I. Ogólne cele i zasady audytu wewnętrznego

Transkrypt

1 KARTA AUDYTU WEWNĘTRZNEGO Wstęp Celem Karty audytu wewnętrznego, zwanej dalej "Kartą" jest określenie ogólnych zasad funkcjonowania audytu wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Białej oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Biała. Karta została przygotowana w oparciu o wzór Karty Audytu Wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych opracowanej przez Ministerstwo Finansów ogłoszonej komunikatem nr 16/KF/2006 Ministra Finansów /Dz.U. MF z dnia 18 lipca 2006 r./. Karta niniejsza razem ze Standardami audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych /ogłoszonych komunikatem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2016r. DZ.U.MRF / stanowią wytyczne dla funkcjonowania audytu wewnętrznego w Gminie Biała I. Ogólne cele i zasady audytu wewnętrznego 1) Ogólnym celem prowadzenia audytu wewnętrznego w Gminie Biała jest przysporzenie wartości i usprawnienie funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Białej i jednostek organizacyjnych Gminy. 2) Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Burmistrza w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli wewnętrznej oraz czynności doradcze. Ocena ta dotyczy w szczególności adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Białej i jednostkach organizacyjnych Gminy Biała. 3) Audyt wewnętrzny poprzez czynności doradcze, ma przyczynić się do usprawnienia funkcjonowania jednostki. 4) Rola audytu wewnętrznego polega na wykrywaniu i oszacowaniu potencjalnego ryzyka, mogącego się pojawić w ramach działalności jednostki oraz na badaniu i ocenianiu adekwatności, skuteczności i efektywności systemów kontroli wewnętrznej, mających na celu eliminowanie lub ograniczenie takiego ryzyka. 5) Audyt wewnętrzny obejmuje czynności o charakterze zapewniającym i doradczym. Podstawowe znaczenie mają czynności o charakterze zapewniającym. Działania o charakterze doradczym mogą być wykonywane, o ile ich cel i zakres nie naruszają zasady obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego.

2 6) O terminie rozpoczęcia audytu w komórce organizacyjnej Urzędu lub jednostce organizacyjnej Gminy audytor powiadamia audytowanego w terminie nie krótszym niż trzy dni robocze przed rozpoczęciem audytu. II. Prawa i obowiązki audytora wewnętrznego Audytor wewnętrzny: 1) jest uprawniony do przeprowadzania audytów we wszystkich obszarach działalności Urzędu Miejskiego w Białej oraz jednostkach organizacyjnych Gminy Biała; 2) ma prawo dostępu do pomieszczeń jednostki oraz do wglądu do wszelkich dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również do sporządzania ich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych, do wszystkich pracowników oraz wszelkich innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzenia audytu wewnętrznego i związanych z funkcjonowaniem komórki, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny; 3) ma prawo żądać od kierowników i pracowników komórek organizacyjnych informacji oraz wyjaśnień w celu zapewnienia właściwego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego; 4) może z własnej inicjatywy składać wnioski, mające na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki audytowanej; 5) nie jest odpowiedzialny za procesy zarządzania ryzykiem i procesy kontroli zarządczej w jednostce, ale poprzez wnioski i uwagi powstałe w wyniku przeprowadzenia audytu, wspomaga Burmistrza we właściwej realizacji tych procesów; 6) nie jest odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw, ale powinien posiadać wiedzę pozwalającą mu zidentyfikować znamiona przestępstwa; 7) nie może przyjmować takich zadań lub uprawnień, które wchodzą w zakres zarzadzania jednostką; 8) w zakresie wykonywania swoich zadań współpracuje z audytorami zewnętrznymi, a także z kontrolerami Najwyższej Izby Kontroli. III. Niezależność Audytor wewnętrzny: 1) podlega bezpośrednio Burmistrzowi Białej;

3 2) jest niezależny w wykonywaniu swoich zadań i podlega tylko przepisom prawa; 3) postępuje zgodnie z przepisami prawa, Standardami audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych i Kodeksem etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych oraz metodologią audytu wewnętrznego. IV. Zakres audytu wewnętrznego 1. Audyt wewnętrzny obejmuje ocenę i badanie adekwatności i skuteczności systemu kontroli zarządczej, zarządzania ryzykiem oraz jakości realizowanych zadań, a w szczególności: 1) przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych; 2) ocenę procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej; 3) ocenę przestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych jednostki oraz programów, strategii i standardów ustanowionych przez właściwe organy; 4) ocenę zabezpieczenia mienia jednostki; 5) ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów jednostki; 6) przegląd programów i projektów w celu ustalenia zgodności funkcjonowania jednostki z planowanymi wynikami i celami; 7) ocenę dostosowania działań jednostki do przedstawionych wcześniej zaleceń audytu lub kontroli. 2. Audytor wewnętrzny może objąć zakresem swojego badania wszystkie obszary działania jednostki. 3. Zakres audytu wewnętrznego nie może być ograniczany. Burmistrz Białej powinien być niezwłocznie powiadamiany o wszelkich próbach ograniczania zakresu audytu. 4. Audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka. V. Sprawozdawczość 1) Audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, zwane dalej "sprawozdaniem", w którym przedstawia w sposób jasny, rzetelny i zwięzły, ustalenia i wnioski poczynione w takcie audytu wewnętrznego. 2) Audytor wewnętrzny w celu uzgodnienia wstępnych wyników audytu wewnętrznego może przeprowadzić naradę zamykającą.

4 3) Audytor wewnętrzny przed zwołaniem narady zamykającej, może przekazać kierownikowi, w której jest przeprowadzany audyt wewnętrzny i Burmistrzowi sprawozdanie wstępne. 4) W przypadku nieuzgodnienia wstępnych wyników audytu, audytowany może zgłosić pisemne zastrzeżenia, w terminie określonym przez audytora wewnętrznego nie krótszym niż 7 dni kalendarzowych od dnia poinformowania audytowanych o wstępnych wynikach. 5) Audytor wewnętrzny, po uzgodnieniu wstępnych wyników audytu wewnętrznego lub po wniesieniu zastrzeżeń sporządza sprawozdanie z zadania zapewniającego. 6) Audytor wewnętrzny przekazuje sprawozdanie audytowanemu i Burmistrzowi Białej. 7) Audytowany, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania, ustala sposób i termin realizacji zaleceń oraz wyznacza osoby odpowiedzialne za realizację zaleceń, powiadamiając o tym na piśmie audytora wewnętrznego i Burmistrza Białej. 8) W przypadku odmowy realizacji zaleceń audytowany przedstawia, w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania sprawozdania, pisemne stanowisko Burmistrzowi i audytorowi wewnętrznemu. 9) W przypadku o którym mowa w ust. 8, Burmistrz podejmuje decyzję dotyczącą realizacji zaleceń, informując o tym audytowanego i audytora wewnętrznego. 10) Przynajmniej raz na kwartał audytor wewnętrzny przedstawia kierownikowi jednostki informację o stanie realizacji planu audytu oraz działań podejmowanych poza planem. 11) Audytor wewnętrzny, w terminie do końca marca każdego roku, przedstawia kierownikowi jednostki oraz, w przypadkach wymienionych w ustawie Głównemu Inspektorowi Audytu Wewnętrznego, sprawozdanie ze swojej działalności za rok poprzedni. 12) Jeżeli w trakcie przeprowadzania audytu, audytor wewnętrzny dostrzeże znamiona czynów, które według jego oceny kwalifikują się do wszczęcia postępowania w zakresie dyscypliny finansów publicznych, postępowania karnego lub postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub o wykroczenie skarbowe, wówczas ma obowiązek o tym fakcie zawiadomić Burmistrza Białej. VI. Relacje z innymi instytucjami kontrolnymi i Najwyższą Izbą Kontroli (NIK) 1) Podczas planowania i wykonywania zadań audytowych, kierownik komórki audytu wewnętrznego powinien brać pod uwagę plan czynności kontrolnych i sprawdzających, wykonywanych przez NIK i inne instytucje kontrolne tak, by uniknąć niepotrzebnego nakładania się kontroli i audytów. 2) Przy dokonywaniu analizy ryzyka audytor wewnętrzny powinien uwzględniać wyniki kontroli i sprawdzeń dokonanych przez NIK i inne instytucje kontrolne.

5 3) Audytor wewnętrzny powinien porozumiewać się z NIK i innymi instytucjami kontrolnymi za pośrednictwem Burmistrza Białej. 4) Dokumentacja audytowa, w tym sprawozdania i notatki z czynności sprawdzających, powinny być udostępniane NIK i innym instytucjom kontrolnym za pośrednictwem Burmistrza Białej.