Rozmowa kontrolowana, czyli jak rozmawiać z audytorem / inspektorem Agnieszka Sokół Joanna Krupińska Karol Szczukiewicz Tomasz Kosieradzki 1
«ruch środków lokomocji między odległymi od siebie miejscami; też: drogi, szlaki i środki lokomocji» 2
«przekazywanie i odbieranie informacji w bezpośrednim kontakcie z drugą osobą» 3
Komunikacja z audytorem/inspektorem Etapy: Przygotowanie W trakcie działań audytowych/inspekcyjnych Działania poaudytowe/poinspekcyjne PRZED W TRAKCIE PO 4
PRZED 5
6
Przygotowanie audytu O co JEMU/JEJ chodzi? 7
O co pytać audytora/inspektora? Jaki jest zakres audytu/inspekcji? Z kim chce porozmawiać? Co chce zobaczyć? Jakiego wsparcia logistycznego potrzebuje: o tłumacza? o hotelu? o transportu? o? 8
O czym warto uprzedzić? Ograniczona dostępność zespołu Nietypowa lokalizacja ośrodka Ograniczenia czasowe w dostępie do ośrodka Brak/słaby dostęp do internetu 9
Czego unikać? Odwlekania ustalenia terminu Przesyłania wymaganych dokumentów w ostatniej chwili 10
Co zrobić aby komunikacja była skuteczna? Używać tego samego języka Używać tych samych znaczeń Odnosić się do tych samych źródeł pytać i doprecyzowywać 11
PRZED W TRAKCIE 12
W trakcie audytu/inspekcji Spotkanie otwierające Przegląd dokumentacji Rozmowy z przedstawicielami zespołu Wizyty w kluczowych dla badania miejscach 13
O czym trzeba pamiętać w kontaktach z audytorem/inspektorem? 14
15
16
OŚRODEK BADAWCZY SCENA 1 GADUŁA W rolach głównych: Inspektor: Karol Szczukiewicz Główny Badacz: Joanna Krupińska 17
Przegląd dokumentacji Dostęp dokumentacji o Site File o SD o CRF Kompletność Uporządkowanie 18
Przegląd dokumentacji Dobra jakość dokumentacji to też komunikat: BADANIE MAMY POD KONTROLĄ 19
Czego nie robić audytorowi/inspektorowi? Opóźniać dostarczenia dokumentacji Unikać dialogu typu trąbka Ograniczać prawa do zachowania prywatności Uszczęśliwiać na siłę 20
Cel i strategia rozmów Cel cele jest zweryfikowanie, czy teoretyczny przebieg procesu zobrazowany w dokumentacji znajduje odzwierciedlenie w rzeczywistości 21
OŚRODEK BADAWCZY SCENA 2 MÓW MI PROFESSOR! W rolach głównych: Inspektor: Karol Szczukiewicz Główny Badacz: Agnieszka Sokół 22
Jakie pytania zadają audytorzy/inspektorzy? Pytania szczegółowe: o Kto to robi? o Jak to jest robione? o Jaka jest kolejność zdarzeń? o Gdzie jest to odnotowywane? o itp. 23
OŚRODEK BADAWCZY SCENA 3 KTOKOLWIEK WIDZIAŁ, KTOKOLWIEK WIE... W rolach głównych: Audytor: Karol Szczukiewicz Monitor: Agnieszka Sokół Pielęgniarka: Joanna Krupińska 24
Jakie pytania zadają audytorzy/inspektorzy? Nachętniej typu: o Proszę mi opowiedzieć jak pan/pani to robi o Proszę opisać jak o Co Pani /Pan wie na temat np. prowadzenia badania w klinice? o A co Pan/Pani robi, kiedy... 25
Jakie pytania zadają audytorzy/inspektorzy? Te same pytania zadawane w różny sposób Te same lub podobne pytania zadawane różnym osobom Pytania niecelne - pytanie kogoś o temat zupełnie jego nie dotyczący A czasem audytorzy i inspektorzy milczą... 26
OŚRODEK BADAWCZY SCENA 4 KOŃCZ WAŚĆ, WSTYDU OSZCZĘDŹ! W rolach głównych: Inspektor: Karol Szczukiewicz Koordynator: Joanna Krupińska 27
Czego unikać? Odpowiadania na pytania wykraczające poza zakres naszych działań Wyrażania przypuszczeń Uchylania się od odpowiedzi Dyskredytowania innych 28
Co robić? Być uprzejmym Uważnie słuchać Dopytywać, jeśli pytanie jest niezrozumiałe Doprecyzowywać, jeśli audytor/inspektor czegoś nie rozumie Mówić prawdę Odpowiadać tylko na zadane pytanie Upewniać się, że udzielamy właściwej odpowiedzi 29
PRZED W TRAKCIE PO 30
Po zakończeniu audytu/inspekcji Spotkanie zamykające Raport / odpowiedź na raport Działania korygujące i naprawcze 31
Podsumowanie Audyty i inspekcje - fundamenty komunikacji: nieustanna gotowość przygotowanie i planowanie współpraca jasny, klarowny przekaz 32
Przedstawione sceny są fikcyjne, a ewentualne podobieństwo, zbieżność imion czy stanowisk z osobami trzecimi jest całkowicie przypadkowa. 33
KONIEC 34