Załącznik nr 1 I. Opis przedmiotu zamówienia Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1. Wykonawca wraz z ofertą składa propozycję jednej lokalizacji (tylko obiekty hotelowe), w której odbędą się warsztaty, uroczysta kolacja oraz zostaną zapewnione miejsca noclegowe dla uczestników VIP (Wykonawca może zaproponować tylko jedną lokalizację w mieście Kraków): Kraków: propozycja jednej lokalizacji - lokalizacja położona w odległości mniejszej bądź równej 2999 m od Rynek Główny Miasta Kraków (odległość będzie liczona na podstawie google maps wyznacz trasę pieszo: https://www.google.pl/maps/dir///@50.0538966,19.9280336,14z/data=!4m2!4m1!3e2?hl=pl), w której mogą zostać zorganizowane warsztaty (tylko obiekty hotelowe). 2. Wykonawca wraz z ofertą składa propozycję jednej lokalizacji w mieście Kraków, w której zapewni noclegi dla 10 uczestników VIP. Zamawiający wymaga, aby noclegi zostały zapewnione w tej samej lokalizacji - w tym samym obiekcie hotelowym, w którym odbędą się warsztaty. 3. Kryteria, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty oraz maksymalna liczba punktów w ramach każdego z nich: L.p. Kryterium Waga Punkty 1. Cena 100 % 100 pkt 4. Przedmiot Zamówienia Przedmiotem zamówienia jest: 1) organizacja dwudniowych (7-8 czerwca 2018 r.) międzynarodowych warsztatów pn.: Building a biomass innovation ecosystem in a circular bioeconomy in Poland, zwanych dalej Warsztatami, w tym m.in.: a) wynajem sali, w której odbywać się będą Warsztaty, b) wynajem miejsca na organizację uroczystej kolacji (bankiet), c) zapewnienie usług cateringowych, d) rezerwacja noclegów dla wybranych gości (maksymalnie dla 10 osób uczestnicy VIP) oraz miejsc parkingowych w hotelu (maksymalnie dla 10 osób), II. Informacje o Zamawiającym Zamawiającym jest Politechnika Krakowska im. Tadeusza Kościuszki w Krakowie (zwane dalej Zamawiającym ). III. Organizacja Warsztatów Warsztaty (dwudniowe) o międzynarodowym charakterze odbywać się będą w terminie 7 8 czerwca 2018 r. w Krakowie w godzinach 9.00 17.00 (ostateczne godziny zostaną ustalone zgodnie z przygotowanym programem Warsztatów i przekazane wybranemu Wykonawcy). Warsztaty będą miały charakter ekspercki i będą zrzeszały wąskie grono fachowców z dziedzin nauki, zajmujących się problematyką biotechnologii i nanotechnologii. Weźmie w nich udział około 60 zaproszonych gości z Polski i całego świata. Warsztaty będą się odbywały w języku angielskim. Zamawiający (Politechnika Krakowska im. T. Kościuszki) zastrzega sobie prawo do możliwości rezygnacji z realizacji konferencji. IV. Cel konferencji Celem Warsztatów jest prezentacja innowacyjnych sposobów wykorzystania biomasy w ramach cyrkularnej biogospodarki w różnych częściach świata oraz w Europie. Warsztaty mają stanowić wypracowanie modelu współpracy w obszarze biogospodarki i gospodarki w obiegu zamkniętym w Polsce. W godzinach wieczornych (pierwszego dnia Warsztatów) zaplanowana jest uroczysta kolacja (bankiet) oraz wydarzenie artystyczne.
V. Szczegółowy opis obowiązków Wykonawcy: 1. Wymogi dotyczące miejsca Warsztatów a) zapewnienie reprezentacyjnego miejsca organizacji Warsztatów (tylko obiekty hotelowe), w Krakowie (mieszczącego w sali konferencyjnej do 100 osób przy czym liczba maksymalna osób, które będą uczestniczyć wynosi 60. Ostateczna liczba osób może ulec zmianie. O tym fakcie Wykonawca zostanie poinformowany do 10 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem Warsztatów), uwzględniającego charakter i rangę spotkania położonego w odległości mniejszej bądź równej 2 999 m od Rynku Głównego Miasta Kraków. Miejsce musi uwzględniać założenia programowe i organizacyjne wydarzenia, tj. możliwość przeprowadzenia sesji ogólnej oraz zapewnienia noclegów dla części uczestników. Organizacja Warsztatów w salach hotelu (rodzaj obiektu: hotel) - kategoria hotel o standardzie min. 4 gwiazdek (hotel posiadający min. 4 gwiazdki zgodnie z informacją zawartą w Centralnym Wykazie Obiektów Hotelowych - https://turystyka.gov.pl/cwoh/index). Wykonawca przedstawi Zamawiającemu jedną propozycję miejsca dla miasta Kraków, w którym mogą być zorganizowane Warsztaty oraz zostaną zapewnione miejsca noclegowe oraz parking dla uczestników VIP. Miejsce, w którym zostaną zorganizowane Warsztaty musi spełnić następujące warunki: sala mieszcząca do 100 osób (maksymalna liczba osób to 60), sala klimatyzowana (klimatyzacja zamontowana na stałe), w sali musi się zmieścić 60 krzeseł w ułożeniu teatralnym, z podziałem na dwa lub trzy rzędy z przejściami umożliwiającymi swobodne poruszanie się między nimi, na sali, oprócz krzeseł, musi się znaleźć miejsce na aranżację sceny m.in. podest (w tym 10 foteli i stoliki dla prelegentów, mównica z logo PK i MNiSW lub URL: www.pk.edu.pl i www.nauka.gov.pl oraz mikrofony bezprzewodowe), wydzielone miejsce na lunch i przerwy kawowe, szatnie, toalety, bezpłatny dostęp do bezprzewodowego internetu dla wszystkich uczestników przez cały czas trwania Warsztatów, ew. zaplecze techniczne. b) zapewnienie odpowiedniej aranżacji sali Konferencyjnej w sposób umożliwiający komfortową dyskusję zebranych prelegentów zgodnie ze standardami spotkań międzynarodowych w randze ministerialnej. Wykonawca zapewni ustawienie sali teatralne dla wszystkich uczestników Warsztatów. c) zapewnienie krzeseł konferencyjnych (zgodnie ze standardem miejsca organizacji Warsztatów), które zostaną ustawione w sali, dla wszystkich uczestników Warsztatów. d) zapewnienie oświetlenia, nagłośnienia oraz sprzętu AV, umożliwiającego prawidłową realizację warsztatów, w postaci: dużego ekranu dopasowanego rozmiarem do sali Konferencyjnej (ekran o wymiarach 3x2m lub 4x3m lub 4x6m) - Zamawiający dopuszcza ekran o innych wymiarach - jednak rozmiar ekranu musi umożliwić uczestnikom spotkania swobodne i komfortowe śledzenie wyświetlanych na ekranie materiałów (np. prezentacji multimedialnej) z każdego miejsca Sali, nagłośnienia dostosowanego do Sali, w które odbywać się będą warsztaty - 2 bezprzewodowych mikrofonów ustawionych w obrębie Sali oraz 2 na stolikach prelegentów, e) zapewnienie serwisu sprzątającego w trakcie wydarzenia oraz uprzątnięcie sali, foyer i holu wejściowego po zakończeniu Warsztatów, w tym wyniesienie wszystkich sprzętów i elementów aranżacji w dniu kończącym Warsztaty (8 czerwca 2018 r.), po godz. 18:00. f) zapewnienie recepcji ustawienie 2 stolików przed główną salą. g) zapewni dodatkową osobę/osoby do obsługi technicznej wydarzenia oraz szatni. h) zapewni dla uczestników nie więcej niż 10 bezpłatnych (podczas każdego dnia konferencji) miejsc parkingowych na parkingu znajdującym się na terenie obiektu, w którym odbywać się będą warsztaty.
2. Usługa cateringowa 2.1. Podczas Warsztatów 7 i 8 czerwca 2018 r. (2 dni) Wykonawca zapewni catering dla uczestników spotkania zgodnie z poniższym opisem: a) całodniowa przerwa kawowa dla uczestników spotkania składająca się ze stale uzupełnianych ilości: świeżo parzonej kawy i herbaty (minimum 4 rodzaje herbat w torebkach), wyboru małych ciasteczek (co najmniej 3 rodzaje, np. bułeczki z ciasta francuskiego, mini drożdżówki, babeczki), a także wody mineralnej (gazowana i niegazowana) oraz soków owocowych (co najmniej 2 rodzaje), mleka lub śmietanki do kawy, cukru (biały i brązowy), słodzika, cytryny, serwetek. b) Wykonawca zapewni lunch w formie szwedzkiego stołu zawierającego co najmniej: przystawkę na zimno (do wyboru min. 2 rodzaje, w tym wegetariańska), zupę, danie główne na gorąco, co najmniej 3 rodzaje dań głównych, w tym 1 danie jarskie, ciepłe dodatki do dań na gorąco (min. 2 rodzaje do wyboru, np. ziemniaki opiekane, gotowane, ryż, warzywa gotowane, makaron itp.), surówkę lub sałatkę (do wyboru min. 2 rodzaje), desery: tj. ciasta krojone (min. jedna porcja na osobę) oraz deser (min. 2 rodzaje), napoje: świeżo parzoną kawę, herbatę, wodę mineralną (niegazowana, minimum 0,2 l na osobę), mleko lub śmietankę do kawy, cukier (biały i brązowy), słodzik, cytrynę. c) przerwa kawowa zorganizowana zostanie w bezpośrednim sąsiedztwie sali Konferencyjnej. d) Zamawiający preferuje, aby lunch dla uczestników Warsztatów został zorganizowany w restauracji hotelowej, w formie zasiadanej, z zapewnieniem miejsc siedzących dla wszystkich uczestników. W przypadku organizacji lunchu w innym miejscu niż restauracja, na potrzeby lunchu Wykonawca dostarczy i przygotuje okrągłe stoły koktajlowe, w ilości dopasowanej do liczby uczestników Warsztatów, wraz z nakryciem (skirtingi i/lub obrusy). Użyte nakrycia muszą być czyste, wyprasowane i nieuszkodzone oraz jednolite. e) na potrzeby całodniowej przerwy kawowej Wykonawca dostarczy 5 stołów koktajlowych wraz z nakryciem (skirtingi i/lub obrusy). Użyte nakrycia muszą być jednolite, czyste, wyprasowane i nieuszkodzone. f) Wykonawca zapewni dekoracje kwiatowe na każdy ze stołów koktajlowych. 2.2. W ramach zamówienia Wykonawca zorganizuje w pierwszym dniu Warsztatów (07.06.2018 r.) uroczystą kolację (bankiet) dla uczestników Warsztatów i zaproszonych gości. a) Miejsce uroczystej kolacji powinno uwzględniać rangę oraz charakter Warsztatów i znajdować się w hotelu, w którym będą zorganizowane Warsztaty. Sala w której zostanie zorganizowana uroczysta kolacja musi spełnić następujące warunki, m.in.: sala mieszcząca do 100 osób, sala klimatyzowana lub zapewniająca komfortowe warunki uczestnikom kolacji, szatnie, miejsce przeznaczone na przeprowadzenie występu artystycznego, sprzęt nagłaśniający umożliwiający wystąpienie przedstawiciela Zamawiającego oraz inny sprzęt niezbędny do zapewnienia prawidłowego przebiegu występu artystycznego, toalety. b) Wykonawca będzie odpowiedzialny za organizację uroczystej kolacji (bankietu) dla maksymalnie 60 osób (ilość osób uczestniczących w uroczystej kolacji może ulec zmniejszeniu. O tym fakcie Wykonawca zostanie poinformowany do 10 dni kalendarzowych przed planowanym wydarzeniem). Zamawiający wymaga, aby zaproponowane miejsce posiadało jedną dużą salę, która pomieści ww. liczbę osób.
c) Wykonawca zorganizuje uroczystą kolację w formie bufetu, przy czym dla każdego uczestnika zostanie przewidziane miejsce siedzące przy stole preferowane okrągłe. Dania powinny nawiązywać do tradycyjnej kuchni polskiej i uwzględniać preferencje żywieniowe uczestników (dania jarskie, bezglutenowe i mięsne). d) Wykonawca zapewni uczestnikom kolacji zestaw potraw z możliwością wyboru (dania główne: wersja mięsna/rybna lub jarska. Wykonawca musi zapewnić także dania bezglutenowe). Zestaw składał się będzie co najmniej z: przekąsek zimnych (finger food) w tym wegetariańskie np.: tartaletki z ciasta kruchego z nadzieniem słonym, przekąski z ciasta francuskiego z nadzieniem słonym, bruschetty z serem i/lub warzywami, mini sałatki, przekąski mięsne, mini przekąski warzywne, dania głównego na gorąco, co najmniej 3 rodzaje dań głównych, w tym danie mięsne/rybne oraz danie jarskie. ciepłe dodatki do dań na gorąco (min. 2 rodzaje do wyboru, np. ziemniaki opiekane, gotowane, ryż, warzywa gotowane, makaron itp.) Łączna gramatura dania ciepłego powinna wynosić nie mniej niż 600 g na 1 zestaw. surówkę lub sałatkę (do wyboru min. 2 rodzaje, nie mniej niż 150 g na osobę), deser (np. ciasto krojone, babeczki, owoce sezonowe). Dodatkowo Wykonawca zapewni: świeżo parzoną kawę, herbatę, wodę mineralną (niegazowana, minimum 0,2 l na osobę) oraz mleko lub śmietankę do kawy, cukier (biały i brązowy), słodzik, cytryna, serwetki, e) Wykonawca dostarczy stoły wraz z krzesłami w liczbie, która zapewni wszystkim gościom miejsca siedzące, a także zapewni nakrycia (skirtingi i/lub obrusy). Użyte nakrycia muszą być czyste, wyprasowane i nieuszkodzone. f) Wykonawca zapewni dekorację florystyczną na stoły. 2.3. Wymogi dotyczące wszystkich usług cateringowych a) Wykonawca zapewni wyposażenie do organizacji cateringu: naczynia, sztućce oraz inne przedmioty niezbędne do realizacji usługi, tak aby w szczególnych przypadkach (zaginięcia, zniszczenia etc.) Wykonawca mógł w każdej chwili dany przedmiot zastąpić bez szkody dla jakości świadczonej usługi. b) Wszystkie naczynia do posiłków powinny być szklane, porcelanowe lub ceramiczne, a sztućce metalowe z wyłączeniem plastiku oraz naczyń i sztućców jednorazowych. c) Wykonawca będzie odpowiedzialny za rozstawienie i bieżącą wymianę naczyń, dbałość o estetykę miejsca, wytworny i elegancki sposób podawania posiłków, a także bieżące usuwanie i utylizację odpadków i śmieci w trakcie wszystkich wydarzeń. Personel obsługujący części cateringowe musi porozumiewać się w języku angielskim. d) W przypadku posiłków podawanych w trakcie lunchy i uroczystej kolacji (dania gorące, dodatki) Wykonawca wydrukuje karteczki/bileciki z nazwami produktu/potrawy w języku angielskim i polskim oraz umieści je na bufetach przy serwowanych posiłkach. e) Wykonawca, najpóźniej do 10 dnia przed Konferencją, przedstawi do akceptacji Zamawiającego propozycje menu w zakresie wszystkich posiłków objętych postępowaniem. W przypadku uwag lub zastrzeżeń zgłoszonych przez Zamawiającego w terminie jednego dnia od otrzymania menu, Wykonawca uwzględni wskazane uwagi i ponownie przedłoży Zamawiającemu poprawione menu. Wszystkie serwowane dania muszą spełniać najwyższe kryteria w zakresie smaku i wyglądu, w tym odpowiadać standardowi posiłków serwowanych na spotkaniach z udziałem delegacji zagranicznych na szczeblu ministerialnym i dyrektorskim, muszą być podane w sposób elegancki i wytworny. f) Dania serwowane w trakcie uroczystej kolacji i lunchy nie mogą się powtarzać.
g) Obsługa kelnerska powinna spełniać następujące wymagania: znajomość języka polskiego i języka angielskiego w stopniu biegłym, doświadczenie w zakresie realizacji usług kelnerskich, wysoki poziom kultury osobistej, punktualność, dyscyplina i obowiązkowość,. h) Obsługa kelnerska będzie ubrana w jednolite uniformy tj. strój o charakterze oficjalnym, dopasowany do rangi i charakteru spotkania. Strój dla kelnerów/kelnerek zgodnie ze standardami dla usług cateringowych 3. Zapewnienie usługi hotelowej: hotel (rodzaj obiektu: hotel) - kategoria hotel o min. 4 gwiazdkach (na dzień składania oferty - zgodnie z informacją zawartą w Centralnym Wykazie Obiektów Hotelowych - https://turystyka.gov.pl/cwoh/index). a) Wykonawca dokona wstępnej rezerwacji maksymalnie 10 miejsc noclegowych dla uczestników VIP wydarzenia w dniach 6-7 i 7-8 czerwca 2018 r. (dwie noce) w miejscu organizacji Warsztatów. Będą to pokoje jednoosobowe z możliwością pojedynczego wykorzystania. Zamawiający wymaga, aby noclegi zostały zarezerwowane w tym samym hotelu co Warsztaty. b) Pokoje będą odpowiadać standardowi w hotelu co najmniej czterogwiazdkowym c) W cenę pokoju musi być wliczone śniadanie, dopuszczalna jest forma bufetu, w restauracji hotelowej oraz internet w pokoju. d) Informację o dokonaniu wstępnej rezerwacji Wykonawca przekaże Zamawiającemu drogą elektroniczną w terminie 3 dni od daty zawarcia umowy. e) Ostateczną ilość noclegów Zamawiający potwierdzi do 10 dni przed planowanymi Warsztatami. f) Wykonawca będzie odpowiedzialny za koordynację zakwaterowania uczestników w hotelach. g) Opłata za nocleg około 10 uczestników VIP Warsztatów leży po stronie Zamawiającego. h) Opłata za nocleg pozostałych uczestników konferencji oraz koszty wszelkich dodatkowych usług hotelowych zamawianych indywidualnie, jak również koszty ewentualnych zniszczeń dokonanych przez gości hotelowych będzie pokrywana przez poszczególnych gości. Zamawiający nie ponosi żadnych kosztów związanych z noclegiem i zakwaterowaniem pozostałych gości. 4. Podstawowe zasady współpracy 1) Wykonawca wyznaczy jedną osobę do ogólnej koordynacji realizacji zadania, która będzie współpracowała z osobami wskazanymi przez Zamawiającego. 2) W trakcie realizacji zadania Wykonawca będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym lub innymi osobami wskazanymi przez Zamawiającego. 3) Przy realizacji zamówienia Zamawiający dopuszcza możliwość porozumiewania się z Wykonawcą drogą mailową oraz telefoniczną. 4) Zamawiający pozostawia sobie prawo do nieodpłatnej zmiany miejsca organizacji konferencji oraz uroczystej kolacji (w ramach standardów odpowiadających przedstawionym propozycjom lokali). 5) Zapewnienie noclegów wybrany Wykonawca w ciągu 15 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy potwierdzi drogą elektroniczną wstępną rezerwację miejsc noclegowych dla uczestników VIP wydarzenia. 6) Zamawiający zastrzega sobie prawo, iż zostanie obciążony jedynie kosztami za ostatecznie zgłoszoną liczbę osób odnośnie: noclegów, miejsc na Warsztaty (catering) oraz kolację. Całkowite wynagrodzenie wybranego Wykonawcy może ulec odpowiednio zmniejszeniu w stosunku do ostatecznej liczby osób biorących udział w Warsztatach. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o ostatecznej liczbie osób do 10 dni przed Warsztatami.