32/9 Solidinkation of i\lctals antl.\lloys, No. 32. 1'197 Krzepnięcie l\lctali i Stor1ów, \r 32. 1'197 1'.\N- Odtl7.ial h:ato\\'icc I'L ISS~ 02H!l-93!!6 WDRAŻANIE SYSTEMU ZAPEWNIENIA.JAKOŚCI W POLSKICH FIRMACH PATEJUK Aleksy, GABRYLEWSKI Michał Wojskowa Akademia Techniczna Warszawa ul. S Kaliskiego 2 Streszczenie W artykule wskazano na najważniejsze uwarunkowania limitujące tempo opracowywania i wdrażania Systemu Zapewnienia Jakości. Zaproponowano typowy model etapów prac poprzedzających uzyskanie cettyfikatu na System Zapewnienia Jakości oraz przedstawiono zmianę wybranych wskaźników ekonomicznych po jego wdrożeniu. l. Wprowadzenie W ostatnich latach Polska znacznie zintensyfikowała działania zmierzające do wejścia w poczet państw członkowskich Unii Europejskiej. Oznacza to, proces wdrożenia zasad pracy jakościowej w jednostkach gospodarczych tzn. zgodnej z wytycznymi Traktatu Rzymskiego podpisanego przez kraje Europy Zachodniej w 195 7 roku wraz z późniejszymi uzupełnieniam i. Spełnienie wymagań wynikających z tego faktu, zależy w dużej mierze od polskich producentów. Przyśpieszenie tego procesu znacząco wpłynie na konkurencyjność polskich wyrobów na 1ynkach światowych. Aktualnie najpoważniejsze bariery hamujące eksp011 naszych wyrobów na tynki zachodnie dotyczą [l]: - unowocześnienia wyrobów produkowanych w oparciu o nonny krajowe (PN, BN, ZN, itp.) i spełnienia nonn europejskich lub międzynarodowych, z reguły o wyższych wymaganiach; - uzyskania i utrzymania certyfikatów zgodności wyrobów z wymaganiami nonn europejskich lub międzynarodowych;
75 - przekonania odbiorców, że funkcjonujący System Zapewnienia Jakości Jest wiarygodny, co potwierdzają uzyskane certyfikaty. Podstawowymi elementami nowych działrui w Polsce są: marketing, zapewnienie wysokiej, stabilnej jakości procesów produkcyjnych i gotowych wyrobów, controling oraz udoskonalona organizacja umożliwiająca optymalne zarządzanie firmą. Powyższe elementy są jednymi z najistotniejszych czynników LUnożliwiających firmie włączenie się do codziennej walki konkmencyjnej. Obecnie jednym z najistotniejszych czynników działalności finny jest jej wizerunek (image) postrzegany przez klienta. Główny wysiłek musi iść w kierunku zaspokqjenia jego wymagań i spełnienia jego oczekiwań. Należy zaznaczyć, że istotne znaczenie w tym procesie odgrywa System Zapewnienia Jakości (SZJ) zgodny z wymaganiami Norm Międzynarodowych ISO serii 9000. Seria Norm Międzynarodowych ISO została opracowana w oparciu o standardy brytyjskie (BS 5750) w 1987 roku. Od tego czasu były one kilkakrot11ie modemizowane pod kątem dopasowania szczególnie do ametykailskich nonn związanych z przemysłem zbrojeniowym. W skład setii Nemu Międzynarodowych ISO wchodzi 5 stlmdardów [ 4]: ł ISO 9000 - nmma instruktażowa pozwalająca na wybór jednego z model i, ISO 900 l - nonna właściwa - model systemu obejmujący projektowanie, konstruowanie, produkcję, instalowanie i setwis, + ISO 9002 - norma właściwa - model systemu obejmujący produkcję i instalowanie, + ISO 9003 -norma właściwa - model systemu obejmujący konttolę i badania końcowe, ł ISO 9004 - nonna wskazująca metody niektórych rozw1ązm '1 w poszczególnych modelach (zawiera wytyczne pomagające wybrać model systemu). W warunkach gospodarki wolnorynkowej, w jakich znalaz ła się Polska, klienci coraz częściej pytają wytwórców (producentów) o SZJ. Czy mają już wdrożony? Czy są na etapie jego wdrażania? Czy też może posiadająjuż certyfikat, a jeśli tak, to jakiej jednostki certyfikującej. Jedno jest pewne, posiadanie przez J:inn ę celtyfikatu na SZJ podnosi znacznie jej wizerunek, a co za tym idzie podnosi konkurencyjność jej wyrobów. Zbudowanie, wdrożenie i udokumentowanie (uzyskanie ce1tyfikatu) przez daną fi1mę Systemu Zarządzania i Systemu Zapewnienia Jakości zgodnego z wymaganiami notm międzynarodowych nie oznacza definitywnego ukończenia w tej sferze prac. Wręcz przeciwnie, właśnie wówczas należy dołożyć wszelkich starań, aby uzyskaną wysoką pozycję na rynku utrzymać. Tylko właściwa organizacja pracy jakościowej pozwala na obniżenie kosztów produkcji, co prowadzi do zwiększenia konkurencyjności produkowanych wyrobów na tynkach krajowych i zagranicznych.
76 Należy zaznaczyć, że wszelkie działania fi1m zmierzające do podwyższenia jakości wyrobów są współbieżne z intencją klientów i użytkowników jej wyrobów [2]. 2. Warunki wstępne lirnitujące opracowanie wdrożenie Systemu Zapewnienia Jakości Finna podejmt~jąca się opracowania i wdrożenia SZJ, opartego na Normach Międzynarodowych ISO serii 9000, musi spełnić warunki wstępne, których spełnienie jest niezbędne do pomyślnego jego wdrożenia. Są to [3 ]: =>kierownictwo fimy jest zainteresowane wdrożeniem SZJ, =>odbycie wstępnego przeszkolenia, przez kierownictwo finny i dozór wyższy, w zakresie wymagań Nom Międzynarodowych ISO serii 9000, =>istnienie motywacji (wymagania klientów, rozwój fim1y) do opracowania SZJ. 3. Eta11 opracowywanie dokumentacji Systemu Zapewnienia Jakości Na podstawie doświadczeń ten można podzielić na trzy podstawowe etapy: z opracowywania SZJ przez finny polskie, proces l. Projektowania i opracowywania dokumentacji SZJ, 2. Szkolenia dozoru średniego i niższego w zakresie SZ.J opartych na Nom1ach Międzynarodowych ISO serii 9000, 3. Podjęcia decyzji o tejminie rozpoczęcia wdrażania SZJ Realizacja poszczególnych etapów nie zawsze przebiega w przedstawionej kolejności. Najczęściej etapy l i 2 realizowane są jednocześnie. Niemniej jednak zrealizowanie tych prac jest warunkiem koniecznym przystąpieni a do etapu n zeciego [5]. Przed rozpoczęciem projektowania i opracowywania dokumentacji SZJ, należy opracować szczegółowy harmonogram jego wdrażania. Powinien on obejmować wszystkie planowane działania, tenniny ich realizacji oraz nazwiska osób odpowiedzialnych. Projek't modelu SZJ musi spełnia ć wymagania Norm Międzynarodowych w zakresie: ISO 9001, ISO 9002 lub ISO 9003. Opracowanie projektu.\)stemu Zapewnienia Jalw.\:ci W celu opracowania projektu SZJ kierownictwo lub osoby upoważnione powinny:
77 l. Opracować schemat organizacyjny Służb Zapewnienia Jakości, 2. Określić zakres uprawnień i kompetencji Służb Zapewnienia Jakości, 3. Wyznaczyć drogę obiegu informacji o jakości w firmie, 4. Wprowadzić zmiany w dotychczasowym schemacie organizacyjnym, wynikające z utworzenia Służb Zapewnienia Jakości. Opracowanie dokumentacji Systemu Zapewnienia Jakości Kompletna dokumentacja Systemu Zapewnienia Jakości jest sklasyfikowana na trzech poziomach i powinna zawierać następujące dokumenty: I. Poziom strategiczny- Księgę Jakości (dokument do ui:ytku wewnętrznego), Księga Zapewnienia Jakości (dokrum:nt do użytku wewnętrznego i zewnętrznego - np. do celów marketingowych), II. Poziom taktyczny - Procedury (dokumenty do użytku wewnętrznego), Plany Jakości (dokument do użytku wewnętrznego i zewnętrznego w zależności od potrzeb), III. Poziom operacyjny -Instrukcje (dokument do ui:ytku wewnętrznego). Kompletne opracowanie powyższych dokumentów, niezależnie od poziomu ich klasyfikacji, jest podstawą do podjęcia decyzji o terminie rozpoczęcia wdrożenia Systemu Zapewnienia Jakości w firmie. 4. Etap wdrażania Systemu Zapewnienia Jakości Wdrażanie opracowanego Systemu Zapewnienia Jakości jest przedsięwzięciem trudnym i uzależnionym od wielu czynników. Najważniejsze z nich to: nastawienie załogi co do celowości wdrożenia Systemu Zapewnienia Jakośei, czytelność (komunikatywność) opracowanych dokumentów Systemu Zapewnienia Jakości, mechanizm wd rażania (metoda, okres, termin) Systemu Zapewnienia Jakości, kondycja ekonomiczna. Proces wdrażanie Systemu Zapewnienia Jakości składa się z wielu różnorodnych działań. Najważniejsze z nich to: przekazanie opracowanej dokumentacji Systemu Zapewnienia Jakości użytkownikom, - szkolenie bezpo~irednich użytkowników w zakresie przekazanej dokumentacji, -rozpoczęcie realizacji wymagań Systemu Zapewnienia Jakości, - przeprowadzenie auditu wewnętrznego, -podjęcie działań korekcyjnych (o ile są konieczne) i ocena ich realizacji,
78 - ocena fwlkcjonującego SZJ przez dyrekcję, - złożenie wniosku o certy fikację SZJ. 5. Etap certyfikacji Systemu Zapewnienia Jakości Wybór jednostki certyfikującej jest jednym z istotniejszych elementów w strategii działalności fmny. Ze względu na dużą ilość jednostek certyfikujących krajowych i zagranicznych, wybór jednostki, której będzie zlecona certyfikacja SZJ w firmie, musi być oparty o analizę ekonomiczną wynikającą z własnych działail marketingowych. Działania te powinny obejmować analizę w zakresie: l. Przewidywanych efektów wynikających z uzyskania "Certyfikatu" na ryrlkach krajowych i zagranicznych, 2. Międzynarodową pozycję jednostki certyfikującej i wydawanych przez mą certyfikatów, 3. Kosztów związanych z otrzymaniem certyfikatu (koszty auditu wstępnego, certyfikującego oraz kontrolnych i częstotliwość ich przeprowadzania). Certyfikacja SZJ polega na potwierdzeniu zgodności przez niezależną jednostkę certyfikująca poprawności funkcjonowania SZJ z wymaganiami norm przedmiotowych (ISO, PN-ISO itp.). Wybór modelu i sposobu CCityfikacji wyrobów w oparciu o Normy Międzynarodowe ISO jest uzależniony przede wszystkim od rodzaju wdrożonego SZJ oraz rodzaju produkcji. Spośród dostępnych ośmiu modeli sposobu certyfikacji, wybiera się najbardziej korzystny (6]: Przykładowy algorytm procesu opracowywania, wdrażania i certyfikacji SZJ przedstawiono na tys. l. 6. Korzyści wynikające z wdrożenia Systemu Zapewnienia Jalw:ici Certyfikaty zgodności SZJ z wymaganiami Nom1 Międzym.rodowych ISO serii 9000 postrzegane są jako jedne z ważniejszych elementów walki z konkurencją. Wdrożenie i realizacja SZJ wg ISO serii 9000 prowadzi do: poprawy efektów ekonomicznych, lepszego zarządzania finną, zwiększenia klarowno ś ci co do odpowiedzialności na poszczególnych poziomach zarządzania jakością, lepszej obsługi klienta, postępu w osiągni ę ciu TQM (Totalne Zarządzanie poprzez Jako ~ić).
79 Analiza funkcjonującego systemu w kontekście wymagań norm ISO Dyrekcja Dyrekcja Powołanie zespołów autorskich do opracowania systemu Dyrekcja Wybór modelu Systemu Zapewnienia Jakości Zespoły autorskie Dyrekcja Sukcesywne opracowywanie dokumentów Zespoły autorskie ł T Wdrażanie Systemu Zapewnienia Jakości ednostki organizacyjne Zespól auditorów za_kł_adowych _ Dyrekcja
80 Jednostka certyfikująca Opracowanie i wykonanie' działań korekcyjnych,_,. Jednostka certy fi kująca Rekomendacja do zatwierdzeni~ : Jed nostka SZJ r certyfik ująca l.. Wydani(! certyfikatu Jednostka ce11yfikująca.. Jednostka certyfikująca N T Rys. Działania korygujące Czy (doskonalenie SZJ) działania korygujące osły oczekiwan L J ~--fi Utrata certyfikatu J rezultat l. Alg01ytm procesu opracowywania wdrażania 1 certyfikacji Systemu Zapewnienia Jakości N
81 Jako przykład korzyści wynikających z wdrożenia SZJ w 1994 roku w WSK,, PZL-Rzeszów" jest kształtowanie się, przed i po j ego wprowadzeniu, wybranych wskaźników ekonomicznych (rys. 2) [7). c:::::::l!sprzedaż Oli!!I3 Straty -+-Wskaźnik strat, % 1992 1993 1994 1995 1996 1997 Roi' rozliczeniowy Rys. 2. Kształtowanie się strat zewnętrznych i wewnętrznych w stosunku do sprzedaży (liniami przerywanymi zaznaczono przewidywaną dynamikę zmian) 5. Literatura [l] Patejuk A.: System odbioru produkcji specjalnej w odlewnictwie. Solidication o f metais and alloys. 26. ( 1996), 62-68. [2] Zasady przebiegu produkcji i odbioru ilościowo jakościowego lnstmkcja 41 N 96 (projekt) 1996. [3] K.rólas L.: Metodyka opracowama i wdrożenia Systemu Zapewnienia Jakości. Solidication ofmetals and alloys. 26. (1996), 15-25. [4]?odstawowe zagadnjenia Ce1tyfikacji i Zapewnienia Jako ś ci (materiały szkoleniowe). Wyd. BWSN-MON. 1997. [5] Król W.: Zapewnienie jakości w świetle wymaga1'1 międzynarodowy c h nonn ISO 9000. (mateliały szkoleniowe) 1995. [6] Ożóg A. : Konsulting, Audity jakości, Rzeczoznawstwo. Kursokonferencja " Wdrażani e Systemów Zapewnienia Jakości ". Międzybrodzie Żywiecki e (1995). [7] Brudniak S. : Proces wdrażania i ce1tyfikacji Systemu Zapewnienia Jako śc i. Solidication o f metais and alłoys. 26. ( 1996 ), 35-41.