Raport Nr 1/2014 SYSTEM INFORMATYCZNY KS-SOMED'2014 WERSJA Nr 2014.00.0.00 z dnia 2013-12-24 Wersja wymaga wykonania aktualizacji bazy danych MODUŁ OPIS ZMIAN, MODYFIKACJI i AKTUALIZACJI 1. Na siatce terminarza dodano wyświetlanie informacji o uprawnieniu pacjenta do świadczeń na podstawie M11 TERMINARZ przepisów o koordynacji. 2. Dodano uwzględnianie uprawnień na widoczność danych z poradni specjalnych w terminarzu. 1. Karta zlecenia - dodano nową zakładkę Transport sanitarny w POZ. Zakładka jest dostępna gdy została włączona opcja Widoczność zakładki Transport sanitarny w POZ (Opcje modułu Zlecenia->zakładki Widoczność, ustawiania formatki->zakładki). Przeniesione zostały dwa elementy: Trans.- kod celu przewozu oraz Trans. - stopień niesprawności z zakładki Informacje dodatkowe na zakładkę Transport sanitarny w POZ. 2. Dodano możliwość wprowadzenia i wydrukowania Wniosku o skierowanie na rehabilitację leczniczą. Dodając M12 ZLECENIA wniosek o skierowanie postępujemy dokładnie tak samo jak przy wystawianiu skierowania na uzdrowisko, z tą różnicą, że w oknie Skierowanie Na Leczenie Uzdrowiskowe wybieramy typ Wniosek o skierowanie na rehabilitację leczniczą. 3. Dodano możliwość odświeżenia zawartości formularza podczas kopiowania zleceń. Dostępna jest nowa opcja pozwalająca na otwarcie formularza do edycji, podczas której pola są uaktualniane. 4. Wydruk zlecenia (rezerwacja z płatnościami) - możliwe jest już wykorzystanie zmiennych z datą i godziną rezerwacji. Dotychczas informacja ta drukowała się prawidłowo, o ile była to rezerwacja bez płatności. M13 MEDYCYNA PRACY 1. W oknie Karta rezerwacji wizyty Medycyny Pracy dodano kolumnę z rodzajem abonamentu w umowach (dostępne dla funkcjonalności Umowy Enterprise). M14 DEKLARACJE 1. W oknie Deklaracje zgłoszenia do Podstawowej Opieki Zdrowotnej dodano nowy filtr Z jednostki oraz możliwość eksportowania do Excela wyświetlonych deklaracji. 1. Recepta transgraniczna. 2. Skierowanie do laboratorium - dodano nowe pola: numer prawa wykonywana zawodu oraz VII część kodu resortowego poradni. 3. Dane z wizyty w formularzach zostały rozszerzone o stałe Badanie przedmiotowe oraz Zalecenia i uwagi. 4. Przyspieszono wyświetlanie listy plików w oknie wyboru pliku multimedialnego podczas dodawania załącznika lub zdjęcia do wizyty. 5. Dodano kalendarz szczepień na rok 2014 (komunikat z 31 października 2013). Wymagane wczytanie słownika w module Serwis. M21 GABINET 6. W formularzach zgłoszenia choroby zakaźnej można zdefiniować pieczątkę przy użyciu makra. Sposób wykonania takiej pieczątki opisano w biuletynie do v. 2012.00.0.01. W tym przypadku modyfikacji będzie podlegał obiekt w lewym górnym rogu, z napisem Pieczątka podmiotu wykonującego działalność leczniczą. 7. Dodano możliwość wyszukiwania/filtrowania tekstowego w oknie przeglądania HZiCh. 8. Nowa wizyta: a) dodano funkcję umożliwiającą automatyczne przelogowanie lekarza do innego gabinetu na podstawie wybranej rezerwacji. Funkcja wymaga włączenia opcji Dla wizyt zarezerwowanych przeloguj lekarza do gabinetu z rezerwacji (Opcje nowej wizyty->zakładka Ogólne). b) dodano możliwość wystawienia skierowania na zabiegi rehabilitacyjne, w którym przekazać można listę zabiegów wraz z ilością powtórzeń. 1. W wydruku historii wizyt (skondensowanym) dodano opcję pozwalającą na wydruk specjalizacji lekarza. M22 STOMATOLOG 2. Poprawiono korzystanie z daty aktualnej (jeśli tryb wyboru daty był przed wizytą, to po wyjściu z wizyty nadal była włączona funkcja zmiany daty aktualnej - okno wyboru daty przed wizytą nie pojawiało się dla kolejnych wizyt). M23 OKULISTA 1. Dodano obsługę urządzenia TOPCON TRK-1P. 1. Dodano możliwość kontroli limitów w ramach umów NFZ podczas planowania zabiegów rehabilitacyjnych. 2. Dodano uwzględnianie uprawnień na widoczność danych z poradni specjalnych w terminarzu. 3. Dodano możliwość konfiguracji ostrzegania o przekroczeniu ilości dni zabiegowych podczas planowania. Teraz krytyczną ilość dni można ustalać niezależnie dla poszczególnych kodów resortowych poradni wykonujących. Domyślnie pozostaje 10 dni. M24 REHABILITACJA 4. Dodano funkcję wyświetlania łącznego czasu zabiegów z danego dnia, wliczając zabiegi już umówione i zabiegi do zaplanowania. Funkcja działa po ustawieniu w opcjach grupy poradni, której ma dotyczyć zliczanie. 5. Dodano możliwość planowania na podstawie skierowania, w którym przekazano listę zabiegów. 6. Dodano funkcję usuwania wybranego zabiegu z powtórzeń dla wybranych dni tygodnia. 7. Planowanie zabiegów z umową NFZ - program niepoprawnie wyliczał punkty w przypadku zabiegów z ilością większą niż 1. 1. Współpraca z programem efilm: a) dodano opcję pozwalającą określić kiedy zmieniono sposób identyfikacji pacjenta (ID / nr PESEL), M35 RIS b) poprawiono obsługę wielu monitorów. 2. Współpraca z systemem PACS Synektika: a) dodano możliwość określenia wersji nagrywarki zdjęć (nie musi być zgodna z wersją PACS'a), b) poprawiono obsługę nagrywarki QBurn. M43 KSIĘGI 1. Dodano nową księgę wyjazdów. M51 ZESTAWIENIA 1. Zestawienie wyników badań - dodano nowe filtry: Podmiot wykonujący oraz Usługa ze skierowania. 1. Międzynarodowe kody pocztowe. M52 KARTOTEKI 2. Tytuł naukowy pracownika może być już wpisywany małymi literami. 3. Adres e-mail (pacjenta, firmy itp.) może być już wpisany małymi literami. Strona 1 z 9
M53 ROZLICZENIA M55 KASA INNE 4. W oknie Lista dokumentów uprawniających do świadczeń dodano kolumnę PESEL pacjenta oraz możliwość wyszukiwania po tym numerze. 1. Dodano nową funkcjonalność centralnych walidacji i weryfikacji NFZ: a) w przypadku wystąpienia błędów uniemożliwiających zapisanie raportu statystycznego do pliku, do tej pory pojawiały się tzw. błędy GDR. Obecnie te błędy będą wyświetlanie w nowym oknie przeglądania komunikatu centralnych walidacji i weryfikacji NFZ, b) w oknie Rejestr świadczeń na zakładce Funkcje główne, dodano przycisk Centralne walidacje, który uruchamia funkcję sprawdzającą wszystkie przygotowane zestawy świadczeń (o statusie Przygotowany), dla których nie wykonano jeszcze sprawdzenia. Po sprawdzeniu zestaw świadczeń otrzymuje specjalny znacznik, który powoduje, że przy kolejnym sprawdzeniu ten zestaw będzie pomijany. Znacznik ten zostanie odblokowany w momencie wykonania synchronizacji zlecenia z tego zestawu, która spowoduje ponowne przeliczenie tego zestawu lub po odświeżeniu zestawu świadczeń, c) dodano nową opcję modułu Rozliczenia: Automatyczne wykonanie funkcji centralnych walidacji i weryfikacji NFZ po wykonaniu synchronizacji, która znajduje się na zakładce Rejestr świadczeń. Jeśli opcja jest zaznaczona, to po wykonaniu synchronizacji rejestru świadczeń zostanie automatycznie uruchomiona funkcja centralnych walidacji i weryfikacji NFZ. 1. Możliwość określenia daty wystawienia dla faktury korygującej. Funkcjonalność ta jest dostępna analogicznie jak w przypadku zwykłych faktur, a więc konieczne jest posiadanie właściwego uprawnienia oraz wykorzystanie alternatywnego sposobu numerowania dokumentów. 2. Na wydruku faktury korygującej pojawia się data płatności. W niektórych przypadkach być może zajdzie konieczność usunięcia starego wzorca wydruku faktury korygującej, jeśli nowa informacja, czyli data płatności nie pojawi się po wgraniu aktualizacji. 1. Zadanie zamieniające tytuły naukowe i adresy e-mail z dużych na małe litery. 2. Rejestracja Internetowa - dodano nową opcję, która pozwala na ustawienie trybu przyjęcia dla rezerwacji tworzonych automatycznie 3. Dodano funkcję wydruku listy uprawnień efektywnych dla pracownika. 4. Poprawiono tworzenie certyfikatów zawierającym polskie znaki w polach opisowych (długość pól). 5. Narzędzie do importu danych z KS-PPS uzupełniono o przenoszenie danych o kolejkach oczekujących dla zleceń wykonanych. Recepta transgraniczna Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 6 listopada 2013 roku precyzuje jakie elementy powinna zawierać recepta lekarska, aby mogła być zrealizowana poza granicami Polski. Z 25b wynika dodatkowo, że jeśli recepta transgraniczna zawiera również informacje określone w 5a może być ona realizowana w Polsce z uwzględnieniem odpłatności. Można więc założyć, że zwykła, polska recepta o odpłatności Rp uzupełniona informacjami właściwymi dla recepty transgranicznej może być realizowana w Polsce tak jak każda inna recepta z uwzględnianiem odpłatności, oraz za granicą Polski, w krajach UE, na zasadzie recepty transgranicznej. Temu też założeniu podporządkowane zostały zmiany w systemie KS-SOMED związane z wystawianiem recept. Aby przygotować system KS-SOMED do wystawiania recept transgranicznych należy przede wszystkim upewnić się, że: lekarze, wystawiający takie recepty, mają określony tytuł zawodowy, oraz dane do bezpośredniego kontaktu (e-mail, numer telefonu poprzedzony prefiksem międzynarodowym), pacjenci, którym takie recepty będą wystawiane mają określoną datę urodzenia, leki, używane w systemie, mają określoną nazwę międzynarodową, wykorzystywane są w systemie międzynarodowe kody pocztowe, wykorzystywane są w systemie nowe wzorce wydruku recepty z umieszczonymi informacjami o bezpośrednim kontakcie z lekarzem wystawiającym. Pierwsze dwa warunki w większość instalacji systemu KS-SOMED z pewnością spełnia już od wielu lat. Z różnych przyczyn wymienione informacje są przez użytkowników wprowadzane podczas normalnego użytkowania systemu KS-SOMED. Ponieważ jednak nie są to dane przez system wymagane, mimo wszystko warto sprawdzić czy są one poprawnie wprowadzone. Jeśli chodzi o nazwy chemiczne (międzynarodowe) leków, to użytkownicy bazy leków KS- BLOZ mogą używać i używają od wielu lat, na receptach właśnie nazw międzynarodowych. Kolejny warunek, a więc międzynarodowe kody pocztowe, wynika z konieczności umieszczenia oznaczenia kraju (PL lub Polska) zgodnie z 5a ust. 1 pkt 6. Zgodnie jednak z Komunikatem dla lekarzy dotyczącym nowelizacji rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie recept lekarskich wprowadzającej receptę transgraniczna (MZ-PLO0460-1953307/KP/13) dane związane z receptą transgraniczną, a więc również oznaczenie kraju, można dopisać ręcznie, tak więc nawet bez wykorzystywania międzynarodowych kodów pocztowych można z systemu KS-SOMED wydrukować receptę transgraniczną. Wersja 2014.00.0 zawiera zmodyfikowany wzorzec recepty (zgodny z rozporządzeniem z 2012 roku) z umieszczoną informacją o danych kontaktowych. Zalecamy zaktualizowanie używanego wzorca recepty (można używać go także dla zwykłych recept), ewentualnie samodzielne umieszczenie na używanym wzorcu recepty danych kontaktowych. Strona 2 z 9
Samo wystawienie recepty transgranicznej nie różni się niczym od wystawienia zwykłej recepty Rp w systemie KS- SOMED. Na karcie recepty należy jedynie kliknąć w przycisk recepty transgranicznej (duża flaga UE) oraz zadbać, by wymagane elementy związane z danym lekiem na recepcie zostały umieszczone. Chodzi tu o dawkowanie leku, gdyż nazwa międzynarodowa od razu, gdy tylko uaktywnimy receptę transgraniczną, zostanie wybrana jako oznaczenie leku na recepcie. Po wciśnięciu przycisku recepty transgranicznej pojawi się napis dodatkowo informujący, że ten właśnie lek ma pojawić się na recepcie transgranicznej. Napis Recepta transgraniczna w kolorze niebieskim oznacza, że mamy włączone międzynarodowe kody pocztowe, w związku z czym nie będzie potrzeby dopisywania ręcznie oznaczenia kraju. Jeśli międzynarodowe kody pocztowe nie są używane, wspomniany napis wyświetlony zostanie w kolorem czerwonym co ma przypomnieć lekarzowi o konieczności dopisania ręcznego informacji o kraju na wydrukowanej recepcie. Leki z oznaczeniem recepty transgranicznej będą drukowane na oddzielnych receptach, to znaczy na jednej recepcie nie powinny pojawić się leki z oznaczeniem recepta transgraniczna jak i leki bez tego oznaczenia. I to bez względu na to, czy recepta będzie numerowana czy też nie jak też czy numerowanie nastąpi podczas wydruku, czy też podczas wystawiania recepty. Strona 3 z 9
Wystawiona zgodnie z powyższym opisem recepta zawiera wszystkie informacje niezbędne do tego, by można ją było zakwalifikować jako receptę transgraniczną. Skierowanie na rehabilitację W tej wersji wprowadzono możliwość wystawiania skierowania na zabiegi rehabilitacyjne, w którym lekarz kierujący może wskazać zabiegi do wykonania wraz z ilością powtórzeń. Na karcie skierowania wprowadzić należy usługę do skierowania oraz listę zabiegów. Strona 4 z 9
Podczas wyboru zabiegów można ustalić ilość powtórzeń oraz dodatkowe informacje jak np. okolicę ciała czy też parametry wykonywanego zabiegu. Po wystawieniu skierowanie można wydrukować, wymaga to jednak przygotowania formularza do usługi do skierowania. W formularzu można wykorzystać stałe dotyczące zaplanowanych zabiegów. Planowanie zabiegów ze skierowania Jeśli w module Gabinet zostało dla pacjenta wystawione skierowanie na rehabilitację, można je wykorzystać do rozplanowania zabiegów. Po wyborze skierowania automatycznie uzupełni się lista elementów planowania. Będzie tam też informacja o ilości powtórzeń oraz dodatkowe dane. Tak, jak do tej pory, należy wyszukać wolne terminy, rozplanować pierwszy dzień zabiegów, a następnie przejść do powielania. Nie jest już aktywne pole z ilością powtórzeń, ta informacja pobrana będzie ze skierowania. Program Strona 5 z 9
powieli każdy z zabiegów tyle razy ile podano, np. w przykładzie z obrazka JONOFOREZA będzie powtórzona 3 razy a ULTRADŹWIĘKI 4 razy. Międzynarodowe kody pocztowe Przy okazji zmian związanych z receptą transgraniczną wprowadzono również możliwość rejestrowania w systemie KS-SOMED międzynarodowych kodów pocztowych. Wersja 2014.00.0.0 zawiera już taką możliwość, lecz aby z niej skorzystać należy ustawić w systemie właściwą opcję. Jest to związane między innymi z tym, że w przypadku integracji systemu KS-SOMED z innymi systemami, podczas której to integracji wymieniane są dane o pacjentach, firmach itp., nie możemy zagwarantować, że inne niż polskie kody pocztowe będą poprawnie integrowane. Dlatego też należałoby wpierw sprawdzić, czy włączenie międzynarodowych kodów pocztowych nie zakłóci pracy z innymi systemami. Dodatkowo, mamy świadomość, że być może nie wszyscy użytkownicy od razu zaakceptują fakt umieszczenia po nazwie miejscowości oznaczenia kraju, w szczególności, gdy wszystkie miejscowości w bazie danych są polskimi miejscowościami. Podsumowując więc ten wstęp: włączenie opcji międzynarodowych kodów pocztowych skutkuje tym, że: można wprowadzać do systemu inne niż polskie kody pocztowe (wszystkie kraje UE oraz część pozostałych państw np. Korea Południowa, Japonia, USA itd., lista ta będzie stopniowo rozszerzana), kody wyświetlane będą zgodnie z przyjętym w danym kraju formatowaniem kodów pocztowych (kreski, odstępy pomiędzy częściami kodu pocztowego), po nazwie miejscowości umieszczony zostanie dwuliterowy kod kraju zgody z normą ISO 3166-1 alpha-2. Wspomniana już opcja umieszczona została w opcjach modułu Kartoteki na nowej zakładce, na którą trafiły również opcje określające formatowanie nr telefonów czy też wyświetlanie danych o pacjencie oraz pracowniku. Strona 6 z 9
Jak już wspomniano, wykorzystanie międzynarodowych kodów pocztowych uwarunkowane jest od włączenia opcji. Jest jedna różnica pomiędzy aktualnym systemem, a wcześniejszymi jego wersjami występująca bez względu na to, czy używane, czy też nie używane są międzynarodowe kody pocztowe. Otóż na karcie pacjenta (pracownika, firmy itp.) w polu kod pocztowy można obecnie wpisać więcej niż pięć znaków, przy czym mogą być to zarówno cyfry jak i litery. Zmiana ta jest niezbędna jeśli system ma mieć przynajmniej potencjalną możliwość obsługi innych niż polskie kody pocztowe. Oczywiście podczas zatwierdzana karty wprowadzana informacja jest weryfikowana i jeśli wprowadzony tekst nie będzie zgodny z formatem polskich kodów pocztowych (mowa o sytuacji, gdy opcja nie jest włączona) pojawi się stosowny komunikat błędu z prośbą o poprawę kodu pocztowego. Po włączeniu opcji międzynarodowych kodów pocztowych można w polu kod pocztowy wprowadzić kod zgodny z danym krajem. Kody należy wprowadzać bez znaków dodatkowych, to znaczy bez kresek, spacji, czy też bez oznaczenia kraju. Dla przykładu polski kod pocztowy należy wprowadzić jako 00950. Po wyjściu z pola edycji kodu pocztowego system sformatuje wprowadzone dane zgodnie z obowiązującym w danym kraju formatem. Będzie to możliwe w sytuacji, gdy mamy określony kraj poprzez wskazanie miejscowości związanej z danym krajem. Jeśli, co będzie najczęstszym przypadkiem, po wprowadzeniu kodu pocztowego miejscowość nie jest jeszcze ustalona, kod pocztowy będzie wyświetlony tak jak go wprowadzono, ewentualnie zostaną usunięte zbędne znaki (spacje, kreski). Gdy jednak wybrana zostanie właściwa miejscowość z właściwym oznaczeniem kraju, wyświetlenie kodu pocztowego zostanie poprawione. Taka sama sytuacja będzie miała miejsce jeśli w polu miejscowość będzie wprowadzona niepoprawna informacja (np. wprowadzono kod pocztowy miasta z Wielkiej Brytanii a w polu miejscowość nadal widnieje polskie miasto). System taki kod przyjmie, spróbuje sformatować według aktualnego kraju a jeśli się nie uda, wyświetli tak jak wprowadzono. Po poprawie miejscowości kod pocztowy zostanie ponownie przeformatowany. Strona 7 z 9
Dlatego właśnie, że sposób formatowania oraz zakres danych wprowadzanych w polu kod pocztowy jest uzależniony od innego pola (miejscowość) ostateczna weryfikacja oraz wyświetlenie ewentualnego błędu możliwe jest dopiero podczas zatwierdzania zmian. Funkcja podpowiadania kodu pocztowego oraz miejscowości po wybraniu ulicy została również rozbudowana o międzynarodowe kody pocztowe. W przypadku takich krajów jak Łotwa czy też Litwa kod pocztowy jest poprzedzony oznaczeniem kraju. Jak już wspomniano w polu kod pocztowy należy umieścić jedynie zmienną część kodu pocztowego, prefiks zostanie dopisany przez system po określeniu kraju. W przypadku wprowadzenia nieprawidłowego kodu pocztowego dla danego kraju (oczywiście mowa tu tylko o budowie kodu, nie o jego wartości merytorycznej, nigdy system nie zweryfikuje czy np. 99-999 to rzeczywiście istniejący w Polsce kod pocztowy) podczas zatwierdzania karty pojawi się stosowny komunikat. Strona 8 z 9
W większości miejsc w systemie kody pocztowe będą wyświetlane zgodnie z formatem danego kraju. Wszystkie pozostałe miejsca będą sukcesywnie poprawiane. W szczególności możliwe jest wystawienie faktury VAT dla firmy zarejestrowanej poza granicami Polski z pełnym, poprawnym adresem. Strona 9 z 9