ZAPYTANIE OFERTOWE Kraków, 29.09.2014r. Szanowni Państwo, Zwracamy się do Państwa z zaproszeniem do złożenia ofert na ujęte w niniejszym zapytaniu ofertowym zakupy w związku z realizowanym w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Działanie 8.2 projektem pt. Wdrożenie innowacyjnego systemu B2B ProfitNetwork automatyzującego procesy biznesowe Grupy Dla Domu i jej partnerów. Poniżej szczegóły zapytania ofertowego: Dane zamawiającego: Miejsce i czas składania ofert: Grupa Dla Domu Spółka Akcyjna ul. Celna 13/8 30-507 Kraków NIP 6751455224 Oferty prosimy dostarczać w formie pisemnej lub elektronicznej do dnia 08.10.2014r. roku. Oferty w formie pisemnej na adres: Grupa Dla Domu Spółka Akcyjna ul. Celna 13/8 30-507 Kraków Oferty elektroniczne prosimy przesyłać na adres: jan@grupadladomu.pl Osoba do kontaktu: Wszelkie dodatkowe informacje związane z zapytaniem ofertowym można otrzymać od: Jana Dąbrowskiego jan@grupadladomu.pl Tel. 533 546 556 Kryteria oceny ofert: Określenie przedmiotu zamówienia: Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: 1. Cena netto odnosząca się do całości oferty O wyborze najkorzystniejszej oferty w 100% decydować będzie cena netto odnosząca się do całości oferty. Przedmiotem zapytanie ofertowego jest: 1. Moduł integracyjny B2B 2. Koszty wdrożenia wraz z instalacją modułu integracyjnego B2B 3. Zintegrowany moduł dynamicznego kosztorysowania i harmonogramowania
4. Zintegrowany moduł automatycznej realizacji zamówień. 5. Koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu dynamicznego kosztorysowania i harmonogramowania. 6. Koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu automatycznej realizacji zamówień. 7. Zintegrowany moduł analityczno - raportowo - finansowy. 8. Zintegrowany moduł zarządzania inwestycjami. 9. Koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu analityczno - raportowo - finansowego. 10. Koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu zarządzania inwestycjami. 11. Konfiguracja i uruchomienie systemu B2B. 12. Zintegrowany moduł obsługi reklamacji. 13. Zakup szkoleń specjalistycznych. 14. Koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu obsługi reklamacji. 15. Wykonanie Migracji danych z poprzednich systemów informatycznych. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 1 specyfikacji. Inne uwagi: Składane oferty powinny posiadać datę ważności do dnia 31.10.2014r. Niedopuszczalne jest składanie ofert częściowych. Oferty prosimy składać na formularzu stanowiącym załącznik numer 2 do niniejszego zapytania.
Załącznik nr 1 do zapytanie ofertowego z 29.09.2014r. Specyfikacja Dynamiczny rozwój Spółki a zarazem specyfika branży w której działa (remontowo budowlana), która jest wymagająca zwłaszcza pod względem efektywnej obsługi partnerów biznesowych, spowodował podjęcie decyzji o realizacji projektu dotyczącego integracji systemu IT z głównymi partnerami biznesowymi Grupy dla Domu. Niniejszy projekt ma na celu automatyzację realizacji procesów biznesowych pomiędzy Wnioskodawcą a partnerami projektu. Będzie to możliwe dzięki wdrożeniu systemu IT typu B2B, który jest opisany w niniejszej aplikacji. SYSTEM B2B ZAKUP LICENCJI Licencje systemu B2B na następujące moduły: Moduł integracyjny B2B, Zintegrowany moduł dynamicznego kosztorysowania i harmonogramowania, Zintegrowany moduł automatycznej realizacji zamówień, Zintegrowany moduł analityczno - raportowo finansowy, Zintegrowany moduł zarządzania inwestycjami, Zintegrowany moduł obsługi reklamacji. Licencje są osią projektu jednym z głównych elementów stanowiących podstawę do stworzenia zintegrowanego systemu B2B. Będą one stanowiły bazę systemu IT wnioskodawcy, który zasilany odpowiednimi danymi, będzie (po jego integracji z systemami partnerów biznesowych) podstawą do prowadzenia w sposób automatyczny procesów biznesowych opisanych w niniejszej aplikacji. Wdrożenie B2B oraz zastosowanie technologii informatycznych do komunikacji między przedsiębiorcami znacząco usprawni ich działalność, zmniejszy koszty i pozwoli rozszerzać krąg odbiorców, realizując tym samym więcej wspólnych projektów. Wdrażanie nowoczesnych technologii ICT stwarza możliwości znaczącej optymalizacji funkcjonowania współpracujących przedsiębiorstw. Planowany do wdrożenia system B2B jest oprogramowaniem modułowym, tj. składa się z niezależnych od siebie, choć współpracujących ze sobą aplikacji i zaliczany jest do klasy Zintegrowanych Systemów Informatycznych. Podstawowym elementem systemu jest baza danych, która będzie wspólna dla wszystkich modułów. Moduły będą obejmowały podstawowe procesy biznesowe firmy w takich obszarach jak: uzgadnianie cen materiałów budowlanych, ich zapasów, sprzedaż usług remontowo wykończeniowej czy nieruchomości. System jest elastyczny i umożliwi dopasowanie do specyfiki przedsiębiorstwa, m.in. dlatego, iż poszczególne moduły mogą być wzajemnie niezależne od siebie (tzn. mogą pracować bez obecności innych modułów). Ponadto wdrożenie systemu typu B2B w firmie pozwoli na zintegrowanie i usprawnienie procesów w niej zachodzących. Pełny obraz firmy umożliwi lepsze podejmowanie decyzji na wszystkich szczeblach zarządzania, co oznacza zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa. Główne korzyści wynikające z wdrożenia platformy B2B i jej integracji z systemami teleinformatycznymi partnerów biznesowych to: zwiększenie sprzedaży, przyspieszenie i zharmonizowanie procesów w firmie, minimalizacja nieefektywności działalności usługowej Wnioskodawcy, większa przejrzystość działania poprzez pełną informację o firmie, raportowanie odpowiednie dla każdego szczebla kierownictwa, wydajniejszy podział zadań i kontrolę wyników zatrudnionej kadry, lepszą obsługę klientów i szybszą reakcję na ich potrzeby, wyższą konkurencyjność i elastyczność działania, wzrost wartości firmy. System pozwoli na automatyzację czynności związanych z uzgadnianiem cen materiałów budowlanych, ich zapasów, pośredniczeniu w sprzedaży usług remontowo wykończeniowej czy nieruchomości.
Ad a. Moduł integracyjny B2B Moduł służący do integracji procesów biznesowych pomiędzy Wnioskodawcą a jego partnerami biznesowymi. Moduł umożliwi przepływ informacji pomiędzy modułami: dynamicznego kosztorysowania i harmonogramowania, automatycznej realizacji zamówień, analityczno - raportowo finansowym, zarządzania inwestycjami oraz obsługi reklamacji. Moduł ponadto będzie odpowiedzialny za zarządzanie informacją o współpracujących przedsiębiorcach, procedurach, zbiorach, bazach danych. Umożliwi wprowadzenie do systemu informacji o: oferowanej usłudze i statusie jej wykonania, klientach, pracownikach, rozrachunkach z partnerami itp., które później będą wykorzystywane w innych modułach. Dzięki systemowi dane Spółki mogą być dzielone między różnych partnerów i automatycznie do nich wysyłane / od nich pobierane. System zapobiegnie wprowadzaniu duplikatów, dzięki czemu dane w systemie będą zawsze spójne i łatwo je będzie wyszukać. Ad. b Zintegrowany moduł dynamicznego kosztorysowania i harmonogramowania W zakresie współpracy z systemami informatycznymi Partnerów dzięki wdrożeniu powyższego modułu możliwa będzie automatyzacja czynności związanych m.in. z przygotowywaniem kosztorysów cząstkowych przez poszczególnych partnerów, kosztorysów ostatecznych przedstawianych klientowi, opracowywaniem najbardziej optymalnych harmonogramów wykorzystania zasobów. W systemie nastąpi rozdzielenie zadań i dystrybucja informacji o projekcie wraz z zakresem wyceny do systemów partnerów biznesowych. Na podstawie zamieszczonych w systemie partnera cenników i planów dostępności zasobów wygenerowane zostaną kosztorysy cząstkowe. System automatycznie scali również warunki współpracy pomiędzy partnerami dla danego projektu. Moduł umożliwi automatyczne zagregowanie kosztorysów cząstkowych poszczególnych partnerów w jedną ofertę handlową przedstawianą klientowi. Dzięki informacjom nt. dostępności poszczególnych zasobów system automatycznie zaproponuje najbardziej efektywne ich lokowanie, poprzez tworzenie scenariuszy harmonogramów realizacji zadań. Ad. c Zintegrowany moduł automatycznej realizacji zamówień Dzięki wdrożeniu powyższego modułu możliwa będzie automatyzacja czynności związanych m.in. ze zlecaniem i przyjmowaniem zamówień na wcześniej za kosztorysowane usługi. Moduł umożliwi automatyczne utworzenie i przesłanie zamówienia do poszczególnych partnerów, na podstawie otrzymanych i zaakceptowanych przez klienta kosztorysów. Zamówienia zostaną podpisane podpisem elektronicznym. W przypadku odrzucenia zamówienia przez Partnera (m.in. w przypadku braku wolnych zasobów) następuje przejście do procesu tworzenia wyceny na części prac, których zamówienie zostało odrzucone. Automatyzacja procesu skróci czas oczekiwania klienta na rozpoczęcie świadczenia usługi, pozwoli również na szybką reakcję w postaci zmiany podmiotu, w przypadku braku dostępnych zasobów do realizacji zlecenia. Ad. d Zintegrowany moduł analityczno raportowo finansowy Zakup modułu zapewni automatyzację czynności związanych m.in. z przeprowadzaniem rozliczeń finansowych pomiędzy partnerami, przesyłaniem raportów i statystyk nt. wspólnych projektów. Moduł umożliwi automatyczne przesyłanie faktur rozliczających wykonane przez partnerów zadania zgodnie z aktualizowanym w systemie harmonogramem prac i kosztorysem. Wszystkie faktury dla poszczególnych partnerów będą automatycznie przetwarzane na zestawienia obrazujące przepływy środków finansowanych i zaangażowanie w projekty prowadzone przez Wnioskodawcę. Będą również tworzone zestawienia stanu sprzedaży poszczególnych usług, by z jednej strony elastycznie dostosowywać ofertę do potrzeb rynkowych, z drugiej zaś by móc efektywnie alokować zasoby (a w przyszłości aktywnie poszukiwać nowych partnerów posiadających określone zasoby). Ponadto moduł umożliwi automatyczne przesyłanie informacji nt. stanu płatności między parterami możliwy będzie podgląd statusu płatności określonej faktury.
Ad. e Zintegrowany moduł zarządzania inwestycjami Moduł ten pozwoli na automatyzację czynności związanych m.in. z monitorowaniem ponoszonych podczas realizacji inwestycji kosztów, zasobów, dokonywaniem niezbędnych zmian w procesie realizacji inwestycji, prowadzeniem rejestrów ryzyka, czy śledzeniem etapu realizacji poszczególnych inwestycji. Moduł umożliwi automatyczne wygenerowanie nowego obiektu inwestycji, zawierającego ustalone w zaakceptowanym kosztorysie warunki. Pozwoli również na automatyzację podziału zadań między partnerami zgodnie z wcześniej opracowanym kosztorysem. Poprzez zintegrowany system możliwy będzie bieżący nadzór nad danymi wprowadzanymi do systemu, monitoring kosztów, a także ogólny nadzór nad realizacją inwestycji. Po zakończeniu wszystkich zadań projektowych, nastąpi porównanie kosztów realizacji z zakładanymi kosztami i rozliczenie projektu. Ad. f Zintegrowany moduł obsługi reklamacji Dzięki temu modułowi współpraca systemów informatycznych będzie polegała na automatyzacji czynności związanych m.in. z przypisywaniem podmiotów odpowiedzialnych za obsługę reklamacji a także automatyzację czynności związanych z monitorowaniem ponoszonych podczas realizacji usług kosztów, zasobów. Moduł umożliwi automatyczne przypisanie podmiotów odpowiedzialnych za realizację działań reklamacyjnych oraz tryby realizacji prac (czasy podjęcia zgłoszenia, utworzenia rozwiązania zastępczego, czasy wykonania reklamacji). W przypadku braku wolnych zasobów u wyznaczonego partnera w momencie nadejścia zgłoszenia system automatycznie wyznaczy podmiot zastępczy zgodnie z dostępnością odpowiednich zasobów. Informacje związane z czasami poszczególnych działań w systemie oraz informacje nt. przeprowadzanych czynności będą rejestrowane i zachowywane w bazie systemu B2B, do dalszego wykorzystania (np. reklamacji). WDROŻENIE WRAZ Z INSTALACJĄ LICENCJI NA MODUŁY SYSTEMU B2B Instalacja poszczególnych licencji na moduły systemu B2B: a) Koszty wdrożenia wraz z instalacją modułu integracyjnego B2B b) Koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu dynamicznego kosztorysowania i harmonogramowania c) Koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu automatycznej realizacji zamówień d) Koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu analityczno - raportowo finansowego e) Koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu zarządzania inwestycjami f) Koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu obsługi reklamacji g) Konfiguracja i uruchomienie systemu B2B Oraz: h) Wykonanie migracji danych z poprzednich systemów informatycznych Licencje systemu B2B są osią projektu jednym z głównych elementów stanowiących podstawę do stworzenia systemu B2B. Będą one stanowiły bazę systemu IT wnioskodawcy, który zasilany odpowiednimi danymi, będzie (po jego integracji z systemami partnerów biznesowych) podstawą do prowadzenia w sposób automatyczny procesów biznesowych opisanych w niniejszej aplikacji. Wdrożenie B2B oraz zastosowanie technologii informatycznych do komunikacji między przedsiębiorcami znacząco usprawni ich działalność, zmniejszy koszty i pozwoli rozszerzać krąg odbiorców. Wdrażanie nowoczesnych technologii ICT stwarza możliwości znaczącej optymalizacji funkcjonowania współpracujących przedsiębiorstw i przekłada się bezpośrednio na zwiększenie innowacyjności i konkurencyjności gospodarki. Z uwagi na specyfikę oraz integralność systemu, proces implementacji jest złożony i długotrwały. Prace wdrożeniowe (w tym testowanie) mają na celu zapewnienie, iż będzie się on nadawać do gospodarczego wykorzystania przez Wnioskodawcę, umożliwiając automatyzację procesów biznesowych z partnerami.
Wdrożenie poszczególnych licencji systemu zostanie przeprowadzone zgodnie z poniższym schematem: ü przygotowanie systemu do pracy w organizacji (instalacja i parametryzacja systemu), ü przygotowanie bazy technicznej systemu, ü zainstalowanie poszczególnych modułów na wskazanym serwerze, ü przygotowanie systemu informatycznego do eksploatacji, ü testowanie systemu (m.in. funkcjonalności modułów, jak również integracji między modułami), ü właściwe wdrożenie systemu. Następnie po prawidłowym wdrożeniu całego zintegrowanego systemu nastąpi: ü uruchomienie konektorów B2B z partnerami (w ramach niniejszego projektu ujęto tylko i wyłącznie koszty ponoszone przez Wnioskodawcę), ü przetestowanie konektorów, ü ostateczna weryfikacja systemu, tj. sprawdzenie poprawności działania systemu (w tym testowanie systemu). MIGRACJA DANYCH Z POPRZEDNICH SYSTEMÓW Migracja danych zostanie przeprowadzona zgodnie z poniższym schematem: analiza źródeł danych (zweryfikowanie pełnej listy obiektów podlegających migracji), określenie transformacji jakie będą musiały być zastosowane do migrowanych danych (w celu zapewnienia jakości implementowanych transformacji) oraz tzw. czyszczenie danych, przeniesienie danych w odpowiednie miejsca wdrożonego systemu SWP. Przeprowadzenie tego procesu jest niezbędne dla właściwego funkcjonowania systemu i wykorzystywania go do prowadzenia procesów biznesowych pomiędzy Wnioskodawcą a Parterami. Proces ten pozwoli na migrację danych o dotychczasowej współpracy partnerów, jak i o innych zdarzeniach mających wpływ na wzajemne ich relacje. W trakcie usługi przeprowadzana zostanie testowa migracja danych, ustalane zostaną wspólne tabele migracyjne, przetestowane zostanie również zachowanie prototypu systemu na bazie danych ze starych systemów. Usługa realizowana będzie w III etapie realizacji projektu ze względu na konieczność wykorzystania danych do wdrożonych na początku projektu modułów. W ramach projektu przewidziano szkolenia specjalistyczne pracowników zaangażowanych w działalność operacyjną w zakresie obsługi nowego systemu. Szkolenia będą miały na celu zapoznanie się użytkowników końcowych z systemem, jego konstrukcją oraz funkcjonalnościami. Ich charakter będzie ściśle związany z docelową rolą użytkownika w ramach obsługi rozwiązań. Szkolenia będą miały charakter warsztatowy. Odbywać się będą z wykorzystaniem skonfigurowanego podczas wdrożenia systemu. W związku z tym, że system posiadał będzie szereg funkcjonalności i będzie obsługiwany przez osoby pracujące w różnych działach, niezbędne będzie stworzenie kilku grup szkoleniowych. Założeniem szkoleń dla użytkowników końcowych jest uzyskanie sprawności w posługiwaniu się systemem pozwalającej na samodzielną z nim pracę. Szkolenia użytkowników końcowych będą najprawdopodobniej prowadzone przez trenerów Wykonawcy systemu, gdyż taka jest uzasadniona praktyka w tego typu przedsięwzięciach. liczba godzin szkoleń: 40 h (5 dni szkoleniowych po 8h każdy), liczba grup szkoleniowych: 1. Szkolenia przeprowadzane będą po wdrożeniu systemu, podczas pierwszej fazy użytkowania systemu (IV etap). Zakres informacji przekazanych na szkoleniu ściśle związany będzie z wdrażanym systemem. Mają one na celu zapoznanie się pracowników Wnioskodawcy z systemem, jego konstrukcją oraz funkcjonalnością. Szkolenia będą miały charakter warsztatowy i prowadzone będą na zasadzie zajęć grupowych. Zajęcia odbywać się będą z wykorzystaniem systemu skonfigurowanego podczas wdrożenia i skierowane zostaną do wszystkich pracowników pracujących z systemem.
Załącznik nr 2 do zapytanie ofertowego z dnia 29.09.2014r. - Formularz ofertowy...... (dane oferenta) oferenta).. (pieczątka W odpowiedzi na zapytanie ofertowe składamy ofertę dla firmy Grupa Dla Domu Spółka Akcyjna Zakup: 1. Moduł integracyjny B2B 2. Koszty wdrożenia wraz z instalacją modułu integracyjnego B2B 3. Zintegrowany moduł dynamicznego kosztorysowania i harmonogramowania 4. Zintegrowany moduł automatycznej realizacji zamówień 5. Koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu dynamicznego kosztorysowania i harmonogramowania 6. Koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu automatycznej realizacji zamówień 7. Zintegrowany moduł analityczno - raportowo - finansowy 8. Zintegrowany moduł zarządzania inwestycjami 9. Koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu analityczno - raportowo - finansowego 10. Koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu zarządzania inwestycjami 11. Konfiguracja i uruchomienie systemu B2B 12. Zintegrowany moduł obsługi reklamacji 13. Zakup szkoleń specjalistycznych 14. Koszty wdrożenia wraz z instalacją zintegrowanego modułu obsługi reklamacji 15. Wykonanie Migracji danych z poprzednich systemów informatycznych Cena ogółem: Data ważności oferty: Data oferty: Cena netto: 31.10.2014r. OŚWIADCZENIE 1. Oświadczam, że: zapoznałem się z zapytaniem ofertowym, posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia, nie znajduję się w trakcie postępowania upadłościowego ani likwidacyjnego.... Podpis osoby upoważnionej zgodnie z dokumentem rejestrowym