Platforma Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) instrukcja obsługi wniosków dla klientów instytucjonalnych

Transkrypt

1 Platforma Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) instrukcja obsługi wniosków dla klientów instytucjonalnych PUE ZUS - instrukcja obsługi wniosków dla klientów instytucjonalnych.

2 Spis treści Krok 1. Założenie profilu na PUE ZUS... 3 Krok 2. Upoważnienie wyznaczonego pracownika do wykonywania czynności w imieniu instytucji... 7 Krok 3. Wysyłanie dokumentów z PUE ZUS... 9 Krok 4. Odbieranie odpowiedzi na PUE ZUS

3 Instytucje, które występują do ZUS z wnioskiem o udostępnienie danych lub które przekazują inne dokumenty (np. zajęcia świadczeń), mają możliwość przekazywania tych dokumentów elektronicznie za pomocą Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS). Takie czynności może realizować upoważniony pracownik instytucji. Pracownik, który będzie składał wnioski w imieniu instytucji musi mieć swoje konto w PUE ZUS. Krok 1. Założenie profilu na PUE ZUS Jeśli pracownik nie ma profilu na PUE ZUS musi je założyć. W tym celu na stronie internetowej w części dotyczącej logowania do PUE trzeba wybrać: Nie masz konta w PUE? Zarejestruj się. W kolejnym oknie należy wybrać sposób rejestracji Dla Ciebie. Ze względu na bezpieczeństwo danych, do których uzyskuje się dostęp, profil musi zostać zaufany zweryfikowana musi zostać tożsamość osoby, która zakłada sobie profil. 3

4 Profil można zarejestrować na 4 sposoby: za pośrednictwem profilu zaufanego epuap Należy podać login i hasło do profilu zaufanego epuap. Po pomyślnym zalogowaniu trzeba wybrać przycisk "Zarejestruj Profil. Na formularzu rejestracji profilu należy uzupełnić pola związane z danymi identyfikacyjnymi i kontaktowymi (drugie imię, numer telefonu komórkowego, adres ). Numer PESEL oraz imię i nazwisko, a także data urodzenia zostaną automatycznie uzupełnione (pobiorą się z epuap). Należy również ustalić hasło do konta PUE. 4

5 Po uzupełnieniu danych profil na PUE ZUS zostanie założony i zaufany. Po prawnym zakończeniu rejestracji nowego profilu na adres zostanie przekazana informacja z loginem do profilu. za pośrednictwem kwalifikowanego podpisu elektronicznego (tzw. certyfikatu) Należy kliknąć w PODPISZ OŚWIADCZENIE. Następnie wybrać z listy certyfikat, który posłuży do zarejestrowania profilu na PUE ZUS. Należy podać PIN do podpisu kwalifikowanego. 5

6 Pojawi się okno rejestracji profilu należy uzupełnić pola związane z danymi identyfikacyjnymi i kontaktowymi (drugie imię, numer telefonu komórkowego, adres ). Numer PESEL oraz imię i nazwisko, a także data urodzenia zostaną automatycznie uzupełnione na podstawie danych z certyfikatu. Należy również ustalić hasło do konta PUE. Po uzupełnieniu danych profil na PUE ZUS zostanie założony i zaufany. Po prawnym zakończeniu rejestracji nowego profilu na adres zostanie przekazana informacja z loginem do profilu. za pośrednictwem bankowości elektronicznej Należy wybrać jeden z banków, który świadczy taką usługę wspólnie z ZUS. Nastąpi przeniesienie na stronę bankowości elektronicznej, gdzie należy podać login i hasło jakich standardowo używa się przy logowaniu do banku. Po podaniu prawidłowych danych, nastąpi powrót do portalu PUE ZUS, gdzie należy zaakceptować regulaminy oraz uzupełnić podstawowe dane. Należy również ustalić hasło do konta PUE. Po uzupełnieniu danych profil na PUE ZUS zostanie założony i zaufany. Po prawnym zakończeniu rejestracji nowego profilu na adres zostanie przekazana informacja z loginem do profilu. jako profil niezaufany, który należy potwierdzić w placówce ZUS Należy wprowadzić swoje dane, zatwierdzić regulamin i wybrać przycisk Zarejestruj profil. 6

7 Po rejestracji należy potwierdzić swoją tożsamość w ciągu 7 dni od rejestracji w dowolnej placówce ZUS. Pracownik ZUS - na podstawie okazanego dokumentu tożsamości - potwierdzi autentyczność wprowadzonych danych (czyli zaufa profil). W celu usprawnienia zakładania profili i potwierdzania tożsamości na podstawie okazanego dokumentu, klienci instytucjonalni mają możliwość umówienia wizyty pracowników ZUS u siebie w siedzibie. W trakcie takiej wizyty istnieje możliwość założenia profili na PUE ZUS wszystkim zainteresowanym pracownikom instytucji. Aby umówić wizytę należy skontaktować się z Naczelnikiem Wydziału Obsługi Klientów i Korespondencji. Krok 2. Upoważnienie wyznaczonego pracownika do wykonywania czynności w imieniu instytucji Aby umożliwić pracownikowi przekazywanie dokumentów na PUE ZUS należy złożyć stosowne pełnomocnictwo. Do udzielenia pełnomocnictwa można wykorzystać formularz ZUS PEL Pełnomocnictwo do wykonywania czynności prawnych w relacjach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, który jest dostępny na PUE ZUS i na stronie Informacja o sposobie wypełnienia formularza znajduje się w Załączniku nr 1 Jak wypełnić ZUS PEL. W pełnomocnictwie trzeba jasno określić jego zakres tzn. do jakich czynności lub spraw jest ono udzielane. W PUE ZUS można nadać pełnomocnictwa do: załatwiania wszelkich spraw w ZUS co wiąże się z dostępem do wszystkich danych instytucji jako płatnika składek (rola Płatnik). Są to wszystkie dane dotyczące m.in. rozliczeń, zgłoszonych ubezpieczonych, korespondencji, zwolnień lekarskich wyłącznie do elektronicznych zwolnień lekarskich 7

8 wyłącznie do korespondencji wiąże się to z możliwością wysyłania i odbierania korespondencji, w pełnomocnictwie można wskazać jakiego typu mają być to wnioski, Jeśli pracownik instytucji będzie wyłącznie składał do ZUS wnioski lub zajęcia oraz odbierał odpowiedzi do tych spraw, mocodawca może nadać mu upoważnienie wyłącznie do korespondencji. Przy tego typu upoważnieniu pracownik nie będzie miał na PUE ZUS dostępu do innych danych instytucji. Pełnomocnictwo do korespondencji - ważne informacje Jeśli podmiot ma jeden wspólny NIP (np. wspólny NIP Izby Skarbowej i wszystkich Urzędów Skarbowych, które pod nią podlegają), to upoważniony pracownik, będzie miał dostęp do wszystkich pism kierowanych z i do podmiotu identyfikowanego przez ten NIP. Jeśli do korespondencji w ramach jednej instytucji (jednego NIP) upoważnionych będzie kilku pracowników, to każdy z nich, będzie miał dostęp do wszystkich pism kierowanych z i do tej instytucji. Identyfikacja sprawy, której dotyczy pismo jest możliwe dopiero po otwarciu odpowiedzi - w treści pisma. Jesteśmy w trakcie zmian optymalizacyjnych systemu, aby wyszukiwanie odpowiedzi było bardziej ergonomiczne dla użytkowników wyszukiwanie po danych osoby wysyłającej wniosek i po dacie złożenia wniosku. Pełnomocnictwo dla osoby występującej w imieniu urzędu skarbowego jako organu podatkowego, egzekucyjnego albo KAS, powinno zostać podpisane przez naczelnika urzędu skarbowego lub przez dyrektora izby administracji skarbowej. W sprawach dotyczących zawiadomienia o zajęciu praw majątkowych, upoważnienie dla osoby działającej w imieniu organu egzekucyjnego powinno zostać podpisane przez naczelnika urzędu skarbowego. Pełnomocnictwo musi być udzielone na piśmie lub w formie dokumentu elektronicznego. Dokument ZUS PEL można złożyć do ZUS w formie: Aktualny, interaktywny wzór ZUS PEL do wypełnienia znajduje się na stronie zakładka Wzory formularzy pełnomocnictwo Pel Pełnomocnictwo. papierowej pocztą lub osobiście, elektronicznej mocodawca może wysłać dokument ze swojego konta PUE ZUS (po przejściu na zakładkę płatnik) lub przesłać dokument przez e-puap. 8

9 Aktywność każdego użytkownika portalu PUE ZUS jest logowana. W przypadku wątpliwości związanych z udzielonymi/odwołanymi pełnomocnictwami lub aktywnością pełnomocników, można zwrócić się do ZUS z zapytaniem. Krok 3. Wysyłanie dokumentów z PUE ZUS Na PUE ZUS dostępne są wnioski, które instytucje mogą wykorzystywać w komunikacji elektronicznej z ZUS: wnioski o udostępnienie danych ze zbioru ZUS wniosek ZUS-OK-WUD-01 (Załącznik nr 2 Jak wypełnić ZUS-OK-WUD-01) zawiadomienie o zajęciu praw majątkowych, w imieniu urzędu skarbowego wniosek RD-8-02 (Załącznik nr 3 Jak wypełnić RD-8-02) w pozostałych sprawach - wniosek RD-8-02 Aby wysłać dokument do ZUS, pracownik instytucji, który został upoważniony do czynności na PUE ZUS musi zalogować się do PUE ZUS. 1. W tym celu należy na stronie internetowej wybrać jedną z dostępnych opcji logowania. 2. Po zalogowaniu do swojego profilu na PUE ZUS należy wybrać zakładkę Ogólny. 9

10 3. Następnie należy wybrać Dokumenty i wiadomości Dokumenty robocze. 4. W prawym górnym rogu należy zmienić kontekst na kontekst instytucji, w imieniu której osoba składająca wniosek ma upoważnienie do takiej czynności. 5. Należy wskazać instytucję w kontekście której składany będzie wniosek. 10

11 6. Należy wybrać przycisk Utwórz nowy z listy dokumentów należy wybrać dokument, który ma zostać wysłany kliknąć Utwórz dokument. 7. Należy wybrać rolę, w jakiej ma zostać utworzony dokument. 11

12 Jeśli wybrany został wniosek ZUS- OK-WUD-01, należy wskazać rodzaj instytucji, w kontekście której zostanie złożony dokument oraz należy wybrać lub pisać podstawę prawną i potwierdzić przyciskiem OK. Przy pozostałych wnioskach ten krok nie występuje. 8. Należy wypełnić dokument (część danych podpowie system). 9. Należy wysłać dokument do ZUS wybierając przycisk Wyślij. 12

13 10. Należy wybrać sposób odbioru odpowiedzi. W tym miejscu można również zaznaczyć odbiór odpowiedzi pocztą tradycyjną. W polu odbiorcy można wskazać swoją instytucję wpisując odpowiedni adres do korespondencji. 11. Należy wybrać sposób podpisania dokumentu: Dokument można podpisać profilem zaufanym e-puap lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis e-puap: Po wybraniu podpisu epuap należy potwierdzić komunikat przyciskiem ok. 13

14 Nastąpi przekierowanie na stronę logowania profilu zaufanego. W oknie podpisywania dokumentu należy zweryfikować swoje dane i jeżeli są poprawne wybrać przycisk Podpisz profilem zaufanym. Należy wprowadzić kod autoryzacyjny przesłany SMSem. 14

15 Podpis kwalifikowanym podpisem elektronicznym: Po wybraniu podpisu kwalifikowanym podpisem elektronicznym należy wybrać swój certyfikat do podpisu. Następnie należy podać PIN do certyfikatu Po poprawnym podaniu PINu dokument zostanie podpisany i przekazany do ZUS. 15

16 Po poprawnej wysyłce dokument znajdzie się w zakładce Dokumenty wysłane, gdzie można obejrzeć poświadczenie przedłożenia. Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia wizualizuje się w poniższej formie: 16

17 Krok 4. Odbieranie odpowiedzi na PUE ZUS 1. Po zalogowaniu do swojego profilu na PUE ZUS należy wybrać zakładkę Ogólny. 2. Następnie z bocznego menu należy wybrać Dokumenty i wiadomości Skrzynka odbiorcza. 3. W prawym górnym rogu należy zmienić kontekst na kontekst instytucji, w imieniu której osoba odbierająca korespondencje upoważnia do takiej czynności. 4. Należy wskazać instytucję, w kontekście której odbierana będzie odpowiedź. 5. W sekcji Dokumenty wymagające poświadczenia odbioru należy wybrać odpowiedzi, które mają zostać odebrane. 17

18 6. Należy potwierdzić odebranie odpowiedzi profilem zaufanym epuap lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 7. Przy potwierdzaniu odbioru należy postępować tak, jak przy podpisywaniu dokumentów do wysyłki. 8. Po potwierdzeniu dokument znajdzie się w sekcji Lista dokumentów odebranych. 9. Po w kliknięciu w szczegóły, a następnie Przeglądaj dokument, można zobaczyć treść odpowiedzi. 18

19 Załącznik nr 1 Jak wypełnić dokument ZUS- PEL? Przykład wypełnienia ZUS PEL wyłącznie do korespondencji, dla wybranych typów pism: Strona 1 Należy wskazać, czy jest to nadanie pełnomocnictwa, czy jego odwołanie Tu należy wpisać dane mocodawcy osoby, która w imieniu instytucji jest upoważniona do udzielania pełnomocnictw Tu należy wpisać dane instytucji w imieniu której, upoważniony pracownik będzie wysyłał i odbierał pisma

20 Strona 2 Należy uzupełnić daty obowiązywania oraz zakres do jakiego pracownik ma zostać upoważniony Przy odwoływaniu pełnomocnictwa tu należy wpisać datę Dane pracownika, który zostanie upoważniony 2

21 Załącznik nr 2 Jak wypełnić dokument ZUS-OK-WUD-01? Strona 1 Dane identyfikacyjne i adresowe pobiorą się automatycznie z systemu Można wpisać odwołanie do numeru sprawy, jeśli to kontynuacja Podstawa prawna pobiera się podczas otwierania wniosku, ale można również dopisać ręcznie Należy wpisać przeznaczenie danych 1

22 Strona 2 Tu należy wpisać dane identyfikacyjne i adresowe podmiotu, o którym chcesz uzyskać informacje Tu można zaznaczyć zakres danych o jaki wnioskuje instytucja 2

23 Strona 3 Jeśli zakres, którego dotyczy zapytanie instytucji, wykracza poza zakres zaznaczony w poprzednim polu, tu można wpisać dodatkowe kwestie W elektronicznej wersji wniosku tu nie uzupełnia się sposobu odbioru odpowiedzi. Odpowiednie okno pojawia się podczas wysyłania dokumentu UWAGA: jeżeli wniosek o takim samym zakresie ma dotyczyć więcej niż jednej osoby, można listę osób dołączyć w formie załącznika, jeżeli wniosek będzie miał różny zakres, dla każdej z osób należy przygotować osobny wniosek. 3

24 Załącznik nr 3 Jak wypełnić dokument ZUS RD-8-02? Strona 1 Dane identyfikacyjne i adresowe pobierane są automatycznie Tu należy zaznaczyć czego dotyczy przekazywana do ZUS sprawa 1

25 Strona 2 Tu należy krótko opisać przekazywaną sprawę Tu należy wpisać krótkie uzasadnienie UWAGA: Jeżeli wniosek o takim samym zakresie ma dotyczyć więcej niż jednej osoby, jest możliwość dołączenia innych pism w formie załącznika. 2