bo od managera wymaga się perfekcji MODELOWANIE PROCESÓW
Charakterystyka modułu Modelowanie Procesów Biznesowych (BPM) Modelowanie procesów biznesowych stanowi fundament wdroŝenia systemu zarządzania jakością i controllingu. Na jego podstawie moŝna między innymi: Ocenić efektywność wykorzystania poszczególnych komórek organizacyjnych, Wygenerować opisy stanowisk pracy, Stworzyć procedury opisujące funkcjonowanie przedsiębiorstwa, Stworzyć ścieŝki obiegu dokumentów. Moduł wspomagający zarządzanie procesami pozwala nie tylko zamodelować procesy, ale takŝe skutecznie nimi zarządzać. Organizacja zarządzana w sposób procesowy jest dynamiczna. Musi szybko dostosowywać się do potrzeb rynku. W konsekwencji nierozsądnym byłoby załoŝenie, Ŝe procesy oraz procedury będą stałe. Zmieniają się, a w ślad za nimi modyfikacjom ulegają zakresy obowiązków i kompetencji decyzyjnych poszczególnych komórek, obieg dokumentów itd. Jest to system naczyń połączonych, nad którym nie sposób zapanować w sposób tradycyjny na papierze. Projektując moduł wspomagający zarządzanie procesami przyjęliśmy następujące załoŝenia: kaŝdy pracownik musi mieć dostęp do wszystkich informacji, które dotyczą jego stanowiska on-line (przez przeglądarkę internetową), zmiana procedury powinna być widoczna dla wszystkich uprawnionych pracowników natychmiast, opisy stanowisk pracy oraz obieg dokumentów zmieniają się dynamicznie (po zaktualizowaniu procedury) i nie wymagają dodatkowej pracy administracyjnej.
W jaki sposób moduł ułatwia pracę? odpowiada na pytanie kto jest kim w firmie? pomaga odpowiedzieć na pytania co robi firma? i jaką ja pełnię w tym rolę? daje wiedzę na temat ścieŝki podejmowania decyzji w danej sprawie daje wiedzę na temat ścieŝki obiegu dokumentów i sposobu ich opisu umoŝliwia szybkie wdraŝanie nowych pracowników pozwala na optymalizację wykorzystania czasu pracy ułatwia przeprowadzanie zmian organizacyjnych w firmie pomaga wdroŝyć normy ISO
Funkcjonalności modułu MoŜliwość definiowania procesów i podprocesów W ramach tej funkcjonalności uŝytkownik ma moŝliwość definiowania dowolnej liczby procesów i podprocesów. Istnieje równieŝ moŝliwość układania ich strukturze drzewiastej co sprzyja zachowaniu przejrzystości i daje moŝliwość szybkiego znalezienia interesujących uŝytkownika informacji. MoŜliwość definiowania wielu procedur dla poszczególnych podprocesów Do kaŝdego z podprocesów istnieje moŝliwość dodania procedury. Procedura jest najniŝszą gałęzią drzewa procesów. KaŜdy proces wyŝszego lub niŝszego rzędu moŝe mieć zdefiniowanych wiele procedur, które poprzez zdefiniowane w nich działania określają przepływ pracy w ramach tego procesu. MoŜliwość definiowania działań w ramach procedur Działanie jest najniŝszym elementem drzewa procesów. W ramach danej procedury moŝliwe jest dodawanie dowolnej ilości działań, które określają czynności jakie są wykonywane w ramach danej procedury. Wprowadzając działanie uŝytkownik (właściciel procesu) ma moŝliwość określenia między innymi: czynności jakie naleŝy wykonać w ramach danego działania, czasu wykonywania danego działania, częstotliwości z jaką wykonywane jest dane działanie, wykonawcy działania: działu lub stanowiska odpowiedzialnego za jego wykonanie, indeksu zmiennej, od której uzaleŝniona jest częstotliwość działania, dokumentacji - jeśli wynikiem danego działania jest przygotowanie dokumentu istnieje moŝliwość załączenia wzoru dokumentu do pobrania przez uŝytkownika procesu.
MoŜliwość definiowania struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa Moduł umoŝliwia zbudowanie drzewiastej struktury poszczególnych centrów odpowiedzialności i stanowisk w ramach firmy. W przypadku stanowisk moŝliwe jest ich obsadzenie przez zdefiniowanych uŝytkowników systemu. Po obsadzeniu stanowiska w module znajdują się podstawowe informacje na temat pracownika. MoŜliwość automatycznego generowania kart centrów odpowiedzialności i stanowisk Zakres obowiązków i kompetencji decyzyjnych poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk dzięki wykorzystaniu modułu zmienia się w sposób dynamiczny i nie wymaga dodatkowej pracy administracyjnej. Dzięki temu opisy stanowisk są zawsze spójne z obowiązującymi procedurami. KaŜda zmiana procedury pociąga za sobą zmianę w opisie stanowiska pracy. Dla kaŝdego stanowiska pracy moŝliwe jest przejrzenie obowiązujących go procedur i działań zdefiniowanych wcześniej w ramach procesów. MoŜliwość definiowania dokumentacji działań w ramach procedury Dla kaŝdego działania opisywanego w ramach procedury istnieje moŝliwość zdefiniowania dokumentu wraz z podaniem dla niego wymagań jakościowych (treść, podpisy itd.) oraz załączenia wzoru w postaci dowolnego pliku. Na tej podstawie powstają procedury obiegu dokumentów, które równieŝ zmieniają się dynamicznie wraz z modyfikacją procedur procesowych. MoŜliwość definiowania oraz przeglądania czasów oraz częstotliwości działań w ramach procedury Dla kaŝdego działania w ramach procedury określany jest czas jego trwania (w minutach) oraz częstotliwość wykonywania (np. raz dziennie, raz w tygodniu). Dzięki temu moŝna oszacować obciąŝenie czasowe poszczególnych komórek organizacyjnych, stanowisk lub procesów. MoŜliwość indeksowania działań KaŜde działanie moŝe być określone czasowo w sposób elastyczny poprzez wskazanie zmiennej niezaleŝnej (indeksu), który wpływa na łączny jego czas (np. ilość zamówień w ciągu dnia). Wartości indeksów mogą być wpisywane ręcznie lub zaciągane automatycznie z hurtowni danych.
MoŜliwość generowania raportów obciąŝeń centrów i procesów Dla kaŝdego centrum odpowiedzialności moŝna liczyć obciąŝenie globalne oraz obciąŝenie w ramach konkretnego procesu. Jest ono kalkulowane jako liczba godzin tygodniowo, które wg norm wykorzystane były efektywnie. Jest to jedna z najwaŝniejszych funkcjonalności modułu. Pozwala na: ocenienie zaangaŝowania czasowego poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk w realizowane przez nie procesy biznesowe, porównanie potencjalnego czasu pracy do czasu efektywnego, ocenienie czasochłonności realizacji poszczególnych procesów biznesowych, identyfikację miejsc powstawania kosztów i potencjalnych źródeł nieefektywności, optymalizację i dopasowanie struktury organizacyjnej do rzeczywistych potrzeb biznesu. Obsługa programu przez przeglądarkę internetową Zasoby programu są dostępne przez przeglądarkę internetową po wcześniejszym uwierzytelnieniu uŝytkownika. Pełna integracja z hurtownią danych, modułem wspomagającym wycenę kosztów działań (ABC) i modułem wspomagającym zarządzanie personelem Program jest zintegrowany z pozostałymi produktami informatycznymi klasy Business Intelligence oferowanymi przez firmę Archman (w szczególności z hurtownią danych, modułem wspomagającym wycenę kosztów działań oraz modułem wspomagającym zarządzanie personelem).
Archman Sp. z o.o. ul. Wrocławska 8a 30-006 Kraków tel. 012 633 50 04 biuro@archman.pl www.archman.pl