9 błędów w opłacaniu składek na Fundusz Pracy

9 błędów w opłacaniu składek na Fundusz Pracy

Ubezpieczenia społeczne dla specjalistów WYJĄTKOWEEBOOKIZADARMODLACIEBIE Zajmujesz się ubezpieczeniami społecznymi? Pobierz darmowe ebooki. Jeśli: zajmujeszsięubezpieczeniamispołecznymi, chceszwiedziećozmianachwprzepisachiskutkachtychzmian wpraktyce KLIKNIJ i pobierz bezpłatne e-poradniki!

Dosyć ciągłego śledzenia zmian w ubezpieczeniach społecznych! Jest rozwiązanie, które odpowiada na wszystkie potrzeby specjalistów rozliczających ubezpieczenia społeczne. Jeśli z niego korzystasz: dowiadujesz się z wyprzedzeniem o zapowiedziach zmian i nowościach, poznajesz komentarze wybrane, tylko takie, które są ważne w Twojej pracy, czytasz orzeczenia i interpretacje, wyselekcjonowane pod kątem przydatności, łatwo i szybko znajdujesz odpowiedzi na interesujące Cię pytania, gdyż zebrano je tematycznie, dzieląc na składki, świadczenia, emerytury i renty oraz dokumentację. ZAMÓW PRENUMERATĘ ROCZNĄ Z TABLETEM Zadzwoń już dziś do Centrum Obsługi Klienta: 22 518 29 29

Kierownik grupy wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Marlena Prószyńska Redaktor naczelny: Krystyna Trojanowska Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Korekta: Zespół Skład i łamanie: Studio Raster, N. Bogajczyk ISBN: 978-83-269-6262-2 Informacje o prenumeracie: tel.: 22 518 29 29, e-mail: cok@wip.pl Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: ksiegowy@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Wszelkie prawa do niniejszej publikacji, w tym do jej tytułu oraz do treści zawartych w zamieszczonych w niej artykułach, podlegają ochronie prawnej przewidzianej w szczególności prawem autorskim. Ich przedruk oraz rozpowszechnianie bez wiedzy i zgody redakcji są zabronione. Zakaz ten nie dotyczy cytowania ww. materiałów w granicach dozwolonego użytku, z powołaniem się na źródło. Wszelkie materiały zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie popularyzacyjno-informacyjny i nie mogą być traktowane w sposób prawnie wiążący pomiędzy Czytelnikiem a wydawcą lub redakcją. Redakcja dokłada wszelkich starań, aby informacje i dane zamieszczone w tych materiałach były poprawne merytorycznie i aktualne, jednakże informacje te nie mają charakteru porady czy opinii prawnej, jako że wydawca ani redakcja nie świadczą żadnych usług prawnych. Nie mogą być one również traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. Zastosowanie tych informacji w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji lub opinii prawnej. Wobec powyższego wydawca, redakcja, redaktorzy ani autorzy ww. materiałów nie ponoszą odpowiedzialności prawnej, w szczególności za skutki zastosowania lub wykorzystania w jakikolwiek sposób informacji zawartych w tych materiałach.

Spis treści Składki na FP za pracownika 6 Opłacanie składek na FP za zleceniobiorcę 7 Składki na Fundusz Pracy za osoby niepełnosprawne 8 Wyłączenia z oskładkowania na FP ze względu na wiek 8

9 błędów w opłacaniu składek na Fundusz Pracy Składki na FP należne są tylko wtedy, gdy osiągnięty przychód (stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe) jest równy kwocie minimalnego wynagrodzenia lub większy od tej kwoty. Co w sytuacji, gdy pracownik pracuje w trzech firmach na część etatu w każdej lub zatrudniamy zleceniobiorcę, który wykonuje zlecenie kilka dni w miesiącu, albo zatrudniamy pracownika w pierwszym roku jego kariery zawodowej? A co należy zrobić, w przypadku gdy pracujemy na podstawie umowy o pracę i prowadzimy działalność gospodarczą? Jak wygląda obowiązek składkowy, gdy nie zatrudniamy pracowników, tylko wyłącznie zleceniobiorców? Poznaj stanowisko eksperta, a unikniesz zbędnych korekt. Składki na FP za pracownika Jeżeli podleganie obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym występuje z więcej niż jednego tytułu, to obowiązek opłacania składek na Fundusz Pracy powstaje, gdy łączna kwota stanowiąca podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z tych tytułów wyniesie co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę. W tym roku (2017) jest to kwota 2.000 zł. Skąd pracodawca ma wiedzieć, czy powinien odprowadzać składki na FP, jeżeli pracownik w jego firmie osiąga przychód, który nie przekracza minimalnego wynagrodzenia? Informację o innym miejscu osiągania przychodu oraz tytule wykonywania pracy pracownik powinien określić w oświadczeniu składanym podmiotowi zobowiązanemu do opłacania składek. Wnioski dla płatnika Pamiętajmy, że brak wiedzy co do innego miejsca osiągania przez podwładnego przychodów nie zwalnia nas, czyli płatnika, od odpowiedzialności za nieprawidłowe ustalenie podstawy wymiaru składek na Fundusz Pracy. W każdym takim przypadku w trakcie kontroli prowadzonej przez ZUS inspektor zbada dokumenty uprawniające do niezadeklarowania składek od wynagrodzenia pracownika. Jeżeli stwierdzi nieprawidłowości, w trakcie kontroli obliczy należną składkę na ten FP i zobowiąże nas (płatnika) do zapłaty składek wraz z odsetkami za czas zwłoki. Przykład 1. Dwie umowy o pracę bez składki na FP Płatnik składek firma Porcelpol zatrudnił w 2017 roku pracownika Mariusza K. na podstawie umowy o pracę w wymiarze 1/2 etatu. Pan Mariusz dodatkowo posiada umowę o pracę w wymiarze 1/3 etatu u innego pracodawcy w firmie Grapol. U pierwszego pracodawcy wynagrodzenie miesięczne pracownika wynosi 1.000 zł, u drugiego 700 zł. W trakcie kontroli prowadzonej w firmie Porcelpol, w marcu tego roku, inspektor kontroli ZUS stwierdził, że płatnik składek deklarował i opłacał składki na Fundusz Pracy od wynagrodzenia pracownika (1.000 zł). Płatnik posiadał oświadczenie pracownika o otrzymywaniu wynagrodzenia z tytułu zatrudnienia u drugiego pracodawcy. Płatnik składek tłumaczył inspektorowi fakt naliczania składek na FP od wynagrodzenia w wysokości 1.000 zł zasadą proporcjonalności. Twierdził, że naliczył składki na FP, ponieważ gdyby pracownik pracował u niego w wymiarze pełnego etatu, osiągnąłby wynagrodzenie w wysokości 2.000 zł. Inspektor kontroli ZUS zakwestionował sposób naliczania składek na FP i dokonał odpisu opłaconych składek od wynagrodzenia tego pracownika. Czy inspektor postąpił prawidłowo? Czy składki na FP będą jednak należne? Nie, w opisywanym przypadku składek nie należało opłacać, ponieważ łączny miesięczny przychód pracownika (w wysokości 1.700 zł) nie przekraczał kwoty minimalnego wynagrodzenia (2.000 zł w 2017 roku), a zasada proporcjonalności nie miała tu zastosowania. W związku z tym żaden z płatników nie będzie zobowiązany do naliczenia składki na Fundusz Pracy od wynagrodzenia pana Mariusza. 6

Zbieg tytułów do ubezpieczeń Sprawdźmy, kiedy musimy odprowadzić składkę na FP za ubezpieczonego, gdy oprócz stosunku pracy wykonuje umowę zlecenia lub prowadzi działalność gospodarczą i z tych tytułów osiąga przychody. Etat i zlecenie Prześledźmy przykład poniżej. Przykład 2. Równoczesna umowa o pracę i umowa zlecenia Inspektor kontroli ZUS, przeprowadzając kontrolę w urzędzie miasta, stwierdził, że pracownik Janusz Sz. w lipcu 2016 roku osiągnął przychód (stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe) z tytułu umowy o pracę w wysokości 1.400 zł (zatrudniony był w wymiarze 1/2 etatu). Dodatkowo w tym samym miesiącu pracownik wykonywał u innego płatnika składek umowę zlecenia z wynagrodzeniem 600 zł. Zarówno z tytułu umowy o pracę, jak i umowy zlecenia ubezpieczenia emerytalne i rentowe były dla pana Janusza obowiązkowe. Urząd miasta naliczył składki na Fundusz Pracy od wynagrodzenia pracownika, mimo że podstawa wymiaru (czyli wynagrodzenie) była niższa niż minimalne wynagrodzenie. Inspektor kontroli ZUS nie zakwestionował tego. Czy się pomylił? Pan Janusz powinien poinformować pracodawcę i zleceniodawcę, że w lipcu 2016 roku osiągnął przychód wyższy od minimalnego wynagrodzenia. Inspektor miał rację. Z uwagi na to, że suma przychodów pracownika jest wyższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia (w 2016 roku 1850 zł), składkę na FP za tego ubezpieczonego powinien opłacić zarówno pracodawca (urząd miasta), jak i zleceniodawca. Etat i działalność gospodarcza A jak wygląda obowiązek opłacania składek w przypadku zbiegu tytułu ubezpieczeń umowy o pracę i działalności gospodarczej? Również tutaj, przy ustalaniu, czy należy opłacać składki na FP, decydujące znaczenie ma podstawa wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Przykład 3. Umowa o pracę i prowadzenie działalności Pracownik Błażej B. zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy otrzymuje wynagrodzenie miesięczne w wysokości 1.500 zł. Od 1 lutego 2017 r. rozpoczął dodatkowo prowadzenie działalności gospodarczej. W związku z nieosiąganiem ze stosunku pracy minimalnego wynagrodzenia pan Błażej został objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi z tytułu prowadzonej działalności. Opłaca od niej składki od zadeklarowanej podstawy wymiaru odpowiadającej 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia (600 zł). W związku z tym, że łączna suma podstaw wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe za marzec 2017 roku wynosiła więcej niż minimalne wynagrodzenie, składkę na Fundusz Pracy należy opłacić z obydwu tytułów ubezpieczenia, czyli z umowy o pracę i z działalności gospodarczej. Opłacanie składek na FP za zleceniobiorcę Kolejny problem z ustalaniem obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy wiąże się z osobami wykonującymi umowy cywilnoprawne. W przypadku osób wykonujących czynności na podstawie umowy zlecenia, agencyjnej albo innej umowy o świadczenie usług składkę na Fundusz Pracy opłacają wyłącznie płatnicy posiadający status pracodawcy lub płatnicy będący jednostkami organizacyjnymi. Cóż to oznacza? Zdarzają się przypadki, w których mimo osiągania przez osoby ubezpieczone wynagrodzenia w wysokości odpowiadającej kwocie minimalnego wynagrodzenia lub wyższej nie będzie występował obowiązek odprowadzania składek na Fundusz Pracy. Kiedy to nastąpi? Jeżeli przedsiębiorca będący osobą fizyczną nie będzie pracodawcą. Zgodnie z art. 2 pkt 25 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, obowiązującym od 1 listopada 2005 r., przez pracodawcę należy rozumieć jednostkę organizacyjną, chociażby nie posiadała osobowości prawnej, a także osobę fizyczną, jeżeli zatrudniają co najmniej jednego pracownika. Wnioski dla płatnika Zleceniodawcy, ale tylko będący osobami fizycznymi, jeżeli nie zatrudniają ani jednego pracownika na podstawie umowy o pracę, nie mają obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy za osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych. Przykład 4. Umowy zlecenia z przedsiębiorcą Karol D. prowadzi działalność gospodarczą. Podczas kontroli ZUS w firmie inspektor stwierdził, że przedsiębiorca zawierał z dwiema osobami umowy zlecenia. Zleceniobiorcy z tytułu tych umów podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Podstawa wymiaru składek na te ubezpieczenia jest wyższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia (2000 zł). Płatnik składek zadeklarował i opłacił od kwot wynikających z zawartych umów składki na Fundusz Pracy. Czy pan Karol ma obowiązek naliczania i opłacania składek na FP? Nie, mimo że podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób wykonujących umowy zlecenia jest wyższa od minimalnego wynagrodzenia, zleceniodawca nie ma obowiązku opłacania za nie składek 7

na FP, ponieważ nie zatrudnia nikogo w ramach stosunku pracy. Zatem pan Karol nie jest pracodawcą w rozumieniu ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Przykład 5. Zatrudnianie zleceniobiorców przez spółkę Prolinia spółka z o.o. nie zatrudnia pracowników. Zgłasza jednak do ubezpieczeń społecznych osoby, z którymi zawarła umowy zlecenia. Z tytułu zawartych umów wszyscy zleceniobiorcy podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a ich podstawa wymiaru składek jest wyższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia. Spółka nie nalicza składki na FP od wynagrodzeń zleceniobiorców, ponieważ nie uważa się za pracodawcę. Czy prawidłowo? Nie. Po pierwsze kryterium, które mogłoby zwolnić płatnika składek z ich naliczenia, jest określone jako wynagrodzenie w kwocie niższej niż minimalne wynagrodzenie. W naszym przypadku określono, że kwoty wynagrodzeń z tytułu zawartych umów są wyższe. Po drugie spółka z o.o. nie jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą. Jest to jednostka organizacyjna, która jest pracodawcą w rozumieniu obowiązujących przepisów ustawy o promocji zatrudnienia. Składki na Fundusz Pracy za osoby niepełnosprawne Obowiązek opłacania składek na Fundusz Pracy dotyczy osób niepełnosprawnych, ale tylko zatrudnionych w ramach umów o pracę i posiadających orzeczenie znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności. W przypadku zatrudnienia takiego pracownika składek na Fundusz Pracy nie opłacają: przedsiębiorcy Polskiego Związku Głuchych i Polskiego Związku Niewidomych oraz Związku Ociemniałych Żołnierzy RP, Towarzystwo Opieki nad Ociemniałymi, Zakład Opieki nad Niewidomymi w Laskach, zakłady aktywności zawodowej. Wyłączenia z oskładkowania na FP ze względu na wiek Przypomnijmy, że odstępstwo od generalnej zasady opłacania składek na Fundusz Pracy dotyczy wieku osób ubezpieczonych. Przepisy stanowią, że składek na Fundusz Pracy nie opłaca się za osoby, które ukończyły 50. rok życia i w okresie 30 dni przed zatrudnieniem pozostawały w ewidencji bezrobotnych powiatowego urzędu pracy, oraz osoby, które osiągnęły wiek wynoszący co najmniej 55 lat dla kobiet i co najmniej 60 lat dla mężczyzn. Ważną kwestią, na którą należy zwrócić uwagę, jest określenie osoby. W praktyce oznacza to, że za wszystkie osoby, które spełniają wyżej wymienione warunki, bez względu na tytuł, z którego podlegają ubezpieczeniom (pracownik, zleceniobiorca, osoba prowadząca działalność gospodarczą itp.), składki na Fundusz Pracy są nienależne. Wnioski dla płatnika Pamiętajmy, że w przypadku osób, które 55 lub 60 lat ukończyły w pierwszym dniu miesiąca kalendarzowego, zwolnienie z obowiązku opłacania składek przysługuje już od tego miesiąca. W każdym innym przypadku, tj. ukończenia wskazanego wyżej wieku w innym dniu niż pierwszy dzień miesiąca kalendarzowego, zwolnienie możemy zastosować dopiero od następnego miesiąca. Przykład 6. Ukończenie wieku w 1. dniu miesiąca W marcu 2017 roku ZUS przeprowadził kontrolę u płatnika składek Joanny P. prowadzącej działalność gospodarczą. Inspektor stwierdził, że pani Joanna 1 października 2016 r. ukończyła 55 lat, ale mimo to opłaciła za siebie składki na Fundusz Pracy. Zakwestionował to i dokonał odpisu składek na FP za przedsiębiorcę. Kto miał rację płatnik składek deklarujący składkę na FP, czy inspektor kontroli ZUS? Zwolnienie z obowiązku opłacania składek na FP przysługuje pani Joannie od 1 października 2016 r. Rację miał więc inspektor kontroli ZUS. Przykład 7. 60. urodziny w kolejnym miesiącu W trakcie kontroli ZUS w firmie Windypol inspektor stwierdził, że zawarto umowę zlecenia z mężczyzną, który ukończył 19 stycznia 2017 r. 60 lat. Płatnik składek nie zadeklarował za styczeń 2017 roku składek na FP od wynagrodzenia zleceniobiorcy, który osiągnął z tytułu zawartej umowy kwotę 2.200 zł. Płatnik tłumaczył to faktem ukończenia przez zleceniobiorcę wieku uprawniającego do odstąpienia od naliczania składek na FP. Inspektor kontroli dokonał przypisu składek na FP od wynagrodzenia zleceniobiorcy w styczniu 2017 roku. Kto miał rację? Prawidłowo postąpił inspektor kontroli ZUS, ponieważ zgodnie z przepisami zwolnienie z opłacania składek na FP w opisywanym przypadku możliwe byłoby tylko w sytuacji, gdyby zleceniobiorca ukończył 60 lat 1 stycznia 2017 r. Płatnik składek mógł odstąpić od naliczania i opłacania składek na FP za zleceniobiorcę dopiero od jego przychodów uzyskiwanych od 1 lutego. Zwolnienie z obowiązku opłacania składek na FP obowiązuje bowiem dopiero od miesiąca następującego po miesiącu, w którym ubezpieczony osiągnął odpowiedni wiek. Jak wyżej zaznaczyliśmy, składek na FP nie opłacamy 8

również za osoby 50-letnie, które w okresie 30 dni przed zatrudnieniem pozostawały w ewidencji bezrobotnych powiatowego urzędu pracy. Składek na Fundusz Pracy nie opłaca się przez 12 miesięcy, począwszy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę z taką osobą. To zwolnienie przysługuje tylko za zatrudnionych pracowników. Nie można stosować go w przypadku zawarcia innej umowy niż umowa o pracę (np. umowa zlecenia). Przykład 8. Zlecenie z osobą 50-letnią, zgodnie z ewidencją bezrobotną Płatnik składek firma Panaceum zatrudnił od 1 marca 2017 r. Jerzego W. bezrobotnego. Pan Jerzy przed zatrudnieniem od 1 stycznia 2017 r. pozostawał w ewidencji bezrobotnych, a 50 lat ukończył 1 lutego 2017 r. Płatnik podpisał z tą osobą umowę zlecenia. Firma uważa, że jest zwolniona ze składek na FP za pana Jerzego, począwszy od kwietnia 2017 roku. Czy ma rację? Nie, firma nie podpisała z panem Jerzym umowy o pracę, a umowę cywilnoprawną. Umowa zlecenia wyklucza zaś w tym przypadku uprawnienie do zastosowania zwolnienia z opłacania składek na FP. Obowiązujące przepisy stanowią, że zwolnienie z obowiązku opłacania składek na FP przysługujące w danym okresie (w naszym przypadku 12 miesięcy liczonych od miesiąca następnego po miesiącu nawiązania stosunku pracy) dotyczy kwot stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaconych pracownikowi, bez względu na to, za jaki okres przysługiwały. Jak jednak postąpić, gdy zatrudnimy pracownika spełniającego warunki umożliwiające zwolnienie z opłacania składek na Fundusz Pracy, ale zawrzemy z nim umowę na czas próby, np. na 3 miesiące? Wyjaśnijmy, że w sytuacji gdy bezpośrednio po wygaśnięciu umowy zawartej na czas określony zawieramy kolejną umowę o pracę z pracownikiem, w stosunku do którego korzystaliśmy ze zwolnienia, nie możemy skorzystać ze zwolnienia w opłacaniu składek na FP w następnych umowach, poza pierwszą. Nie dotyczy to jednego wyjątku, gdy kolejną umowę zawieramy w trakcie miesiąca i wynagrodzenie za pierwszy miesiąc pracy wypłaciliśmy w miesiącu, w którym obowiązywało zwolnienie z tytułu pierwszej umowy. Przykład 9. Dwie umowy o pracę bez dnia przerwy + premia Ewa R. osoba, która ukończyła 50 lat, zawarła z tym samym pracodawcą dwie następujące po sobie umowy o pracę pierwszą na okres od 2 stycznia 2017 r. do 14 marca 2017 r., a kolejną od 15 marca 2017 r. do 31 sierpnia 2017 r. Przed zatrudnieniem pani Ewa pozostawała w ewidencji osób bezrobotnych przez co najmniej 30 dni. Zgodnie z wewnętrznymi uregulowaniami płacowymi w firmie, pracodawca wypłaca wynagrodzenie za pracę 25. dnia danego miesiąca. Zatem wynagrodzenie za pracę należne za marzec br. (przysługujące z tytułu zatrudnienia w ramach obydwu umów) pracodawca wypłacił pani Ewie 24 marca (25 marca to sobota). Załóżmy, że 5 kwietnia 2017 r. firma wypłaciła pracownicy premię kwartalną za okres styczeń marzec 2017 roku. Zdaniem pracodawcy premia objęta jest zwolnieniem ze składek na Fundusz Pracy. Czy to prawda? W tym przypadku pracodawca jest zwolniony z obowiązku opłacania składek na FP w stosunku do przychodów stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za luty i marzec (a więc wypłaconych w okresie od 1 lutego do 31 marca). Zwolnieniem nie jest objęta natomiast premia kwartalna, chociaż przysługiwała ona za okres objęty zwolnieniem. Podstawa prawna: ustawa z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 645 ze zm.), ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 963 ze zm.), ustawa z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 2008 ze zm.). Anna Michalska specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych 9

2BC101 ISBN 978-83-269-6262-2