WOJEWODA OPOLSKI FBC.V.1611.4.2015 Opole, 6 lipca 2015 r. Pan Marek Brach Opolski Wojewódzki Inspektor Farmaceutyczny w Opolu WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1, art. 175 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 1, 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2 oraz art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 3 w dniach od 27 kwietnia do 14 maja 2015 r. Opolski Urząd Wojewódzki w Opolu przeprowadził w Wojewódzkim Inspektoracie Farmaceutycznym w Opolu (ul. Plebiscytowa 5, 45-380 Opole - dalej: Inspektorat) kontrolę problemową, której przedmiotem była realizacja planu finansowego na 2014 r., w tym skuteczna realizacja dochodów budżetowych i oszczędne gospodarowanie środkami publicznymi. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 r. Kontrola została przeprowadzona przez Henryka Wróbla i Halinę Małolepszą starszych inspektorów w Wydziale Finansów, Budżetu i Certyfikacji Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego na podstawie upoważnień Wojewody Opolskiego znak: FBC.V.057.7.2015 i FBC.V.057.8.2015 z dnia 17 kwietnia 2015 r. W wyniku kontroli działalność Inspektoratu w kontrolowanym zakresie, ocenia się jako pozytywną z nieprawidłowościami. Powyższa ocena ogólna wynika z ocen cząstkowych obszarów objętych kontrolą. Formułując ocenę pozytywną z nieprawidłowościami uwzględniono w szczególności: realizację dochodów budżetowych i terminowe przekazywanie ich na rachunek dochodów budżetu państwa, dokonywanie wydatków zgodnie z planem oraz terminowe sporządzanie sprawozdań budżetowych. 1 (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) 2 (Dz. U. z 2013 r., poz.885, z późn. zm.) 3 (Dz. U. z 2015 r., poz. 525) Opolski Urząd Wojewódzki, ul. Piastowska 14, 45-082 Opole, www.opole.uw.gov.pl
2 Ujawnione w wyniku kontroli nieprawidłowości dotyczyły: wykazania w sprawozdaniu Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa za rok 2014 w dwóch przypadkach danych w zakresie wykonania wydatków niezgodnych z ewidencją księgową, dokonywania wydatków w wysokościach i terminach niewynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, nieprowadzenia kont pozabilansowych: Plan finansowy wydatków budżetowych oraz Plan finansowy wydatków budżetowych w układzie zadaniowym, a także nieokreślenia zasad w tym zakresie w polityce rachunkowości Inspektoratu. I. Realizacja dochodów budżetowych. 1. Z zaplanowanych na 2014 r. dochodów budżetowych w kwocie 214.000 zł, Inspektorat zrealizował dochody w wysokości 320.799,23 zł (149,91%). Analiza realizacji planu dochodów z podstawowej działalności na przestrzeni lat 2011-2014 wykazała, że Inspektorat nieprecyzyjnie planował dochody należne budżetowi państwa. W 2014 r. Inspektorat zaniżył planowane do uzyskania dochody o 100.906,98 zł, (ok. 55%) 4, natomiast w okresie 2011-2013 średniorocznie o około 148 tys. zł (177%). Odnosząc się do kwestii planowania dochodów, Opolski Wojewódzki Inspektor Farmaceutyczny (dalej: Wojewódzki Inspektor) w pisemnym wyjaśnieniu podał: ( ) planowanie wciąż zwiększającej się sumy dochodów w tym zakresie wydaje się nieracjonalnym i może prowadzić do znacznie przeszacowanych wartości. Zgodnie z corocznymi wytycznymi Ministerstwa Finansów, na etapie opracowywania projektu budżetu należało zwrócić uwagę na konieczność precyzyjnego planowania dochodów budżetu państwa, którego podstawę powinna stanowić pełna i rzetelna informacja o należnych budżetowi państwa dochodach, o czym Inspektorat został poinformowany pismem dyrektora Wydziału Finansów Budżetu i Certyfikacji Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego 5. Tak więc wyjaśnienie nie zasługuje na uwzględnienie. W toku kontroli sprawdzeniu poddano realizację dochodów budżetowych na kwotę 92.423,63 zł (28,81% uzyskanych dochodów), z tego na kwotę 82.006,98 zł z tytułu udzielonych pozwoleń na prowadzenie apteki ogólnodostępnej i zmian zezwolenia na prowadzenie apteki i punktu aptecznego oraz na kwotę 10.416,65 zł z tytułu wykonywania badań próbek produktów leczniczych, wyrobów medycznych oraz badań laboratoryjnych. Stwierdzono, że dochody budżetowe prawidłowo ustalono i ujęto w ewidencji księgowej. 4 plan 184.000 zł, wykonanie 284.906,98 zł 5 z dnia 28 czerwca 2013 r. znak: FBC-I.3110.2.2013.ŁK.
3 2. Zrealizowane dochody Inspektorat terminowo przekazywał na centralny rachunek bieżący budżetu państwa, zgodnie z zapisami 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa 6. Na koniec 2014 r. nie wystąpiły należności pozostałe do zapłaty. W badanym okresie nie stosowano ulg w spłatach należności budżetowych. II. Wykonanie wydatków budżetowych oraz ich udokumentowanie. 1. Plan finansowy Inspektoratu na rok 2014 ustalony w wysokości 754.200 zł, wykonano w kwocie 753.337,83 zł. Niewykorzystane środki 862,17 zł zwrócono na rachunek bankowy wojewody opolskiego do końca 2014 r. W trakcie kontroli ustalono, że w Inspektoracie nie uwzględniono w polityce rachunkowości oraz nie prowadzono konta pozabilansowego 980 Plan finansowy wydatków budżetowych, wymaganego rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa ( ) 7. Kontrolą objęto wydatki poniesione przez Inspektorat w łącznej kwocie 128.243,13 zł (17,02%), m.in. na zakup: materiałów i wyposażenia, usług remontowych i pozostałych, dostępu do sieci Internet, telekomunikacyjnych, energii oraz opłat za utrzymanie pomieszczeń, podróże służbowe, różne składki, a także opłat na rzecz budżetu jednostek samorządu terytorialnego. Wykonane wydatki były zgodne z planem finansowym, celowe oraz prawidłowo udokumentowane, z wyjątkiem wydatków za energię elektryczną opisanych poniżej w pkt. 2 niniejszego projektu wystąpienia pokontrolnego. Na przykładzie wydatków poniesionych w kwocie 24.834,11 zł ustalono, że przestrzegano obowiązujące w Inspektoracie uregulowania wewnętrzne, określające sposób udzielenia zamówień publicznych. Wybór wykonawców zamówień był poprzedzony udokumentowanym badaniem oferty rynkowej. Wartość udzielonych zamówień nie przekraczała ustawowych progów kwotowych obligujących do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 8. W zakresie gospodarki samochodowej ustalono, że jednostka na dzień 31 grudnia 2014 r. posiadała jeden samochód służbowy marki Skoda. Kontrola kart drogowych wystawionych w styczniu i grudniu 2014 r. wykazała, że nie zawierały one niektórych wymaganych danych 9. W pisemnym wyjaśnieniu złożonym w toku kontroli Wojewódzki Inspektor podał, że obowiązujące w tym zakresie zarządzenie zostanie w najbliższym czasie uszczegółowione. 6 (Dz. U. z 2014, poz. 82 z późn. zm.). 7 w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289) 8 (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.) 9 wpisu stanu paliwa przy otrzymaniu karty drogowej i zwrocie karty drogowej, stanu licznika przy wyjeździe i powrocie, zużycia paliwa wg. norm i rzeczywistego zużycia, podpisu osoby merytorycznie rozliczającej kartę drogową
4 2. W toku kontroli ewidencji księgowej wydatków w zakresie zużycia energii elektrycznej ustalono, że w dniu 29 grudnia 2014 r., pomimo braku dowodu do zapłaty faktury, przelano tytułem zaliczka za fakturę (WB nr ks.553): kwotę 4.000,00 zł na rachunek bankowy firmy TAURON Dystrybucja S.A. (faktura nr 4120044729 z 30 grudnia 2014 r. na kwotę 1.036,30 zł z terminem płatności 26 stycznia 2015 r. - wpływ do Inspektoratu 13 stycznia 2015 r.), kwotę 7.000,00 zł na rachunek bankowy Spółki Akcyjnej ENEA Poznań (faktura nr 14/1733/31 z 9 stycznia 2015 r. na kwotę 1.929,55 zł z terminem płatności 23 stycznia 2015 r. - wpływ do Inspektoratu 16 stycznia 2015 r.). Pismem z dnia 15 maja 2015 r. Wojewódzki Inspektor przedłożył wyjaśnienie udzielone przez głównego księgowego, w którym podała: Środki finansowe w kocie 4.000 zł i 7.000 zł dla firm TAURON i ENEA dostarczające energię elektryczną ogrzewającą między innymi pomieszczenia Inspektoratu zostały zapłacone zaliczkowo w wyżej wymienionych kwotach ponieważ po przeanalizowaniu warunków atmosferycznych, rachunków wcześniejszych i uzgodnieniu telefonicznym z osobami pracującymi w tych firmach uznałam, że kwoty przekazane pokryją w części lub całości faktyczne zużycie energii. Mając na uwadze konieczność racjonalnego zarządzania środkami publicznymi, opisane powyższej działanie Inspektoratu należy uznać za niewłaściwe i niegospodarne, a złożone w tej sprawie wyjaśnienie nie zasługuje na uwzględnienie. Dokonywanie wydatków w wysokościach i terminach niewynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, stanowi naruszenie przepisów art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 3. Inspektorat w 2014 r. w ramach funkcji 20 Zdrowie, realizował zadanie 20.3.W Polityka lekowa oraz 1 podzadanie i 2 działania. Analiza zarządzenia Nr 2/2012 Wojewódzkiego Inspektora z dnia 28 lutego 2012 r. wprowadzającego zasady planowania i wykonywania budżetu w układzie zadaniowym wykazała, że nie ustalono zasad prowadzenia ewidencji księgowej planu i wykonania wydatków oraz zobowiązań w układzie zadaniowym. Ponadto nie określono sposobu rozliczania wydatków płacowych pracowników pośrednio związanych z realizacją działań merytorycznych. W Inspektoracie nie uwzględniono w polityce rachunkowości oraz nie prowadzono konta 990 Plan finansowy wydatków budżetowych w układzie zadaniowym, wymaganego rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa ( ). Budżet zadaniowy księgowany był z wykorzystaniem funkcjonalności programu finansowego 10, który umożliwiał generowanie na koniec okresu sprawozdawczego zestawienia planu po zmianach oraz poniesionych wydatków w układzie zadaniowym. Wydatki ewidencjonowano na podstawie wyciągów bankowych, na których brak było dekretacji w układzie zadaniowym. 10 na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki budżetowej
5 Dane w zakresie wykonanych wartości mierników dla objętych kontrolą działań 20.3.2.1.W i 20.3.2.6.W, Inspektorat ustalił w oparciu o dokumenty źródłowe sporządzone przez komórki merytoryczne. Stwierdzono, że wielkości wykonania miernika wykazane w sprawozdaniach w układzie zadaniowym były zgodne z ww. dokumentacją. III. Sprawozdawczość budżetowa. Sprawozdania budżetowe zostały sporządzone w terminach określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej 11. Stwierdzono natomiast, że w sprawozdaniu Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa za rok 2014 w dwóch przypadkach wykazane dane w zakresie wykonania wydatków różniły się od zapisów w ewidencji księgowej, jn.: (zł) Lp. Nazwa paragrafu Według sprawozdania Rb-28 Według konta 130 Różnica 1 4210 Zakup materiałów i wyposażenia 42.483,65 42.508,25-24,60 2 4300 Zakup usług pozostałych 40.984,31 40.837,94 146,37 W złożonym wyjaśnieniu główny księgowy, jako przyczyny wystąpienia ww. niezgodności, wskazała m.in. błędne księgowanie wydatków i niezachowanie czystości obrotów w ewidencji księgowej. Wykazanie w sprawozdaniu danych niezgodnych z ewidencją księgową narusza przepis 9 ust. 1 i ust. 2 przywołanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów. IV. Zgłoszone zastrzeżenia do projektu wystąpienia pokontrolnego. Na podstawie przepisu art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej, Wojewódzki Inspektor pismem z dnia 15 czerwca 2015 r. zgłosił zastrzeżenie do projektu wystąpienia pokontrolnego znak: FBC.V.1611.4.2015 z dnia 8 czerwca 2015 r. Po dokonanej analizie treści zastrzeżenia, Dyrektor Wydziału Finansów, Budżetu i Certyfikacji Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego oddalił w całości zastrzeżenie do projektu wystąpienia pokontrolnego, przedstawiając swoje stanowisko w piśmie znak: FBC.V.1611.4.2015 z dnia 25 czerwca 2015 r. skierowanym do Wojewódzkiego Inspektora. Wobec powyższego, w myśl art. 46 ust. 1 przywołanej wyżej ustawy, niniejsze wystąpienie pokontrolne obejmuje treść projektu wystąpienia pokontrolnego. 11 (Dz. U. z 2014 r., poz. 119)
6 W związku z ustaleniami kontroli, wnoszę o podjęcie stosownych działań w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości, poprzez realizację podanych niżej zaleceń: 1. Precyzyjnie planować dochody należne budżetowi państwa. 2. Zaktualizować przyjęte w Inspektoracie zasady rachunkowości w zakresie ewidencjonowania wydatków, a także zobowiązań w układzie zadaniowym. 3. Przyjąć metodologię przypisywania wydatków bezpośrednich i pośrednich do poszczególnych działań w układzie zadaniowym, odzwierciedlającą rzeczywiste koszty ich realizacji. 4. Wykazywać w sprawozdaniach budżetowych dane w zakresie wykonania wydatków zgodne z ewidencją księgową. 5. Uszczegółowić zasady gospodarki samochodowej w sposób pozwalający na prawidłowe prowadzenie kart drogowych i rozliczanie paliwa w samochodzie służbowym. 6. Dokonywać wydatki w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Na podstawie art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej, proszę o poinformowanie o sposobie wykonania zaleceń, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. WOJEWODA OPOLSKI Ryszard Wilczyński