Serwis: administracja terminów i kosztów w programie Plan-de-CAMpagne Proces serwisów i konserwacji w każdym przedsiębiorstwie produkcyjnym powinien być kontrolowany pod względem terminowości w myśl zasady: Sprawdzaj i konserwuj park maszynowy, aby wyeliminować niespodziewane awarie i usterki. Proces serwisowy to również administrowanie kosztów i śledzenie ich wartości w poszczególnych rozbiciach na maszyny, czasokresy itp. Proces serwisowania i zapisywania dokonanych zdarzeń to budowanie bazy wiedzy, na podstawie której możliwe jest dokonywanie trafniejszych kosztowo i czasowo decyzji. W polityce firmy często możemy spotykać się z dwoma terminami dotyczącymi procesu serwisowania parku maszynowego: konserwacja profilaktyczna (preventive maintenace) to naprawy okresowe zdefiniowane w ramach kalendarza, zalecane jako czynności konserwacyjne przez producenta, to również reakcja ramach analizy doświadczeń przedsiębiorstwa w zakresie obsługi danego urządzenia, tak aby możliwe było zapobieganie usterkom i awariom, konserwacja prognozowana (predictive maintenance) to już wyższy poziom przewidywania i wczesnego zapobiegania powstawaniu usterek i awarii, i tutaj w znacznym stopniu moduł Serwisu i utrzymania ruchu pozwala na dokonywanie analiz, ponieważ proces konserwacji prognozowanych to analiza bazy danych dotyczących dokonywanych naprawa na urządzeniu w założonym okresie (np. 3 lata wstecz). W programie Plan-de-CAMpagne proces serwisowania jest możliwy do obsłużenia poprzez moduł Serwis i utrzymanie ruchu. Moduł jest skierowany do firm zajmujących się miedzy innymi serwisem i konserwacją maszyn, urządzeń wewnątrz organizacji, jak również świadczących usługi dla zewnętrznych podmiotów np. dla maszyn i urządzeń wytworzonych dla klienta. Moduł Serwis i utrzymanie ruchu w ramach programu Plan-de-CAMpagne jest zintegrowany z innymi dostępnymi modułami (CRM, Raporty produktu, Planowanie szczegółowe, Negocjacje cen), co pozwala na szybki i skuteczny sposób przeglądania danych dotyczących przeprowadzanych serwisów, czy informacji dotyczących konkretnego obiektu serwisowanego.
Poniżej prezentujemy obsługę procesu serwisowania w programie Plan-de-CAMpagne. Proces serwisowania to nic innego jak np. przygotowanie kalendarza zleceń, które mają zostać wykonane w zdefiniowanych datach. Kalkulacje to nic innego, jak zaplanowanie czasu i kosztu operacji związanego z serwisem, jak również materiałów, które powinny być zabezpieczone i przygotowane do przeprowadzenia wspomnianego serwisu. Proces przeprowadzania serwisu jest poniekąd procesem produkcyjnym wymagającym zarezerwowania zasobów ludzkich, dotyczących zdefiniowanych operacji, jak również - patrząc z punktu widzenia logistyki - proces wymagający przeprowadzenia procesu zamówienia, przyjęcia i konsumpcji potrzebnych materiałów i towarów. W ramach opisu zostanie przedstawiony proces definicji harmonogramów serwisowych dla maszyny w wewnętrznym parku maszynowym, powiązanie zadań w zbiorczym projekcie, a następnie administrowanie informacjami powiązanymi w ramach modułu CRM. Pierwszym krokiem w procesie jest utworzenie obiektu/zlecenia serwisowego, które będzie połączone z kontrahentem i jeżeli jest już zdefiniowany projekt, również powiązane z projektem. Sam proces powiązania z projektem może być kluczowy, jeżeli mówimy o administrowaniu kosztów i czasów wykonanych operacji. (Proces podglądów i analiz został już wcześniej omówiony w poprzednich Newsletter-ach) Rysunek 1. Utworzenie projektu jako punktu centralnego rozliczenia kosztów.
Utworzony projekt będzie naszym centralnym punktem dotyczącym rozliczania kosztów, jak również śledzenia zaawansowania poszczególnych linii serwisowych. Kolejny krokiem jest utworzenie harmonogramu serwisowego dotyczącego wybranej maszyny/urządzenia. Rysunek 2. Tworzenie obiektu serwisowego w module "Serwis i utrzymanie ruchu". Utworzone zdarzenie serwisowe wymaga podania Nazwy samego zdarzenia. Może to być nazwa powiązana z urządzeniem, dla którego będziemy tworzyli harmonogram serwisowy. Następnie, definicja klienta dla którego będziemy wykonywać usługi. Klient to również podmiot powiązany z projektem, w ramach którego chcemy gromadzić linie serwisowe. Rysunek 3. Tworzenie linii harmonogramu serwisów.
Sam proces tworzenia harmonogramu może przebiegać manualnie lub przy wykorzystaniu funkcji automatycznej, która w zależności od podanych parametrów utworzy linie serwisowe. W ramach tworzenia harmonogramów możemy również posłużyć się standardowym przepisem z magazynu do obsługi/serwisu urządzeń (zapisana lista operacji, czasów i materiałów jako artykuł niemagazynowy). Rysunek 4. Wczytanie standardowej kalkulacji, jako linii dla harmonogramu serwisu. Po wczytaniu artykułu istnieje możliwość ustalenia ostatecznej ceny dla poszczególnych indeksów lub szczegółowo w każdej linii z osobna. Rysunek 5. Ustalenia ceny linii serwisowej.
Utworzenie linii harmonogramu to proces wykorzystania gotowych zapisanych receptur lub mogą być to linie indywidualnie definiowane. Obie sytuacje pozwalają w późniejszym procesie modyfikować poszczególne linie z uwzględnieniem konkretnego przeglądu/serwisu. Zdefiniowane linie zostają przetworzone na kalkulacje (dobrze aby ten krok był robiony w trakcie tworzenia linii serwisów aby nie zapomnieć o uruchomieniu). Po przekształceniu każda linia serwisowa dostaje numer kalkulacji i automatycznie przenoszona jest do projektu. Podgląd obiektu serwisowego Rysunek 6. Podgląd obiektu serwisowego. Podgląd projektu powiązanego z obiektem serwisowym przedstawionym powyżej Rysunek 7. Projekt powiązany z liniami harmonogramu obiektu serwisowego.
W projekcie każda z kalkulacji może wymagać indywidualnego podejścia tj. ustalenia zestawu operacji. jak również materiałów potrzebnych w ramach serwisu. Kolejny krok to proces uruchamiania kalkulacji, jako zlecenia produkcyjnego (zadania do wykonania oraz realizacja procesów logistycznych związanych z zakupem i konsumpcją materiałów i towarów). Zlecenia produkcyjne to zadania ze zdefiniowanymi datami wykonania - jest to podstawa aby proces został zaplanowany i śledzony w odpowiednio zdefiniowany sposób. Jedną z korzystnych funkcji jest możliwość wykorzystania modułu CRM, jako narzędzia do zarządzania przepływem informacji, jak również śledzenia historii prowadzonych rozmów i działań w ramach poszczególnych zleceń lub globalnie w ramach projektu. Poniżej przedstawiono zadanie, które jest powiązane z Obiektem serwisowym / Kontrahentem / Projektem / Kalkulacją.
Rysunek 8. Zadanie serwisowe w CRM. Przedstawiony proces pozwala na tworzenie bazy wiedzy, która może być wykorzystywana do śledzenia kosztów, zdarzeń jak również może być podstawą do podejmowania decyzji w ramach procesu predictive maintenance. Jest to również pełna historia maszyny/urządzenia w zakresie TPM (Total Productive Maintenance).