System FOKUS moduł PPUS Program Płatnika Urzędu Skarbowego przesyłanie elektronicznych dokumentów podatkowych do systemów Ministerstwa Finansów JPK i e-deklaracje instrukcja instalacji i użytkowania Autor : Piotr Zielonka Studio Programistyczne Piotrków Tryb., styczeń 2010r. maj 2017r.
Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 2) Spis treści Przeznaczenie aplikacji... 3 Do czego nie służy aplikacja PPUS... 3 Licencjonowanie i wsparcie techniczne... 4 Informacje dla informatyka... 5 Uwagi techniczne... 5 Uwagi dotyczące przetwarzania danych osobowych... 6 Instalacja... 7 Znane problemy... 10 Informacje dla użytkowników programu... 12 Tok postępowania przy wysyłaniu e-deklaracji... 13 Tok postępowania przy wysyłaniu JPK... 22 Uwagi końcowe... 23
Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 3) Przeznaczenie aplikacji Zadaniem aplikacji Program Płatnika Urzędu Skarbowego 1, zwanej dalej PPUS, jest ułatwienie i zautomatyzowanie czynności związanych z przekazywaniem do systemów informatycznych Ministerstwa Finansów danych w postaci tzw. Jednolitych Plików Kontrolnych (dalej JPK) oraz z elektronicznych deklaracji podatkowych (np. PIT-11, PIT-40, VAT-7, itp.). Wykaz dokumentów, które można przekazywać drogą elektroniczną oraz zakres ich danych informacyjnych wynika z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 czerwca 2013r. w sprawie określenia rodzajów deklaracji, które mogą być składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz z kolejnych rozporządzeń, które je zmieniają. Aplikacja PPUS przeznaczona jest dla płatników i podatników, których systemy księgowe generują pliki XML, zawierające dane JPK lub deklaracji podatkowych, ale same nie posiadają funkcji wysyłania tych dokumentów do systemu JPK lub e-deklaracje. W zakresie przesyłania deklaracji podatkowych aplikacja PPUS obsługuje wyłącznie dokumenty jednopozycyjne (tzn. nie obsługuje dokumentów zbiorczych PIT-11Z, PIT-40Z, itp. wysyłanych do tzw. bramki UBD). Nie oznacza to jednak konieczności wysyłania dokumentów pojedynczo aplikacja pozwala na ich zbiorcze załadowanie, podpisanie i wysłanie. Obecna wersja aplikacji PPUS obsługuje podpisywanie dokumentów wyłącznie przy użyciu podpisu weryfikowanego tzw. kwalifikowanym certyfikatem. Nie obsługuje podpisu w postaci tzw. danych autoryzujących. Należy pamiętać, że składanie podpisu elektronicznego pod deklaracjami podatkowymi innego płatnika wymaga wcześniejszego upoważnienia osób składających podpis do ich występowania w imieniu tego właśnie płatnika. Dokonuje się tego poprzez złożenie w urzędzie skarbowych druku UPL. Szczegółowe informacje na temat zasad składania deklaracji podatkowych w formie elektronicznej są dostępne na stronie internetowej systemu e-deklaracje Ministerstwa Finansów : www.e-deklaracje.gov.pl. Natomiast informacje dotyczące plików JPK znajdują się pod adresem : www.mf.gov.pl/krajowa-administracja-skarbowa/dzialalnosc/jednolity-plik-kontrolny. Do czego nie służy aplikacja PPUS Aplikacja nie służy do ręcznego wypełniania formularzy podatkowych. Aplikacja nie służy do przygotowywania plików XML, zawierających dane do wysyłki. Pliki takie muszą pochodzić z systemu księgowego użytkownika. 1 Nazwa nawiązuje do popularnego Programu Płatnika ZUS, aczkolwiek funkcjonalność aplikacji PPUS jest znacznie skromniejsza.
Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 4) Licencjonowanie i wsparcie techniczne Aplikacja PPUS w wersji 2017.x.x dostępna jest: nieodpłatnie dla wszystkich zainteresowanych w celu przesyłania dowolnej liczby dokumentów podatkowych do bramki testowej systemów e-deklaracje oraz JPK, nieodpłatnie dla wszystkich zainteresowanych w celu przesyłania dokumentów podatkowych do bramki produkcyjnej systemów e-deklaracje oraz JPK, o ile liczba dokumentów wysłanych nie przekracza 20 szt. odpłatnie dla licencjonowanych użytkowników w celu przesyłania dokumentów podatnika za rok 2017 lub dokumentów płatnika za rok 2016 do bramki produkcyjnej systemów e-deklaracje oraz JPK, w ramach limitu wynikającego z zakupionego pakietu. Instalując aplikację PPUS użytkownik przyjmuje do wiadomości zasady jej licencjonowania i zobowiązany jest do ich przestrzegania. Dla zapewnienia kontroli nad przestrzeganiem postanowień licencyjnych, autor zastrzega sobie prawo otrzymywania od użytkownika informacji statystycznych dotyczących liczby przesłanych deklaracji, w tym do otrzymywania powiadomień z aplikacji o liczbie wysłanych dokumentów oraz o ewentualnej próbie wysłania dokumentów bez wymaganej licencji. W nieodpłatnym trybie licencjonowania użytkownik aplikacji nie jest uprawniony do korzystania z pomocy technicznej autora. Odpowiedź na większość znanych problemów znajdzie jednak w niniejszej instrukcji. W odpłatnym trybie licencjonowania użytkownik aplikacji jest uprawniony do korzystania z pomocy technicznej autora nie dłużej niż do 31 grudnia 2017 roku. Pomoc ta obejmuje kwestie dotyczące funkcjonowania i obsługi aplikacji. Nie obejmuje natomiast zagadnień pozostałych : zasad tworzenia dokumentów XML, współpracy z konkretnymi systemami księgowymi, problemów dotyczących instalacji i obsługi podpisu elektronicznego, problemów z dostępem sieciowym do bramki systemu e-deklaracje z komputera użytkownika, itp. W celu otrzymania oferty nabycia odpłatnej licencji na użytkowanie aplikacji PPUS, użytkownik kontaktuje się z autorem programu, wysyłając mail na adres biuro@zielonka.info.pl. Ze względu na szeroki wachlarz zagadnień, dotyczących całego procesu tworzenia poprawnych plików XML z treścią dokumentów, opatrywania ich podpisem elektronicznym, wysyłania oraz odbierania potwierdzeń, występuje szereg problemów zarówno technicznych, jak i merytorycznych. Dla ich uniknięcia, wymagane jest, aby użytkownicy zapoznali się z treścią odpowiednich aktów prawnych, procedur, opisów struktur danych oraz z instrukcjami opublikowanymi na stronie systemu JPK i systemu e-deklaracje, a także z niniejszą instrukcją. Poprawność przekazania dokumentów przy użyciu aplikacji PPUS można zweryfikować przy użyciu oferowanych przez nią funkcji, ale także przy użyciu mechanizmów oferowanych przez systemy Ministerstwa Finansów. Korzystanie z aplikacji PPUS nie zwalnia jej użytkownika od odpowiedzialności za terminowe przekazanie poprawnych dokumentów podatkowych do organów administracji skarbowej.
Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 5) Część I. Informacje dla informatyka Uwagi techniczne Pod względem sprzętowo-systemowym aplikacja wymaga na końcówkach : a) komputera klasy IBM PC z dostępem do Internetu, b) systemu operacyjnego Microsoft Windows XP SP3, Windows Vista, Windows 7, Windows 8 lub Windows 10, c) ekranu o rozdzielczości min. 1024x768 (zalecane jest 1680x1080), d) zainstalowanego komponentu Chilkat Activex (dołączonego do wersji instalacyjnej), e) zainstalowanych komponentów do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego (od dostawcy podpisu elektronicznego), f) niektóre funkcje programu wymagają zainstalowania aplikacji Adobe Acrobat Reader wymagana jest wersja 9.x lub nowsza, w polskiej wersji językowej, g) niektóre funkcje programu wymagają przeglądarki internetowej umożliwiającej otwieranie aktywnych dokumentów PDF niektóre przeglądarki blokują takie dokumenty lub otwierają je przy pomocy własnych wtyczek, dlatego zalecana jest przeglądarka Internet Explorer. Program został stworzony przy pomocy kompilatora Microsoft Visual Fox Pro 9.0 SP2 i podczas pracy korzysta z plików runtime u. Pliki te znajdują się na serwerze, w katalogu, w którym zainstalowany jest program. Program wykorzystuje mechanizm Web Services z wykorzystaniem protokołu SOAP. Podczas pracy w środowisku sieciowym program może być uruchomiony jednocześnie na dowolnej liczbie końcówek. Jedyne ograniczenie stanowią możliwości serwera. Program należy uruchamiać bezpośrednio przez skrót do pliku PPUS.EXE z wykorzystaniem ścieżki uname lub lokalnej. Nie jest wymagane mapowanie dysku ani ustawianie żadnych zmiennych środowiskowych. Sam program nie wymaga oddzielnej instalacji na każdej stacji. Jedynie na końcówkach, na których wykonywane będzie podpisywanie i wysyłanie dokumentów należy zainstalować komponenty do obsługi podpisu elektronicznego oraz Chilkat Activex, zgodnie z opisem w rozdziale Instalacja.
Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 6) Uwagi dotyczące przetwarzania danych osobowych Podczas swej pracy, aplikacja PPUS przetwarza dane osobowe pochodzące z systemu księgowego użytkownika (nie umożliwia samodzielnego wprowadzania ani modyfikowania tych danych) nie wymaga zatem oddzielnej rejestracji u Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Należy ją określić w Polityce Bezpieczeństwa Informacji jednostki jako moduł pomocniczy systemu księgowego. Autor oświadcza, że dane osobowe ani kwotowe przetwarzane w aplikacji PPUS nie są w żadnym momencie przetwarzania przekazywane przez tę aplikację gdziekolwiek indziej niż na adres bramki właściwej dla systemu JPK albo dla systemu e-deklaracje Ministerstwa Finansów.
Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 7) Instalacja Program PPUS należy zainstalować w dowolnym katalogu, w którym jego użytkownicy posiadać będą uprawnienia do odczytu, zapisu i usuwania plików. Sama instalacja sprowadza się do rozpakowania wersji instalacyjnej (do pobrania ze strony www.ppus.pl) w wybranym katalogu. W rezultacie w katalogu tym powinny powstać plik PPUS.EXE i pliki DLL. Na każdej końcówce należy utworzyć skrót do tak zainstalowanego programu. Jeżeli końcówka będzie służyła tylko do przeglądania wysłanych dokumentów na tym instalację można zakończyć. Jeżeli z danej końcówki będą także przesyłane i podpisywane dokumenty albo odbierane potwierdzenia złożenia, należy z konta administratora wykonać pozostałe czynności opisane w tym rozdziale. Zainstalować komponent Chilkat Activex, poprzez uruchomienie instalatora zawartego w pliku Chilkatax-9.5.0-win32.msi (także dla 64-bitowej wersji systemu Windows). Ze względu na przewidywane podpisywanie dużej liczby dokumentów, należy włączyć w oprogramowaniu do obsługi kart kryptograficznych opcję tzw. trwałego PIN-u (jeżeli oprogramowanie ją posiada). Włączenie tej opcji zapewni, że wystarczy jednokrotne wprowadzenie PIN-u, aby podpisać naraz wiele dokumentów, W przypadku popularnego oprogramowania CryptoTech, opcję tę włącza się następująco: Zainstalować certyfikaty serwerów systemu e-deklaracje. Certyfikaty te można zainstalować standardowo, poprzez otwarcie w przeglądarce strony https:// bramki systemu, wyświetlenie i zainstalowanie certyfikatów, w sposób pokazany na poniższym rysunku.
Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 8) Dla wygody użytkowników, certyfikaty te zostały dołączone do wersji instalacyjnej i znajdują się w folderze o nazwie CERTYFIKATY. Należy je zainstalować w systemie operacyjnym końcówki, przy czym certyfikat MINFIN.CER należy zainstalować do magazynu głównych zaufanych wydawców: Certyfikaty w magazynach systemowych są widoczne albo na koncie maszyny albo dla określonych użytkowników. Konto użytkownika może więc wymagać dodania certyfikatów: o root (wystawca) do magazynu Zaufane główne urzędy certyfikacji o pośredni do magazynu Pośrednie urzędy certyfikacji Dla bramki produkcyjnej na dzień dzisiejszy powinno wyglądać to tak:
Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 9) Dla bramki testowej na dzień dzisiejszy powinno wyglądać to tak: Zaleca się sprawdzenie poprawności instalacji certyfikatów w magazynach systemowych przez wywołanie adresu opisu usługi w przeglądarce IE (tylko w tej): o https://bramka.e-deklaracje.mf.gov.pl/uslugi/dokumenty?wsdl o https://test-bramka.edeklaracje.gov.pl/uslugi/dokumenty?wsdl Brak komunikatów o niezaufanych połączeniach świadczy o tym, że certyfikaty zainstalowane są poprawnie. Po wykonaniu w.w. czynności aplikację można udostępnić użytkownikom wraz z przeznaczoną dla nich częścią instrukcji obsługi.
Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 10) Znane problemy Podczas użytkowania aplikacji mogą pojawić się rozmaite problemy, wymagające interwencji informatyka. Większość z nich będzie zapewne związana z samymi procedurami obsługi dokumentów elektronicznych w takich przypadkach rozwiązania należy szukać na witrynie www.e-deklaracje.gov.pl. Wystąpić też mogą problemy dotyczące samego użytkowania aplikacji PPUS. Należą do nich m.in.: Występują problemu podczas operacji wysyłania danych z XML do bramki w MF lub odbierania potwierdzenia: o Na końcówce nie został zainstalowany komponent Chilkat Activex: Komponent ten należy pobrać ze strony www.ppus.pl i zainstalować. o Na końcówce nie zostały zainstalowane certyfikaty serwera lub bramki w MF: o Połączenie internetowe realizowane jest przez serwer proxy, który blokuje wysyłanie, oczekując wprowadzenia swojego hasła. o Program antywirusowy (lub zapora sieciowa) wstrzymał działanie programu PPUS lub zablokował wysyłanie danych do bramki w MF. Występują problemy podczas operacji masowego wczytywania danych z XML do formularzy PDF 2 funkcją <Wczytaj dane do PDF>: o Zainstalowana jest inna przeglądarka plików PDF niż Adobe Acrobat Reader. o Program Acrobat Reader został zainstalowany w wersji innej niż 9.x lub DC, albo w wersji językowej innej niż polska. Jest to funkcja działająca wyłącznie przy użyciu wersji 9.x PL lub DC PL Acrobat Reader. Jeżeli zainstalowana jest inna wersja AR, należy skorzystać z funkcji pojedynczego wyświetlania formularzy PDF z danymi, przy użyciu przycisku <Wyświetl PDF z danymi>. o Użytkownik zakłóca działanie skryptu wczytującego, usiłując samodzielnie wprowadzać coś do formularza. o System jest obciążony licznymi, uruchomionymi aplikacjami. 2 Korzystanie z tej funkcji nie jest w ogóle wymagane dla prawidłowego obsłużenia wysyłki elektronicznych dokumentów podatkowych. Zapewnia ona tylko masową wizualizację danych na formularzach PDF.
Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 11) o W systemie uruchomiony jest proces przechwytujący polecenia generowane przez skrypt. Mechanizm wczytywania obsługiwany jest poprzez Windows Scripting Host. Istotne jest, aby uzmysłowić użytkownikom, że w trakcie działania skryptu mają nie klikać myszką, ani nie wpisywać żadnych tekstów z klawiatury. To aplikacja PPUS steruje uruchomionym formularzem interaktywnym, zastępując użytkownika w czynnościach wybierania opcji z menu, wprowadzania nazw plików, itp. Tylko pojawienie się okna z komunikatem Zatrzymano przetwarzanie na etapie... oznacza, że program przestał sterować formularzem i można przejąć mysz i klawiaturę. W takim przypadku należy zamknąć okienko Acrobat Reader (nie zachowując wprowadzonych zmian) i wznowić działanie funkcji programu, który będzie kontynuował ładowanie danych od miejsca, w którym się zatrzymał. Występują problemy podczas operacji wyświetlania potwierdzenia odbioru dokumentu funkcją <Pobierz UPO z MF>: o Zainstalowana jest domyślna przeglądarka internetowa, która nie obsługuje osadzonych w niej formularzy PDF albo obsługuje je przy pomocy własnej wtyczki. Zalecana przeglądarka to Microsoft Internet Explorer. o Zainstalowana jest inna przeglądarka plików PDF niż Adobe Acrobat Reader 9.x lub nowsza. Występują problemy podczas operacji <Wyświetl PDF z danymi> 3 : o Możliwość wyświetlania danych przy użyciu tej funkcji dotyczy tylko nowszych dokumentów za rok 2014 i następne, tj. co najmniej: PIT-4R (5), PIT-8AR (4), PIT-11 (21), PIT-40 (20), PIT-R (17), PIT-8C (7) i nowsze. Dla starszych formularzy możliwości takiej nie ma. Wynika to z faktu użycia do tego celu oficjalnych szablonów dokumentów publikowanych na witrynie e-deklaracje w zakładce Formularze. Formularze, na których można wyświetlać dane przy użyciu mechanizmu stosowanego w opisywanej funkcji, oznaczone są w tym wykazie kolorem czerwonym. Formularze te można samodzielnie pobierać ze stron systemu e-deklaracje i umieszczać je w podkatalogu PDF, w postaci plików o nazwach odpowiednich do nazwy i wariantu formularza: PIT-4Rw5.PDF, PT-8ARw4.PDF, PIT- 11w21.PDF, PIT-40w20.PDF, PIT-Rw17.PDF, PIT-8Cw7.PDF, itp. W razie opublikowania nowych formularzy na witrynie systemu e-deklaracje, należy to uczynić samodzielnie program PPUS nie wykonuje tej operacji automatycznie. o Jeżeli funkcja <Wyświetl PDF z danymi> nie wyświetla formularza z danymi, należy: dodać na danej końcówce adres serwera, na którym umieszczone są dane aplikacji PPUS do listy witryn zaufanych, upewnić się, że przeglądarka internetowa obsługuje osadzone w niej formularze PDF, upewnić się, że w ustawieniach internetowych włączone jest wykonywanie skryptów Java. 3 Korzystanie z tej funkcji nie jest w ogóle wymagane dla prawidłowego obsłużenia wysyłki elektronicznych dokumentów podatkowych. Zapewnia ona tylko wizualizację danych na formularzu PDF.
Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 12) Część II. Informacje dla użytkowników programu Na początek warto zaznaczyć, że program PPUS może wysyłać dokumenty do systemu testowego (także udostępnionego i utrzymywanego przez MF) albo do oficjalnego, produkcyjnego systemu JPK lub e-deklaracje, z którego trafiają do urzędów skarbowych. Jeśli chodzi o sposób postępowania, wysyłkę do obydwu tych systemów wykonuje się w sposób identyczny. Jednak dokumenty wysłane do systemu testowego nie są uznawane za złożone. Więcej informacji o systemie testowym można znaleźć na stronach internetowych systemów JPK oraz e-deklaracje. Dostęp do systemu testowego pozwala na bezstresowe przetestowanie działania programu oraz przygotowanych przez system księgowy plików XML. Można np. najpierw wysłać dokument do systemu testowego, a po upewnieniu się, że został przyjęty, wysłać go do systemu oficjalnego. Dokumenty przesłane do systemu testowego są w wyraźny sposób oznaczane w wykazie, można też je z tego wykazu usuwać bez szkody dla innych dokumentów. O systemie, do którego wysyłamy dokument, decydujemy w chwili wysyłania dokumentu, a nie w chwili jego przygotowywania. Po uruchomieniu programu, w pierwszej kolejności decydujemy czy będziemy zajmować się wysyłaniem elektronicznych deklaracji czy plików JPK: Po wybraniu każdej z tych opcji, dalszy sposób postępowania jest podobny i zostanie przedstawiony na przykładzie obsługi e-deklaracji.
Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 13) Tok postępowania przy wysyłaniu e-deklaracji Niniejszy rozdział opisuje szczegółowo tok postępowania podczas procedury przekazywania danych pochodzących z systemu księgowego do systemu e-deklaracje. Obsługa programu w tym zakresie przedstawia się następująco: 1. Z systemu księgowego wyemitować pliki XML, zawierające dane do wysłania (np. informacje PIT-11 o wynagrodzeniach poszczególnych pracowników. Struktura i zakres informacyjny wyemitowanych plików XML musi odpowiadać wymaganiom określonym na witrynie systemu e-deklaracje, w zakładce Struktury dokumentów XML. 2. Następnie należy uruchomić funkcję Wysyłka e-deklaracji programu PPUS. Na ekranie pojawi się okno przedstawione poniżej Okno programu jest podzielone na trzy części: W górnej części widoczny będzie wykaz dokumentów elektronicznych, wraz z informacjami o stanie ich przetworzenia. Środkowa część zawiera przyciski służące do zbiorczego zaznaczania oraz filtrowania dokumentów. Dolna część zawiera trzy bloki przycisków: o Zestaw przycisków po lewej stronie pozwala uruchamiać podstawowe funkcje obsługujące wysyłkę dokumentów do systemu e-deklaracje. Funkcje te odnoszą się do tych pozycji wykazu, które zostały zaznaczone. Naniesione na nich liczby sugerują kolejność, w której należy ich używać w odniesieniu do danego dokumentu. o Środkowy zestaw przycisków pozwala uruchamiać opcjonalne funkcje służące do zbiorczego wczytania danych z plików XML do formularzy PDF i ich zbiorczego wydrukowania. Funkcje te odnoszą się do tych pozycji wykazu, które zostały zaznaczone. Uwaga: Funkcje ze środkowego bloku przycisków nie są konieczne do przeprowadzenia wysyłki ani wydrukowania PIT-ów. Są to dodatkowe funkcje służące do masowego wydruku PIT-ów. Sprawiają one często problemy, ponieważ
Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 14) wymagają konkretnych wersji Acrobat Reader (9.x PL albo DC PL żadnych innych) i działają w trybie skryptu shella OS. o Zestaw przycisków po prawej stronie pozwala uruchamiać dodatkowe funkcje informacyjne dotyczące konkretnej pozycji wykazu. Funkcje te nie odnoszą się do zaznaczonych pozycji wykazu, lecz za każdym razem tylko do jednej pozycji wykazu tej, która jest podświetlona. Uwaga: Zaleca się, aby następnie opisane operacje wykonać za pierwszym razem tylko dla kilku dokumentów (np. pierwszych w wykazie), przy udziale informatyka, z uprawnieniami administratora systemu operacyjnego oraz w połączeniu z systemem testowym. Jeżeli w trakcie wykonywania procedury wynikną problemy, informatyk będzie w stanie rozwiązać te które dotyczą ogólnych zagadnień: konfiguracji oprogramowania i sprzętu, certyfikatów, podpisu elektronicznego, itp. Natomiast problemy specyficzne dla aplikacji PPUS opisane są (wraz z rozwiązaniem) w przeznaczonym dla informatyka rozdziale Znane problemy niniejszej instrukcji lub na stronach systemu e-deklaracje. 3. W pierwszej kolejności należy wczytać dane z plików XML, pochodzących z systemu księgowego. Pliki te należy umieścić w podkatalogu IMPORT. Ich nazwy mogą być dowolne. Struktury danych w plikach XML muszą być zgodne ze schemami właściwymi dla poszczególnych rodzajów dokumentów musi to zapewnić aplikacja księgowa, tworząca te pliki. Następnie, w aplikacji PPUS klikamy przycisk <1. Importuj z XML>. Program przeanalizuje wszystkie pliki XML z podkatalogu IMPORT i doda do wykazu te, które zawierają w swej strukturze niezbędne tagi. Operację tę można powtarzać dowolną ilość razy. Za każdym razem program doda do wykazu ewentualne nowe pozycje. Wczytane pliki są usuwane z podkatalogu IMPORT. Uwaga: Podczas wczytywania program odrzuci pliki XML zawierające puste tagi, tj. struktury typu <Pole\>. Jeżeli plik XML zawiera takie struktury to znaczy, że został nieprawidłowo przygotowany przez aplikację księgową. Jego wysyłanie do MF nie ma sensu, gdyż na pewno zostanie odrzucony przez system e-deklaracje. Po zakończeniu importu program proponuje zapoznanie się z raportem z jego przebiegu. W raporcie znajdziemy zarówno informacje o pozycjach wczytanych, jak i o tych, których wczytanie nie było możliwe. Jeżeli wczytanie dokumentów było niemożliwe w związku z błędami w plikach XML, należy zwrócić się do autora aplikacji tworzącej pliki XML o ich przygotowanie zgodnie z wymaganiami systemu e-deklaracje.
Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 15) Po wczytaniu przykładowych plików XML, ekran programu wygląda jak na poniższym rysunku: Jak widać, dla każdej z wczytanych pozycji dostępne są informacje o dokumencie oraz (po przewinięciu wykazu w prawo) stanie przetworzenia, ze szczegółowymi danymi dotyczącymi czasu wykonania poszczególnych operacji. Kwadraciki w kolumnie Wybór pozwolą zaznaczyć pozycje wykazu, do których odnosić się mają kolejne operacje. Uwaga: Punkty 4 i 5 niniejszej instrukcji służą do masowego wydrukowania wczytanych dokumentów i nie są związane z samym procesem wysyłania elektronicznych deklaracji zaleca się ich pominięcie. Ponadto, operacje opisane w tych punktach wymagają wersji Acrobat Reader 9.x lub DC w innych wersjach niestety nie zadziałają. Od roku 2015 wydruk pojedynczych dokumentów możliwy jest także przy użyciu funkcji <Wyświetl PDF z danymi>, która nie ma takich wymagań jeśli chodzi o wersję aplikacji Acrobat Reader. Więcej informacji na ten temat znajduje się w rozdziale Znane problemy niniejszej instrukcji. 4. Następnie można wczytać dane z plików XML do interaktywnych formularzy PDF systemu e-deklaracje, co zapewni prezentację wizualną danych zawartych w pliku XML. Do wykonania tej operacji niezbędne jest zainstalowanie aplikacji Adobe Acrobat Reader w wersji 9.x PL lub DC. Inne aplikacje do obsługi plików PDF, ani inne wersje Acrobat Reader nie zadziałają poprawnie. W celu wczytania danych do plików PDF należy zaznaczyć, których pozycji z wykazu ma dotyczyć ta operacja. Wybrane pozycje oznaczane są ptaszkiem w kolumnie wybór. Zaznaczenia dokonuje się poprzez podwójne kliknięcie na danym wierszu lub zbiorczo poprzez kliknięcie na przycisk <Zaznacz niewczytane do PDF>. Po kliknięciu na przycisk <Wczytaj dane do PDF> program rozpocznie operację ładowania danych z plików XML do formularzy PDF. Operacja ta wykonywana jest przy użyciu mechanizmu Windows Scripting Host, który polega na wysyłaniu tekstów i poleceń do właściwych okien systemu Windows. a. W trakcie ładowania danych do formularzy PDF nie należy ingerować w działanie systemu: nie wprowadzać żadnych znaków z klawiatury, nie klikać myszką. Procedura
Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 16) będzie wywoływała okno programu Acrobat Reader, ładowała dane z plików XML i zapisywała utworzone formularze w formacie PDF. Użytkownik ma w tym czasie nie dotykać myszki ani klawiatury! b. Przed uruchomieniem tej funkcji wskazane jest zamknięcie innych aplikacji, które mogłyby niepotrzebnie angażować zasoby systemu operacyjnego. c. Otwarcie pierwszego formularza trwa zauważalnie dłużej (nawet kilkanaście sekund) ze względu na konieczność załadowania i uruchomienia programu Adobe Acrobat Reader. Można ewentualnie wcześniej otworzyć puste okienko Acrobat Reader. d. Jeżeli działanie procedury zostanie zatrzymane (np. wskutek ingerencji użytkownika lub obciążenia systemu), należy zamknąć okno Acrobat Reader. Komunikat aplikacji PPUS Zatrzymano przetwarzanie należy potwierdzić przez kliknięcie na <OK>. Następnie należy wznowić wczytywanie danych poprzez ponowne kliknięcie na przycisk <Wczytaj dane do PDF>. W miarę wykonywania się procedury wczytywania, ptaszki w polu Wybór znikają dla wczytanych pozycji. Każdy z utworzonych w powyższy sposób formularzy można wyświetlić na ekranie, poprzez podświetlenie go w wykazie i kliknięcie przycisku <Wyświetl PDF z danymi>. 5. Wybrane dokumenty możemy wydrukować w podanej liczbie egzemplarzy. W tym celu klikamy przycisk <Drukuj dokumenty PDF>. Wcześniej należy zaznaczyć, których pozycji z wykazu ma ta operacja dotyczyć. Wybrane pozycje oznaczane są ptaszkiem w kolumnie wybór. Zaznaczenia dokonuje się poprzez podwójne kliknięcie na danym wierszu lub zbiorczo poprzez kliknięcie na przycisk <Zaznacz wszystkie>. Przed rozpoczęciem zbiorczego drukowania, należy ustawić domyślną drukarkę w tryb wydruku dwustronnego. 6. Każdy z załadowanych plików XML można wyświetlić poprzez kliknięcie na przycisk <Wyświetl dane w XML>. Do wyświetlania używana jest aplikacja skojarzona z rozszerzeniem XML w systemie operacyjnym. Zaleca się, aby była to przeglądarka internetowa.
Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 17) 7. Po upewnieniu się, że dane zawarte w załadowanych plikach są prawidłowe, należy je podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W tym celu należy zaznaczyć, których pozycji z wykazu ma ta operacja dotyczyć. Wybrane pozycje oznacza się ptaszkiem w kolumnie Wybór. Zaznaczenia dokonuje się poprzez podwójne kliknięcie na danym wierszu lub zbiorczo poprzez kliknięcie na przycisk <Zaznacz niepodpisane>. Po kliknięciu na przycisk <2. Podpisz dokumenty> program rozpocznie operację podpisywania danych z wczytanych plików XML. Wcześniej należy oczywiście podłączyć czytnik kart i włożyć do niego kartę. a. W pierwszej kolejności program wyświetli okienko wyboru certyfikatu, który ma zostać użyty do popisania zaznaczonych dokumentów. Należy wybrać ważny, kwalifikowany certyfikat. b. Następnie pojawia się okienko wpisywania PIN-u. Okienko to miewa różną postać, w zależności od zainstalowanego komponentu technicznego do obsługi podpisu elektronicznego. Często jest to aplikacja Cryptotech multisign, przedstawiona na poniższym rysunku. Proszę pamiętać, aby zaznaczyć opcję Trwały PIN, żeby podpisać wszystkie dokumenty bez wielokrotnego podawania PIN-u (jeśli taka opcja nie jest dostępna, należy skonfigurować oprogramowanie do wprowadzania PIN-u zgodnie z opisem w rozdziale Instalacja niniejszej instrukcji). Następnie należy wprowadzić poprawny PIN do karty i wcisnąć <OK>. c. Po zakończeniu procesu podpisywania (dla dużej liczby dokumentów może to trwać nawet kilka minut) program PPUS informuje nas o ich podpisaniu. Dla każdego
Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 18) z podpisanych dokumentów ptaszki w kolumnie Wybór są wyłączane i wypełniane jest pole mówiące o dacie i godzinie złożenia podpisu. 8. Pozycje z wykazu, dla których złożony został podpis elektroniczny, należy przesłać do bramki systemu e-deklaracje, co odpowiada ich przesłaniu w formie elektronicznej (z zastrzeżeniem wysyłki do systemu testowego). W tym celu należy zaznaczyć, których pozycji z wykazu ma ta operacja dotyczyć. Wybrane pozycje oznacza się ptaszkiem w kolumnie Wybór. Zaznaczenia dokonuje się poprzez podwójne kliknięcie na danym wierszu lub zbiorczo poprzez kliknięcie na przycisk <Zaznacz niewysłane>. Po kliknięciu na przycisk <3.Wyślij dokumenty> program zada bardzo istotne pytanie o system, do którego mają zostać wysłane dokumenty: Na początek zaleca się wybranie systemu testowego. Po wyborze systemu rozpocznie się operacja wysyłania. Trwa ona stosunkowo krótko i daje raport o wysłanych dokumentach lub o przyczynie niepowodzenia przy ich wysyłaniu. W razie wysyłki do systemu testowego, program przypomina też, że nie jest to równoznaczne ze skutecznym, wymaganym przez urząd skarbowy złożeniem dokumentów. Każda pozycja dla której dokonano z powodzeniem wysyłki, ma wypełniane automatycznie pola: data i czas wysłania, otrzymany numer referencyjny, status wysłanego dokumentu początkowo wszystkie przesłane dokumenty powinny otrzymać status 301 lub 302, dopisek w uwagach Wysłano do bramki testowej oraz szare tło przy pozycjach wysłanych do systemu testowego. Jeżeli status przesłanego dokumentu uzyskuje od razu wartość z zakresu 400 499 oznacza to, że przesłany dokument lub złożony podpis są błędne i nie zostały przyjęte. Wykaz statusów znajduje się na stronie systemu e-deklaracje. Przytoczony jest też w skrócie na następnej stronie. Uwaga: Jeżeli dokument uzyskał status z zakresu 400-499 nie jest to błąd aplikacji PPUS. Proszę więc nie zgłaszać takich przypadków jako błędów, lecz odczytać w wykazie kodów statusu jaka jest przyczyna błędu i usunąć ją. 9. W przeciwieństwie do wysyłki przeprowadzonej w sposób tradycyjny, przesłanie dokumentu do systemu e-deklaracje nie oznacza, że dokument został złożony do urzędu skarbowego. Przesłane dokumenty podlegają bowiem najpierw weryfikacji pod kątem poprawności podpisu elektronicznego oraz zgodności przesłanej struktury XML z wymaganiami określonymi dla danego typu deklaracji. Jeżeli przesłane dokumenty nie spełniają tych wymagań, są przez system odrzucane i nie trafiają do urzędu skarbowego.
Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 19) Dlatego po wysłaniu dokumentów do systemu e-deklaracje należy pobrać potwierdzenia i odczytać z nich stany przetworzenia poszczególnych dokumentów. Taka sama możliwość dotyczy też dokumentów przesłanych do systemu testowego. Służy do tego funkcja sprawdzania stanu przetworzenia dokumentu. Po kliknięciu na przycisk <4. Sprawdź stan przetworzenia> program rozpocznie operację pobierania z systemu centralnego informacji, dotyczących zaznaczonych pozycji. Wcześniej należy zaznaczyć, których pozycji z wykazu ma ta operacja dotyczyć. Wybrane pozycje oznacza się ptaszkiem w kolumnie wybór. Zaznaczenia dokonuje się poprzez podwójne kliknięcie na danym wierszu lub zbiorczo poprzez kliknięcie na przycisk <Zaznacz niesprawdzone>. a. Czas pełnego przetworzenia przesłanego dokumentu w oficjalnym systemie e-deklaracje może wynosić nawet kilka godzin. Do odbioru potwierdzeń najlepiej więc przystąpić następnego dnia po wysłaniu. W przypadku systemu testowego, potwierdzenie dostępne jest kilka -kilkanaście sekund po wysyłce. b. Pożądanym stanem przetworzenia każdego z dokumentów jest uzyskanie statusu 200. Tylko taki status pozwala uważać dokument za złożony oczywiście przy wysyłce do systemu produkcyjnego, a nie testowego. c. Dopóki status dokumentu mieści się w przedziale 300 399 oznacza to, że dokument jest jeszcze przetwarzany i trzeba za jakiś czas ponownie sprawdzić stan jego przetworzenia. d. W przypadku uzyskania przez dokument statusu z przedziału 400 499 oznacza to, że dokument nie został poprawnie złożony. Należy ustalić przyczynę problemu i podjąć adekwatne działania. W ustaleniu przyczyny pomóc może szerszy opis błędu, który można uzyskać klikając na przycisk <Wyświetl status dokumentu>. Błędy wynikają najczęściej z niewłaściwej struktury plików XML, pochodzących z systemu księgowego i ich analiza należy raczej do informatyka lub autora aplikacji księgowej. Aktualny wykaz statusów wysyłanych dokumentów dostępny jest na witrynie internetowej systemu e-deklaracje. Najczęściej występują następujące statusy: 200 - Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie (ten status oznacza prawidłowe zakończenie procesu składania dokumentu elektronicznego) 300 - Brak dokumentu (występuje podczas odbierania UPO przy nieprawidłowo podanym numerze referencyjnym dokumentu) 301 - Dokument w trakcie przetwarzania (należy powtórzyć sprawdzenie stanu przetworzenia za jakiś czas)
Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 20) 302 Dokument wstępnie przetworzony (należy powtórzyć sprawdzenie stanu przetworzenia za jakiś czas) 303 Dokument w trakcie weryfikacji podpisu (należy powtórzyć sprawdzenie stanu przetworzenia za jakiś czas) 401 Weryfikacja negatywna - dokument niezgodny ze schematem xsd (wynika to z błędnie przygotowanego pliku XML, np. braku lub niewypełnienia pól obowiązkowych) 402 - Brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania deklaracji (wynika to z niezłożenia w urzędzie skarbowym pełnomocnictwa UPL) 403 - Dokument z niepoprawnym podpisem 404 - Dokument z nieważnym certyfikatem 405 - Dokument z odwołanym certyfikatem 406 - Dokument z certyfikatem z nieobsługiwanym dostawcą 407 - Dokument z certyfikatem z nieprawidłową ścieżką 408 Dokument zawiera błędy uniemożliwiające jego przetworzenie W razie wątpliwości należy zadzwonić na infolinię systemu e-deklaracje, gdzie dla podanego numeru referencyjnego dokumentu można uzyskać dokładniejszą informację o przyczynie wystąpienia błędu. 10. Po poprawnym przetworzeniu przesłanych dokumentów warto udokumentować ten fakt. Można to zrobić na dwa sposoby: a. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dla poprawnie złożonego dokumentu istnieje możliwość pobrania i wydrukowania UPO Urzędowego Poświadczenia Odbioru. Poświadczenie takie jest ważne tylko w przypadku, gdy pochodzi z systemu, do którego dokumenty zostały złożone, a nie gdy jest drukowane przez aplikację z której wysłano dokumenty. W aplikacji PPUS UPO można pobrać i wydrukować dla każdego dokumentu oddzielnie poprzez kliknięcie na przycisk <Pobierz UPO z MF>. Powoduje to wywołanie formularza UPO ze strony internetowej systemu e-deklaracje. Program wykorzystuje tu usługę udostępnioną przez system e-deklaracje nie przewiduje ona zbiorczego drukowania UPO dla wielu dokumentów. Uwaga: Operacja ta powoduje otwarcie w przeglądarce internetowej aktywnego dokumentu PDF. Nie wszystkie przeglądarki poprawnie współpracują z takimi dokumentami. Zaleca się użycie do tego celu przeglądarki Microsoft Internet Explorer lub skonfigurowanie posiadanej przeglądarki w sposób opisany na witrynie systemu e-deklaracje. Tak naprawdę, program PPUS automatycznie pobiera UPO w postaci elektronicznej podczas sprawdzania stanu przetworzenia dokumentów i zachowuje je na dysku w postaci plików UPO_xxxxxx.XML. Samo drukowanie UPO nie jest potrzebne, ale doświadczenie uczy, że niektórzy użytkownicy nie potrafią się bez tego obejść. b. Dla mniej oficjalnego, lecz wygodniejszego udokumentowania poprawności wysyłki można użyć zbiorczego raportu, uzyskiwanego po kliknięciu przycisku <5. Drukuj wykaz>.
Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 21) Na wydruku wyraźnie oznaczone są też pozycje przesłane do systemu testowego, co (przypomnę raz jeszcze) nie oznacza ich prawidłowego złożenia. 11. Ostatnią funkcją wymagającą omówienia jest funkcja <Wyświetl PDF z danymi>. Pozwala ona wyświetlić i wydrukować dane z dokumentu elektronicznego w postaci formularza PDF ze strony systemu e-deklaracje. Funkcja ta odnosi się do tego dokumentu, który aktualnie jest podświetlony w wykazie. Jeżeli wykonano operacje opisane w punktach 4 i 5 niniejszej instrukcji, tj. załadowano dane z plików XML i zachowano je w oddzielnych plikach PDF program wyświetli dany plik PDF w okienku aplikacji Acrobat Reader. Jeżeli punktów tych nie wykonano program wyświetli dane we własnym okienku, jak w poniższym przykładzie. Możliwość wyświetlania danych w taki sposób dotyczy tylko nowszych dokumentów za rok 2014 i następne: PIT-4R (5), PIT-8AR (4), PIT-11 (21), PIT-40 (20), PIT-R (17), PIT-8C (7) i nowsze. Dla starszych formularzy możliwości takiej nie ma. Więcej informacji w rozdziale Znane problemy.
Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 22) Tok postępowania przy wysyłaniu JPK Niniejszy rozdział opisuje (już mniej szczegółowo) tok postępowania podczas procedury przekazywania plików JPK, pochodzących z systemu księgowego, do systemu JPK. Obsługa programu w tym zakresie jest bardzo podobna do obsługi wysyłki e-deklaracji i przedstawia się następująco: 1. Z systemu księgowego wyemitować pliki JPK, zawierające dane do wysłania. Struktura i zakres informacyjny wyemitowanych plików XML musi odpowiadać wymaganiom określonym na witrynie systemu JPK. 2. Umieścić wygenerowane pliki w podkatalogu IMPORT i z menu głównego aplikacji PPUS wybrać opcję Wysyłka JPK. Pojawi się następujące okno: 3. Teraz, zgodnie z sugestią wynikającą z numeracji przycisków, należy kliknąć przycisk <1.Wczytaj pliki JPK>. Dane umieszczone w podkatalogu IMPORT zostaną wczytane i wyświetlone w postaci pozycji wykazu w górnej części okna. Jednocześnie zawartość wczytywanych plików JPK jest weryfikowana pod kątem ich zgodności z obowiązującymi schemami XSD. Odbywa się to poprzez nawiązanie bezpośredniego połączenia z repozytorium schematów dokumentów. Jeżeli zawartość pliku JPK przejdzie pomyślnie weryfikację, odpowiedni komunikat zostanie wyświetlone w polu Poprawność. Jeżeli plik nie jest zgodny ze schemą, należy zwrócić się do producenta oprogramowania księgowego, z którego wygenerowano ten plik. 4. Jeżeli plik JPK są zgodne ze schemą XSD można kliknąć przycisk <2. Wyślij pliki JPK>, co spowoduje rozpoczęcie procedury podpisywania i wysyłania zaznaczonych plików. Wysłane pliki otrzymują numery referencyjne oraz początkowy status. 5. Po jakimś czasie od wysłania (od kilku minut do kilku godzin) należy sprawdzić stan przetworzenia wysłanego pliku, klikając przycisk <3. Sprawdź stan przetworzenia>. Docelowo, wysłane dokumenty powinny otrzymać kod statusu 200 wtedy mamy pewność, że przesłany plik został przyjęty. Możemy też pobrać oficjalne potwierdzenie tzw. UPO. 6. Statusy o numerach innych niż 200 oznaczają, że pliki albo nie zostały jeszcze przetworzone, albo zostały odrzucone jako błędne obok kodu wyświetlany jest także krótki opis jego znaczenia. Szczegółowy wykaz kodów statusu, można znaleźć na stronie internetowej systemu JPK.
Program komputerowy PPUS - instrukcja obsługi (strona 23) Należy jeszcze raz podkreślić, że: Uwagi końcowe Wysłanie dokumentu do bramek produkcyjnych systemów JPK oraz e-deklaracje nie jest uznawane za złożenie dokumentu jeżeli wysłany dokument nie uzyska statusu 200. Wysłanie dokumentu do systemu testowego (nawet jeżeli uzyska w nim status 200) nie jest nigdy uznawane za złożenie dokumentu, zgodne z wymogami przepisów prawa. Status wysłanego dokumentu należy sprawdzić przy użyciu funkcji <Sprawdź stan przetworzenia> Oficjalne potwierdzenie złożenia (i przyjęcia) dokumentu w systemie produkcyjnym można uzyskać przy użyciu funkcji <Pobierz UPO z MF>.