należy wcisnąć ikonkę Edycja lub klawisz Enter, wówczas pojawi się okno (rysunek 19) za pomocą którego możemy zmienić dla wszystkich lub dla wybranych artykułów parametry: Cena, PTU i Typ ceny. Po wprowadzeniu zmian należy zatwierdzić klawiszem OK i informacje zostaną zmienione. Rys.16 12
Rys.17 Rys. 18 Rys. 19 13
c) Komunikacja z kasą W celu przesłania zaprogramowanych artykułów do kasy lub ich odebrania należy odpowiednio: w przypadku wysłania wszystkich zaprogramowanych w programie artykułów należy w funkcji Komunikacja wybrać interesującą nas opcję. Wyślij do kasy (rys.20). Rys.20 W celu wysłania danych do kasy należy potwierdzić klikając [TAK]. Opcja Usuwać z kasy art., których nie ma w programie powoduje przesłanie do kasy artykuły PLU i automatyczne usunięcie wszystkich pozostałych zaprogramowanych wcześniej w kasie. Wyślij zaznaczone do kasy (rys.21). Rys.21 Program wysyła tylko zaznaczone artykuły w programie. Odczytaj z kasy (rys.22). Rys.22 Program odbiera z kasy wszystkie artykuły PLU. W trakcie prawidłowego przebiegu transmisji program na bieżąco informuje użytkownika o statusie aktualnie wykonywanej operacji (rys.23), natomiast kończy komunikatem o poprawnym jej zakończeniu (rys.24). W przypadku błędnej transmisji program wyświetli komunikat (rys.25). 14
Rys.23 Rys.24 Rys.25 d) Programowanie tekstu nagłówka Po zaprogramowaniu interesującej nas bazy artykułów możemy przejść do funkcji programowania tekstu nagłówka. Należy wykonać następujące kroki: z menu Okno wybrać Nagłówek z menu Edycja wybrać Edycja (Enter) Wówczas pojawi się okno do wprowadzania lub edycji tekstu nagłówka (rys.26). Rys.26 Po wprowadzeniu tekstu w pierwszej linii przejście do następnej, następuje za pomocą klawisza TAB. W celu wprowadzenia pogrubionego znaku należy poprzedzić go znakiem @ (rys.27). 15
Rys.27 UWAGA! W kasach MALUCH, MP54, MP55, MP56, MP500T, MP500TA, MIDI z funkcją EURO można zaprogramować 5 linii tekstu, natomiast w kasach MP5000, MP500T i MP500TA (bez funkcji EURO) maksymalna ilość linii tekstu nagłówka wynosi 4! Zaprogramowany nagłówek (rys.28) należy wysłać do kasy, wykonując następujący krok: z menu Komunikacja wybrać opcję Wyślij do kasy Następnie pojawi się komunikat o potwierdzeniu wysłania tekstu nagłówka (rys.29). A po zakończonej komunikacji pojawi się komunikat potwierdzający wysłanie nagłówka (rys.30). Rys.28 16
Rys.29 Rys.30 e) Programowanie kasjerów Aby zaprogramować lub odczytać dane o kasjerach należy wykonać następujące kroki: z menu Okno wybrać Kasjerzy W zależności jaki typ kasy został wybrany okna będą różne. W przypadku kas serii MP5xx, MIDI, możliwe jest zaprogramowanie nazw i haseł dla trzydziestu kasjerów, którzy mają fabrycznie zaprogramowane nazwy: od Kasjer 1 do Kasjer 30 i hasła od 1 do 30. Natomiast dla kasy MALUCH jest możliwe tylko zaprogramowanie haseł kasjera i Admin a. W tym przypadku nazw się nie programuje! W przypadku kas serii MP5xx, MIDI najlepiej jest najpierw odebrać dane z kasy a następnie je edytować. Po uruchomieniu opcji Kasjerzy pojawi się okno do wprowadzania lub edycji (rys.31). Rys.31 Po odebraniu z kasy informacji o kasjerach okno będzie wyglądało następująco (rys.32): 17
Rys.32 W przypadku kasy MALUCH po uruchomieniu opcji Kasjerzy okno będzie wyglądało następująco (rys.33): Rys. 33 Opcje wysyłania i odbierania danych o kasjerach działają identycznie jak w przypadku artykułów i nagłówka. f) Operacje wyszukiwania towarów W przypadku, kiedy operujemy na bazach zawierających kilka lub kilkanaście tysięcy artykułów bardzo przydatna jest opcja wyszukiwania. Program umożliwia wyszukiwanie dowolnego ciągu znaków w następujących kolumnach. W trybie edycji artykułów są to kolumny: PLU, 18
Kod Kreskowy, Nazwa, Cena. Wyszukiwanie danego ciągu znaków realizowane jest w menu Edycja przez opcję Znajdź. W oknie poniżej (rys.34) z lewej strony należy, wybrać oraz zaznaczyć typ rekordu, względem, którego będzie odbywać się przeszukiwanie, następnie w pustym polu po prawej stronie wpisać szukane hasło. Rys. 34 Jeśli szukany ciąg znajduje się w tabeli, to program automatycznie zaznaczy wiersz, w którym on występuje, przygotowując jednocześnie ten wiersz do edycji. Jeśli natomiast hasło, którego szukamy nie występuje, to program nie wykona żadnej operacji. 6. Zapis danych do pliku Aby zapisać dane do pliku należy wybrać funkcję Plik i opcję Zapisz, wówczas pojawi się okno (rys.35), gdzie należy podać nazwę pod jaką chcemy zapisać dany plik wraz z rozszerzeniem *.dat. Rys.35 19
7. Współpraca z programami Excel oraz Word Ponieważ program DSS pracuje w systemie Windows, w sposób łatwy i wygodny może on współpracować z takimi edytorami jak Word oraz Excel. Wymiana informacji realizowana jest za pomocą operacji Kopiuj i Wklej (Ctrl+C i Ctrl+V). Warunkiem pomyślnego przebiegu procedury kopiowania danych jest przestrzeganie przez użytkownika następujących warunków. Kopiować można informację o artykułach PLU. Dane muszą być pisane dużymi literami. Dane muszą być umieszczone w tabeli w postaci kolumn według kolejności: ECR, PLU, KOD KRESKOWY NAZWA PLU, CENA, TYP CENY, PTU, ILOŚĆ, WARTOŚĆ. Ilość kolumn aktywnych musi zawsze wynosić 9. W przeciwnym wypadku program wyświetli komunikat linia 1 niepoprawny format PLU. Jeśli dany artykuł nie posiada ceny lub stawki VAT to pola te muszą pozostać niewypełnione. Kolumna ze stawką VAT musi zawierać oznaczenie literowe danej stawki z przedziału od A do G. Wklejanie tabeli z niewypełnionymi polami numeru PLU nie ma sensu, ponieważ program zinterpretuje je jako wiersze o zerowym numerze PLU. Nie zostanie uaktualniona pozycja artykułu o takim samym numerze PLU, jak już istniejący w programie DSS nawet, jeśli wklejane pola będą miały inną cenę i stawkę VAT. Program wyświetli komunikat z informacją, że dany artykuł PLU już istnieje oraz czy dodać pozostałe pozycje. Jeśli mamy gotowy plik z danymi w programie Excel i spełnia on warunki wymienione powyżej, to najłatwiejszym sposobem skopiowania ich do programu DSS będzie zaznaczenie interesującego nas obszaru myszą w postaci okna (rys. 36). Naciśnięcie jednocześnie klawiszy Ctrl+C spowoduje zapamiętanie informacji w specjalnym obszarze pamięci Windows zwanym schowkiem. Rys.36 Zaznaczony obszar myszą przybiera inny kolor i jest gotowy do kopiowania. Kolejną czynnością będzie uaktywnienie programu DSS (np. klawiszami Alt+Tab), następnie 20
w trybie edycji PLU wybranie komendy Edycja Wklej. Dane wpiszą się do programu DSS. Procedura ta oczywiście działa w obie strony tzn. artykuły można także kopiować z programu DSS do Excela lub Worda. W tym jednak przypadku nie jest możliwe zaznaczenie kopiowanego obszaru myszą tak, jak to było w Excelu. Wiersze zaznaczamy komendą zawartą w Edycja i Zaznacz Wszystkie (Ctrl+A) lub pojedynczo trzymając wciśnięty klawisz Ctrl, klikamy myszą na każdy wiersz osobno lub też (jeśli artykułów jest kilkadziesiąt lub więcej) operacje tę można usprawnić klikając pierwszy i ostatni wiersz, trzymając jednocześnie wciśnięty klawisz Shift. Istnieje również możliwość zaznaczenia wybranych pozycji poprzez wciśnięcie klawisza Ctrl i klikanie na wybrane pozycję. Dalej postępujemy analogicznie - Ctrl+C (czyli kopiuj), uaktywniamy program Excel lub Word oraz używamy komendy Wklej. Wklejanie danych do programu Word przebiega w sposób identyczny, jak w przypadku wklejania do Excela. 8. Drukowanie W celu wydrukowania stworzonej bazy towarowej należy z menu Plik wybrać opcję Drukuj. Istnieje również możliwość wydrukowania tekstu nagłówka z tym, że drukowane zawsze będzie aktywne okno. W oknie, które się pojawi, można ustawić następujące parametry: Zmienić typ drukarki Zmienić jej ustawienia (indywidualne dla każdego modelu) Określić ilość drukowanych kopii Po kliknięciu klawisza OK zainicjowana zostaje procedura wydruku wszystkich artykułów. Aby ustawić pionową lub poziomą orientację wydruku należy z menu Plik wybrać opcję Ustawienia strony oraz zaznaczyć odpowiednie pole (rys.37). Rys. 37 Program umożliwia także podgląd wydruku danych, w tym celu z menu Plik należy wybrać opcję Podgląd Wydruku. 9. Uwagi końcowe Program DSS v.2.5.0.0 ukazał się w swojej pierwszej wersji, dlatego wszelkie uwagi na temat jego działania prosimy zgłaszać do Działu Technicznego Kas Fiskalnych 21
pod numer telefonu 022/868-10-51 lub 022/868-10-52 lub pocztą elektroniczną e- mail: krzysztof@datecs-polska.pl Rys.38 W celu sprawdzenia posiadanej wersji należy wejść w zakładkę Pomoc i wybrać O Programie (rys.38). 22