Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr 185 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA OFERTOWEGO Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie wykonawcy, który będzie odpowiedzialny za obsługę dwóch szkoleń w Warszawie lub okolicach(maksymalnie 15 km od granic miasta) w terminach: Szkolenie I: 02.07-07.07.2015 r. dla 22 osób; Szkolenie II: 11.07-16.07.2015 r. dla 22 osób; Szczegółowe warunki realizacji zamówienia: Ostateczne określenie dokładnej liczby osób korzystających z usług Wykonawcy zostanie potwierdzone i przekazane przez Zamawiającego drogą mailową na adres opiekuna szkolenia po stronie Wykonawcy najpóźniej 3 dni przed danym szkoleniem do godz. 16:30. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia zamówienia o nie więcej niż 30%. Do składania ofert zapraszamy wykonawców oferujących obiekty położonych na terenie miasta stołecznego Warszawy lub okolic(oddalanego maksymalnie 15 km od granic miasta) prowadzących działalność zgodną z opisanym zamówieniem. Obiekty muszą spełniać następujące warunki: A. standard minimum 2-gwiazdkowym potwierdzone kopią Decyzji o zaszeregowaniu obiektu hotelarskiego. Zamawiający rozumie pojęcie standard w oparciu o przepisy 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006r. Nr 22, poz. 169 z późn. zm.); B. znajdować się w miejscu z dojazdem (razem z dojściem) nie dłuższym niż 1,5 godziny bez przesiadek od Dworca Centralnego w Warszawie. W przypadku, gdy dojazd do obiektu wymaga przesiadek, Wykonawca zapewni dla uczestników transport z Dworca Centralnego do miejsca odbywania się Wydarzenia. Czas dojazdu i liczba przesiadek będą weryfikowane za pomocą strony internetowej jakdojade.pl dla dojazdu w godzinach 9-10; Oferty z dojazdem dłuższym niż 1,5 godziny będą odrzucone. C. Ośrodek musi znajdować się w miejscu cichym i zapewniającym spokój uczestnikom, nie może graniczyć z drogami głównymi, drogami głównymi ruchu przyśpieszonego, trasami szybkiego ruchu i autostradami. Wykonawca w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia jest zobowiązany: A) zapewnić zaplecze noclegowe w następującym zakresie: Szkolenie I: 02.07-07.07.2015 r. dla 22 osób 11 pokoi dwuosobowych Szkolenie II: 11.07-16.07.2015 r. dla 22 osób 11 pokoi dwuosobowych B) dojazd do ośrodka nie może przekroczyć 1,5 godziny z Dworca Centralnego (zgodnie z portalem www.jakdojade.pl) C) rodzaj pokoi: 2-osobowe o powierzchni minimum 14 m2 oraz pokoje 1-osobowe o powierzchni minimum 10m2, pokoje z pełnym węzłem sanitarnym. D) zapewnić nocleg uczestnikom wydarzeń w tym samym budynku, w którym będzie organizowane wydarzenie oraz umożliwić uczestnikom wprowadzenie się do pokoju od godziny 10.00 pierwszego dnia wydarzenia.
E) zapewnić szatnię lub miejsce gdzie uczestnicy będą mogli przechować bagaż po wymeldowaniu z pokoju w ostatnim dniu szkolenia, a przed zakończeniem szkolenia. F) podczas każdego szkolenia zapewnić sale szkoleniowe: 2-4 lipca 2015 oraz 11-13 lipca 2015-1 sala dla minimum 22 osób oraz 2 sale dla minimum 11 osób 5-7 lipca 2015 oraz 14-16 lipca 2015-1 sala dla minimum 22 osób W przypadku zapewnienia 2 sal na jedno szkolenie 1 sala z 2 przewidzianych na każde szkolenia musi pomieścić 22 osoby w układzie podkowy z krzesłami (bez stołów). Druga sala powinna pomieścić min. 11 osób w układzie podkowy z krzesłami (bez stołów). Szczegółowy opis usług najmu sal konferencyjnych i szkoleniowych (wymagania minimalne) 1. W salach musi być możliwość swobodnego poruszania się, wstawienia dodatkowego stolika dla trenera. 2. Wykonawca jest zobowiązany udostępnić sale (wydać klucze) konferencyjne i szkoleniowe Zamawiającemu, na co najmniej 1 godzinę przed planowanym terminem rozpoczęcia szkolenia lub konferencji 3. Wykonawca jest odpowiedzialny za prawidłowe podłączenie i rozstawienie sprzętu audio i komputerowego w każdym dniu trwania wydarzenia: zarówno przed, jak i w trakcie wydarzenia oraz gwarantuje prawidłowość działania tego sprzętu. 4. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić następujące wyposażenie: rzutnik multimedialny, ekran, flipchart, możliwość podłączenia rzutnika i komputera, właściwe oświetlenie sal (przepisy BHP), oświetlenie naturalne, wentylacja, klimatyzacja. 5. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić bezawaryjność działania wszystkich urządzeń (opieka techniczna). W przypadku awarii urządzenia Wykonawca zobowiązany jest zapewnić obsługę techniczną, która przystąpi do natychmiastowego usunięcia awarii i niezwłocznie usunie jej skutki, które uniemożliwiają lub utrudniają dalszą realizację wydarzenia (poprzez usunięcie awarii lub wymianę wadliwego sprzętu na sprzęt, o co najmniej tożsamych parametrach, sprawny i pozbawiony wad). 6. Sposób usunięcia awarii Wykonawca każdorazowo jest zobowiązany uzgodnić z Zamawiającym z zastrzeżeniem, że w przypadku gdy Zamawiający zdecyduje się na wymianę wadliwego sprzętu Wykonawca zobowiązany jest natychmiast wymienić wadliwy sprzęt oraz, że okres usunięcia awarii (w przypadku przystąpienia do usunięcia awarii) nie może przekroczyć 20 minut. 7. W przypadku gdy okres usunięcia awarii będzie dłuższy Wykonawca jest zobowiązany wymienić wadliwy sprzęt na sprzęt o co najmniej tożsamych parametrach, sprawny i pozbawiony wad. 8. Wykonawca zobowiązany jest do udostępnienia Zamawiającemu miejsca na rozstawienie 2 banerów informujących o wydarzeniu, w tym jeden- przy wejściu do budynku, drugi przy
recepcji oraz umożliwić oznakowanie drogi do recepcji i sal, w których będą odbywać się wydarzenia. 9. W ramach najmu sal Wykonawca zobowiązany jest zapewnić Zamawiającemu recepcję. W przypadku szkoleń, konferencji dwudniowych lub dłuższych Wykonawca będzie zobowiązany udostępnić Zamawiającemu miejsce, w którym zostaną zdeponowane materiały szkoleniowe lub konferencyjne po zakończeniu działań przewidzianych w ramach danego dnia szkolenia, konferencji. G) zapewnić wyżywienie uczestnikom szkoleń, w tym: Szkolenie I: 02.07.2015 r. obiad, kolacja, 1 przerwa kawowa 03.07-06.07.2015 r. śniadanie, obiad, kolacja, 2 przerwy kawowe 07.07.2013 r. śniadanie, obiad, 1 przerwa kawowa Szkolenie II: 11.07.2015 r. obiad, kolacja, 1 przerwa kawowa 12-15.07.2015 r. śniadanie, obiad, kolacja, 2 przerwy kawowe 16.07.2015 r. śniadanie, obiad, 1 przerwa kawowa Szczegółowy opis usług restauracyjno-cateringowych (wymagania minimalne) 1. Wykonawca jest zobowiązany przygotować inne menu w każdym dniu trwania wydarzenia. Jadłospis powinien uwzględniać produkty ze wszystkich grup: produkty zbożowe, warzywa i owoce, mleko i jego przetwory, produkty dostarczające pełnowartościowego białka (zasada urozmaicania). Zasada urozmaicania powinna dotyczyć wszystkich posiłków. 2. Jeśli zaistnieje potrzeba Wykonawca zobowiązany jest przygotować dania wegetariańskie. Liczba wegetarian będzie podana przed szkoleniem. Przez wegetarianizm rozumiemy wyłączenie z diety mięsa (w tym ryb i owoców morza). 3. Restauracja, Przerwy kawowe miejsce wydawania i spożywania posiłków oraz serwowania przerw kawowych powinno znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będą odbywały się szkolenia lub konferencje, w oddzielnym pomieszczeniu niż sale szkoleniowe lub konferencyjne, w pobliżu sal szkoleniowych lub konferencyjnych, w których organizowane jest wydarzenie. 4. Sposób realizacji usług żywieniowych: 1) Wykonawca jest zobowiązany: i. przygotować miejsca serwowania posiłków, utrzymać je na bieżąco w czystości w trakcie serwowania wyżywienia i w czasie przerw pomiędzy posiłkami oraz uprzątnąć je po zakończeniu wydarzenia;
ii. zapewnić zastawę stołową niezbędną do serwowania posiłków i korzystania z przerwy kawowej w zakresie gwarantującym wszystkim uczestnikom skorzystanie z zastawy w trakcie wydarzenia w tym jej bieżące uzupełnianie; iii. wyposażyć wszystkie stoły wykorzystywane do serwowania wyżywienia w obrusy; iv. terminowo przygotować posiłki zgodnie z ostatecznym zakresem usług; 2) gramatura wyżywienia: L.p. Nazwa j.m. minimalna gramatura/na osobę 1. Zupa litr 0,25 2. Porcja mięsa, ryby, dania mięsnego gr. 150 3. Ziemniaki pieczone gr. 200 4. Ryż, ziemniaki, kasza, kluski, makaron gr. 150 5. Przystawki zimne gr. 50 6. Surówki gr. 150 7. Sałatki gr. 150 8. Warzywa gotowane gr. 150 9. Przekąski zimne (każda z przekąsek) gr. 50 10. Przekąski gorące gr. 300 3) menu i. Przerwa kawowa wymóg minimalny: Przerwa kawowa powinna zawierać co najmniej: - kawa rozpuszczalna i sypana + mleko śmietanka do kawy, cukier - herbatę w torebkach, cukier, cytryna pokrojona w plastrach; - wrzątek wg potrzeb uczestników, musi być dostępny do końca wydarzenia; - wodę: mineralną niegazowaną i gazowaną - ciastka kruche co najmniej 2 rodzaje. ii. Obiad wymóg minimalny: Obiad serwowany będzie w formie szwedzkiego stołu/porcjowany 1 w obiekcie, w wydzielonym miejscu umożliwiającym uczestnikom zjedzenie posiłku w grupie, przy stolikach. Obiad dwudaniowy serwowany: zupa, danie główne. 1 Niepotrzebne usunąć
iii. Kolacja i śniadanie: wymóg minimalny: Kolacja i śniadanie serwowane będą w formie bufetu. Kolacja i śniadanie powinny zawierać: - przekąski zimne w tym półmisek serów, wędliny, wędliny pieczone, serki topione, dżemy; - co najmniej 1 przekąskę gorącą (z uwzględnieniem wegetarian) - co najmniej 2 rodzaje sałatek np. sałatka egzotyczna, mix sałat z pomidorami, ogórkiem, papryka w sosie winegret; - pieczywo mieszane, masło; - soki (2 rodzaje w dzbanku, co najmniej 0,4 litra na osobę); - kawa rozpuszczalna i sypana + mleko śmietanka do kawy, cukier - herbatę w torebkach, cukier, cytryna pokrojona w plastrach; - wrzątek wg potrzeb uczestników, musi być dostępny do końca kolacji; - w przypadku zainteresowania gości kolacja w formie grilla lub ogniska. H) zapewnić dla uczestników wydarzeń bezpłatny dostępu do sieci bezprzewodowej (WiFi) ze stałym dostępem do Internetu. Łącze minimum 1Mb/s I) zapewnić (ze względu na długi czas trwania oraz charakter szkoleń, mający na celu integrację uczestników): możliwość zorganizowania grilla lub ogniska w miejscu do tego przystosowanym na terenie ośrodka; możliwość zorganizowania pikniku w miejscu do tego przystosowanym na terenie ośrodka (wymagany jest teren zielony); możliwość skorzystania z terenu rekreacyjnego np. las, park w celach: spacer, poranny jogging itp. zapewnić możliwość skorzystania z miejsc w częściach wspólnych ośrodka na nieformalne spotkania w czasie wolnym (np. foyer, kawiarnia); J) zapewnić bezpłatny parking dla 30% uczestników konferencji.