Akademia Pomorska w Słupsku Akademia Wieku Średniego tel./fax: +48 734 139 695 email: biuro@aws50plus.pl www.aws50plus.pl Słupsk, 13-05-2015 r. ZAPYTANIE OFERTOWE na zorganizowanie obsługi konferencji upowszechniająco-podsumuwującej realizację projektu pt. Akademia Wieku Średniego akademicki model kształcenia ustawicznego osób w wieku 50+ oraz szkolenia dla potencjalnych użytkowników projektu uczelni wyższych i placówek kształcenia ustawicznego dotyczące realizacji projektu I. ZAMAWIAJĄCY Akademia Pomorska w Słupsku ul. Arciszewskiego 22a, 76-200 Słupsk NIP: 839-10-28-460, REGON: 000001549 Akademia Wieku Średniego (Instytut Bezpieczeństwa Narodowego) ul. Arciszewskiego 22d, 76-200 Słupsk II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie obsługi konferencji upowszechniającopodsumuwującej realizację projektu pt. Akademia Wieku Średniego akademicki model kształcenia ustawicznego osób w wieku 50+ oraz szkolenia dla potencjalnych użytkowników projektu uczelni wyższych i placówek kształcenia ustawicznego dotyczące realizacji projektu 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1) Termin: 22-25 czerwiec 2015 r. 2) Miejsce: Ustka 3) Noclegi w pokojach ze śniadaniem w dniach 22-25 czerwca 2015 r. (3 doby x 50 osób) 1- osobowym w ilości 1 pokój x 3 doby. 2 -osobowych w ilości 23 x 3 doby 3- osobowy w ilości 1 pokój x 3 doby lub 1- osobowym w ilości 1 pokój x 3 doby. 2 -osobowych w ilości 20 x 3 doby 3- osobowy w ilości 3 pokoje x 3 doby 4) Usługa restauracyjna: śniadanie w cenie noclegu kolacja (bufet szwedzki ) w dniu 22 czerwca 2015 r. dla 50 osób obiad: zupa (do wyboru dwa rodzaje zup), drugie danie (do wyboru danie mięsne i jarskie, dodatek skrobiowy, bukiet surówek), sok owocowy, woda mineralna gazowana/niegazowana, deser w dniu 23 czerwca 2015 r. dla 120 osób. serwis kawowy jednostkowy (kawa, herbata, woda, soki, ciastka) w dniu 23 czerwca 2015 r. dla 120 osób
kolacja grillowa z szantami: (kiełbaska, kaszanka, udko, karkówka, soki, zimne napoje, kawa, herbata, surówki, smalec, ogórki, pieczywo) w dniu 23 czerwca 2015 r. dla 120 osób obiad: zupa (do wyboru dwa rodzaje zup), drugie danie (do wyboru danie mięsne i jarskie, dodatek skrobiowy, bukiet surówek), sok owocowy, woda mineralna gazowana/niegazowana, deser w dniu 24 i 25 czerwca 2015 r. dla 85 osób. dwa serwisy kawowe jednostkowe (kawa, herbata, woda, soki, ciastka) w dniu 24 czerwca 2015 r. dla 85 osób kolacja bankietowa: przystawka, zupa, drugie danie mięsne, bukiet surówek, zimne przekąski, sok owocowy, napoje, woda mineralna gazowana/niegazowana, kawa, herbata do wyboru, mleko do kawy, cukier, cytryna, ciasto, oprawa muzyczna i DJ w dniu 24 czerwca 2015 r. dla 85 osób. 5) Wynajem sal: 23 czerwca 2015 r. sala na 120 osób wyposażona w projektor multimedialny, ekran i nagłośnienie. 24 czerwca 2015 r. sala na 85 osób wyposażona w projektor multimedialny, ekran i nagłośnienie. 24 czerwca 2015 r. 4 sale na 25 osób każda, wyposażone w projektor multimedialny, ekran i nagłośnienie, flipchart. 3. Wymagana gwarancja: nie wymagana 4. W celu realizacji zamówienia Zamawiający, przekaże Wykonawcy materiały w postaci: nie dotyczy 5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom. 7. udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający następujące wymagania: Hotel o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym położony w mieście Ustka. III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Termin wykonania przedmiotu zamówienia: Od 22 czerwca 2015 r. do 25 czerwca 2015 r. Ostateczne potwierdzenie terminów wynajmu pokoju nastąpi najpóźniej na 20 dni przed terminem rozpoczęcia konferencji i szkolenia przy czym Zamawiający w porozumieniu z Wykonawcą może zmienić terminy wykonywania usługi hotelowej. Ostateczna liczba osób korzystających z usługi hotelowej zostanie potwierdzona przez Zamawiającego najpóźniej na 7 dni przed terminem przyjazdu uczestników do hotelu. Ostateczny potwierdzenie rzeczywistej liczby osób, które skorzystają z usług restauracyjnych, zostaną uzgodnione najpóźniej na 7 dni przed terminem rozpoczęcia konferencji. IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Wykonawca powinien złożyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania. V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres: Akademia Pomorska w Słupsku ul. Arciszewskiego 22a, 76-200 Słupsk Kancelaria Ogólna, pokój nr 35 do dnia 29 maja 2015 r. 2. Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony na stronie internetowej pod adresem www.apsl.edu.pl 3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane 4. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 6. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: www.apsl.edu.pl oraz www.aws50plus.pl
VI. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: cena 100% VII. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela Tomasz Pączek pod numerem telefonu +48 728-888-133 oraz adresem email: tomasz.paczek@windowslive.com VIII. ZAŁĄCZNIKI wzór Formularza Oferty projekt umowy.
. (dane Wykonawcy) Formularz Oferty My, niżej podpisani... działając w imieniu i na rzecz...... w odpowiedzi na zapytanie ofertowe na.......składamy niniejszą ofertę. Oferujemy realizację zamówienia za cenę:.....brutto (słownie:.....) w tym VAT:..(słownie:. ) w tym - cena noclegu w pokoju jednoosobowym jedna doba:.(słownie:..) - cena noclegu w pokoju dwuosobowym jedna doba: (słownie:..) - cena noclegu w pokoju trzyosobowym jedna doba: (słownie:..) - cena obiadu dla jednej osoby.(słownie:.) - cena kolacji dla jednej osoby..(słownie: ) - cena kolacji grillowej dla jednej osoby...(słownie: ) - cena kolacji bankietowej dla jednej osoby...(słownie: ) - cena jednej przerwy kawowej dla jednej osoby (słownie:..) - wynajem sal...(słownie:..) Oświadczamy, że na przedmiot zamówienia udzielamy następujących gwarancji:...... 1. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z dokumentacją Zapytania Ofertowego udostępnioną przez Zamawiającego i nie wnosimy do niej żadnych zastrzeżeń. 2. Z naszej strony realizację zamówienia koordynować będzie: tel., e-mail... 3. Oferta zawiera /nie zawiera * informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
4. Uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert. 5. Zobowiązujemy się do wykonania przedmiotu zamówienia w zakresie wskazanym w Zapytaniu Ofertowym. 6. W razie wybrania naszej oferty zobowiązujemy się do podpisania umowy na warunkach zawartych w dokumentacji oraz w miejscu i terminie określonym przez Zamawiającego. 7. Ofertę niniejszą składamy na.. kolejno ponumerowanych stronach. 8. Załącznikami do niniejszego formularza stanowiącymi integralną część oferty są: 1).. 2). 3)....,dn.... * niepotrzebne skreślić... (podpis upoważnionego przedstawiciela)
Umowa - projekt zawarta w dniu... pomiędzy Akademią Pomorską w Słupsku, ul. Arciszewskiego 22a, 76-200 Słupsk, zwaną dalej Zamawiającym reprezentowaną przez: - dr hab.prof. nadzw Romana Drozda JM Rektora, a... reprezentowanym przez: -... -... zwaną dalej Wykonawcą W wyniku dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy w trakcie postępowania zapytania ofertowego Strony uzgodniły co następuje: 1 Przedmiotem umowy jest zorganizowanie obsługi konferencji upowszechniająco-podsumuwującej realizację projektu pt. Akademia Wieku Średniego akademicki model kształcenia ustawicznego osób 50+ oraz szkolenia dla potencjalnych użytkowników projektu uczelni wyższych i placówek kształcenia ustawicznego dotyczące realizacji projektu w terminie 22-25 czerwiec 2015 r. zgodnie ze złożoną ofertą. 2 1. Na przedmiot umowy, o którym mowa w 1, składa się: 1) Noclegi w pokojach ze śniadaniem w dniach 22-25 czerwca 2015 r. (3 doby x 50 osób) 1- osobowym w ilości 1 pokój x 3 doby. 2 -osobowych w ilości 23 x 3 doby 3- osobowy w ilości 1 pokój x 3 doby lub 1- osobowym w ilości 1 pokój x 3 doby. 2 -osobowych w ilości 20 x 3 doby 3- osobowy w ilości 3 pokoje x 3 doby 2) Wyżywienie: śniadanie w cenie noclegu kolacja (bufet szwedzki ) w dniu 22 czerwca 2015 r. dla 50 osób obiad: zupa (do wyboru dwa rodzaje zup), drugie danie (do wyboru danie mięsne i jarskie, dodatek skrobiowy, bukiet surówek), sok owocowy, woda mineralna gazowana/niegazowana, deser w dniu 23 czerwca 2015 r. dla 120 osób. serwis kawowy jednostkowy (kawa, herbata, woda, soki, ciastka) w dniu 23 czerwca 2015 r. dla 120 osób kolacja grillowa z szantami: (kiełbaska, kaszanka, udko, karkówka, soki, zimne napoje, kawa, herbata, surówki, smalec, ogórki, pieczywo) w dniu 23 czerwca 2015 r. dla 120 osób obiad: zupa (do wyboru dwa rodzaje zup), drugie danie (do wyboru danie mięsne i jarskie, dodatek skrobiowy, bukiet surówek), sok owocowy, woda mineralna gazowana/niegazowana, deser w dniu 24 i 25 czerwca 2015 r. dla 85 osób. dwa serwisy kawowe jednostkowe (kawa, herbata, woda, soki, ciastka) w dniu 24 czerwca 2015 r. dla 85 osób kolacja bankietowa: przystawka, zupa, drugie danie mięsne, bukiet surówek, zimne przekąski, sok owocowy, napoje, woda mineralna gazowana/niegazowana, kawa, herbata
do wyboru, mleko do kawy, cukier, cytryna, ciasto, oprawa muzyczna i DJ w dniu 24 czerwca 2015 r. dla 85 osób. 3) Wynajem sal: 23 czerwca 2015 r. sala na 120 osób wyposażona w projektor multimedialny, ekran i nagłośnienie. 24 czerwca 2015 r. sala na 85 osób wyposażona w projektor multimedialny, ekran i nagłośnienie. 24 czerwca 2015 r. 4 sale na 25 osób każda, wyposażone w projektor multimedialny, ekran i nagłośnienie, flipchart. 2. Ostateczne potwierdzenie terminów wynajmu pokoju nastąpi najpóźniej na 20 dni przed terminem rozpoczęcia konferencji i szkolenia przy czym Zamawiający w porozumieniu z Wykonawcą może zmienić terminy wykonywania usługi hotelowej. Ostateczna liczba osób korzystających z usługi hotelowej zostanie potwierdzona przez Zamawiającego najpóźniej na 7 dni przed terminem przyjazdu uczestników do hotelu. 3. Ostateczny potwierdzenie rzeczywistej liczby osób, które skorzystają z usług restauracyjnych, zostaną uzgodnione najpóźniej na 7 dni przed terminem rozpoczęcia konferencji. 3 1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za jakość przygotowanych potraw oraz za sprawy sanitarno-epidemiologiczne. 2. Wykonawca zapewni niezbędny personel, urządzenia oraz narzędzia dla właściwego i terminowego wykonania przedmiotu umowy. 3. Wykonawca ponosi pełna odpowiedzialność za nadzór nad zatrudnionym personelem. 4 1. Za wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty Wykonawcy wynagrodzenia w kwocie nie przekraczającej.zł brutto (słownie: ), w tym VAT..zł (słownie: ). 2. Ostateczne całkowite wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy, zgodnie z cenami jednostkowymi określonymi w ofercie Wykonawcy, zostanie ustalone na podstawie liczby uczestników konferencji, którą Zamawiający przekaże Wykonawcy na 7 dni przed rozpoczęciem konferencji. 3. Wypłata wynagrodzenia nastąpi po wykonaniu przedmiotu umowy. 4. Wynagrodzenie zostanie przekazane Wykonawcy na jego rachunek bankowy w terminie 14 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT Do bezpośrednich kontaktów w trakcie realizacji umowy Strony wyznaczają: - po stronie Zamawiającego:.tel (dostępny podczas trwania konferencji), e-mail.. - po stronie Wykonawcy:.tel.. (dostępny podczas trwania konferencji), e-mail.. 1.Strony ustanawiają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy w formie kar umownych. W przypadku nienależytego wykonania umowy Zamawiający może zażądać kary umownej w wysokości 10% wartości zamówienia brutto, określonej w 4 ust. 1. 2. Za nienależyte wykonanie umowy strony uznają zgłoszenie przez Zamawiającego co najmniej 5 przypadków niewykonania bądź nienależytego wykonania przez Wykonawcę obowiązków wynikających z umowy. 3. Powyższe zastrzeżenia Zamawiający ma obowiązek zgłosić w czasie wykonywania umowy bądź do trzech dni po jej zakończeniu. Naliczona kara umowna może być potrącona z wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 5 6
7 Wykonawca nie może wykonywać swego zobowiązania za pomocą takich osób trzecich, które na podstawie art. 24 ustawy Prawo Zamówień Publicznych są wykluczone z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego. Zawinione naruszenie w/w postanowień stanowi podstawę do odstąpienia od umowy przez Zamawiającego. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian w umowie na poniższych warunkach: - w przypadku wystąpienia siły wyższej, uniemożliwiającej wykonanie zamówienia w terminie umownym lub powodującej zmianę jej zakresu, Powyższa zmiana wymaga dla swej ważności formy pisemnej w postaci aneksu. 8 9 Zamawiający dopuszcza możliwość odstąpienia od umowy w trybie art. 145 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o okolicznościach powodujących, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym. 10 Właściwym dla rozpoznania sporów wynikłych na tle realizacji niniejszej umowy jest sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 11 W sprawach nie uregulowanych w niniejszej umowie stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego 12 Wszelkie załączniki stanowią integralną część niniejszej umowy. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. 13 Zamawiający Wykonawca