Wojciech Borkowski, Anna Mokwa-Borkowska Excel arkusz kalkulacyjny Czyli sprytny papier w kratkę
Podstawowe pojęcia: Zeszyt (skoroszyt) podstawowy dokument w programie Excel, standardowo składa się z 3 arkuszy (jeżeli nie ustawiono inaczej) ale można dokładać kolejne (Excelu 2000 udało mi się wstawić ponad 500!) zeszyt jest oczywiście plikiem, może być zapamiętany pod określoną nazwą na dysku lub dyskietce. Arkusz element zeszytu, składa się z 256 kolumn i ponad 64000 od wersji z Office97.
Podstawowe pojęcia cd: Uwaga! Naprawdę komórka zawiera to, co widać w linii edycji, a nie to co widać w komórce arkusza. Komórka bieżąca (aktywna) komórka wybrana przez kliknięcie wskaźnika myszy o kształcie na wskazanej komórce, komórka bieżąca jest otoczona ramką. Format komórki wygląd danych, sposób ich przedstawiania w komórce czy grupie komórek. Na format składa się np. wygląd czcionki, obramowania, tło, itp. Adres komórki określenie położenia komórki składające się z symbolu kolumny i numeru wiersza, np. B4 to adres komórki znajdującej się na przecięciu kolumny B i wiersza 4. Każda komórka ma swój adres, który jest unikatowy w ramach jednego arkusza. Można też nadać komórce nazwę, ale rzadko się z tej możliwości korzysta
Nazwa pliku zawierającego otwarty skoroszyt Okno Excela Linia edycji komórki aktualnej Adres lub nazwa komórki aktualnej Numeracja wierszy Oznaczenia kolumn Przesuń na koniec i sprawdź jaka jest zasada oznaczania dalszych kolumn i jak jest określona ostatnia kolumna komórka aktualna Pasek nawigacji pomiędzy arkuszami Wciśnij tu prawy klawisz myszy i wybierz wstaw arkusz, a potem Crtl-Y czyli powtórzenie ostatniej operacji dowolną liczbę razy!
Wpisywanie danych Można wpisywać w linie edycji Enter zatwierdza dane i powoduje przejście do następnej komórki (pod spodem) ale można też edytować w obrębie komórki wystarczy zrobić double click na komórkę i można pisać...o ile włączona jest odpowiednia opcja Wpisywać można: dowolne teksty, byle nie za długie Liczby całkowite Liczby z częścią ułamkową w postaci dziesiętnej * (np. 10,567) liczby w notacji IEEE (np. 1.2E+15 oznacza 1,2x10 15 ) Procenty (np. 10%) musi być w takim formacie jak Excel sam wyświetla, czyli najczęściej bez odstępu! Waluty (np. 5 zł) - w formacie zgodnym z tym co chce Excel Daty i czas, i inne... * Znak separatora dziesiętnego przecinek lub kropka zależy od ustawień lokalnych użytkownika
Zwykle nieprawidłowo rozpoznane wartości są automatycznie dosuwana do lewej jak każdy tekst, a wartości o rozpoznanych formatach są dosuwane do prawej Przesuwając myszą granice między kolumnami można zmieniać ich szerokość. Podwójne kliknięcie w to miejsce ustala automatycznie taką szerokość kolumny, jaka jest potrzebna dla znajdujących się tam danych
Kopiowanie i przenoszenie danych. Program Excel umożliwia wykonywanie operacji kopiowania i przenoszenia na wiele sposobów: wykorzystując opcje menu, przyciski, klawiaturę oraz mysz. Kopiować i przenosić można fragment zawartości komórki, całą komórkę, cały wiersz lub całą kolumnę, wybrany prostokątny obszar arkusza Kopiowanie zawartości komórek podświetlić (zaznaczyć) komórkę lub zakres komórek i z menu Edycja lub z menu podręcznego wybrać polecenie Kopiuj lub nacisnąć jednocześnie klawisze <Ctrl>+<C> lub nacisnąć przycisk w pasku narzędziowym. Zawartość wskazanych komórek zostanie wówczas skopiowana do bufora pamięci zwanego Schowkiem
Kopiowanie i przenoszenie danych. cd określić miejsce przeznaczenia, tzn. wskazać komórkę będącą lewym górnym rogiem zakresu, w którym mają pojawić się skopiowane dane Z menu Edycja, wybrać opcję Wklej (lub nacisnąć kombinację klawiszy <Ctrl>+<V> lub nacisnąć przycisk w pasku narzędziowym. Spowoduje to wklejenie zawartości Schowka w nowe miejsce. Dane, które umieszczone są w schowku można kopiować wielokrotnie. Zawartość schowka zmieni się po następnej operacji kopiowania lub wycinania danych
p Po wykonaniu przykładowych kopiowań arkusz powinien wyglądać mniej więcej tak. Zaznaczenie całej kolumny uzyskujemy przez kliknięcie w jej literowy nagłówek Analogicznie kliknięcie w numer wiersza zaznacza cały wiersz Mniejsze bloki komórek zaznaczamy myszką, ale większe...
Sprytne skakanie po arkuszu Jak zmieniać komórkę aktualną? Mały blok komórek łatwo przeskoczyć za pomocą myszy oraz suwaka, można też używać klawiszy strzałek Ale przejście dużego bloku, jeszcze tak, żeby znaleźć dokładnie jego koniec lub początek może być czasochłonne Przydają się wtedy sekwencje Ctrl +, Ctrl + i tym podobne (wypróbuj wszystkie strzałki, oraz home i end)
Sprytne zaznaczanie Jeśli przemieszczając się kursorem komórkowym po arkuszu trzymamy jednocześnie klawisz Shift to zaznaczamy blok komórek Trzymając jednocześnie klawisz Ctrl można to robić bardzo sprawnie i szybko Wjedź w komórkę A2 i naciśnij Shift + Ctrl + strzałka w dół (efekt na rysunku górnym) Znowu startując z komórki A2 naciśnij Shift + Ctrl + End (efekt na rysunku dolnym)
Formatowanie Pojedynczą komórkę albo ich blok można sformatować żeby było ładnie i czytelnie (menu format komórki) Format dotyczy sposobu wyświetlania danych (np. liczby miejsc po przecinku) Oraz wyglądu komórki czcionki, kolorów, obramowań, wypełnień, a nawet kąta nachylenia tekstu (co może także prowadzić do pełnej nieczytelności arkusza ) Na szczęście zawsze w menu jest Edycja Cofnij... - prawie z każdego popełnionego błędu możemy się wycofać dopóki nie zapiszemy arkusza. Dlatego dobrze jest też zapisywać kopie naszej pracy co jakiś czas pod inną nazwą minimalizuje to straty na skutek błędów i wypadków losowych w rodzaju wyłączenia prądu. Większe bezpieczeństwo cennych danych wymaga zapisania na inny nośnik najlepiej płytę CD R.
Formuły i funkcje Arkusz kalkulacyjny niewiele by się różnił od wielkiej tabeli w edytorze gdyby nie umiał sam liczyć Możemy go traktować jako wielką tablicę sprzężonych kalkulatorów naukowych z pamięcią to dlatego arkusze zdobyły na świecie taką popularność! różne formuły (wzory) wpisywane do komórek wykonują obliczenia na podstawie danych zawartych w arkuszu zmiana danych od których zależy formuła automatycznie zmienia wynik (no chyba, że to wyłączymy)
Formuły Excela Operatory arytmetyczne służą do wykonywania podstawowych operacji matematycznych takich, jak dodawanie, odejmowanie lub mnożenie; składania liczb i obliczania wyników numerycznych. OPERATOR ARYTMETYCZNY ZNACZENIE PRZYKŁAD + (znak plus) Dodawanie 3+3 - (znak minus) Odejmowanie Negacja 3-1 -1 * (gwiazdka) Mnożenie 3*3 / (kreska ukośna w prawo) Dzielenie 3/3 % (znak procent) Procent 20% ^ (daszek) Potęgowanie 3^2 (to samo co 3*3)
Przykład Formuła jest widoczna w linii edycji Wynik obliczeń widać w samej komórce Zwróć uwagę, że formuła zaczyna się od znaku = Jeśli tak nie będzie Excel potraktuje ją jako tekst i po prostu wyświetli!!!
Komórki jako pamięci czyli zmienne Wpisywanie liczb żywcem w formułę czasem się przydaje, ale tylko czasem... Najczęściej w formułach wpisywanych w jedną komórkę rolę liczb przejmują wartości pobrane z innych komórek za pomocą ich adresów. Np. w komórce B5 może znajdować się formuła: =B2+B3/B4
Dane do obliczeń
I obliczenia W komórkę D1 wpisujemy SUMA W komórkę D2 wpisujemy =B2+C2 UWAGA!!! teraz kopiujemy zawartość D2 do D3, do D4 itd. Wygląda na to, że... Formuła tam też jest prawidłowa A dlaczego???
Adresowanie względne Adres komórki wpisany w zwykły sposób jest adresem względnym tzn. jest pamiętany jako przemieszczenie w stosunku do komórki zawierającej formułę Przy kopiowaniu formuły nie zmienia się, ale wskazuje już na inną komórkę!!!
Liczymy % zapłaconej składki Adresy komórek można wpisywać ręcznie, ale można też wpisując formułę klikać na potrzebne komórki ich adresy wstawiają się same! Mając formułę w komórce wchodzimy do menu Format komórki Liczby i wybieramy Procentowe
A teraz kopiujemy i... Ale nie ma się co dziwić, formuła wskazuje na komórkę G3, która jest przecież pusta! A pusta jest interpretowana jako 0... i dostajemy dzielenie przez 0. Raczej nie tego oczekiwaliśmy
Adresowanie bezwzględne W przypadku gdy nie życzymy sobie, żeby adres komórki lub jego część (kolumna lub wiersz) zmieniały się przy kopiowaniu formuły używamy adresowania bezwzględnego W Excelu blokadę adresu oznacza się stawiając znak $ przed blokowany element $A$1 adres bezwzględny zarówno w kolumnie jak i w wierszu $A1 adres z zablokowaną kolumną, czyli zawsze będzie A A$1 adres z zablokowanym wierszem, czyli zawsze będzie 1 Czyli w komórkę F2 powinniśmy wpisać =D2/$G$2
Zamiast kopiowania formuł Zaznaczamy poprawioną komórkę E2 Najeżdżamy myszą na prawy dolny róg komórki Kursor musi się zmienić w czarny krzyżyk Ciągniemy w dół do komórki E7 W ten sposób formuła klonuje się na wszystkie te komórki!!!
Funkcje Excela Sumowanie i inne ciekawostki
Zakres czyli blok komórek Zakres (blok) grupa sąsiadujących ze sobą komórek. Zakresem mogą być: komórki znajdujące się w jednej kolumnie, np. C11:C23 (C11 do C23), komórki znajdujące się w jednym wierszu, np. D4:D12, komórki z kilku kolumn i wierszy, np. F2:H45. Zakresy są często parametrami funkcji Excela takich jak np.. SUMA czy ŚREDNIA
Funkcja suma jako bardzo często używana ma w Excelu swojego kreatora Wystarczy wybrać komórkę i kliknąć znaczek na pasku narzędziowym AUTOSUMOWANIE
Wklej (inne) funkcje Inne funkcje można wkleić za pomocą bardziej ogólnego kreatora Albo wpisać z klawiatury, o ile pamiętamy nazwę
Inne operatory Excela Głównie służące sprawdzaniu poprawności danych i warunkowej ich modyfikacji
Operatory porównania w Excelu Operatory porównania Możesz porównać dwie wartości za pomocą następujących operatorów. Gdy dwie wartości są porównywane za pomocą tych operatorów, to wynik jest wartością logiczną, PRAWDA lub FAŁSZ. OPERATOR PORÓWNANIA ZNACZENIE PRZYKŁAD = (znak równości) Równy A1=B1 > (znak większy niż) Większy niż A1>B1 < (znak mniejszy niż) Mniejszy niż A1<B1 >= (znak większy niż lub równy) <= (znak mniejszy niż lub równy) Większy niż lub równy Mniejszy niż lub równy A1>=B1 A1<=B1 <> (znak nie równy) Nie równy A1<>B1 Np.: =A1>B2 =A1=C1 (sic!)
Operator tekstowe w Excelu Operator złączenia tekstu && Operatora (&) należy używać do łączenia lub składania jednego lub kilku ciągów tekstowych w celu utworzenia pojedynczego fragmentu tekstu. OPERATOR TEKSTOWY ZNACZENIE PRZYKŁAD & (handlowe i) Łączy lub wiąże dwie wartości w celu utworzenia jednej ciągłej wartości tekstowej "North" & "wind" daje w wyniku "Northwind"
Funkcje logiczne w Excelu Wyrażenia logiczne mają w Excelu postać funkcyjną, a nie operatorową: FAŁSZ Zwraca wartość logiczną FAŁSZ PRAWDA Zwraca wartość logiczną PRAWDA LUB Zwraca wartość PRAWDA, jeśli którykolwiek argument ma wartość PRAWDA Np.: =LUB(A2,B2) powoduje, że wartością komórki jest wynik operacji logicznej A2 OR B2 NIE Odwraca wartość logiczną argumentu ORAZ Zwraca wartość PRAWDA, jeżeli wszystkie argumenty mają wartość PRAWDA JEŻELI Określa warunek logiczny do sprawdzenia
Operatory specyficzne dla Excela Operatory odwołania składają zakresy komórek do obliczeń z użyciem następujących operatorów. OPERATOR ODWOŁANIA ZNACZENIE PRZYKŁAD : (dwukropek) Operator zakresu, tworzący jedno odwołanie do wszystkich komórek między dwoma odwołaniami włącznie, (przecinek) Operator połączenia łączący wiele odwołań w jedno B5:B15 SUMA(B5:B15,D5:D15)
Wykresy Excela Excel ma bardzo rozbudowanego kreatora wykresów... i dosyć intuicyjne formatowanie wykresu, gdy już się go uda wyprodukować Ale żeby stworzyć wykres, trzeba wiedzieć jak musi wyglądać blok danych, żeby można było z niego wygenerować wykres takiego typu o jaki nam chodzi
Wykres kolumnowy ze składek 1. Zaznaczamy blok komórek jak na rysunku 2. Klikamy ikonę kreatora wykresów 3. Wybieramy Kolumnowy grupowany 4. Klikamy Zakończ 5. Przesuwamy wykres tak by nie zasłaniał danych
Szeroki wachlarz możliwości Przykłady różnych wykresów jakie można zrobić w Excelu znajdują się w pliku Wykresy.xls Klikając na wykres można zobaczyć zaznaczone przez program dane, które posłużyły do jego wykonania
Osadzanie i linkowanie wykresów Czyli wykresy Excela w plikach PowerPointa i Worda
Wykres z Excella Domyślne kopiuj i wklej 1 W pliku prezentacji tkwi cała zawartość pliku arkusza!!! 0,8 0,6 0,4 0,2 0 1 sinus cosinus 3 5 7 9 11 13 15 17 19 sinus
Linkowany wykres z Excella Y and R versus X 1,5 1 0,5 0-1,2-0,7-0,2 0,3 0,8-0,5-1 -1,5 Kopiuj Wklej specjalnie Wklej łącze Żeby uaktualnić, trzeba mieć źródłowy plik arkusza w położeniu tym samym lub analogicznym jak w momencie tworzenia linku (najprościej oba pliki w tym samym katalogu)
Wykres wklejony jako metaplik Wklej specjalnie Rozszerzony metaplik Możliwości edycji ograniczone, ale skalowanie możliwe Y and R versus X 1.5 1 0.5 0-1.2-0.7-0.2 0.3 0.8-0.5-1 -1.5
Wykres jako obrazek Y andrversus X 1.5 1 0.5 0-1.2-0.7-0.2 0.3 0.8-0.5-1 -1.5 Wklej specjalnie Obraz Oszczędne i przenośne nawet do starych wersji PowerPointa, ale wygląd nie zawsze jest zadowalający
Wykres Microsoft Graph z ręcznie skopiowanych danych * 1 0,9 0,8 0,7 0,6 0,5 0,4 0,3 0,2 0,1 0 losowe sinus cosinus Utwórz wykres Skopiuj dane z arkusza kalkulacyjnego do lokalnego arkusza danych UWAGA na wierszową orientacje danych!!! * W pliku wykresy.xls znajduje się przykład danych przygotowanych do skopiowania do wykresy Microsoft Graph