Proces obsługi dokumentów składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, z wykorzystaniem podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu oraz przy pomocy autoryzacji
Proces obsługi e-dokumentu Przygotowanie i wysłanie dokumentu przez podatnika Nadanie numeru referencyjnego. Weryfikacja podpisu bądź danych autoryzacyjnych oraz weryfikacja poprawności dokumentu w Aplikacji Bramka w MF Zapis dokumentu w CRD, wystawienie UPO CBDO - Centralna Baza Danych Operacyjnych Aplikacja Urzędnika Urzędowe Poświadczenie Odbioru Komunikat S-sukces Komunikat O-Odrzucenie lub U, N - przekazanie Komunikat Z- dokument w trakcie weryfikacji Odrzucenie komunikat U - przekazanie do właściwego US Aplikacja SP*ED Sprawdzenie właściwości miejscowej dokumentu Obsługa dokumentów w bazie POLTAX Błędy, Odrzucenie Poprawienie błędów Aplikacja SP*ED Weryfikacja dokumentu Dokument widoczny w bazie POLTAX Akceptacja dokumentu Błędy, sprawdzenie US Brak błędów
Podatnik, Płatnik Warunek złożenia deklaracji drogą elektroniczną : Z podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu: posiadanie podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, złożenie pełnomocnictwa UPL-1 w przypadku pełnomocnika lub posiadanie upoważnienia (zaświadczenie ZAS-E). Z autoryzacją : podanie kwoty przychodu z zeznania z lub rocznego obliczenia podatku za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok, w którym składane są deklaracje, podanie numeru identyfikacyjnego VAP, kwoty podstawy opodatkowania i kwoty podatku z deklaracji składanej za poprzedni kwartał (dotyczy tylko deklaracji VAP-1). Możliwość elektronicznego złożenia korekty deklaracji.
Podatnik, Płatnik Przykład zawartości certyfikatu podpisu elektronicznego
Podatnik, Płatnik Podpisywanie podpisem elektronicznym wysyłanego dokumentu
Podatnik Podpisywanie danymi autoryzującymi
Podatnik, Płatnik Po naciśnięciu przycisku Dalej nastąpi wysłanie podpisanego dokumentu do Systemu e-deklaracje Ministerstwa Finansów.
Podatnik, Płatnik Po wysłaniu dokumentu w polu Numer referencyjny wysłanego dokumentu zostanie wyświetlony nadany przez system unikalny identyfikator (numer referencyjny) wysłanego dokumentu. Istnieje możliwość zapisania do pliku tekstowego numeru referencyjnego i skrótu dokumentu. Po naciśnięciu przycisku Dalej nastąpi automatyczne sprawdzenie statusu dokumentu.
Podatnik, Płatnik Po poprawnej weryfikacji systemu e-deklaracje zostanie wyświetlony status o symbolu 200. Równocześnie zostanie uaktywniony przycisk Pobierz urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), który po naciśnięciu przekieruje do formularza pobierania UPO.
Podatnik, Płatnik Sprawdzenie statusu wysłanego dokumentu
Podatnik Podpisywanie danymi autoryzującymi i wysyłanie deklaracji VAP-1 (w celu autoryzacji należy podać numer identyfikacyjny VAP, kwotę podstawy opodatkowania i kwotę podatku z deklaracji składanej za poprzedni kwartał)
Podatnik, Płatnik Podczas sprawdzania statusu wysłanego dokumentu elektronicznego mogą pojawić się następujące komunikaty informujące o aktualnym statusie żądania: 100 - Błędny komunikat SOAP 101 - Proszę o ponowne przesłanie dokumentu 102 - Proszę o ponowne przesłanie żądania UPO 200 - Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO. W przypadku przesłania duplikatu deklaracji podatnik otrzyma komunikat: 200 - Przesłałeś duplikat, pobrane UPO dotyczy oryginału dokumentu. Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO. 300 - Brak dokumentu 301 - Dokument w trakcie przetwarzania, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu. 302 - Dokument wstępnie przetworzony, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu. 303 - Dokument w trakcie weryfikacji podpisu, sprawdź wynik następnej weryfikacji dokumentu. 400 - Przetwarzanie dokumentu zakończone błędem 401 - Weryfikacja negatywna - dokument niezgodny ze schematem xsd 402 - Brak aktualnego pełnomocnictwa/upoważnienia do podpisywania deklaracji 403 - Dokument z niepoprawnym podpisem 404 - Dokument z nieważnym certyfikatem
Podatnik, Płatnik c.d. 405 - Dokument z odwołanym certyfikatem 406 - Dokument z certyfikatem z nieobsługiwanym dostawcą 407 - Dokument z certyfikatem z nieprawidłową ścieżką 408 - Dokument zawiera błędy uniemożliwiające jego przetworzenie 409 - Dokument zawiera niewłaściwą ilość i/lub rodzaj elementów 410 - Złożony dokument (zeznanie) bez podpisu nie może być korektą 411 - Weryfikacja negatywna - w systemie jest już złożony dokument (zeznanie) z takim identyfikatorem podatkowym. 412 - Weryfikacja negatywna - niezgodność danych informacyjnych 413 - Dokument z certyfikatem bez wymaganych atrybutów 414 - Weryfikacja negatywna - błąd danych identyfikacyjnych 415 - Zawartość załącznika niezgodna z deklarowaną listą plików 416 - Dla tego typu deklaracji załącznik binarny nie jest dozwolony 417 - Wniosek VAT-REF wymaga przynajmniej jednej z pozycji: VATRefundApplication lub ProRataRateAdjustment 418 - Dla złożonej deklaracji wymagane jest użycie podpisu kwalifikowanego 419 - Brak zaznaczenia celu złożenia formularza jako korekty deklaracji (zeznania) lub brak uzasadnienia przyczyny złożenia korekty deklaracji (zeznania) 420 - Użycie podpisu DaneAutoryzujaceVAP jest dozwolone jedynie dla dokumentu VAP-1 - (dotyczy II US Warszawa-Śródmieście) 421 - Dokument VAP-1 można złożyć jedynie z użyciem podpisu DaneAutoryzujaceVAP - (dotyczy II US Warszawa-Śródmieście)
Podatnik, Płatnik Tylko dla dokumentów o statusie 200 Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO pojawi się przycisk Pobierz UPO, który umożliwi wyświetlenie i wydrukowanie lub zapisanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru Dokumentu Elektronicznego W przypadku wysłania duplikatu deklaracji otrzymamy status: 200 Przesłałeś duplikat, pobrane UPO dotyczy oryginału dokumentu. Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie, pobierz UPO.
Podatnik, Płatnik Urzędowe Poświadczenie Odbioru UPO stanowi dowód i potwierdza termin złożenia deklaracji/dokumentu
Dokumenty, które można składać administracji podatkowej drogą elektroniczną z podpisem kwalifikowanym CIT-10R ORD-W1 PIT-6L VAT-7D CIT-10Z PCC-2 PIT-8AR VAT-7K CIT-11R PCC-3 PIT-8C VAT-8 CIT-6AR PIT-11 PIT-8S VAT-9 CIT-6R PIT-14 PIT-R VAT-9M CIT-8 PIT-16 POG-3A VAT-R CIT-8A PIT-16A POG-3C VAT-REF CIT-8B PIT-16Z POG-3D VAT-UE CIT-9R PIT-19A POG-R VAT-UEK CIT-D PIT-23 SD-2 VAT-Z CIT-ST PIT-28 SD-3 WZP-1K IFT-1 PIT-36 SD-Z2 WZP-1M IFT-1R PIT-36L VAT-10 WZP-1R IFT-2 PIT-37 VAT-11 WZS-1K IFT-2R PIT-38 VAT-12 WZS-1M IFT-3 PIT-39 VAT-21 WZS-1R IFT-3R PIT-40 VAT-23 ORD-TK PIT-4R VAT-24 ORD-U PIT-6 VAT-7 Dla powyższych dokumentów składać można także załączniki w wersji elektronicznej. Załączniki są automatycznie dodawane do dokumentu głównego po wypełnieniu odpowiedniej pozycji w formularzu głównym.
Dokumenty, które można składać administracji podatkowej drogą elektroniczną bez podpisu kwalifikowanego PIT-37 PIT-36 PIT-36L PIT-38 PIT-39 PIT-16 PIT-16A PIT-19A PIT-28 VAP-1 (dotyczy II US Warszawa-Śródmieście) Wraz z powyższymi dokumentami można składać elektronicznie wszystkie załączniki z wyjątkiem: sprawozdanie finansowe sprawozdanie o realizacji uznanej metody ustalania ceny transakcyjnej certyfikat rezydencji
Bramka Systemu e-deklaracje Bramka systemu e-deklaracje dokonuje: weryfikacja zgodności (schematem XSD), przesłanych danych XML z odpowiednim wzorem weryfikacji podpisu elektronicznego (format, ważność), weryfikacji w Centralnym Rejestrze Dokumentów kwoty przychodu z zeznania lub rocznego obliczenia podatku za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok, w którym składane są deklaracje, weryfikacji danych rejestracyjnych podatnika w CRP KEP, sprawdzenia deklaracji pod względem formalnym, np. czy nie istnieje taki sam dokument, nadania numeru referencyjnego dokumentowi, sprawdzenia okresu ważności pełnomocnictwa/upoważnienia, dodania informacji dla pełnomocnictwa/upoważnienia: deklaracji o wynikach weryfikacji P pełnomocnictwo U upoważnienie S sam za siebie N niewymagane pełnomocnictwo/upoważnienie wystawienia UPO przyjęcia deklaracji złożonych przez tego samego podatnika na różne identyfikatory podatkowe (NIP lub PESEL)
Aplikacja Urzędnika Aplikacja Urzędnika umożliwia: wprowadzenie, zatwierdzanie, modyfikowanie niezatwierdzonych, unieważnianie, raport o niezatwierdzonych UPL-1, OPL-1, aktualizację ZAW-E1, ZAW-E2, przekazanie UPL-1, OPL-1 bądź innych dokumentów do innego US, przeglądanie wszystkich wprowadzonych i zatwierdzonych dokumentów, drukowanie wprowadzonych i zatwierdzonych dokumentów we własnym US.
Aplikacja Urzędnika Dokumenty, które nie podlegają automatycznej migracji do lokalnego systemu POLTAX w US: dokumenty rejestracyjne, które w Słowniku Formularzy w kolumnie System mają wprowadzoną literę R, dokumenty wymiarowe, które w Słowniku Formularzy w kolumnie System mają wprowadzoną literę C. Takie dokumenty należy wydrukować i wprowadzić ręcznie do systemu POLTAX.
Aplikacja Urzędnika Aplikacja Urzędnika posiada funkcjonalność, umożliwiającą wyświetlenie pobranie oryginału dokumentu w formacie XML deklaracji elektronicznej, będącej we właściwości danego urzędu skarbowego, istnieje możliwość importowania pobranego oryginału dokumentu w formacie XML do interaktywnego formularza PDF celem wydania potwierdzonej kopii podatnikowi, w Aplikacji Urzędnika możliwe jest uzyskanie (w trakcie czynności sprawdzających lub postępowania podatkowego) po wpisaniu NIP lub numeru PESEL podatnika lub płatnika, informacji o elektronicznie złożonych deklaracjach zawierających następujące dane : data złożenia dokumentu, kod dokumentu, okres dokumentu, kod urzędu, stan przetworzenia.
Centralna Baza Dokumentów Operacyjnych Zadania CBDO: weryfikacja kompletności i zgodności dokumentu zgodnie z regułami dla odpowiedniego wzoru formularza, wygenerowanie numeru CBDO dla dokumentu, dystrybucja za pośrednictwem Platformy Integracji do aplikacji SP*ED.
Aplikacja SP*ED Menu aplikacji SP*ED: Weryfikacja dokumentów elektronicznych Przeglądanie weryfikacji dokumentów elektronicznych Obsługa komunikatów Przeglądanie komunikatów Podgląd danych z dokumentów elektronicznych Raporty I. Zestawienie dokumentów elektronicznych II. Zestawienie niezgodności adresowych III. Wydruk pakietu dokumentów elektronicznych IV. Monitorowanie wpływu e-dokumentów V. Zestawienie weryfikowanych e-dokumentów VAT Raporty diagnostyczne I. Numer pomocniczy II. Dokumenty odrzucone z niewysłanym komunikatem III. Dokumenty odrzucone/zaakceptowane BEZ komunikatu Słowniki I. Komunikatów II. Etapów III. Formularzy Statystyka
Aplikacja SP*ED przed weryfikacją Sprawdzanie właściwości miejscowej podatnika/płatnika: przed weryfikacją pracownik może/powinien sprawdzić właściwość miejscową wykonując Raport niezgodności adresowych z zaznaczeniem opcji oprócz nazwy miejscowości porównaj ulice i numer domu, w przypadku błędnej właściwości miejscowej pracownik: 1. dokonuje odrzucenia dokumentu, 2. wysyła komunikat U przekazanie do innego US, 3. pisemnie informuje podatnika/płatnika.
Aplikacja SP*ED - weryfikacja Cechy weryfikacji: weryfikacja nie zmienia zawartości e-dokumentu, zapisywanie e-dokumentów do systemu POLTAX pod warunkiem przejścia: poprawnej weryfikacji, weryfikacji z ostrzeżeniami o ile pracownik je zaakceptuje po wyjaśnieniu zgłoszonych przez aplikację SP*ED niezgodności, pracownik może podjąć decyzję o odrzuceniu dokumentu błędnie zweryfikowanego lub błędnie skierowanego (ze względu na właściwość miejscową). RODZAJE BŁĘDÓW: - K - Błąd krytyczny - B - Błąd - O - Ostrzeżenie - N - Zastrzeżenie
Aplikacja SP*ED - weryfikacja W aplikacji SP*ED wersja 3.0.3.0.1 dodano dwa nowe etapy weryfikacji dokumentów: GA - zgodność adresu e-podmiotu głównego e-dokumentu, ZA - zgodność adresu e-podmiotu związanego e-dokumentu.
Aplikacja SP*ED - weryfikacja W aplikacji SP*ED wersja 3.0.3.0.1, w przypadku niezgodności adresowych pomiędzy złożoną deklaracją elektroniczną a danymi zawartymi w lokalnej bazie systemu POLTAX, istnieje możliwość wydrukowania ekranu zawierającego informacje o rozbieżnościach adresów w celu analizy, podjęcia działań wyjaśniających lub uzgodnienia w komórce rejestracji.
Aplikacja SP*ED - weryfikacja Możliwość podglądu etapów weryfikacji dokumentu poprzez kombinację klawiszy ALT + F9 lub dwukrotne kliknięcie myszką. W liście etapów znajdują się informacje dotyczące błędów w poszczególnych etapach weryfikacji np.: Istnieje inny ważny dokument za ten sam okres.
Aplikacja SP*ED - akceptacja W przypadku poprawnej weryfikacji następuje automatycznie: - zmiana stanu e-dokumentu ze Stanu UP - Przyjęcie US lub US Weryfikacja US na Stan UA - Akceptacja US, - odnotowanie dokumentu w systemie POLTAX jako dokumentu o statusie W - wprowadzony i poprawności dokumentu D - do walidacji, - wysłanie komunikatu do CBDO o akceptacji e-dokumentu S - Sukces.
Aplikacja SP*ED - weryfikacja W przypadku błędnej weryfikacji e-dokument otrzymuje Stan US - Sprawdzanie US i automatycznie jest generowany komunikat Z - dokument w trakcie weryfikacji. Jeżeli błędy zostaną naprawione e-dokument powinien być ponownie zweryfikowany: - e-dokument otrzymuje Stan - UA, - dokument ukazuje się w systemie POLTAX ze statusem W - wprowadzony i poprawnością D - do walidacji, - wysłany zostaje komunikat do CBDO o akceptacji e-dokumentu S-Sukces.
Aplikacja SP*ED Po weryfikacji e-dokumentów pracownik może dokonać wydruku zestawienie dokumentów elektronicznych z aplikacji SP*ED ze statusem weryfikacji Akceptacja US, w celu dalszej obsługi tych dokumentów w systemie POLTAX.
Aplikacja SP*ED - odrzucenie Jeżeli nie można poprawić błędów, e-dokument decyzją pracownika zostaje: Krok 1. - odrzucony: - e-dokument otrzymuje Stan-UO, - generowany jest komunikat o odrzuceniu e-dokumentu, - rodzaje komunikatów przy odrzuceniu: O odrzucenie z powodu błędów, U przekazanie do innego US, N odrzucenie bez możliwości przekazania dokumentu w formie elektronicznej. Krok 2. - pracownik musi samodzielnie w aplikacji wysłać komunikaty odnośnie odrzucenia e-dokumentu do CBDO oraz poinformować pisemnie podatnika/płatnika.
System POLTAX Dokumenty elektroniczne przesłane do systemu POLTAX z aplikacji SP*ED wyróżnia: - Pole Nr elektr. wersji dok. wypełnione (nr CBDO) - Dane szczegółowe są zablokowane przed modyfikacją (oprócz pola UWAGI) - Można dodawać pozycje szczegółowe - Można modyfikować inne dane, np. daty
Obsługa dokumentów elektronicznych w systemie POLTAX Sprawdzenie deklaracji (walidacja dokumentów Alt+0) Zatwierdzenie dokumentów (Alt+2) W przypadku zeznań PIT-28, PIT-36 oraz PIT-36L, przed zatwierdzeniem zeznania należy dokonać sprawdzeń na kartach kontowych, w zakresie zgodności kwot wykazanych w zeznaniu z zapisami na karcie kontowej Przypisanie do rejestru Przypisów/Odpisów Rejestry takie zawierać będą wyłącznie dokumenty, które zostały przekazane w wersji elektronicznej. Rejestry zatwierdzonych deklaracji w systemie POLTAX zostają przekazane do komórki rachunkowości podatkowej bez wydruków deklaracji elektronicznych.
UWAGI Złożenie kolejnej deklaracji za ten sam rok (w innej formie) przez tego samego podatnika nakłada na organ podatkowy obowiązek wszczęcia czynności sprawdzających i ewentualnie postępowania podatkowego. Pracownicy urzędu skarbowego odpowiedzialni za obsługę deklaracji składanych w formie elektronicznej zobowiązani są do codziennego sprawdzania, czy w aplikacji SP*ED znajdują się dokumenty elektroniczne deklaracje podatkowe (z poziomu aplikacji należy wykonać czynność : etap weryfikacji). Na podstawie danych z aplikacji SP*ED zestawienie dokumentów elektronicznych ze statusem weryfikacji Akceptacja US, pracownicy odpowiedzialni za obsługę dokumentów elektronicznych dokonują walidacji oraz zatwierdzenia deklaracji w systemie POLTAX.
Dziękuję za uwagę