BANK OCHRONY ŚRODOWISKA S.A. ul. Żelazna 32 / 00-832 Warszawa tel.: (+48 22) 850 87 35 faks: (+48 22) 850 88 91 e-mail: bos@bosbank.pl Instrukcja użytkownika systemu bankowości internetowej dla firm Obsługa gotówki BOŚBank24 iboss infolinia 0 801 355 455 www.bosbank.pl Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego I KRS 0000015525 NIP 527 020 33 13 Kapitał zakładowy: 228 732 450 zł wpłacony w całości.
OBSŁUGA GOTÓWKOWA Instrukcja krok po kroku: 1. Obsługa gotówkowa 1.1 Informacje ogólne: W systemie BOŚBank24 iboss możliwa jest obsługa zamówień dostaw gotówki dla wypłat i wpłat gotówkowych zamkniętych oraz zamawianie konwoju bankowego. Systemie BOŚBank24 iboss umożliwia ich rejestrowanie akceptację i przekazanie do realizacji. Dostępność funkcjonalności Obsługa gotówki w aplikacji BOŚBank24 iboss uzależniona jest od podpisanej Umowy z Bankiem. Możliwość korzystania z poszczególnych funkcjonalności dostępnych w opcji Obsługa gotówki uzależniona jest od odpowiednich uprawnień dla danego Użytkownika. Na jednej liście zamówień w BOŚBank24 iboss widoczne są zamówienia zarejestrowane w BOŚBank24 iboss oraz zamówienia pobrane z systemu obsługującego ręczną obsługę zamówień wypłat/wpłat w formie zamkniętej. Lista zamówień pobierana jest z systemu zewnętrznego wraz z ich statusami. Po wyborze opcji Obsługa gotówki w menu głównym aplikacji dostępne są następujące odnośniki: Nowe zamówienie gotówki, Lokalizacje, Dokumenty/Raporty, Generowanie raportu, 1.2 Przeglądanie listy zamówień dostawy gotówki W celu przeglądania listy zamówień dostawy gotówki Użytkownik może uszczegółowić listę zamówień do przeglądu definiując kolejno następujące dane: Status - wybór statusu dyspozycji z dostępnej listy rozwijanej prezentującej wartości: Instrukcja użytkownika systemu bankowości internetowej dla firm BOŚBank24 iboss Strona 2
Ułożone - określa sposób sortowania danych, lista rozwijana zawiera następujące dane: wg statusu, wg daty zamówienia, wg id, wg typu, wg kwoty, wg konwoju, wg lokalizacji klienta, wg lokalizacji dostawy, Data od - pole tekstowe, wartość początkowa zakresu dat dla zamówień gotówki, data w formacie YYYYMM-DD, dla pola dostępna jest ikonka z podpowiedzią kalendarza, Data do - pole tekstowe, wartość końcowa zakresu dat dla zamówień gotówki, data w formacie YYYY-MMDD, dla pola dostępna jest ikonka z podpowiedzią kalendarza, Po zdefiniowaniu kryteriów wyszukiwania należy wybrać przycisk Pokaż. Lista zamówień gotówki prezentuje następujące dane: Pole służące do zaznaczenia dokumentów w celu zbiorczego przeprowadzenia akcji np. akceptacji, Status - status dokumentu, czyli informacja o etapie realizacji dokumentu, Data zamówienia, Id - identyfikator zamówienia, Typ - typ zamówienia (wpłata/wypłata), Kwota - kwota i waluta zamówienia, Konwój - informacja dotycząca czy dla zamówienia typem dostawy jest konwój, Lokalizacja klienta - nazwa lokalizacji pobierającej lub wydającej wpłatę zamkniętą, Lokalizacja dostawy - nazwa lokalizacji oraz adres dostawy. Na formularzu listy dostępne jest maksymalnie 10 kolumn. Na liście wyświetlane są również te zamówienia, które nie zostały jeszcze przekazane do systemu zewnętrznego (o statusie nowe, w trakcie podpisywania, gotowe do przekazania). Instrukcja użytkownika systemu bankowości internetowej dla firm BOŚBank24 iboss Strona 3
1.3 Czynności związane z zamówieniem gotówki 1.3.1 Nowe zamówienie gotówki Wybór opcji Nowe zamówienie gotówki umożliwia zarejestrowanie nowego zamówienia dostawy gotówki na poczet odbioru wpłaty lub przekazania wypłaty zamkniętej. Zamówienie podlegało będzie akceptacji i przekazaniu do realizacji w systemie obsługi gotówki. Na formatce definiowania nowego zamówienia gotówki prezentowane są następujące dane: Filia - wybór wartości z dostępnej listy rozwijanej, dane z Umowy, Typ - wybór wartości z dostępnej listy rozwijanej: wpłata/wypłata, dane z Umowy Lokalizacja - wybór wartości z dostępnej listy rozwijanej, dane z Umowy Waluta - wybór wartości z dostępnej listy rozwijanej, dane z Umowy, rejestracja możliwa tylko w walucie rachunku transakcyjnego, z ograniczeniem do dostępnych dla klienta walut z Umowy, Nominały banknotów/monet - możliwość określenia liczby poszczególnych nominałów, wskazanie nominałów jest opcjonalne, Kwota - wartość kwoty zamówienia gotówki, Rachunek - numer rachunku, dane z Umowy, pole bez możliwości edycji, Typ dostawy - konwój /transport własny, dane z Umowy, Data złożenia zamówienia - domyślnie jako data zamówienia podpowiada jest minimalna data wyliczona zgodna z regulaminem. W celu zatwierdzenia danych zdefiniowanych na formularzu należy wybrać przycisk Zapisz. Proces rejestracji jest różnicowany typem operacji wpłata/wypłata. Dla wypłat: Użytkownik wybiera lokalizację własną (dane z Umowy), Użytkownik wybiera lokalizację, z której będzie dostarczona gotówka (dane z Umowy), Użytkownik podaje strukturę nominałową i walutę (dane z Umowy), Użytkownik wybiera rachunek (ograniczenie do rachunków w waluty wskazanej we wcześniejszym kroku), System sumuje i wylicza kwotę sumaryczną wypłaty, Użytkownik podaje datę wypłaty. W systemie BOŚBank24 iboss ewidencjonowana będzie minimalna ilość dni do daty wypłaty, kiedy możliwa jest rejestracja zamówienia, Jeżeli Użytkownik będzie chciał zarejestrować wypłatę na datę wcześniejszą niż określona w parametrze definiowanym w aplikacji BackOffice, system wyświetli stosowny komunikat, Użytkownik wybiera typ dostawy - konwój /transport własny (dane z Umowy), Możliwe jest zarejestrowanie zamówienia i jego dalsza obsługa. Instrukcja użytkownika systemu bankowości internetowej dla firm BOŚBank24 iboss Strona 4
Dla wpłat: Użytkownik wybiera lokalizację własną (dane z Umowy), Użytkownik wybiera lokalizację docelową gotówki (dane z Umowy), Użytkownik wskazuje datę wpłaty z ograniczeniem. W systemie BOŚBank24 iboss ewidencjonowana będzie minimalna ilość dni do daty wpłaty, kiedy możliwa jest rejestracja zamówienia, Użytkownik wskazuje kwotę (bez nominałów) i walutę (ze słownika walut dla klienta dane z Umowy), Użytkownik wybiera rachunek (ograniczenie do rachunków w waluty wskazanej we wcześniejszym kroku), Możliwe jest zarejestrowanie zamówienia i jego dalsza obsługa. Instrukcja użytkownika systemu bankowości internetowej dla firm BOŚBank24 iboss Strona 5
Kwota zamówienia gotówki podlega walidacji. Dla kwoty zamówienia gotówki sprawdzane jest, czy jest większa lub równa od kwoty minimalnej zdefiniowanej dla określonej waluty. W przypadku, gdy kwota nie będzie się zawierać w definicji parametru generowany jest stosowny komunikat walidacyjny. Następuje również weryfikacja, czy wybrana waluta zamówienia jest zawarta w w/w parametrze - jeśli nie zwracany jest błąd informujący o wykorzystaniu niedozwolonej waluty. Dla daty zamówienia następuje kontrola, czy zawiera się w przedziale daty minimalnej i maksymalnej dla określonej waluty zgodnie z definicją parametru Waluty zamówień gotówki. 1.3.2 Usunięcie nowego zamówienia dostawy gotówki Użytkownik ma możliwość usunięcia zamówienia dostawy gotówki. W tym celu należy wybrać z listy zamówienie gotówki o statusie nowe oraz kliknąć w ikonę zamówienia gotówki. Wybór przycisku Usuń powoduje zmianę statusu zamówienia na usunięte. Usunięcie zamówienia dostawy gotówki oznacza brak możliwości jego edycji i oznaczenie zamówienia, jako usunięte bez fizycznego usunięcia z bazy. 1.3.3 Modyfikacja danych nowego zamówienia dostawy gotówki Użytkownik ma możliwość modyfikacji danych nowego zamówienia dostawy gotówki. Przejście w tryb edycji jest możliwy dla zamówień w statusie nowe i następuje poprzez kliknięcie w datę zamówienia wybranej pozycji. Instrukcja użytkownika systemu bankowości internetowej dla firm BOŚBank24 iboss Strona 6
Formatka prezentuje dane w zakresie zgodnym z formatką tworzenia nowego zamówienia gotówki oraz umożliwia zapisanie lub rezygnację z edycji. 1.3.4 Podgląd danych szczegółowych zamówienia gotówki Użytkownik ma możliwość wyświetlenia danych szczegółowych wybranego zamówienia. Dane szczegółowe zamówienia zostaną pobrane w trybie online z systemu zewnętrznego - dla tych pozycji listy, które zostały pobrane z systemu obsługi gotówki. Dla pozycji, które nie zostały pobrane z systemu obsługi gotówki (zamówienia zarejestrowane w BOŚBank24 iboss, przed przekazaniem do realizacji) - dane zostaną pobrane z BOŚBank24 iboss. Formatka ze szczegółami zamówienia gotówki prezentuje następujące dane: Instrukcja użytkownika systemu bankowości internetowej dla firm BOŚBank24 iboss Strona 7
Id - identyfikator zamówienia prezentowany w przypadku zamówienia, które zostało wysłane do systemu obsługi gotówki, Typ - wpłata/wypłata, Status - status zamówienia gotówki, Waluta - waluta zamówienia gotówki, Nominały - wartość oraz liczba nominałów w podziale na banknoty/monety, Kwota przeliczona - wartość kwoty po przeliczeniu, Banknoty przeliczone - nominał oraz ilość przeliczonych banknotów, Monety przeliczone - nominał oraz ilość przeliczonych monet, Rachunek - numer rachunku obciążanego w przypadku wypłat/uznawanego w przypadku wpłat, Numer opakowania - numer opakowania nadawany w systemie obsługi gotówki, Lokalizacja klienta - dane klienta, Lokalizacja dostawy - dane odbiorcy, Konwój - dane konwojenta w przypadku jeżeli wybrano typ zamówienia konwój, Data utworzenia - data zarejestrowania zamówienia gotówki, Data zamówienia - data zarejestrowania zamówienia gotówki w systemie obsługi gotówki, Data realizacji zamówienia, Numer rachunku transakcyjnego, Kwota deklarowana przez klienta, Kwota po przeliczeniu (dla wpłat w rozbiciu na nominały), Waluta, Nominały, Typ dostawy (konwój /transport własny), Lokalizacja konwoju (jeżeli zamówienie z konwojem), Logi dotyczące zamówienia. 1.3.5 Akceptowanie zamówienia dostawy gotówki Zarejestrowane zamówienia dostawy gotówki/odwołań zamówień gotówki wymagają akceptacji. W tym celu należy wybrać z listy zamówienie o statusie nowe lub do akceptu oraz odwołanie zamówienia w statusie odwołanie - nowe lub odwołanie - do akceptu a następnie kliknąć w ikonę zamówienia. Zostanie zaprezentowana formatka akceptowania dyspozycji zamówienia gotówki, na której należy wprowadzić poprawne dane autoryzacyjne w zależności od przypisanej domyślnej metody autoryzacji definiowanej w opcji Konfiguracja interfejsu Użytkownika. Po poprawnym zautoryzowaniu dyspozycji zamówienia gotówki zostaje ono podpisane i uzyskuje status gotowe lub w przypadku odwołania zamówienia odwołanie - gotowe. Na ekranie akceptacji zamówienia dostępne będą wszystkie dane zamówienia w trybie do podglądu. Instrukcja użytkownika systemu bankowości internetowej dla firm BOŚBank24 iboss Strona 8
Dla akceptacji dyspozycji zamówień dostaw gotówki obowiązują te same schematy akceptacji (wymagana kombinacja podpisów), co w przypadku dyspozycji przelewów. 1.3.6 Wycofanie akceptów zamówienia dostawy gotówki Użytkownik ma możliwość wycofania akceptów dyspozycji zamówienia gotówki w statusie gotowe, do akceptu oraz po akcepcie jak również dyspozycji odwołania zamówienia gotówki w statusie odwołanie - gotowe, odwołanie - do akceptu oraz odwołanie po akcepcie. Przed przekazaniem dyspozycji zamówienia gotówki do realizacji osoba z prawem podpisu może wycofać wszystkie akcepty dla dyspozycji. W pierwszym kroku należy wybrać z listy dyspozycję o odpowiednim statusie - odnośnik z ikonką statusu w kolumnie Status lub odnośnik z datą w kolumnie Data zamówienia. Zostanie zaprezentowana formatka ze szczegółami zamówienia gotówki, na której należy wybrać przycisk Wycofaj. Po wykonaniu tej akcji dyspozycja zamówienia gotówki uzyskuje status nowa, natomiast dyspozycja odwołania zamówienia uzyskuje status odwołanie - nowe. 1.3.7 Przekazanie do realizacji zamówienia dostawy gotówki Użytkownik ma możliwość przekazania do realizacji dyspozycji zamówienia gotówki w statusie gotowe jak również dyspozycji odwołania zamówienia gotówki w statusie odwołanie gotowe. W pierwszym kroku należy wybrać z listy dyspozycję w odpowiednim statusie - odnośnik z ikonką statusu w kolumnie Status lub odnośnik z datą w kolumnie Data zamówienia. Zostanie zaprezentowana formatka ze szczegółami dyspozycji zamówienia gotówki, na której należy wybrać przycisk Przekaż. Po wykonaniu tej akcji dyspozycja zamówienia gotówki uzyskuje status przekazana do realizacji natomiast dyspozycja odwołania zamówienia gotówki uzyskuje status odwołana - przekazana. 1.3.8 Odwołanie zamówionej dostawy gotówki Użytkownik ma możliwość odwołania niezrealizowanego zamówienia dostawy gotówki, które zostało przekazane wcześniej do realizacji do systemu obsługi gotówki. W celu odwołania zamówienia dostawy gotówki należy wybrać z listy zamówienie gotówki w statusie w trakcie realizacji a następnie nacisnąć przycisk Odwołaj dostępny na formatce z podglądem zamówienia. Zostanie zaprezentowana formatka odwołanie zamówienia gotówki, na której należy podać przyczynę odwołania zamówienia oraz zatwierdzić poprzez przycisk Zapisz. Maksymalna ilość znaków w polu Przyczyna odwołania wynosi 500. Przy składaniu odwołania zamówienia sprawdzane jest, czy nie jest jeszcze za późno na odwołanie zamówienia. Sprawdzanie to realizowane jest w oparciu o datę zamówienia oraz liczbę dni do odwołania zapisaną w parametrze Waluty zamówień gotówki dla waluty zamówienia. Jeżeli liczba dni jaka pozostaje do daty zamówienia jest mniejsza od wartości z parametru, złożenie odwołania jest niemożliwe. System umożliwi zlecenie anulowania tych zamówień, które zostały zarejestrowane wcześniej w BOŚBank24 iboss. Dyspozycja odwołania zamówienia wymaga akceptacji oraz przekazania do realizacji. Instrukcja użytkownika systemu bankowości internetowej dla firm BOŚBank24 iboss Strona 9
1.3.9 Pobranie pliku potwierdzenia zamówienia dostarczenia gotówki Użytkownik ma możliwość pobrania pliku zawierającego potwierdzenie wybranego zamówienia przekazanego do systemu obsługi gotówki. Plik zostanie przygotowany w systemie zewnętrznym na żądanie Użytkownika BOŚBank24 iboss poprzez przycisk Pobierz PDF i udostępniony dla Użytkownika BOŚBank24 iboss do pobrania (np. poprzez przekazanie linku do pliku, analogicznie jak w przypadku listy zamówień). 1.3.10 Wykonywanie akcji zbiorczych dla zamówień gotówki Wykonywanie akcji zbiorczych na dyspozycjach zamówień (panel przycisków do akcji zbiorczych) następuje poprzez wstawienie znacznika w polu dla wybranych dyspozycji, oraz wyborze odpowiedniego przycisku dostępnego nad listą zamówień gotówki. Dostępność akcji możliwych do wykonania na grupie dyspozycji uzależniona jest od statusu zaznaczonych dyspozycji. Panel przycisków do akcji zbiorczych dla zamówień gotówki umożliwia: autoryzację pojedynczej dyspozycji zamówienia gotówki (tylko dla dyspozycji w statusie nowe, do akceptu, odwołanie - nowe, odwołanie - do akceptu) - przycisk Akceptuj pojedynczo, przekazanie dyspozycji zamówienia gotówki do realizacji (tylko dla dyspozycji w statusie gotowe do przekazania, odwołanie - gotowe) - przycisk Przekaż. W przypadku akcji pojedynczej akceptacji dyspozycji zamówienia gotówki Użytkownik ma możliwość pominięcia akceptowania bieżącej dyspozycji (przycisk Pomiń) oraz przejścia do akceptowania kolejnej z zaznaczonych dyspozycji. 1.4 Lokalizacje Wybór opcji Lokalizacje umożliwia użytkownikowi podgląd aktualnej listy lokalizacji klienta do obsługi obrotu gotówkowego w formie zamkniętej (osobna lista lokalizacji dla wpłat i osobna dla wypłat zamkniętych). Wszystkie dane widoczne na formularzu listy lokalizacji pobierane są online z systemu obsługi gotówki. Formatka z listą lokalizacji klienta prezentuje następujące dane: Filie - wybór wartości z dostępnej listy rozwijanej. Lista wyświetlana jest, gdy klient z systemu obsługi gotówki jest klientem sieciowym (różnym od typu "Klient"). Zawiera listę filii z systemu obsługi gotówki. System domyślnie ustawia jako wybraną pierwszą pozycję z listy. Zmiana wyboru w polu Filie powoduje odświeżenie lokalizacji dla wpłat i wypłat. Lokalizacje dla wpłat - sekcja prezentuje następujące dane: Instrukcja użytkownika systemu bankowości internetowej dla firm BOŚBank24 iboss Strona 10
o Typ lokalizacji, o Nazwa i adres - nazwa oraz dane adresowe lokalizacji dla wpłat, o Lista konwojentów - odnośnik Pokaż powoduje wyświetlenie okna z listą konwojentów dla wybranej lokalizacji, o Nowe zlecenie - odnośnik Utwórz powoduje wyświetlenie formatki Nowe zamówienie gotówki z zainicjowanymi: Lokalizacją, filią. Lokalizacje dla wypłat - sekcja prezentuje następujące dane: o Typ lokalizacji, o Nazwa i adres - nazwa oraz dane adresowe lokalizacji dla wypłat, o Lista konwojentów - odnośnik Pokaż powoduje wyświetlenie okna z listą konwojentów dla wybranej lokalizacji, o Nowe zlecenie - odnośnik Utwórz powoduje wyświetlenie formatki Nowe zamówienie gotówki z zainicjowanymi: Lokalizacją, filią. Wybór odnośnika Pokaż w kolumnie Lista konwojentów powoduje wyświetlenie ekranu z listą konwojentów dla wybranej lokalizacji. Instrukcja użytkownika systemu bankowości internetowej dla firm BOŚBank24 iboss Strona 11
1.5 Dokumenty/Raporty Wybór opcji Dokumenty/Raporty umożliwia Użytkownikowi podgląd listy dokumentów dotyczących obsługi gotówki przygotowanych dla niego przez Bank, w tym raportów zamówionych do wygenerowania. Będą to np. Protokoły różnic, skany dokumentów. Formatka z listą podzielona jest na dwie sekcję. Pierwsza z nich zawiera listę dokumentów (plików) natomiast druga listę raportów. W obydwu sekcjach lista składa się z następujących kolumn: Tytuł - tytuł dokumentu, Nazwa - nazwa pliku, Data - data powstania dokumentu Dokument/Raport - zawiera link Pobierz umożliwiający pobranie dokumentu na lokalny dysk. W górnym panelu, który występuje tylko w przypadku klientów sieciowych znajduje się lista wyboru filii. Na starcie prezentowana jest fila "Centrala", która zwracana jest przez systemu obsługi gotówki jako pierwsza. W liście rozwijalnej prezentowana jest nazwa filii oraz jej adres. 1.6 Generowanie raportu Po wyborze opcji Generowanie raportu Użytkownik ma możliwość zlecenia wygenerowania raportów dotyczących zrealizowanych operacji gotówkowych. Użytkownik może uszczegółowić dane na raporcie poprzez zdefiniowanie następujących kryteriów: Okres raportu - okres za jaki ma być wygenerowany raport w polach Data od, Data do (dla pól dostępne są ikonki z podpowiedzią kalendarza), Typ raportu - wybór wartości z dostępnej listy rozwijanej: Raport wpłat i wypłat, Raport kosztów transportu, Raport niezgodności w zleceniach, Instrukcja użytkownika systemu bankowości internetowej dla firm BOŚBank24 iboss Strona 12
Po zdefiniowaniu parametrów dla raportu należy wybrać przycisk Gereruj. System BOŚBank24 iboss przekaże do systemu obsługi gotówki kryteria generowania raportu. System zwróci informację o przyjęciu raportu do wygenerowania off-line i rozpocznie generowanie raportu. Link do raportu zostanie przekazany na liście dokumentów dotyczących obrotu gotówką w formie zamkniętej. Instrukcja użytkownika systemu bankowości internetowej dla firm BOŚBank24 iboss Strona 13