Instrukcja korzystania z systemu e-zamówień Xella Polska

System e-zamówień XeZam to rozbudowane narzędzie, które powstało, by usprawnić i przyspieszyć składanie zamówień na zakup produktów Ytong, Silka i Multipor, a także na transport towarów z zakładów Xella Polska do konkretnej lokalizacji. Dodatkowe funkcje platformy to możliwość składania reklamacji, stały podgląd informacji o płatnościach, saldzie oraz wysokości limitu kredytowego. Spis treści: 1. Pierwsze logowanie generowanie bądź odzyskiwanie hasła... 3 2. Strona główna po poprawnym zalogowaniu... 6 3. Menu... 7 4. Wprowadzanie zamówienia w 4 prostych krokach... 8 5. Lista zamówień i filtrowanie... 20 6. Składanie reklamacji... 20 2

1. Pierwsze logowanie generowanie bądź odzyskiwanie hasła Po wprowadzeniu adresu pojawi się strona systemu e-zamówień Xella Polska XeZam z panelem do logowania: Aby móc zalogować się po raz pierwszy należy wygenerować hasło startowe w tym celu należy kliknąć przycisk przypomnij hasło. W przypadku, gdy logujemy się po raz kolejny, ale nie pamiętamy hasła również naciskamy przycisk przypomnij hasło. Następnie: Proszę czekać na zwrotnego e-maila od administratora systemu z hasłem jednorazowym, które trzeba obowiązkowo zmienić w poniższy sposób. 3

Po otrzymaniu e-maila z hasłem należy je wpisać w rubryce hasło panelu logowania na stronie głównej XeZam a następnie kliknąć przycisk zaloguj : Po poprawnym zalogowaniu otwiera się strona główna systemu XeZam. Jeśli tak się nie stanie proszę powtórzyć pkt. 1. Ustawiamy hasło użytkownika: Powinno pojawić się okno jak poniżej, które należy uzupełnić. 4

Wprowadzenie danych użytkownika. E-mail Kolejnym obowiązkowym krokiem jest ustawienie własnego hasła do logowania. Następnie proszę uzupełnić dane osobowe jak na rysunku poniżej: I zapisujemy zmiany. Jeśli powyższe dane zostały uzupełnione, to logujemy się własnym wyżej podanym hasłem i przechodzimy do strony głównej systemu. 5

2. Strona główna po poprawnym zalogowaniu Opis strony 6

3. Menu Pod ikoną menu kryją się niezbędne narzędzia do dalszych działań: Następnie wybieramy z listy potrzebne narzędzie. 7

4. Wprowadzanie zamówienia w 4 prostych krokach W celu wprowadzenia nowego zamówienia w menu klikamy przycisk nowe zamówienie : W celu wprowadzenia nowego zamówienia należy wybrać Nowe zamówienie Krok 1: ogólne Proszę uzupełnić formularz: Krok 2: materiały Proszę wybrać Dodaj produkt aby przejść do katalogu produktów 8

Aby zamówić materiał budowlany kliknij przycisk Dodaj produkt, który otwiera katalog produktów: Towary należy wyszukiwać po nr katalogowym jak na poniższym przykładzie: Wpisujemy numer lub po opisie: Klikając ikonę uzyskujemy skrócony opis na temat produktu: 9

Jeśli interesujący nas towar jest na liście, wybieramy go klikając znajdujący się obok przycisk zamawiam : Proszę kliknąć, aby zamówić Ilość produktów w zamówieniu może być większa niż jeden, ale całkowita waga zamówienia nie może przekroczyć 24 000 kg. Po kliknięciu przycisku zamawiam pojawia się tabela, w której proszę wpisać odpowiednią ilość. UWAGA: 1 zamówienie = 1 transport. Następnie należy określić warunki handlowe. Proszę kliknąć, aby podać warunki Wybór pola oferty wyświetli do uzupełnienia kolejną planszę: Proszę poprawnie uzupełnić. 10

Jeżeli zakup ma się odbyć na warunkach zgodnych z umową handlową zaznaczamy Jeśli towar jest przeznaczony na inwestycję, do której otrzymaliście Państwo ofertę handlową od doradcy klienta Xella Polska to wówczas proszę wprowadzić numer tej oferty (przykład: 1-ASQZHG): Natomiast, gdy towar zamawiacie Państwo na innych warunkach handlowych, proszę w rubryce Warunki specjalne wpisać wartość ustalonego rabatu np.: Gdy dane zostały uzupełnione, proszę kliknąć przycisk zapisz. W przypadku potrzeby wprowadzenia zmiany w zamówieniu lub rezygnacji z niego należy kliknąć przycisk anuluj : Po zapisaniu zamówienia otrzymujemy listę zamówionych towarów: Dla ułatwienia jest prezentowana waga całkowita zamówionych produktów. Możemy edytować ilość za pomocą ikony Gdy mamy już wybrane produkty, możemy zapisać zamówienie do schowka i dokończyć w innym terminie lub kontynuować wybierając przycisk z napisem: 11

Krok 3: transport W 3 kroku możemy zorganizować dostawę według własnej konfiguracji wybierając funkcję: Lub, co jest zdecydowanie wygodniejsze i oszczędza chwilę czasu, korzystając z funkcji autorozmieszczania: Samodzielne rozmieszczenie materiału. Wybieramy tę funkcję i pojawia się okno dialogowe do uzupełnienia: W planszy podajemy stronę realizującą dostawę wybierając z listy rozwijanej: 12

Gdy wybierzemy transport własny uzupełniamy dane samochodu dostawczego: Proszę poprawnie uzupełnić te dane, aby były zgodne z tym, jakie auto Państwo wysyłacie. Następnie klikamy tu Przechodzimy do kolejno okna dialogowego i uzupełniamy 13

Proszę kliknąć w + pokaże się plansza dla wskazanego nr transportu Można wykorzystać funkcję dopełnij W polu ilość należy wprowadzić ilość, jaka ma być załadowana w danym Transporcie Działanie funkcji dopełnienia. Po wskazaniu tej funkcji automatyczne zostanie przydzielona optymalna ilość towaru, jaka jest możliwa do załadowania w danym transporcie. Dzięki tej funkcji unikniemy wysyłania na wpół załadowanych samochodów. Przypominam, że dane transportu ustawiliście Państwo wcześniej: Dopełniamy: 14

Po wybraniu klawisza Dopełnij, jako kolejny wybieramy + Przydziel i otrzymujemy: Aby zakończyć składanie zamówienia należy podać Miejsce dostawy i Dane kierowcy. UWAGA: odbiory można realizować tylko dla transportów ze statusem gotowe do odbioru. Tylko w takim przypadku mamy gwarancję, że jest dokonana rezerwacja towaru i wszelkie dokumenty są przygotowane a czas obsługi kierowcy będzie skrócony do minimum. 15

Bardzo ważnym elementem jest poprawne uzupełnienie miejsca dostawy i datę załadunku. Data planowanego załadunku nie może być wcześniejsza niż 48 godzin od chwili uzupełnienia zamówienia i awizacji: Proszę wskazać dzień w kalendarzu a następnie za pomocą suwaka godzinę. Awizowanie na określoną godzinę pozwala skrócić czas przestojów pod zakładem. Im dokładniejszy czas załadunku, tym kierowcy krócej czekają na odbiór towaru. 16

Miejsce dostawy Funkcje panelu są następujące: dodawanie adresu; funkcja ta pozwala na stałe wprowadzić adresy, z których będziecie Państwo korzystać przez użycie pola Nazwa a następnie z listy proszę wybrać adres a następnie zapisać. Wówczas dane zostaną zapisane w treści zamówienia jak w poniższym przykładzie: Ikona w tym i innych przypadkach pozwala edytować wybrane dane w zależności od statusu zamówienia jak i transportu. 17

Proszę uzupełnić dane kierowcy: Aby uzupełnić dane kierowcy plansz powyżej proszę uruchomić narzędzie +Dodaj kierowcę Na tym etapie można zapisać, jako wersje roboczą lub przechodzimy do podsumowania 18

Krok 4: podsumowanie Stron podsumowująca: Po weryfikacji składamy zamówienie. Zamówienie pojawi się na liście zamówień: 19

5. Lista zamówień i filtrowanie Lista prezentuje się jak poniżej. Możecie Państwo w zależności od potrzeb filtrować zamówienia po różnych parametrach spośród dostępnych. 6. Składanie reklamacji Aby złożyć reklamację przez platformę XeZam w menu głównym należy wybrać zakładkę Reklamacje. Proszę z menu wybrać zakładkę Reklamacje Otwiera się okno dialogowe z listą reklamacji. 20

Na liście, podobnie jak w przypadku zamówień, jest dostępne narzędzie do filtrowania zgłoszeń, co pozwala na sprawne monitorowanie ich statusu. Aby złożyć reklamację należy kliknąć przycisk Zarejestruj nową reklamację. Otwiera się okno dialogowe z formularzem zgłoszeniowym, który trzeba w całości uzupełnić: Wysyłając zgłoszenie on-line możecie Państwo dodać załączniki, w tym zdjęcia przedstawiające w czytelny sposób przedmiot reklamacji (np. uszkodzoną paletę, popękane bloczki). Mamy nadzieję, że liczne zalety funkcjonalne naszego systemu e-zamówień przekonają Państwa do korzystania z niego na co dzień. O dalszych modyfikacjach platformy XeZam będziemy Państwa informować na bieżąco. Życzymy przyjemnej i sprawnej pracy w systemie e-zamówień XeZam! Dział Obsługi Klientów Xella Polska sp. z o.o. 21

Marzec 2017 Copyright by Xella Polska sp. z o.o. Warszawa 2017 Znaki Ytong, Silka, Multipor są zarejestrowanymi znakami towarowymi. Prawa ochronne na te znaki przysługują Xella Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie. Żadna część tej pracy nie może być powielana i rozpowszechniana bez pisemnej zgody wydawcy. 22