ORACLE isupplier PORTAL Oracle isupplier Portal to aplikacja ułatwiająca współpracę, która umożliwia przejrzystą i usystematyzowaną wymianę transakcji między nabywcą a dostawcami w bezpiecznym, samoobsługowym środowisku internetowym. Dostawcy mają dostęp do aktualnych informacji w czasie rzeczywistym, dzięki czemu nie muszą telefonować, wysyłać faksów ani e-maili. Mogą przeglądać swoje zamówienia zakupu, wnioski o wprowadzenie zmian, powiadomienia o wysyłce, płatności oraz dane profilu. Oracle isupplier Portal jest głównym komponentem systemu Advanced Procurement firmy Oracle rozwiązania typu wszystkie towary wszystkie procesy. Usprawnienie współpracy i zwiększenie wydajności dostaw Oracle isupplier Portal stanowi funkcjonalną platformę współpracy, która ułatwia nabywcom zarządzanie kontaktami z dostawcami na całym świecie. Dostawcy mają dostęp do informacji w czasie rzeczywistym, dzięki czemu mogą szybko reagować na najważniejsze zdarzenia w procesach zakupów i planowania. Mogą osiągnąć większą wydajność, oferując nabywcom usługi lepszej jakości. Nabywca natomiast nie musi odpowiadać na rutynowe zapytania dostawców, co pozwala mu skoncentrować się na dodatkowych inicjatywach służących zwiększeniu oszczędności. Obsługa zamówień zakupu w systemie zamkniętym Przepływ zamówień zakupu, który należy do najważniejszych procesów gospodarczych, wymaga sprawnej komunikacji i współpracy. Za pomocą aplikacji isupplier Portal dostawcy mogą przeglądać zamówienia zakupu, w tym wszystkie załączniki, w czasie rzeczywistym. Mogą potwierdzać zamówienia, jeżeli są w stanie zrealizować zapotrzebowanie, a także składać wnioski o ich zmianę. Ponadto isupplier Portal rejestruje historię wszystkich zmian i rewizji wprowadzonych w zamówieniach zakupu. Uproszczenie procesów realizacji zamówień i płatności Automatyzacja procesów realizacji zamówień i płatności jest niezbędnym warunkiem zwiększenia wydajności. Dostawcy mogą informować nabywców o nadchodzących dostawach, wysyłając im powiadomienia o wysyłce (Advance Shipment Notices ASN) bezpośrednio za pomocą aplikacji isupplier Portal. Przyspiesza to procesy odbioru i płatności. isupplier Portal umożliwia również dostawcom przeglądanie potwierdzeń odbioru, zwrotów i inspekcji. Rutynowe zapytania dostawców, dotyczące na przykład informacji o statusie płatności, obciążają działy zakupów i płatności firmy nabywcy pracą administracyjną. Za 1
pomocą portalu isupplier Portal dostawcy mogą od razu uzyskać wyczerpujące odpowiedzi bez telefonowania, wysyłania faksów ani e-maili. Optymalizacja planowania i zapasów Dzięki odpowiedniemu planowaniu i przejrzystości informacji nabywcy mogą znacznie zmniejszyć zapotrzebowanie na zapasy. Oracle isupplier Portal ułatwia optymalizację wyboru dostawców w procesach planowania, tworzenia harmonogramów i zaopatrzenia. Nabywcy mogą udostępniać swoje plany i harmonogramy wysyłek dostawcom. Dostawcy mogą natomiast przeglądać poziomy zapasów poszczególnych pozycji oraz sprawnie zarządzać zapasami za pomocą punktów wznawiania zamówień oraz uzupełnień inicjowanych przez dostawców (VMI). Ponadto nabywcy i dostawcy mogą wspólnie monitorować zewnętrzne procesy przetwarzania stron trzecich, zwracając uwagę zwłaszcza na status produkcji w toku oraz dane o śledzeniu dostaw, które zwykle mają znaczenie krytyczne dla przepływu w całym łańcuchu dostaw. Wprowadzanie nowych dostawców i uaktualnianie ich danych Właściwa organizacja współpracy z dostawcami może prowadzić do zmniejszenia całkowitych kosztów zakupu. W dzisiejszej gospodarce osiągnięcie lepszych rezultatów wymaga zastosowania systemów, które można dostosować do różnych potrzeb i możliwości dostawców. W przypadku dostawców dostarczających duże ilości towarów Oracle proponuje technologię przesyłania komunikatów, która automatyzuje wymianę transakcji między systemem zakupów nabywcy a systemami sprzedaży dostawców. Jeżeli dostawca dostarcza mniejsze ilości towarów i/lub dysponuje mniej zaawansowanymi technologiami, isupplier Portal oferuje łatwą w obsłudze internetową aplikację, która daje pełny i bezpieczny dostęp do informacji o zamówieniach, płatnościach i planowaniu. Uaktualnianie danych dostawców, w tym danych głównych, jest zwykle kosztownym procesem wykonywanym ręcznie. Najważniejsze elementy profili dostawców, takie jak adres, dane kontaktowe i typ działalności, mogą na bieżąco uaktualniać sami dostawcy bezpośrednio za pomocą aplikacji isupplier Portal. Dzięki temu firma nabywcy jest mniej obciążona pracą administracyjną. 2
Obsługa zamówień zakupu w systemie zamkniętym Małe i duże firmy dostawców mogą uzyskiwać dostęp do transakcji typu zaopatrzenie-zapłata oraz zarządzać nimi w czasie rzeczywistym, co skraca cykl realizacji zamówień i ułatwia spełnienie związanych z nimi warunków. isupplier Portal umożliwia również przeglądanie wszystkich najważniejszych dokumentów zakupów. Przeglądanie i zatwierdzanie zamówień zakupu Dostawcy mogą przeglądać i zatwierdzać zamówienia zakupu, w tym umowy ramowe, za pomocą dostępnego w trybie online interfejsu aplikacji isupplier Portal. Procedura ta jest stosowana najczęściej wtedy, gdy nabywca potrzebuje potwierdzenia, że dostawca może zrealizować zamówienie, a także w przypadku złożonych, wieloliniowych zakupów. Dostawca wybiera zamówienie zakupu, w razie potrzeby uruchamiając procedurę szybkiego wyszukiwania, a następnie dokładnie je przegląda. Po dokonaniu przeglądu może zatwierdzić całe zamówienie (tzn. w pełni je zaakceptować), odrzucić lub wprowadzić potwierdzenia na poziomie wysyłki. Przyczyna każdego odrzucenia będzie rejestrowana przez aplikację. W czasie zatwierdzania dostawca może również wprowadzić wniosek o zmianę zamówienia (więcej informacji na ten temat znajduje się w dalszej części artykułu). Podejmowanie działań prewencyjnych dzięki powiadomieniom Dostawcy chcą być szybko powiadamiani o problemach, aby prewencyjnie obsługiwać firmę nabywcy. Oracle isupplier Portal ma wbudowaną funkcję powiadamiania, dzięki której dostawcy mogą przeglądać takie wiadomości i podejmować odpowiednie działania. Powiadomienia dotyczą zwykle zmian planów, nowych zamówień zakupu, zmian zamówień zakupu itp. Dostawcy mogą korzystać z zaawansowanych funkcji wyszukiwania i przechodzenia do bardziej szczegółowych informacji, które umożliwiają im szybkie i łatwe znajdowanie potrzebnych danych. Wnioski o zmianę zamówienia W niektórych przypadkach dostawca z różnych powodów chce wprowadzić zmiany w istniejącym zamówieniu zakupu. Oracle isupplier Portal oferuje dostawcom i nabywcom wiele nowych opcji, dzięki którym proces ten nie wymaga użycia telefonu ani faksu, gwarantuje natomiast cyfrową dokładność oraz wydajność typową dla współpracy w trybie online. Funkcja Supplier Change Request umożliwia szybkie znalezienie rozwiązania 3
najlepszego dla obu stron nabywcy i dostawcy. Pozwala na wprowadzenie zmian w wielu elementach, takich jak zamawiana ilość towaru, data dostawy, numer części dostawcy i numer zamówienia sprzedaży. Dostawcy mogą również zażądać podzielenia wysyłki określonej w zamówieniu na kilka części, co jest często stosowane w niektórych branżach. Towar będzie wówczas dostarczany w partiach przez określony czas. Jeżeli dostawca nie jest w stanie spełnić warunków nabywcy, może zażądać anulowania konkretnej wysyłki lub całego zamówienia. Po otrzymaniu takiej informacji nabywca może zadbać o zapewnienie sobie innych źródeł dostaw. Każde żądanie zmiany przysłane przez dostawcę jest kierowane do odpowiedniego pracownika firmy nabywcy, który po zapoznaniu się z jego treścią podejmuje odpowiednie działania. W przypadku zatwierdzenia zmiana jest wprowadzana do dokumentu zakupu, co oznacza jego formalną rewizję podlegającą kontroli. Nowa wersja jest później przekazywana na kolejne szczeble hierarchii zatwierdzeń nabywcy. Jeżeli wniosek o zmianę zostanie odrzucony, dostawca otrzyma powiadomienie o wyjątku. Kontrola zmian w zamówieniach zakupu Zamówienia zakupu, w których zmieniono najważniejsze elementy, są oficjalnie kontrolowane. Oracle isupplier Portal umożliwia dostawcom wyświetlanie historii takich kontroli dotyczących określonego zamówienia, porównywanie wyników wybranych kontroli lub przeglądanie wszystkich zmian wprowadzonych w zamówieniu. Przeglądanie zapytań ofertowych i dokumentów aukcji Dzięki integracji portalu isupplier Portal z aplikacją Oracle Sourcing dostawcy mogą przeglądać dokumenty procesu zaopatrzenia (takie jak zapytania ofertowe i dokumenty aukcji) dotyczące otrzymanych zamówień zakupu i umów ramowych. W ten sposób uzyskują obraz całego cyklu zaopatrzenia od danych o szukaniu źródeł zaopatrzenia po rozliczenia zakupu. Dostęp do załączników Wyświetlając dane dokumentów, dostawcy mogą przeglądać załączniki, w których nabywcy zamieszczają więcej informacji dotyczących warunków dostaw lub projektów produktów. W ten sposób uzyskują pełniejszy zestaw danych, co pozwala im na lepszą realizację zamówień. 4
Wyszukiwanie i eksport Zaawansowane funkcje wyszukiwania i przechodzenia do bardziej szczegółowych danych umożliwiają dostawcom szybkie i łatwe znajdowanie potrzebnych informacji. W przypadku przetwarzania w trybie offline dostawcy mogą w prosty sposób eksportować swoje dane do arkusza kalkulacyjnego. Uproszczenie procesów realizacji zamówień i płatności Dostawcy mogą samodzielnie uzyskiwać natychmiastowy dostęp do transakcji zakupu o znaczeniu krytycznym bez używania telefonu, faksu ani poczty elektronicznej. Powiadomienia o wysyłce (ASN, ASBN) Dzięki powiadomieniom o wysyłce (ASN) firma nabywcy może szybko uzyskać informacje o wysyłkach zrealizowanych przez dostawcę z tytułu określonych zamówień zakupu. isupplier Portal umożliwia dostawcom wprowadzanie w trybie online powiadomień typu ASN i ASBN (Advance Shipment and Billing Notice powiadomienia o wysyłce z danymi faktur). Dane te zostają wstępnie wprowadzone do systemu zakupów i płatności nabywcy, co pozwala pracownikom przyjmującym wysyłkę szybko i prawidłowo dokończyć transakcję odbioru. Połączenie powiadamiania o wysyłce w czasie rzeczywistym z usprawnieniem procesu odbioru umożliwia zarówno nabywcom, jak i dostawcom przewidywanie i rozwiązywanie problemów z dostawą, zanim zdążą one się pojawić, rejestrowanie danych przewoźnika, a także zmniejszenie kosztów odbioru dzięki większej dokładności transakcji i przepustowości. Wprowadzanie powiadomień o wysyłce składa się z kilku łatwych kroków, takich jak wybór wysyłek w ramach zamówienia zakupu oraz określenie ilości poszczególnych pozycji. Dostawca może następnie określić takie dane jak numery odcinków ze specyfikacją, numery listów przewozowych oraz informacje o frachcie, a także szczegółowe informacje o każdej linii wysyłki. Oprócz powiadomień standardowych portal Oracle isupplier umożliwia dostawcom wprowadzanie powiadomień z danymi faktur. Po wysłaniu powiadomienia ASBN faktury są tworzone automatycznie na podstawie tych danych (w module Oracle Payables). Nabywcy używający tego modułu mogą zagwarantować, że transakcja zafakturowana bez wykorzystania dokumentów papierowych zostanie zapłacona w terminie i w sposób kontrolowany. 5
Przeglądanie i anulowanie powiadomień o wysyłce Dostawcy mogą przeglądać powiadomienia o wysyłce (ASN/ASBN) w trybie online. Umożliwia im to śledzenie danych wysyłki oraz sprawniejsze zarządzanie bieżącymi zapytaniami nabywców. W przypadku zmiany warunków lub odroczenia dostaw powiadomienia ASN lub ASBN można anulować, pod warunkiem że nabywca nie otrzymał jeszcze żadnej wysyłki. Historia przyjęć i zwrotów Dostawca może przeglądać historię przyjęć zarejestrowanych przez nabywcę, sprawdzić punktualność swoich dostaw oraz wyniki kontroli wysyłek. Może również wyświetlać historię zwrotów i sprawdzać ich przyczyny. Informacje te pomagają mu w osiągnięciu lepszych wskaźników zadowolenia klientów. Wprowadzanie faktur Dostawcy mogą wprowadzać faktury bezpośrednio w aplikacji isupplier Portal. Zmniejsza to ilość danych, które należy ponownie wpisywać i dopasowywać ręcznie, oraz pozwala na wyeliminowanie błędów. Dostawcy wybierają wysyłki w ramach zamówienia zakupu i wystawiają faktury bezpośrednio na firmę nabywcy. Aplikacja umożliwia również wprowadzanie na fakturach podatków, frachtu i innych opłat. isupplier Portal ma funkcję Quick Invoice, która pozwala na ekspresowe fakturowanie niektórych wysyłek. Podobnie jak w przypadku ASBN, na podstawie danych wprowadzonych w ten sposób tworzone są faktury w module Oracle Payables. Śledzenie faktur i płatności Dostawcy mogą przeglądać informacje o fakturach i płatnościach oraz sprawdzać ich status, a także szukać zapłaconych, niezapłaconych i wstrzymanych faktur w trybie online. Pozwala to zmniejszyć liczbę rutynowych zapytań zgłaszanych przez dostawców, które zajmują dużo czasu działom zakupów i płatności. 6
Optymalizacja planowania i tworzenia harmonogramów Nabywcy i dostawcy mogą optymalizować alokację dostaw dzięki funkcjom planowania, tworzenia harmonogramów i organizacji zaopatrzenia. Wprowadzanie atrybutów pozycji dostawców Dostawcy mogą bezpośrednio wprowadzać i uaktualniać najważniejsze atrybuty pozycji ze swojej oferty. isupplier Portal umożliwia im rejestrowanie w trybie online możliwości i czasu realizacji dostaw oraz innych atrybutów zamówień. Informacje te podlegają zatwierdzeniu przez nabywcę i uaktualniają listę zatwierdzonych dostawców (Approved Supplier List ASL). Nabywca zyskuje w ten sposób dokładne dane, które ułatwiają inteligentną alokację źródeł zaopatrzenia i podejmowanie trafnych decyzji planistycznych, a dzięki temu określenie optymalnego zapotrzebowania na zapasy. Przeglądanie harmonogramów wysyłek i prognoz Oracle isupplier Portal umożliwia dostawcom tworzenie harmonogramów wysyłki. Mogą oni na przykład łatwo wykrywać potencjalne problemy, sprawdzając wysyłki, dla których zbliża się lub minęła data realizacji. Odnalezienie tych wysyłek wraz z datami umożliwia ponowne sprawdzenie ich danych oraz dokładne określenie terminów. Po zatwierdzeniu prognoz utworzonych w module Oracle Purchasing można je wyświetlić i wyeksportować do dostawcy za pomocą aplikacji isupplier Portal. Przeglądanie poziomów zapasów i obsługa procesu VMI Korzystając z interfejsu dostępnego w trybie online, dostawcy mogą sprawdzać poziomy zapasów w magazynach nabywców, w fabrykach lub w innych miejscach. Aplikacja obsługuje również procesy VMI (Vendor Managed Inventory zarządzanie zapasami przez dostawcę), umożliwiając dostawcom zarządzanie zapasami określonych pozycji. Mogą oni przeglądać salda zapasów dostępnych na składzie z uwzględnieniem wysyłek w trakcie realizacji, sprawdzać poziomy minimalne i maksymalne, punkty wznawiania zamówień oraz ilości, poniżej których zapasy wymagają uzupełnienia. Interfejs online pozwala ponadto dostawcom na inicjowanie procesów uzupełniania zapasów, co stanowi gwarancję, że towaru nie będzie brakowało. 7
Śledzenie wysłanych towarów Niektóre towary firma może przyjmować od dostawców na skład konsygnacyjny. isupplier Portal umożliwia dostawcom przeglądanie dostarczonych w ten sposób towarów oraz wyświetlanie odnoszących się do nich transakcji typu zaopatrzenie-zapłata w trybie online. Gromadzenie danych dotyczących jakości Nabywcy mogą tworzyć plany gromadzenia danych dotyczących jakości zgodnie z definicją w module Oracle Quality. Dostawcy mogą wyświetlać i wprowadzać te dane w trybie online oraz sprawdzać ich zgodność z planami nabywców. Z kolei nabywcom pozwala to na całościowe ocenianie wydajności dostawców. Współpraca w zakresie przetwarzania zewnętrznego usprawniająca obsługę klienta Oracle isupplier Portal ułatwia współpracę między nabywcami a dostawcami, obsługując działania związane z przetwarzaniem zewnętrznym. Działania te, wykonywane przez dostawców reprezentujących strony trzecie, mają znaczenie krytyczne dla skompletowania produktów finalnych. Wykorzystując aplikację Oracle isupplier Portal oraz funkcje modułu Oracle Workflow, firmy mogą zautomatyzować i usprawnić współpracę z dostawcami reprezentującymi strony trzecie. Przeglądanie zamówień i śledzenie zestawów w celach przetwarzania zewnętrznego Dostawcy mogą przeglądać zamówienia zakupu pod kątem przetwarzania zewnętrznego oraz przechodzić do bardziej szczegółowych danych dotyczących wysyłki, produkcji w toku (zadań, harmonogramu i działań), instrukcji obsługi, komponentów oraz instrukcji dla komponentów. Dostawcy są powiadamiani o wysłaniu zestawów i mogą potwierdzić ich odbiór w trybie online. Następnie mogą powiadomić o odesłaniu zestawu wzbogaconego o wartość dodaną nabywcę i/lub kolejną firmę biorącą udział w przetwarzaniu zewnętrznym, która powinna ten zestaw otrzymać. Zmiana harmonogramu zamówień zakupu Dostawcy są automatycznie powiadamiani o zmianie harmonogramu operacji przetwarzania zewnętrznego. Każdy wniosek o zmianę zamówienia jest kierowany do zatwierdzenia przez odpowiednie osoby w firmach sprzedawcy i nabywcy. W przypadku jego 8
zatwierdzenia zamówienie zakupu jest uaktualniane automatycznie. Dostawcy mogą również przekazywać informacje o zmianie daty w trybie online. Wprowadzanie nowych dostawców i uaktualnianie ich danych Nabywcy potrzebują rozwiązań, które ułatwią im wprowadzanie nowych dostawców na całym świecie oraz uaktualnianie ich danych na zasadzie samoobsługi. Dzięki systemowi Oracle nabywcy i dostawcy mogą korzystać z wielu metod komunikacji oraz funkcji samoobsługowych, które ułatwiają współpracę w czasie rzeczywistym i zarządzanie procesami gospodarczymi o znaczeniu krytycznym. Dostęp do portalu bez potrzeby szkolenia nowych użytkowników Rozbudowany interfejs użytkownika aplikacji Oracle isupplier Portal jest przykładem rozwiązania opartego na zasadzie bez szkolenia. Nawet nieprzeszkoleni użytkownicy, którzy korzystają z niego po raz pierwszy, mogą łatwo uzyskać dostęp do potrzebnych informacji. Ze strony głównej dostawca może od razu przejść do funkcji zarządzania zadaniami w procesie zaopatrzenie-płatności. Aplikacja jest w całości obsługiwana przez Internet, a wymagania dotyczące technologii są ograniczone do minimum. Dzięki łatwości dostępu i obsługi, z aplikacji może korzystać maksymalna liczba użytkowników. Samoobsługowa rejestracja użytkowników-dostawców Nabywcy mogą rejestrować użytkowników-dostawców bezpośrednio lub zachęcić ich do wykorzystania aplikacji isupplier Portal. Proces samoobsługowej rejestracji jest kontrolowany przez przepływ pracy oraz procedury zatwierdzeń obowiązujące w firmie nabywcy. Po zatwierdzeniu tworzony jest profil nowego użytkownika z uwzględnieniem zasad bezpieczeństwa, przywilejów i widoków, zgodnie z definicją opracowaną przez firmę nabywcy. Zasady bezpieczeństwa są elastyczne, co umożliwia ich dostosowanie do potrzeb poszczególnych użytkowników lub ich grup. Przyznawanie praw globalnego dostępu w przedsiębiorstwach zarządzanych przez nabywcę Pakiet Oracle E-Business Suite umożliwia nabywcom zdefiniowanie wielu jednostek operacyjnych oraz ograniczenie dostępu do każdej z nich. Dostawcy najczęściej współpracują z więcej niż jedną jednostką operacyjną. Dzięki aplikacji Oracle isupplier Portal nabywca może zapewnić dostawcom punkt dostępu do jednej takiej jednostki lub do wszystkich. 9
Komunikacja za pomocą technologii XMl i EDI W ramach procesów planowania i zakupów nabywcy mogą wysyłać i odbierać różne komunikaty XML i EDI, takie jak zamówienia zakupu, potwierdzenia, powiadomienia o wysyłki i faktury. Dostawcy mogą odbierać te komunikaty automatycznie, bezpośrednio w swoich systemach, co pozwala im uzyskać oszczędności. Są one również dostępne w portalu isupplier Portal, gdzie można je przeglądać w trybie online. System Oracle obsługuje różne standardy branżowe komunikatów EDI, takie jak x12 oraz EDIFACT, standardy OAGI (Open Applications Group OAGI) dla XML, a także RosettaNet. Systemy przesyłania komunikatów i aplikacja isupplier Portal uzupełniają się, a aplikacja ta umożliwia doraźne zarządzanie wyjątkami w przypadku dostawców, którzy wysyłają komunikaty EDI i XML o dużej objętości. Zarządzanie profilem dostawcy Dostawcy, którzy uzyskali bezpieczny i kontrolowany dostęp do systemu, mogą zarządzać danymi swoich profili w imieniu nabywcy, co pozwala im na efektywne przedstawianie własnych danych. Nabywcy mogą natomiast przekazywać dostawcom część prac związanych z uaktualnianiem danych, a także uzyskiwać dokładniejsze i bardziej aktualne informacje stanowiące podstawę decyzji dotyczących źródeł zaopatrzenia. Poprzez zarządzanie profilem potencjalni dostawcy mogą tworzyć i uaktualniać różne rodzaje danych, takie jak: adresy dodawanie nowych adresów i korygowanie istniejących; dane kontaktowe uaktualnianie własnych list danych kontaktowych; kategorie biznesowe przypisywanie własnej firmy do określonej kategorii na podstawie dostarczonego certyfikatu, zgodnie z kryteriami zdefiniowanymi przez użytkownika, takimi jak własność mniejszościowa lub małe przedsiębiorstwo ; kategorie towarów określenie dostarczanych towarów i usług na podstawie listy opracowanej przez użytkownika. Chociaż zadania związane z uaktualnianiem danych zostały przeniesione na dostawcę, każda zmiana podlega zatwierdzeniu przez nabywcę, który może ją również odrzucić. Ponadto nabywca ma prawo w każdej chwili uzyskać bezpośredni dostęp do profili dostawców i nimi zarządzać. 10
Rejestracja potencjalnych dostawców Najważniejsze sprawy związane z zarządzaniem dostawcami dotyczą znalezienia nowych źródeł zaopatrzenia, zebrania dokładnych informacji o potencjalnych dostawcach oraz zarejestrowania tych danych w sposób usystematyzowany, na potrzeby ich przyszłego wykorzystania. Obecnie, dzięki portalowi isupplier Portal, nabywcy mogą udostępnić potencjalnym dostawcom funkcję rejestrowania ich najważniejszych danych w trybie online. Każdy wniosek o taką rejestrację jest wysyłany do wyznaczonej osoby, która może go zatwierdzić lub odrzucić, powiadamiając dostawcę o swojej decyzji. Kompleksowe zabezpieczenia służące ochronie danych Kwestia bezpieczeństwa staje się szczególnie ważna, jeżeli do usprawnienia procesów gospodarczych wykorzystuje się Internet. Firma Oracle uwzględniła ten problem we wszystkich swoich samoobsługowych aplikacjach, które wyposażyła w kompleksowe zabezpieczenia obejmujące cały system od przeglądarki internetowej, poprzez serwer WWW i zaporę, aż po serwer aplikacji Oracle. Komunikacja między przeglądarką a serwerem WWW jest chroniona przez funkcje bazy danych Oracle. Dostęp do aplikacji Oracle isupplier Portal mają tylko zarejestrowani użytkownicy. Administrator systemu nabywcy może przypisywać dostawcom określone funkcje oraz prawa dostępu do danych. Oracle E-Business Suite kompletne rozwiązanie Oracle E-Business Suite umożliwia przedsiębiorstwom efektywne zarządzanie obsługą klientów, produkcją, realizacją zamówień, przyjmowaniem płatności oraz wieloma innymi aspektami działalności firmy za pomocą aplikacji utworzonych na podstawie tej samej architektury informacyjnej. Architektura ta zapewnia ujednolicenie wszystkich definicji związanych z funkcjonowaniem firmy klientów, dostawców, pracowników, produktów itp. Zarówno w przypadku wdrożenia jednego modułu, jak i całego pakietu, Oracle E-Business Suite umożliwia współużytkowanie ujednoliconych informacji w całym przedsiębiorstwie. Jakość tych informacji ułatwia podejmowanie trafnych decyzji. NAJWAŻNIEJSZE WŁAŚCIWOŚCI Zakupy Przeglądanie umów z dostawcami, w tym ramowych umów zakupu i zamówień wystawionych na ich podstawie. 11
Potwierdzanie lub odrzucanie zamówień zakupu na poziomie nagłówka lub wysyłki oraz wprowadzanie uwag objaśniających. Wprowadzanie wniosków o zmianę zamówień. Przeglądanie zamówień zakupu według nagłówków, linii, wysyłek i pozycji wraz z dotyczącymi ich fakturami i potwierdzeniami odbioru. Przeglądanie historii zamówień zakupu z uwzględnieniem kontroli zmian. Dostarczanie załączników z takimi informacjami jak warunki i dane poszczególnych pozycji. Przeglądanie zapytań ofertowych. Odbiór Przeglądanie harmonogramów dostaw otwartych. Wprowadzanie powiadomień o wysyłce (ASN/ASBN). Przeglądanie powiadomień o wysyłce (ASN/ASBN). Wyświetlanie historii przyjęć. Przeglądanie zwrotów i wyników inspekcji. Wyświetlanie zaległych dostaw. Sprawdzanie terminowości dostaw. Anulowanie powiadomień o wysyłce i fakturach. Faktury i płatności Wprowadzanie i przeglądanie faktur. Wprowadzanie danych o fakturach na powiadomieniach o wysyłce (ASBN). Sprawdzanie statusu faktur. Przeglądanie otrzymanych płatności. Planowanie i zapasy Uaktualnianie możliwości dostawców na liście zatwierdzonych dostawców (ASL). Określanie modyfikatorów zamówień dla poszczególnych dostawców i/lub pozycji, takich jak minimalna zamówiona ilość lub limit ilości w partii. Definiowanie czasu realizacji dla dostawców i/lub pozycji. Wyświetlanie sald zapasów na składzie dla pozycji pochodzących z jednego źródła. Obsługa procesów VMI. 12
Wyświetlanie zapasów na składzie konsygnacyjnym oraz wszystkich związanych z nimi transakcji. Przeglądanie harmonogramów prognoz dostawców. Przeglądanie harmonogramów wysyłek dostawców. Przetwarzanie zewnętrzne Wprowadzanie planów jakości dla wysyłek. Używanie obszaru roboczego przetwarzania zewnętrznego. Wyświetlanie zamówień dotyczących przetwarzania zewnętrznego. Rejestracja i zabezpieczenia Zarządzanie profilami dostawców na zasadzie samoobsługi. Rejestrowanie potencjalnych dostawców. Zarządzanie procesem rejestracji dostawców z możliwością rejestracji bezpośredniej przez nabywców lub udostępnienia dostawcom funkcji samoobsługowych. Ograniczenie dostępu dostawcy do widoków i transakcji, które dotyczą wyłącznie zamówień należących do firmy lub ośrodka tego dostawcy. Elastyczna obsługa firmy Projektowanie niestandardowych widoków danych dla każdego dostawcy lub użytkownika (na przykład poprzez ukrywanie pól, zmianę kolejności pól lub zmianę nagłówków kolumn). Konfigurowanie przepływu aplikacji pod kątem wymagań firmy za pomocą narzędzia Oracle System Administrator & Web Dictionary. Eksportowanie wszystkich danych do formatu Excel. Zapewnienie dostawcom dostępu do danych na całym świecie, we wszystkich jednostkach operacyjnych. Dostarczenie takich informacji jak warunki dostawy i szczegółowe dane pozycji, w załącznikach. Wykorzystanie integracji procesów przepływu pracy. Przekazywanie powiadomień podczas wprowadzania transakcji przez dostawcę. Integracja z podstawowymi aplikacjami systemu Oracle Purchasing, Supplier Scheduling, Payables, Inventory i Sourcing. 13
14