Opracował: Radosław Zawiliński Sprawdził / Zatwierdził : Tomasz Piekoszewski Data obowiązywania: 2014-04-01 Wydanie: A 1. CEL Celem procedury jest określenie zasad przeprowadzania audytów wewnętrznych zdefiniowanych procesów występujących w Organizacji. Celem audytów wewnętrznych procesów jest: - ocena funkcjonowania głównych procesów i procesów wspierających - sprawdzenie efektywności audytowanych procesów - sprawdzenie zgodności stanowisk z obowiązującymi standardami - poszukiwanie obszarów do usprawnień - sprawdzenie zgodności systemu zarządzania jakością w procesach objętych audytem z wymaganiami normy ISO 9001:2008. 2. ZAKRES Procedura obowiązuje w całej firmie Serwisy Józef Skrzypa Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością Spółka Komandytowa. 3. WŁAŚCICIEL PROCESU Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością 4. DEFINICJE Audyt systematyczne i niezależne badanie mające określić, czy działania i ich wyniki odpowiadają zaplanowanym ustaleniom, są zgodne z wymaganiami ISO 9001:2008, są skutecznie realizowane i pozwalają na osiągnięcie celów. Audytor Wiodący osoba odpowiedzialna za przygotowanie, prowadzenie, podsumowanie i zamknięcie audytu. Audytor Wspierający osoba wspierająca audyt wyznaczonego procesu / stanowiska. Plan Audytów zestaw audytów, zaplanowanych w określonych ramach czasowych i mających określony cel. Niezgodność niespełnienie ustalonych wymagań. Znacząco odbiega od ustalonych zasad / standardów lub nie spełnia / nie realizuje ich w całości. Proces jest niezgodny z wymogami jeżeli ocena z audytu jest poniżej 0,7 pkt. 1/7 Wydruk jest kopią nienadzorowaną aktualna zawsze jest wersja elektroniczna
Spostrzeżenie odstępstwo od ustalonych wymagań, nie mające wpływu na jakość produkowanych wyrobów. 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ Pełnomocnik ds. ISO jest odpowiedzialny za: - Opracowanie i nadzór nad realizacją Planu Audytów - Powołanie audytorów wiodących oraz ewentualnych audytorów wspierających - Przechowywanie dokumentów i zapisów związanych z audytami Audytor Wspierający jest odpowiedzialny za: - Przygotowanie się do przeprowadzenia audytu - Przeprowadzenie audytu we wskazanym obszarze Audytor Wiodący odpowiedzialny jest za: - Koordynację prac pozostałych audytorów - Sporządzenie raportu z audytu - Informowanie o wynikach audytu procesu jest odpowiedzialny za: - Przeprowadzenie działań korygujących i zapobiegawczych, wraz z odpowiednim zespołem, zgodnie z zaplanowanym terminem 6. DOKUMENTY I PROCESY ZWIĄZANE PRC/DSJ/DK - Działania Korygujące i Zapobiegawcze 7. TRYB POSTĘPOWANIA 7.1 Ogólne założenia Brak 7.2 Tryb postępowania schemat procesu (Flow Chart) 2/7 Wydruk jest kopią nienadzorowaną aktualna zawsze jest wersja elektroniczna
POCZĄTEK - 10 - Opracowanie planu audytów Plan audytów Zespół audytorów - 20 - Przeprowadzenie audytu Raport z audytu - 30 - Niezgodność? NIE TAK - 40 - Opisanie niezgodności Karta Działań Poaudytowych - 50 - Dystrybucja raportu i Kart - 60 - Podjęcie działań korygujących / zapobiegawczych - 70 - Zakończenie działań poaudytowych - 80 - Weryfikacja skuteczności działań poaudytowych NIE - 90 - Akceptacja? TAK KONIEC 3/7 Wydruk jest kopią nienadzorowaną aktualna zawsze jest wersja elektroniczna
7.3 Opis - 10 Opracowanie planu audytów Plan audytów jest opracowywany i nadzorowany przez Pełnomocnika ds. ISO Zaplanowane audyty są przeprowadzane, co najmniej raz do roku dla każdego stanowiska. Zespół audytorów powinien składać się z dwóch osób: - Audytora Wiodącego odpowiedzialnego za przygotowanie, prowadzenie, podsumowanie i zamknięcie audytu; - Audytora Wspierającego osoba wspierająca audyt wyznaczonego procesu / stanowiska Plan audytów oraz ich częstotliwość może być aktualizowana w przypadku: - braku możliwości przeprowadzenia audytu w zaplanowanym okresie, - niezadowalających wyników poprzednich audytów, - przeglądów kierownictwa, - uruchomienia nowych projektów Plan audytów może być aktualizowany tylko przez Pełnomocnika ds. ISO. - 20 Przeprowadzenie audytu Każdy z audytorów wiodących jest odpowiedzialny za: - przeprowadzenie audytów w terminach wyznaczonych w Planie Audytów - identyfikację audytowanych procesów / stanowisk - weryfikację Raportów Audytu Wewnętrznego wystawionych w trakcie poprzedniego audytu - identyfikację wymaganych dokumentów / instrukcji / standardów - przygotowanie raportu z audytu wraz z wystawieniem Raportu Audytu Wewnętrznego. W pierwszej kolejności weryfikowana jest skuteczność działań poaudytowych z poprzedniego audytu (patrz etap 80). Następnie weryfikowany jest aktualny stan procesu / stanowiska w oparciu o zebrane dowody. Zbieranie dowodów odbywa się przez prowadzenie rozmów, obserwację działań oraz badanie dokumentów. Wszystkie niezgodności, spostrzeżenia i uwagi poczynione w trakcie audytu należy dokumentować na formularzu Raportu Audytu Wewnętrznego. Niezgodności i spostrzeżenia należy określać w odniesieniu do poszczególnych wymagań i innych dokumentów związanych, na podstawie, których był wykonywany audyt. Stwierdzone niezgodności i spostrzeżenia muszą być uznane przez właściciela audytowanego procesu. Wyszczególnione procesy / stanowiska w Planie Audytów są weryfikowane zgodnie z listą pytań kontrolnych zawartych w raporcie z audytu. 4/7 Wydruk jest kopią nienadzorowaną aktualna zawsze jest wersja elektroniczna
Wynik audytu obliczany jest w punktach zgodnie z formułą: suma ocen pytań : sumę punktów możliwych do zdobycia = ocena audytowanego procesu Skala oceny tematu/pytania : 1,0 pkt pytanie/temat nie budzi zastrzeżeń, 0,9 pkt pytanie/temat zawiera płaszczyzny do doskonalenia bezpośrednio nie mające wpływu na zgodność procesu z wymaganiami (potencjał do doskonalenia) 0,7 pkt pytanie/temat zawiera spostrzeżenie 0 pkt pytanie/temat zawiera niezgodność Przełożenie wyniku uzyskanego podczas audytu na ocenę audytowanego procesu: od 0,9 do 1,0 pkt. : proces zgodny od 0,7 do 0,9 pkt. : proces akceptowalny poniżej 0,7 pkt. : proces niezgodny Jeśli ocena audytu wynosi mniej niż 0,7 pkt. to dany proces / praca na stanowisku zostają wstrzymane do czasu podjęcia dalszych decyzji przez Pełnomocnika ds. ISO. Raport z audytu przechowuje w odpowiednio wyznaczonym miejscu. Numeracja raportu powinna być prowadzona wg poniższego wzoru: NR TYGODNIA/SKRÓT NAZWY ODDZIAŁU /ROK Przykład: 01/SZCZ/13 (audyt przeprowadzony w tygodniu 01 w oddziale Szczecin w 2013 roku). - 30 Niezgodność? Decyzja czy zaobserwowane działanie jest nie/zgodne lub nosi potencjał do doskonalenia. - 40 Opisanie niezgodności W przypadku wystąpienia niezgodności należy wypisać Karty Działań Poaudytowych do jednej niezgodności przygotować jedną kartę. Kartę w wersji elektronicznej przechowuje Pełnomocnik ds. ISO w odpowiednio wyznaczonym miejscu folderze na dysku sieciowym. Wszystkie Karty muszą być umieszczone w Rejestrze Kart Działań Poaudytowych. - 50 Dystrybucja Raportu Audytu 5/7 Wydruk jest kopią nienadzorowaną aktualna zawsze jest wersja elektroniczna
Audytor Wiodący przesyła za pomocą poczty elektronicznej Raport wraz z Kartą Działań Poaudytowych do Menedżera oddziału/działu w którym przeprowadzono audyt, w przeciągu dwóch dni roboczych od terminu przeprowadzenia audytu. W kopii tej widomości należy umieścić również a audytowanego. - 60 Podjęcie działań korygujących / zapobiegawczych W przypadku wystąpienia niezgodności należy wdrożyć działania korygujące (działania te powinny eliminować nie tylko skutek, ale również i przyczynę stwierdzonej rozbieżności). Planowane działania określa Menedżer oddziału w terminie 1 tygodnia od otrzymania Raportu Audytu oraz Kart Działań Poaudytowych. Termin realizacji działań korygujących i zapobiegawczych nie może być dłuższy jak 12 tygodni. Menedżer oddziału odsyła wypełnione Karty Działań Poaudytowych do audytora wiodącego, który dokonuje ich merytorycznej oceny. Jeśli poszczególne działania zostaną zakwestionowane to Menedżer oddziału otrzyma zwrotną informację od audytora wiodącego w przeciągu 3 dni roboczych. - 70 Zakończenie działań poaudytowych Menedżer oddziału informuje audytora wiodącego o zakończeniu wszystkich działań wyszczególnionych w Karcie Działań Poaudytowych. Audytor wiodący odnotowuje datę ukończenia wszystkich działań w rejestrze i zmienia jego status na Zamknięty. - 80 Weryfikacja skuteczności działań poaudytowych Weryfikacja skuteczności działań poaudytowych odbywa się po zakończeniu wszystkich działań przez Menedżera oddziału i jest wykonywana przez audytora wiodącego podczas przeprowadzania kolejnego audytu danego procesu. - 90 Akceptacja? Podjęcie decyzji czy działania uważa się za wdrożone i efektywne w przypadku pozytywnej oceny przyznanej przez audytora. W przeciwnym przypadku, audytor wystawia nową kartę działań poaudytowych. 6/7 Wydruk jest kopią nienadzorowaną aktualna zawsze jest wersja elektroniczna
Kierownictwo odpowiedzialne za audytowany obszar powinno zapewnić, aby bez nieuzasadnionego opóźnienia podjęto działania dotyczące wyeliminowania stwierdzonych niezgodności i ich przyczyn. 8. ZAŁĄCZNIKI FO/DSJ/002 Lista Audytorów FO/DSJ/003 Plan Audytów FO/DSJ/004 Raport Audytu Wewnętrznego FO/DSJ/005 Karta Działań Poaudytowych FO/DSJ/006 Rejestr Kart Działań Poaudytowych 9. ZAPISY Lp. Zapis Miejsce przechowywania 1 Plan Audytów Zasoby sieciowe 2 Raporty z audytów wewnętrznych Zasoby sieciowe 3 Karty Działań Poaudytowych Zasoby sieciowe 4 Rejestr Kart Działań Zasoby sieciowe Poaudytowych Kto jest odpowiedzialny Jak długo przechowywany 10. OPIS ZMIAN Wydanie: Opis zmiany: Nazwisko: Data aktualizacji A Utworzenie Procedury Zawiliński 2014-02-15 7/7 Wydruk jest kopią nienadzorowaną aktualna zawsze jest wersja elektroniczna