Oracle Sourcing. Negocjacje proste i złożone

Transkrypt

1 Oracle Sourcing Oracle Sourcing to aplikacja, która ułatwia specjalistom ds. zaopatrzenia efektywne prowadzenie negocjacji. Dzięki niej mogą oni uzyskać oszczędności w skali całego przedsiębiorstwa, racjonalizować zaopatrzenie i przyspieszyć jego cykl oraz monitorować wydajność związanych z tym operacji. Oracle Sourcing ułatwia także opracowanie powtarzalnego procesu opartego na najlepszych procedurach oraz stosowanie się do tego procesu. Aplikacja umożliwia zaopatrzeniowcom pozyskanie produktów i usług o najwyższej wartości oraz najniższym całkowitym koszcie posiadania. Oracle Sourcing jest głównym składnikiem rozwiązania Oracle Advanced Procurement, które obejmuje wszystkie towary i wszystkie procesy. Niższe koszty dzięki zintegrowanej platformie negocjacji Oracle Sourcing może być bezproblemowo zintegrowany z aplikacją Oracle Purchasing, a wtedy kompleksowo obsługuje wszystkie etapy procesu zaopatrzenia. Zaopatrzeniowcy mogą negocjować łączne wydatki dzięki agregacji zapotrzebowania w ramach jednej operacji. Ponieważ uzyskują w ten sposób większą kwotę transakcji, są w stanie wynegocjować upusty z tytułu dużej dostawy oraz ceny określone z wyprzedzeniem, co prowadzi do znacznego ograniczenia kosztów. Operacje zaopatrzeniowe są zwykle czasochłonne i wymagają zarządzania dużą ilością informacji. Użycie aplikacji Oracle Sourcing pozwala na duże usprawnienie wszystkich etapów takiej operacji, w tym przygotowania, negocjacji, analizy, przyznania kontraktu oraz sporządzenia umowy. Dzięki zwiększeniu efektywności pracy specjalistów ds. zaopatrzenia wykonanie tych zadań trwa krócej, a dział zaopatrzenia może poświęcić więcej czasu na działania planistyczne i strategiczne. Efektywne zarządzanie wszystkimi negocjacjami Oracle Sourcing współużytkuje dane z aplikacją Oracle Purchasing, w tym dane dotyczące jednostek operacyjnych, dostawców, pozycji dostaw, kursów wymiany, struktur przedziałów cenowych oraz kont użytkowników. Negocjowane decyzje o przyznaniu kontraktu w aplikacji Oracle Sourcing są koordynowane z wymaganiami określonymi w aplikacji Oracle Purchasing. Integracja taka umożliwia szybkę realizację każdej wynegocjowanej umowy, a dzięki temu dział zaopatrzenia może od razu uzyskiwać oszczędności. Sporządzanie dokumentów na podstawie wielu źródeł Oracle Sourcing obsługuje wiele źródeł zapotrzebowania. Dokumenty związane z zaopatrzeniem mogą być inicjowane bezpośrednio w aplikacji Oracle Sourcing, na przykład wtedy, gdy potrzeby są konsolidowane w obrębie całego przedsiębiorstwa. Negocjowane mogą być także dokumenty związane z zapotrzebowaniem zdefiniowanym w aplikacji Oracle Purchasing. Zapotrzebowania wymagające obsługi przez Oracle Sourcing można dodawać bezpośrednio do dokumentu zaopatrzeniowego jako jego uzupełnienie. Łączne umowy zakupu, dla których zbliża się koniec okresu obowiązywania, mogą być kopiowane w całości do nowego dokumentu zaopatrzeniowego, co przyśpiesza negocjowanie lub umożliwia wybór spośród ofert konkurencyjnych. Jeśli trzeba importować pozycje z innych systemów, można to łatwo zrobić przy użyciu szablonów arkuszy kalkulacyjnych. Negocjacje proste i złożone 1

2 Oracle Sourcing udostępnia wiele funkcji ułatwiających specjalistom ds. zaopatrzenia realizację ich zadań. Obsługa RFI (Request for Information zapytanie o informację) umożliwia zbieranie informacji o potencjalnych dostawcach w celu kwalifikowania ich do dalszych czynności związanych z zaopatrzeniem. Po zebraniu tych informacji zaopatrzeniowiec może sporządzić krótką listę dostawców i zainicjować kolejną operację zaopatrzeniową, taką jak RFQ (Request for Quotation zapytanie o ofertę cenową) lub RFP (Request for Proposal zapytanie ofertowe), co otwiera drogę do dokładniejszych negocjacji dotyczących cen i ilości towaru oraz innych parametrów. Negocjacje mogą się odbywać w wielu rundach, a po każdej rundzie dokument zaopatrzeniowy może być modyfikowany. Zaopatrzeniowiec może też zorganizować aukcję odwrotną z udziałem dużej liczby ostro konkurujących ze sobą oferentów. Oracle Sourcing udostępnia narzędzia do organizowania aukcji odwrotnych, takie jak składanie ofert przez pośrednika, składanie ofert dotyczących zaopatrzenia w energię, otwarte negocjacje czy wykresy najlepszych ofert, co sprzyja tworzeniu atmosfery konkurencyjności, w której dostawcy usilnie zabiegają o uzyskanie kontraktu. Po przeanalizowaniu odpowiedzi zaopatrzeniowiec może przyznać kontrakty wybranemu dostawcy (lub ich większej liczbie), a także precyzyjnie alokować kontrakty do poszczególnych zapotrzebowań (o ile takie były) oraz automatycznie tworzyć zamówienia, łączne umowy zakupu (Blanket Purchase Agreement) i globalne łączne umowy zakupu bezpośrednio w aplikacji Oracle Purchasing. Identyfikacja i kwalifikowanie dostawców Oracle Sourcing udostępnia zaopatrzeniowcom szczegółowe informacje o dotychczasowych dostawcach. Zaopatrzeniowcy mają do dyspozycji liczne opcje wyszukiwania dostawców, takie jak: wyszukiwanie na liście zatwierdzonych dostawców (ASL Approved Supplier List) według rodzaju produktu czy towaru wyszukiwanie według klasyfikacji dostawcy, na przykład firm z rejonów o niższym stopniu rozwoju czy firm, których właścicielami są kobiety wyszukiwanie według towarów zadeklarowanych jako oferowane. Przy użyciu takich funkcji zaopatrzeniowiec może wyszukiwać kontrahentów spoza zbioru zakwalifikowanych dostawców oraz organizować przetargi na nowych dostawców, a potem ich oceniać. Obsługa arkuszy kalkulacyjnych W kluczowych punktach procesu negocjacji można pobierać lub przesyłać arkusze kalkulacyjne. Jest to użyteczne zwłaszcza przy bardzo dużych negocjacjach, na przykład dotyczących ofert obejmujących tysiące pozycji. Zaopatrzeniowcy mogą przesyłać pozycje i pobierać odpowiedzi, po czym analizować je offline i odsyłać decyzje dotyczące przyznania kontraktu. Dostawcy mogą natomiast pobierać szczegółowe informacje, przygotowywać oferty cenowe offline i odsyłać odpowiedzi. Negocjowanie w celu uzyskania najlepszego wskaźnika wartość/cena Oracle Sourcing umożliwia zaopatrzeniowcom negocjowanie minimalnego całkowitego kosztu posiadania, co nie zawsze jest równoznaczne z najniższą ceną jednostkową. Dzięki obsłudze wieloatrybutowej ważonej oceny i wyceny, w tym przedziałów cenowych oraz elementów ceny, zaopatrzeniowiec może określać strategiczne pozycje i usługi oraz 2

3 efektywnie prowadzić negocjacje z dostawcami, tak aby uzyskać najlepszy wskaźnik wartość/cena. Wieloatrybutowa ocena ważona umożliwia zaopatrzeniowcom modelowanie elementów wpływających na cenę produktów i usług, oraz elementów pozostałych. Zaopatrzeniowcy mogą definiować akceptowalne limity parametrów oferty z uwzględnieniem różnych ocen, a także określać względny stopień ważności każdego atrybutu oferty. Po zakończeniu negocjacji Oracle Sourcing automatycznie oblicza ważoną ocenę atrybutów dla wszystkich ofert. W rezultacie powstaje lista rankingowa ofert, oparta na ocenach ważonych, co ułatwia efektywną analizę pod względem wskaźnika wartość/cena. Obsługa elementów ceny pozwala zaopatrzeniowcom oszacować prawdziwy koszt całkowity każdej pozycji oraz przeanalizować koszty zakupu. Dzięki temu mogą oni ocenić oferty nie tylko z uwagi na cenę artykułu, lecz także z uwzględnieniem kosztów powiązanych opłat, usług i innych pozycji. Rozbicie ceny na elementy pozwala rozpoznać poszczególne czynniki wpływające na cenę oraz ukryte koszty, a to umożliwia lepszą analizę oraz bezpośrednie porównania. Oprócz prowadzenia negocjacji na podstawie ceny artykułu i elementów ceny, zaopatrzeniowcy mogą też negocjować różne przedziały cen, w zależności od ilości towaru, adresu dostawy, daty realizacji lub kombinacji tych parametrów. Optymalizacja procesów oceny i przyznawania kontraktów Zaopatrzeniowcy mogą porównywać oferty przy użyciu funkcji porównywania online. Wszystkie potrzebne wartości danych są wyświetlane w formacie prezentującym je obok siebie, co ułatwia analizę online. Dzięki temu zaopatrzeniowcy mogą szybko porównać oferty pod względem ceny, ilości towaru, deklarowanej daty dostawy, ważonych ocen atrybutów, atrybutów artykułów (takich jak jakość czy wyniki dostawcy) bądź innych wymaganych cech dostawców. Zaopatrzeniowcy mogą korzystać z rozbudowanych możliwości prezentacji graficznej ofert i cen każdej pozycji oferty. Ogólny widok graficzny tendencji ceny umożliwia całościowe przedstawienie postępu negocjacji. Dostępne są funkcje graficznego monitorowania ceny i czasu, ceny w funkcji oceny łącznej i czasu oraz ceny i oceny łącznej. Za pomocą Oracle Sourcing zaopatrzeniowcy mogą ponadto oceniać różne przedziały cen występujące w różnych ofertach. Jeśli każda oferta zawiera różne przedziały cen, często trudno jest wskazać ofertę zapewniającą najlepsze upusty z tytułu wielkości dostawy, chyba że użyje się arkusza kalkulacyjnego, co wymaga pracochłonnego wprowadzania danych. Natomiast funkcja analizy przedziałów cen (Price Break Analysis) umożliwia uszeregowanie dostawców dla poszczególnych przewidywanych wartości parametrów, takich jak ilość, adres dostawy i wymagana data dostawy. Standaryzacja najlepszych procedur i egzekwowanie reguł przedsiębiorstwa Szablony towarów umożliwiają działom zaopatrzenia ujednolicenie dokumentów związanych z zaopatrzeniem i negocjacjami, zgodnie z najlepszymi procedurami stosowanymi w przedsiębiorstwie. Zaopatrzeniowcy mogą opracowywać standardowe szablony służące do negocjowania poszczególnych usług, artykułów i towarów. Oprócz szablonów, Oracle Sourcing umożliwia zaopatrzeniowcom tworzenie list wielokrotnego użytku związanych z poszczególnymi składnikami negocjacji, takich jak listy dostawców, listy atrybutów czy listy elementów ceny. Szablony towarów i listy 3

4 wielokrotnego użytku pozwalają działom zaopatrzenia konsekwentnie stosować najlepsze procedury oraz dbać o przestrzeganie reguł dotyczących zaopatrzenia. Praca w zespole Współpraca wewnętrzna umożliwia włączenie do negocjacji ekspertów spoza działu zaopatrzenia. Zaopatrzeniowcy mogą wyznaczać osoby mające dostęp do negocjacji oraz określać obowiązki każdego członka zespołu. Członkami zespołu mogą być inni nabywcy oraz eksperci merytoryczni, na przykład prawnicy, księgowi czy inżynierowie. Członkowie zespołu uzyskują kontrolowany dostęp w zakresie umożliwiającym wykonywanie przydzielonych im zadań. Osoby takie mogą tworzyć treści, dokonywać przeglądów kontrolnych, zatwierdzać operacje związane z zaopatrzeniem bądź administrować takimi operacjami. Zatwierdzanie dokumentów przed ich opublikowaniem zapewnia wysoką jakość i zgodność z regułami obowiązującymi w przedsiębiorstwie. Analiza informacji związanych z zakupami Zaopatrzeniowcy mają do dyspozycji różne raporty generowane przez Oracle Sourcing, pozwalające na dokładną analizę operacji zaopatrzeniowych. Dostępne są raporty sumaryczne oraz szczegółowe, dzięki czemu możliwe jest zarówno prezentowanie informacji w sposób ogólny, jak i ich uszczegóławianie pozwalające na wnikliwą ocenę takich operacji. Dodatkowe warunki dotyczące analiz i raportów mogą być spełnione dzięki aplikacji Oracle Daily Business Intelligence, która współużytkuje dane z aplikacją Oracle Sourcing. Zaopatrzeniowcy mogą rozpoznawać korzystne okazje i opracowywać strategie dzięki badaniu sposobności do oszczędzania kosztów (na przykład wydatki pozakontraktowe, łączne wydatki przedsiębiorstwa na poszczególne towary itd.). Ponadto zaopatrzeniowcy mogą poprawić swą pozycję negocjacyjną dzięki wykorzystaniu informacji o wynikach poszczególnych dostawców (takich jak ocena, ranking dostawców, wydatki na towary). Za pomocą rozwiązania Oracle zaopatrzeniowcy mogą opracowywać efektywne strategie zaopatrzenia, które z jednej strony zwiększają oszczędności, a z drugiej poprawiają kontakty z dostawcami. Samoobsługowa rejestracja dostawców Oracle Sourcing umożliwia dostawcom rejestrowanie się i utrzymywanie profili własnych firm. Zaopatrzeniowcy mogą zachęcić do rejestrowania się online zarówno dotychczasowych dostawców, jak i potencjalnych oferentów. Gdy dostawca się zarejestruje, jego wniosek jest przekazywany do wewnętrznej oceny i zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu wniosku dostawca może zarządzać własnym profilem, w tym aktualizować adres i dane kontaktowe, klasyfikację działalności oraz oferty produktów. Czynności te dostawca wykonuje przy użyciu narzędzi samoobsługowych. Aktualizacja zostaje poddana w razie potrzeby ocenie wewnętrznej, dzięki czemu zaopatrzeniowiec może zatwierdzić lub odrzucić aktualizację przed jej wprowadzeniem w życie. Samoobsługowe zarządzanie profilami dostawców Dostawcy, którzy uzyskali zabezpieczony i kontrolowany dostęp do systemu, mogą zarządzać informacjami o swoim profilu, potrzebnymi firmie dokonującej zakupów. Korzyść dla dostawców polega na tym, że mogą się oni dobrze zaprezentować. Korzyść dla firmy dokonującej zakupów polega na tym, że obowiązki związane z utrzymywaniem takich informacji są przerzucone na dostawców. Ponadto informacje te są dokładniejsze i bardziej aktualne, co pozwala na podejmowanie lepszych decyzji dotyczących zaopatrzenia. Zarządzanie takimi profilami pozwala dotychczasowym i potencjalnym dostawcom na tworzenie lub aktualizowanie rozmaitych informacji o profilu, takich jak: 4

5 adresy: dostawcy mogą dodawać nowe adresy i aktualizować dotychczasowe kontakty: dostawcy mogą utrzymywać własne listy osób kontaktowych klasyfikacja działalności: dostawcy mogą sami się klasyfikować, a także dokumentować taką klasyfikację zgodnie z kryteriami zdefiniowanymi przez nabywcę (na przykład w przypadku preferencji dla firm, których właścicielami są przedstawiciele mniejszości, bądź firm małych) klasyfikacja towarów: dostawcy mogą określać oferowane przez siebie produkty i usługi, zgodnie z listą kontrolowaną przez nabywcę. Chociaż obowiązek utrzymania informacji o profilu jest przerzucony na dostawcę, każda szczegółowa aktualizacja może zostać zatwierdzona bądź odrzucona przez nabywcę. Ponadto nabywca może w dowolnym czasie uzyskać bezpośredni dostęp do profili dostawców oraz administrować takimi profilami. Przezroczystość całego procesu To zintegrowane rozwiązanie zapewnia pełny zapis przebiegu zdarzeń związanych z dokumentami zaopatrzeniowymi, od zapotrzebowania, poprzez aukcję, publikowanie zapytań ofertowych i przyjmowanie ofert, aż po wystawienie zamówienia lub zawarcie umowy łącznej. Dokumenty są ze sobą powiązane, a istotne informacje, takie jak załączniki, są przenoszone pomiędzy poszczególnymi etapami od zapotrzebowania, poprzez negocjacje, do ostatecznej umowy. Takie powiązanie dokumentów, a także funkcje uszczegóławiania prezentowanych informacji, umożliwiają zaopatrzeniowcom monitorowanie zakupów, a przez to zwiększenie efektywności działań. Większy zasięg dzięki obsłudze działalności w skali globalnej Oracle Sourcing pozwala na uproszczenie skomplikowanych procesów zaopatrzenia w skali globalnej, ponieważ daje zaopatrzeniowcom pełną kontrolę nad walutami i kursami walutowymi. Obsługiwanych jest ponad 30 języków. Zaopatrzeniowcy i dostawcy mogą przeglądać wyniki negocjacji wyrażone w walutach lokalnych, a informacje dotyczące czasu są prezentowane zgodnie z lokalną strefą czasową danego użytkownika. Aplikacja Oracle Sourcing jest zgodna z wytycznymi prawnymi Unii Europejskiej i BASDA dotyczącymi waluty euro. Kompleksowe zabezpieczenia zapewniające ochronę danych Ochrona danych stanowi poważny problem w sytuacji, gdy Internet jest wykorzystywany jako medium usprawniające procesy gospodarcze. Wszystkie aplikacje Oracle z funkcjami samoobsługowymi zostały zaprojektowane z uwzględnieniem tego problemu i zapewniają pełną, kompleksową ochronę, obejmującą wszystkie elementy od przeglądarki internetowej, poprzez serwer WWW i zaporę, aż po serwer aplikacji Oracle. Komunikacja między przeglądarką internetową a serwerem WWW jest zabezpieczona przez odpowiednie funkcje bazy danych Oracle. Dostęp do aplikacji Oracle Sourcing mają tylko zarejestrowani użytkownicy. Administrator systemu w firmie dokonującej zakupów może przydzielać dostawcom określone funkcje i dostęp do określonych informacji. Oracle E-Business Suite kompleksowe rozwiązanie Oracle E-Business Suite umożliwia przedsiębiorstwu efektywne zarządzanie procesami dotyczącymi obsługi klientów, produkcji, realizacji dostaw zamówionych produktów, windykacji należności oraz wielu innych. Funkcje te są udostępniane przez aplikacje oparte na jednolitej architekturze informacji. Architektura ta zapewnia, że wszystkie informacje o klientach, dostawcach, pracownikach i produktach są definiowane tylko raz, a potem mogą 5

6 być wykorzystywane we wszystkich aspektach działalności. Bez względu na to, czy zaimplementowany jest jeden moduł, czy cały pakiet Oracle E-Business Suite, zaopatrzeniowcy mogą współużytkować jednolicie reprezentowane informacje w obrębie całego przedsiębiorstwa, a dzięki temu podejmować trafne decyzje oparte na bogatszej wiedzy. NAJWAŻNIEJSZE CECHY I FUNKCJE zintegrowana obsługa zapotrzebowania na zaopatrzenie możliwość ponownego negocjowania umów łącznych raporty oparte na analizie danych analiza danych dotyczących zakupów różne typy negocjacji różne style negocjacji (otwarte, ślepe, zapieczętowane) współpraca z wewnętrznymi specjalistami od zaopatrzenia zabezpieczenia współpracy ze specjalistami od zaopatrzenia wieloatrybutowa ocena ważona elementy cen przedziały cen, analiza cen wskaźniki rankingowe listy (wielokrotnego użytku) atrybutów listy (wielokrotnego użytku) elementów cen szablony negocjacji zaawansowane wyszukiwanie dostawców kwalifikowanie dostawców w drodze zapytań o informację (RFI) listy (wielokrotnego użytku) podmiotów zapraszanych dyskusje online potwierdzanie uczestnictwa dostawców ręczne i automatyczne rozszerzanie ręczne natychmiastowe zamknięcie, ręczne natychmiastowe przyznanie kontraktu obsługa analizy offline przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych składanie ofert przez pośrednika (proxy bidding) składanie ofert dotyczących zaopatrzenia w energię porównywanie ofert online monitorowanie graficzne negocjacje w wielu rundach integracja z projektami Oracle aktualizacja statusu w czasie rzeczywistym powiadamianie o zdarzeniach kopiowanie dotychczasowych negocjacji anulowanie negocjacji i dyskwalifikacja oferty przyznawanie kontraktu, podział przyznanego kontraktu generowanie zamówień alokacja zapotrzebowań w przypadku przyznania kontraktu częściowego lub rozdzielonego egzekwowanie warunków umów obowiązujących w przedsiębiorstwie obsługa zdarzeń związanych z zaopatrzeniem 6

7 definiowanie dodatkowych kontaktów noty i załączniki rejestracja dostawców zarządzanie profilami dostawców zarządzanie użytkownikami dostawcy transakcje w różnych walutach obsługa różnych języków dostosowywanie terminologii negocjacji skonsolidowane wyszukiwanie negocjacji udostępnienie informacji o zapotrzebowaniu w procesie zaopatrzenia analiza przedziałów cen negocjowanie zapotrzebowań obciążonych. 7