Zmiany stawek VAT w programach DOS-owych.

Zmiany stawek VAT w programach DOS-owych. W związku z wejściem w życie ustawy o zmianie stawek VAT, firma ETOB-RES proponuje następujący scenariusz postępowania dla użytkowników systemów działających na platformie DOS. 1. System Finansowo Księgowy wersja 5.02 System Finansowo-Księgowy jest gotowy na obsługę nowych stawek VAT. W okresie przejściowym będą obowiązywać zarówno nowe jak i stare stawki VAT. W związku z tym w systemie Finansowo-Księgowym należy dopisać nowe stawki VAT zachowując stare. Należy to zrobić w dwóch miejscach: a. Słownik Stawki VAT W słowniku Stawki VAT trzeba dopisać nowe stawki 5%, 8%, 23%. b. Słownik Konta VAT W słowniku Konta VAT trzeba uzupełnić dane potrzebne do stworzenia rejestrów VAT. Należy dopisać rubryki: N23, V23, N8, V8, N5 i V5 i odpowiadające im konta księgowe dla rejestrów S - sprzedaży i Z zakupu. c. Rejestry zakupu i sprzedaży tworzą się w oparciu o zarejestrowane dokumenty. 2. Program FASP Fakturowania sprzedaży VAT wersja 10.6 Program w obecnej wersji jest gotowy na obsługę nowych stawek VAT. Aby system poprawnie obsługiwał nowe stawki należy: a. W funkcji PARAMETRY-> Zmiana parametrów systemu-> Parametry księgowe uzupełnić : stawki podatku VAT konta rozrachunku z tyt. VAT ( wg stawek) konta rozrachunku z tyt. zawieszenia VAT Obecna struktura parametrów systemu pozwala na wprowadzenie maksymalnie 8 stawek VAT. Jeśli firma stosuje więcej stawek (przypominamy, że na początku roku mogą obowiązywać stare i nowe stawki) należy zwrócić się do ETOB-RES o nową strukturę parametrów. b. W kartotece towarów i usług zmienić stawki VAT, a dla stawek obniżonych również PKWiU z datą obowiązywania od 01.01.2011r. 1

c. W nowej wersji systemu zostanie dodana funkcja umożliwiająca grupową zmianę stawek VAT analogiczna do funkcji zmieniającej ceny. Wersja ta będzie dostępna od 03.01.2011r. (patrz pkt 8). d. Program pozwala na stosowanie wszystkich stawek VAT wpisanych do parametrów przy wystawianiu dokumentów sprzedaży. Podatek VAT podpowiadany jest z aktualnej stawki VAT dla towaru w kartotece towarów i usług. Możliwa jest również zmiana podatku VAT w trakcie wystawiania dokumentu na inną niż ta z kartoteki towarów i usług. e. Rejestr sprzedaży tworzy się na podstawie wystawionych dokumentów sprzedaży. Wszystkie stawki VAT, które występują w dokumentach sprzedaży pojawią się w rejestrze sprzedaży i dla stawek tych zostaną wydrukowane sumy. 3. Program GMF Gospodarka Materiałowa Sprzedaż wersja 9.15 W obecnej wersji systemu program pozwala na obsługę nowych stawek VAT. Zmiana stawek VAT dotyczy sprzedaży materiałów z magazynu i tworzonych na podstawie dokumentów sprzedaży rejestrów sprzedaży VAT. Aby po 01.01.2011r. program działał poprawnie należy: a. W programie GMS- Gospodarka Materiałowa usługi serwisowe w funkcji PARAMETRY-> Słowniki systemu -> Słownik stawek VAT -> Aktualizacja dopisać nowe stawki VAT i jeśli faktury będą eksportowane do systemu FK - odpowiadające im konta księgowe podatku VAT i konta księgowe podstawy VAT (netto). b. W kartotece towarów i usług zmienić stawki VAT, a dla stawek obniżonych również PKWiU z datą obowiązywania od 01.01.2011r. c. Podczas wystawiania faktur sprzedaży program podpowiada stawki VAT z kartoteki towarów i usług. W obecnej wersji systemu nie ma możliwości zmiany stawki VAT pobranej z kartoteki na edytowanym dokumencie. d. Rejestr sprzedaży tworzy się na podstawie wystawionych dokumentów sprzedaży. Wszystkie stawki VAT, które występują w dokumentach sprzedaży pojawią się w rejestrze sprzedaży i dla stawek tych zostaną wydrukowane sumy. e. Od 3.01.2011 r. dostępna będzie nowa wersja programu (patrz pkt. 8) umożliwiająca: zmianę stawki VAT na dokumencie sprzedaży grupową zmianę stawek VAT w kartotece towarów i usług. 2

4. Program STUS Sprzedaż towarów i usług Program STUS w obecnej wersji jest przygotowany na obsługę nowych stawek VAT. a. Aby przygotować się do obsługi nowych stawek VAT od 2011 r. należy: Zakończyć rok 2010 przy użyciu istniejącego programu (dotyczy to również inwentaryzacji tzn. jeśli robiona jest inwentaryzacja, to najpóźniej na 31/12/2010; również jej rozliczenie). Wykonać funkcję Przejścia na nowy miesiąc wygenerowana zostanie baza danych na styczeń 2011 roku. W słowniku Stawek VAT dopisać nowe (nie usuwamy istniejących), obowiązujące firmę stawki VAT (jeśli prowadzona jest fiskalizacja sprzedaży na drukarce fiskalnej, to dodanym stawkom VAT przydzielić trzeba odpowiednie litery - takie jak zdefiniował serwisant DF). Zmienić stawki VAT towarów/usług w kartotece INDEKSOWEJ (dla parametrów czas aktualny: Rok/Miesiąc - 2011/01). Poprawić wzorce dokumentów w których występują stawki VAT (należy zachować istniejące wzorce gdyby wystąpiła potrzeba przedrukowania dokumentów sprzed roku 2011). b. Dla wsparcia firm w kwestii zmiany stawek VAT towarów/usług w kartotece INDEKSOWEJ powstał program, który umożliwia grupową zmianę stawek VAT wg następującej konwencji: dla wskazanej grupy asortymentowej i wskazanej stawki VAT program wytypuje indeksy i wpisze nową stawkę VAT. gdy pominiemy wskazanie grupy asortymentowych to program wytypuje indeksy o wskazanej stawce VAT i wpisze nową stawkę VAT. Program dostępny jest na zamówienie od 20.12.2010r. c. Można skorzystać z najnowszej wersji programu STUS, która zawiera funkcję Automatyczna zmiana stawek VAT. Przed wymianą wersji należy: rozpoznać i podać do ETOB-RES numer wersji programu zainstalowanego u klienta w związku z wymaganą w takim przypadku zmianą struktur bazy danych (patrz pkt.8), rozpoznać i podać do ETOB-RES typ użytkowanej drukarki fiskalnej (patrz pkt.8). 3

d. Aktualizacja wzorców dokumentów w związku ze zmianami stawek patrz pkt 8. 5. Program REZA Rejestr zakupu Program REZA obsługiwał tylko stawki VAT :22%, 7%, 0% i ZW- zwolniona. Aby móc poprawnie obsługiwać nowe stawki VAT należy wymienić wersje programu. Nowa wersja będzie dostępna od 03.01.2011r. Aby poprawnie obsługiwać nowe stawki VAT w nowej wersji programu należy: a. Uzupełnić słownik Grupy kont VAT dla nowych stawek analogiczne jak dla stawek poprzednio obowiązujących. Stare stawki muszą zostać zachowane ze względu na równoległe stosowanie nowych i starych stawek w okresie przejściowym. b. Rejestrować dokumenty zakupu wykorzystując nowe stawki i jeśli to konieczne stare. c. Rejestry zakupu wydrukują się na podstawie zarejestrowanych dokumentów wykorzystując stare i nowe stawki VAT. d. Tryb wymiany wersji patrz punkt 8. 6. Programu CZAR Program CZAR jest przygotowany na zmianę stawek VAT od 2011r. Poniżej opisano jak należy postępować, aby właściwie przygotować się do obsługi tych stawek: a. Zamykamy miesiąc 2010/12 przy użyciu funkcji Otwarcie nowego miesiąca, tak jak dotychczas. Program tworzy nowy katalog dla nowego roku 2011, gdzie skopiowane zostaną kartoteki zawierające aktualne dane i utworzony zostanie bilans otwarcia dla roku 2011. b. Na pulpicie należy utworzyć nową ikonę dla katalogu 2011 w podany poniżej sposób: ustawić kursor na ikonie z roku 2010 kliknąć prawy przycisk myszki i wybrać opcję Kopiuj (klikając lewym przyciskiem myszki) ustawić kursor w wolnym obszarze pulpitu 4

kliknąć prawy przycisk myszki i wybrać opcję Wklej (klikając lewym przyciskiem myszki) utworzy się nowa ikona o dotychczasowej nazwie poprzedzonej słowem Kopia ustawić kursor na nowej ikonie kliknąć prawy przycisk myszki i wybrać opcję Zmień nazwę (klikając lewym przyciskiem myszki) udostępnione zostanie pole do edycji nazwy. Należy wpisać żądaną nazwę np. CZAR 2011 itp. Ponownie ustawić kursor na nowej ikonie kliknąć prawy przycisk myszki i wybrać opcję Właściwości (klikając lewym przyciskiem myszki) we właściwościach ikony kliknąć na zakładkę Program w wierszu polecenia i katalogu roboczym, w miejscach, gdzie występuje sekwencja znaków 10, należy je zamienić : z 10 na 11 ( np. z C:\CZAR\C10 na C:\ CZAR\C11 ) kliknąć przycisk Zastosuj, a następnie przycisk OK znajdujące się na dole formatki Właściwości. c. Uruchomić program CZAR na rok 2011 przy pomocy nowej ikony. d. Należy uaktualnić Tabelę stawek VAT oraz Stawki podatku VAT dla stawek czynszu według nowych obowiązujących stawek. e. Wykonać funkcję Obliczanie należności czynszowych w celu wyliczenia nowych należności wg zmienionych stawek. f. Wykonać funkcję Przetwarzanie korygujące w celu uaktualnienia Kartoteki RNW (rozliczenie należności i wpłat). Przy uruchamianiu tej funkcji pojawia się pytanie Czy sprawdzać bilans otwarcia?. Jeśli po otwarciu nowego roku dokonywane były jeszcze zmiany w starym roku, wówczas należy zaznaczyć tę opcję na T (Tak), aby uaktualnić bilans otwarcia. Jeśli nie było żadnych poprawek, to pozostawiamy N (Nie). 7. Program FI -Finansowanie Inwestycji Program FI Finansowanie inwestycji jest częściowo przygotowany na zmianę stawek VAT. Poniżej opisano co należy zrobić, aby przygotować program do pracy z nowymi stawkami VAT. a. Do końca roku 2010 należy pracować przy dotychczasowych stawkach VAT. 5

b. Od początku 2011 roku w funkcji Wykaz budynków i cen 1 m2 należy uaktualnić stawki VAT dla bieżących inwestycji. c. Podczas rejestracji wpłat stawka VAT domyślnie odczytywana jest dla danej inwestycji wg zapisu w ww. kartotece (pkt 2), ale można ją zmieniać przy edycji wpłaty. d. W funkcjach: Harmonogram wpłat, Roboty dodatkowe i rezygnacje oraz Dodatkowe koszty program odczytuje stawki VAT dla danej inwestycji. Nowa wersja programu pozwala na edycję stawki VAT przy dodawaniu i poprawie zapisów w wymienionych funkcjach. Podczas wprowadzania zmian w zapisach sprzed 2011 roku wystarczy tylko wpisać odpowiednią stawkę VAT. W przypadku starej wersji programu, należałoby przed taką poprawą przywrócić czasowo starą stawkę VAT dla tej inwestycji, a po modyfikacji znów zmienić na nową. Takie działanie może być dosyć uciążliwe. e. W nowej wersji programu (dostępnej od 03.01.2011) do wydruków Harmonogram wpłat oraz Roboty dodatkowe i rezygnacje dodana została kolumna zawierająca stawkę VAT. 8. Tryb aktualizacji oprogramowania w związku ze zmianami stawek VAT. Wszystkie zmiany naszego oprogramowania o oraz prace konsultantów udzielane w zdalnym trybie lub w siedzibie ETOB-RES zostaną wykonane nieodpłatnie. Odpłatne będą jedynie usługi i dojazd w przypadku prac świadczonych w siedzibie Klienta. Wszystkie nowe wersje programów będą do pobrania z naszej strony internetowej WWW.etobres.pl. W zakresie działań wykonywanych przez samych użytkowników zapewnimy konsultacje naszych pracowników. Dotyczy to między innymi sytuacji gdy Klient sam pobierze odpowiednią wersję programu z naszej strony internetowej i sam wykona wszystkie działania. Wsparcie w zakresie zmian wynikających ze zmian VAT z czynnym udziałem naszych pracowników będą wykonywane z zachowaniem następujących zasad: a) bezpośredni udział pracowników ETOB-RES w modyfikacji poszczególnych programów Klienta musi być zainicjowany przez niego przesłaniem drogą elektroniczną na adres: wdrozenia@etobres.pl zgłoszenia zawierającego następujące informacje niezbędne do jego realizacji: Oczekiwana data modyfikacji oprogramowania u Klienta 6

Informacja o aktualnych możliwościach zdalnego dostępu do komputerów na których użytkowany jest program (Istnieje, Nie jest wdrożony ale istnieje dostęp do internetu z tego komputera, Nie ma możliwości zdalnego połączenia) Dane pracownika odpowiedzialnego ze strony Klienta za modyfikacje (nazwisko, telefon, e-mail) Nazwa i numer wersji użytkowanego programu Informacje określające programy i działania spośród wymienionych w opisie, które zdaniem Klienta powinni wykonać nasi pracownicy. b) Po otrzymaniu zgłoszenia właściwi konsultanci naszej firmy doprecyzują w porozumieniu z użytkownikami tryb realizacji. Potwierdzą informacje kiedy będą realizowane prace i kto będzie je przeprowadzał ze strony ETO- B-RES. c) Udział naszych pracowników w modyfikacji programów naszych Klientów będzie realizowany zgodnie z uzgodnionym trybem. 7