Przygotuj się na e-fakturowanie. Przewodnik po implementacji dla dostawców

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Przygotuj się na e-fakturowanie. Przewodnik po implementacji dla dostawców"

Ignacy Zawadzki
5 lat temu
Przeglądów:

1 Przygotuj się na e-fakturowanie Przewodnik po implementacji dla dostawców

2 Spis treści Witamy w Tungsten Network! 3 Przed rozpoczęciem 4 1 Odbieranie plików 5 2 Wypełnianie arkusza 6 3 Tworzenie faktury testowej i wysyłanie wraz z arkuszem 7 4 Sprawdzanie pierwszego pliku testowego 8 5 Przesyłanie pozostałych plików testowych 9 6 Konfiguracja połączenia 10 7 Przeglądanie i zatwierdzanie e-faktur w formacie PDF 11 8 Rozpoczęcie e-fakturowania 12 Często zadawane pytania 13 Załącznik 14

Witamy w Tungsten Network! Cieszymy się, że dołączasz do Tungsten Network, najbardziej zaufanej i zgodnej z przepisami sieci transakcji biznesowych na świecie.

3 Witamy w Tungsten Network! Cieszymy się, że dołączasz do Tungsten Network, najbardziej zaufanej i zgodnej z przepisami sieci transakcji biznesowych na świecie. Nasza bezpieczna platforma automatyzuje i usprawnia proces fakturowania oraz zapewnia bliższą współpracę między nabywcą a dostawcą, jednocześnie zwiększając wydajność i poprawiając zarządzanie przepływem środków pieniężnych. 3

4 Przed rozpoczęciem # Ten przewodnik zawiera instrukcje krok po kroku, które pozwolą Ci wprowadzić e-fakturowanie Tungsten Network w ciągu zaledwie 26 dni roboczych. Wszelkie pytania oraz prośby o pomoc w wykonaniu którejkolwiek z podanych czynności można skierować telefonicznie lub drogą mailową do specjalisty ds. implementacji Tungsten. Jeśli jest on nieosiągalny, można skontaktować się z działem pomocy pod adresem implementation@tungsten-network.com. Odpowiemy w ciągu godzin. Czas potrzebny na wdrożenie systemu może różnić się w zależności od tego, jak złożona jest Twoja konfiguracja e-fakturowania, co z kolei zależy również od potrzeb Twojego nabywcy. Należy ukończyć wszystkie etapy implementacji, a transakcje wykonane w systemie powinny odbyć się w ciągu dni. W zależności od obszaru i poziomu wiedzy specjalistycznej być może przyda Ci się pomoc ze strony pracowników działu IT lub działu rozliczania należności. Zakres i warunki wsparcia są określone w umowie o gwarantowanym poziomie usług umieszczonej w Załączniku. 4

5 1 Odbieranie plików Upewnij się, że te materiały zostały przekazane przez specjalistę ds. implementacji: Arkusz implementacji (EN - Tungsten Network Worksheet.xlsx) Plik zip dokumentacji technicznej Master Map odpowiadający typowi pliku Master Map, którego aktualnie używasz Uwaga: system Tungsten Network rozpoznaje 9 różnych typów plików. Możesz pobrać odpowiedni plik.zip na naszej stronie z plikami do implementacji. 1 5

6 2 Wypełnianie arkusza Wypełnij JEDYNIE zakładkę Set Up Information. Sprawdź, ale nie wypełniaj kart Country Specifics, Buyer Specifics i Tungsten Specifics, które zawierają informacje podane przez zespół ds. zgodności Tungsten Network w zakresie minimalnych wymagań dotyczących danych do konwersji dokumentów na zgodne z przepisami prawa e-faktury. Implementation Process Build or Set Up Information Country Specifics Buyer Specifics TN Specifics Supplier Specifics Test Scenarios Ten etap należy zrealizować w terminie nie dłuższym niż 2 dni. 2 6

7 3 Tworzenie faktury testowej i wysyłanie wraz z arkuszem Korzystając z informacji zawartych w arkuszu implementacji oraz plików technicznych w pliku.zip, zgodnych z typem pliku Master Map, należy wystawić fakturę testową dla pierwszego rodzaju fakturowania. # Fakturę testową należy przesłać WRAZ z wypełnionym arkuszem do specjalisty ds. implementacji w ciągu 9 dni roboczych od daty rozpoczęcia wdrażania

8 4 Sprawdzanie faktury testowej Analiza pliku i arkusza Tungsten Network wykona wstępną analizę pliku i arkusza w ciągu 48 godzin, aby upewnić się, że faktura testowa została prawidłowo wystawiona. # # Powiadomienie o zmianach Specjalista ds. implementacji powiadomi Cię o konieczności wprowadzenia zmian w fakturze testowej. Nanieś zmiany Wymagane zmiany należy nanieść w ciągu 2 dni roboczych od otrzymania powiadomienia

9 5 Tworzenie i przesyłanie plików na pozostałe rodzaje fakturowania Po zatwierdzeniu pierwszej faktury testowej należy utworzyć i przesłać pliki na wszystkie rodzaje fakturowania w ciągu 3 dni roboczych. # # # Uwaga: pliki mogą wymagać naniesienia dodatkowych poprawek. W tym przypadku należy upewnić się, że wszystkie poprawione pliki zostały przesłane w ciągu 5 dni roboczych od zatwierdzenia faktury testowej

10 6 Konfiguracja połączenia Połącz się z Tungsten Network za pomocą metody, którą wskazałeś(-aś) w arkuszu implementacji. Dostępne są różne metody przesyłania plików, w tym SFTP/AS2, HTTP i EDI. SFTP AS2 HTTP EDI itd. Pełną listę można znaleźć na stronie z plikami do implementacji. Ten etap należy zrealizować w terminie nie dłuższym niż 2 dni robocze. Jeśli napotkasz na problemy z łącznością, pamiętaj, że zawsze istnieje możliwość wysyłania faktur bezpośrednio z portalu Tungsten Network

11 7 Sprawdzanie i zatwierdzanie e-faktur w formacie PDF # Odbierz fakturę w formacie PDF Po przeprowadzeniu przez Tungsten Network mapowania danych Twojego pliku Master Map, w ciągu 2 dni roboczych po przesłaniu plików na pozostałe rodzaje fakturowania otrzymasz wiadomość z czytelną dla użytkownika wersją faktury w formacie PDF. Sprawdź i zatwierdź fakturę w formacie PDF Należy sprawdzić plik PDF i w ciągu 5 dni, drogą mailową potwierdzić specjaliście ds. implementacji, że wszystkie dane zgromadzone w poprzednich etapach implementacji są prawidłowe oraz że plik PDF stanowi właściwą fakturę. W niektórych przypadkach Twój nabywca może również zostać poproszony o zatwierdzenie tego dokumentu w celu uniknięcia ewentualnych problemów po rozpoczęciu e-fakturowania

12 8 Rozpoczęcie e-fakturowania RTT Powiadomienie o statusie RTT W ciągu 24 godzin od otrzymania potwierdzenia akceptacji e-faktury w formacie PDF Twoje konto zostanie oficjalnie przeniesione ze strefy testowej do strefy produkcyjnej Tungsten Network, a status Twojego konta zmieni się na RTT (ang. Ready to Transact gotowy do przeprowadzenia transakcji). Specjalista ds. implementacji powiadomi Cię o zmianie statusu drogą mailową (otrzymasz tzw. RTT) i w miarę możliwości telefonicznie. # # # Powiadomienie Twojego nabywcy o statusie RTT Twój nabywca zostanie również powiadomiony za pomocą wiadomości , że Twoje konto jest już gotowe do przeprowadzania transakcji. Wszystkie nowe faktury wysyłane od tego momentu MUSZĄ być przesłane w formie elektronicznej za pośrednictwem Tungsten Network. W niektórych przypadkach jest to sygnał dla nabywcy, aby wgrać do systemu otwarte zamówienia zakupu oraz status przetwarzania faktur. Jeśli nabywca potrzebuje czasu, aby wykonać to zadanie, zostaniesz o tym powiadomiony(-a) w wiadomości RTT. Po wysłaniu 3 udanych e-faktur otrzymasz wiadomość od specjalisty ds. implementacji z danymi kontaktowym oraz procedurą wystąpienia o wsparcie techniczne, jeśli okaże się ono konieczne

13 Często zadawane pytania 1. Jak utworzyć plik testowy e-fakturowania? Wszystkie informacje techniczne potrzebne do stworzenia pliku testowego są zawarte w arkuszu implementacji oraz w pliku.zip, który odpowiada Twojemu typowi pliku Master Map. 2. Skąd wiadomo czy utworzony przeze mnie plik testowy jest prawidłowy? Po przesłaniu pliku testowego Tungsten Network wykona serię testów, aby potwierdzić, że jego struktura i oczekiwana zawartość odpowiadają danym podanym w wypełnionym arkuszu implementacji. Tungsten przeprowadzi również mapowanie danych w oparciu o bazę danych Tungsten Network. Specjalista ds. implementacji poinformuje Cię, jeśli zostaną wykryte błędy oraz, w razie potrzeby, przekaże dalsze instrukcje dotyczące wprowadzenia poprawek w pliku testowym. 3. Jak uzyskać dostęp do portalu Tungsten Network? Do portalu Tungsten Network można zalogować się na stronie aspx?returnurl=%2f 4. Jak otrzymać wsparcie po zakończeniu implementacji (wysyłanie faktur w strefie produkcyjnej)? Jeśli Twoje konto zostało już skonfigurowane i masz dostęp do systemu, wszelkie pytania należy kierować do działu pomocy Tungsten, a nie do specjalisty ds. implementacji. Na stronie Pomoc i wsparcie w portalu znajdziesz dane kontaktowe lokalnego działu pomocy. Ten film zawiera dodatkowe wskazówki dotyczące dostępu do pomocy technicznej. 13

14 Załącznik Umowa o gwarantowanym poziomie usług: Godziny Polecenia wykonania usługi Definicja Godziny W umowie o gwarantowanym poziomie usług (SLA) zawarte są następujące dane dotyczące wsparcia technicznego. P1 Krytyczny P2 Wysoki P3 Normalny [domyślny] P4 Niski P5 Błąd Odpowiedź Odpowiedź 12 Rozwiązanie Rozwiązanie 12 Odpowiedź Odpowiedź 12 Rozwiązanie Rozwiązanie 24 Odpowiedź Odpowiedź 24 Rozwiązanie Rozwiązanie 48 Odpowiedź Odpowiedź 72 Rozwiązanie Rozwiązanie 72 Odpowiedź Nie dotyczy Nie dotyczy Rozwiązanie Nie dotyczy Nie dotyczy 14

Podobne dokumenty

Jak wysłać zgłoszenie o wsparcie i śledzić jego status. Copyright Tungsten Corporation plc 2018

Jak wysłać zgłoszenie o wsparcie i śledzić jego status Witamy w Tungsten Network. W tym filmie pokażemy, jak tworzyć zgłoszenia do pomocy technicznej, śledzić status wcześniej utworzonych zgłoszeń oraz