Biuletyn. Eksport e-deklaracji oraz import UPO

Transkrypt

1 Biuletyn Eksport e-deklaracji oraz import UPO

2 Spis treści 1.1 e- Deklaracje Informacje ogólne Eksport e- Deklaracji Odbieranie UPO Sprawdzanie pliku XML z deklaracją Uzasadnienie przyczyn złoŝenia korekty Moduł Comarch Biuro Rachunkowe funkcja eksportu e-deklaracji oraz importu UPO... 9 Eksport e- Deklaracji oraz import UPO - 2 -

3 1.1 e- Deklaracje Informacje ogólne Funkcjonalność Comarch OPT!MA umoŝliwiająca składanie deklaracji elektronicznych opiera się na modelu, w którym w pierwszym etapie tworzony jest plik XML zgodny ze schematem XSD opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Następnie tak wygenerowany plik UŜytkownik podpisuje podpisem elektronicznym i przesyła na serwer Ministerstwa Finansów. Aby moŝliwe było wysłanie e-deklaracji, konieczne jest posiadanie takiego elektronicznego podpisu. UmoŜliwiono eksport następujących deklaracji do systemu e-deklaracje: - deklaracja VAT-7, VAT-7K wraz z załącznikami: ORD-ZU, VAT-ZZ, VAT-ZT, - deklaracja VAT-UE wraz z załącznikami VAT-UE/A i VAT-UE/B, - deklaracja VAT-7D, wraz z załącznikami: ORD-ZU, VAT-ZZ, VAT-ZT, NAD-ZP - załącznik NAD-ZP - wniosek o zaliczenie nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych, - deklaracja roczna PIT-28 (wzór nr 14) wraz z załącznikami: PIT-28/A, PIT-28/B, PIT-O, ORD-ZU. - deklaracja roczna PIT-36 wraz z załącznikami PIT/B i PIT/O, ORD-ZU. - deklaracji rocznej PIT-36L wraz z załącznikiem PIT/B, ORD-ZU. - deklaracji rocznej CIT-8, wraz z załącznikiem CIT-8/O, ORD-ZU. - deklaracji rocznych PIT-11,PIT-40 (indywidualnie lub seryjnie) - deklaracji rocznych PIT-4R, PIT-8AR Aby wyeksportować deklarację naleŝy: 1. W menu System -> Konfiguracja -> Stanowisko -> Ogólne -> e-deklaracje, wskazać katalog, w którym mają być zapisane pliki w polu: Katalog przechowywania plików wymiany:. Tworzony jest katalog o nazwie takiej jak nazwa bazy danych, a następnie podkatalog o nazwie RokMiesiąc deklaracji i w nim są umieszczane pliki z deklaracją oraz odebrane UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). 2. ObsłuŜono połączenie z serwerem e-deklaracji w przypadku wykorzystania serwera proxy (System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ e-deklaracje). 3. W menu System -> Urzędy - na formularzu urzędu skarbowego wskazać dane adresowe Urzędu Skarbowego oraz kod Urzędu Skarbowego. Lista kodów Urzędów Skarbowych dostępna jest na stronie Ministerstwa Finansów pod linkiem: 4. Poprawnie wypełnić deklarację przede wszystkim dane i adres podatnika (Konfiguracja -> Firma - > Dane firmy -> np. VAT-7,VAT-UE, PIT-28, PIT-36). 5. Zablokować deklarację przed zmianami. Następujące pola są obowiązkowe: Dla deklaracji VAT-7: Kod urzędu skarbowego na deklarację przepisywany jest z karty urzędu, zakładka: Ogólne, pole: Kod urzędu. Rok i miesiąc złoŝenia deklaracji Cel złoŝenia deklaracji Jeśli podatnikiem jest osoba fizyczna: 2. Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika 3. Data urodzenia 4. Adres podatnika, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta. Jeśli podatnikiem jest osoba prawna: Eksport e- Deklaracji oraz import UPO - 3 -

4 2. Pełna nazwa podatnika 3. Adres siedziby firmy, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta. Dla deklaracji VAT-UE: Kod urzędu skarbowego Rok i kwartał złoŝenia deklaracji Jeśli podatnikiem jest osoba fizyczna: 2. Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika 3. Data urodzenia 4. Adres podatnika, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta. Jeśli podatnikiem jest osoba prawna: 2. Pełna nazwa podatnika 3. Adres siedziby firmy, pola: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta. Dla deklaracji PIT-11, PIT-40, PIT-4R, PIT-8AR: Kod urzędu skarbowego Właściwy urząd skarbowy dla danego rodzaju deklaracji (Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Deklaracje) JeŜeli podatnikiem jest osoba fizyczna: 2. Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika 3. Data urodzenia 4. PESEL 5. Adres: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta JeŜeli podatnikiem jest osoba prawna: 2. REGON, 3. Pełna nazwa 4. Adres siedziby: Kraj, Województwo, Powiat, Gmina, Numer domu, Miejscowość, Kod pocztowy, Poczta. Ponadto dla prawidłowego przygotowania e-deklaracji PIT-11 i PIT-40 naleŝy na Formularzu danych kadrowych pracownika wypełnić: 1. NIP pracownika, 2. PESEL, Data urodzenia 3. Pełne dane adresowe pracownika 4. Urząd skarbowy pracownika 1.2 Eksport e- Deklaracji Otworzyć zatwierdzony formularz deklaracji i kliknąć na ikonę Wyślij deklarację do systemu e-deklaracje wykonywane: a) Przygotowanie deklaracji,. Pojawi się log z przebiegu eksportu, który kolejno będzie wskazywał jakie czynności są b) Podpisanie deklaracji - pojawi się okno z listą dostępnych certyfikatów (certyfikat musi być zarejestrowany w systemie aby pojawił się w oknie wyboru), następnie pojawi się okno komponentu do podpisywania, w którym będzie naleŝało podać PIN, Eksport e- Deklaracji oraz import UPO - 4 -

5 c) Wysłanie deklaracji, d) Odebranie statusu deklaracji zwykle będzie to komunikat Dokument w trakcie przetwarzania. Po poprawnym zakończeniu eksportu, w logu z przebiegu eksportu będą następujące informacje: Na liście deklaracji, w kolumnie e-deklaracje, pojawi się status Wysłano/Nie odebrano UPO, a w kolumnie Data wysłania pojawi się data wysłania deklaracji. Na formularzu deklaracji dostępna jest zakładka e-deklaracje, w której znajdują się szczegółowe informacje (do odczytu) o statusie deklaracji, dacie i godzinie wysłania/odebrania oraz dane osoby, która te zmiany wykonała. Uwaga: Po wysłaniu deklaracji naleŝy odebrać UPO jeŝeli serwer Ministerstwa Finansów podczas odbierania UPO zgłosi błąd w deklaracji wówczas moŝna cofnąć deklarację do bufora (prawy przycisk myszy Odblokuj deklarację ) i po wprowadzeniu zmian ponowne ją wysłać. Deklaracja PIT 36 Naciśnięcie ikony Wyślij deklarację do systemu e-deklaracje, aktywnej na zatwierdzonym formularzu PIT-36, rozpoczyna eksport deklaracji do systemu e-deklaracje. Uwaga: Do systemu e-deklaracje moŝna wysłać deklarację PIT-36 wraz z załącznikami PIT/B i PIT/O. Nie są przesyłane pozostałe załączniki wymienione w sekcji R. JeŜeli istnieje potrzeba wypełnienia któregoś z tych załączników naleŝy złoŝyć deklarację poprzez stronę systemu e-deklaracje lub w formie papierowej. Eksport e- Deklaracji oraz import UPO - 5 -

6 Uwaga: JeŜeli na załączniku PIT/B podatnik ma udział zmienny, to deklaracja PIT-36 wraz załącznikami nie zostanie wysłana do systemu e-deklaracje. W takiej sytuacji, uŝytkownik moŝe zmodyfikować udziały oraz kwoty na załączniku PIT/B. Uwaga: Przychody i koszty z pozarolniczej działalności gospodarczej, wykazywane w sekcji D na PIT-36, są obliczane na podstawie zapisów w bazie danych oraz kwot do deklaracji na karcie właściciela. Ręczna modyfikacja kwot na załączniku PIT/B nie powoduje zmian kwot w polach na deklaracji PIT-36. Deklaracja PIT 36L Naciśnięcie ikony Wyślij deklarację do systemu e-deklaracje, aktywnej na zatwierdzonym formularzu PIT-36L, rozpoczyna eksport deklaracji do systemu e-deklaracje. Uwaga: Do systemu e-deklaracje moŝna wysłać deklarację PIT-36L wraz z załącznikiem PIT/B. Nie są przesyłane pozostałe załączniki wymienione w sekcji P. JeŜeli istnieje potrzeba wypełnienia któregoś z tych załączników naleŝy złoŝyć deklarację poprzez stronę systemu e-deklaracje lub w formie papierowej. Uwaga: JeŜeli na załączniku PIT/B podatnik ma udział zmienny, to deklaracja PIT-36L wraz załącznikami nie zostanie wysłana do systemu e-deklaracje. W takiej sytuacji, uŝytkownik moŝe zmodyfikować udziały oraz kwoty na załączniku PIT/B. Uwaga: Przychody i koszty z pozarolniczej działalności gospodarczej, wykazywane w sekcji D na PIT-36L, są obliczane na podstawie zapisów w bazie danych oraz kwot do deklaracji na karcie właściciela. Ręczna modyfikacja kwot na załączniku PIT/B nie powoduje zmian kwot w polach na deklaracji PIT-36L. Deklaracja CIT- 8 Eksport deklaracji rocznej CIT-8 wraz z załącznikiem CIT-8/O do systemu e-deklaracje. Uwaga: Do systemu e-deklaracje przesyłany jest tylko załącznik CIT-8/O. JeŜeli istnieje potrzeba dołączenia innych załączników naleŝy przesłać deklarację ze strony systemu e-deklaracje lub w formie papierowej. Deklaracja PIT-4R Naciśnięcie ikony Wyślij deklarację do systemu e-deklaracje, aktywnej na zablokowanym formularzu PIT-4R, rozpoczyna eksport deklaracji do systemu e-deklaracje. Eksport e- Deklaracji oraz import UPO - 6 -

7 Uwaga: Od 2007 roku Płatnik nie składa deklaracji PIT-4, ale zobowiązany jest do comiesięcznej wpłaty zaliczki na podatek dochodowy. W celu ustalenia kwoty zaliczki podatku do odprowadzenia do Urzędu Skarbowego naleŝy naliczać co miesiąc deklarację PIT-4 (wersja 18). Na podstawie tych miesięcznych zaliczek moŝna przygotować deklarację roczną PIT-4R. Deklaracja PIT-8AR Z poziomu Kadry/Płace/ Deklaracje/ Podatek na PIT-8AR dostępna jest Lista podatku na PIT-8AR, z naliczonymi zaliczkami za kaŝdy miesiąc, na podstawie których moŝna przygotować deklarację roczną PIT- 8AR. Naciśnięcie ikony Wyślij deklarację do systemu e-deklaracje, aktywnej na zablokowanym formularzu PIT-8AR, rozpoczyna eksport deklaracji do systemu e-deklaracje. Uwaga: Chcąc wysłać deklarację PIT-8AR drogą elektroniczną naleŝy ją przygotować (obliczyć) w wersji co najmniej 15.0 programu. Seryjne e-deklaracje PIT-11/PIT-40 Z poziomu Kadry/Płace / Deklaracje / Deklaracje PIT Pracownika otwiera się okno z listą pracowników, dla których obliczono PIT. Domyślnie wyświetlana jest lista deklaracji PIT-11, z moŝliwością zmiany w filtrze (pole Lista deklaracji) na PIT-40. Zaznaczenie pracowników i naciśnięcie ikony powoduje seryjne zablokowanie deklaracji, niezbędne w celu wysłania deklaracji. Zaznaczając pracowników, dla których deklaracje mają być wysłane i naciśnięcie ikony Wyślij deklarację do systemu e-deklaracje, aktywnej na zablokowanym formularzu, rozpoczyna eksport deklaracji. Uwaga: W zaleŝności od ustawień komponentu do obsługi podpisu elektronicznego program poprosi o podanie PIN u tylko raz i podpisze wszystkie deklaracje lub będzie prosił o podanie PIN u dla kaŝdej deklaracji osobno. Komponent UNIZETO domyślnie wymaga wybrania certyfikatu i podpisania PIN u tylko jeden raz w danej sesji. Komponent KiR u i Sigillum wymaga ustawienia opcji Trwały PIN i podania np. na jaki czas ma być zapamiętany PIN. Uwaga: W przypadku Comarch OPT!MA wersja Online Program zapyta o certyfikat i poprosi o potwierdzenia przy potwierdzaniu kaŝdej kolejnej wysyłanej deklaracji (ze względu na bezpieczeństwo kaŝda eksportowane deklaracja jest przesyłana jako plik xml zarówno na komputer UŜytkownika, jak i na serwer Ministerstwa Finansów. Uwaga: MoŜliwość ponownego przesłania deklaracji, do której juŝ odebrano UPO dostępne jest tylko z formularza konkretnej deklaracji (Deklaracje pracownika). e-deklaracje wykonywane tylko dla tych deklaracji, które są zablokowane i nie były jeszcze poprawnie wyeksportowane. Nie moŝna wyeksportować deklaracji ze statusem Wysłana/Nie pobrano UPO oraz Pobrano UPO. Eksport e- Deklaracji oraz import UPO - 7 -

8 1.3 Odbieranie UPO Po wysłaniu deklaracji naleŝy odebrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). UPO powinno być dostępne do odbioru do 24 godzin od wysłania. Aby odebrać UPO naleŝy otworzyć formularz deklaracji i za pomocą ikony Pobierz UPO pobranie UPO. Poprawne pobranie UPO zakończy się komunikatem: zainicjować Urzędowe Poświadczenie Odbioru moŝna wydrukować z poziomu formularza deklaracji. Uwaga: Zanim zostanie wysłana korekta danej deklaracji naleŝy wcześniej odebrać UPO do deklaracji pierwotnej (czyli upewnić się, Ŝe pierwotna deklaracja została złoŝona poprawnie). 1.4 Sprawdzanie pliku XML z deklaracją JeŜeli po wysłaniu z programu Comarch OPT!MA e-deklaracji na serwer Ministerstwa Finansów nie moŝna pobrać UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru), wówczas na stronie moŝna sprawdzić plik xml, który generowany jest przez program Comarch OPT!MA. W ścieŝce podanej w menu System> Konfiguracja> Stanowisko> Ogólne> e-deklaracje tworzony jest katalog o nazwie takiej jak nazwa bazy danych, a następnie podkatalog o nazwie RokMiesiąc deklaracji i w nim są umieszczane pliki xml np. VAT-7_200812_0_ xml. Na stronie po naciśnięciu przycisku Przeglądaj wskazujemy lokalizację pliku xml z deklaracją a następnie naciskamy przycisk Validate. Eksport e- Deklaracji oraz import UPO - 8 -

9 Otrzymujemy informację, Ŝe np. nie jest wypełniony powiat. NaleŜy w Konfiguracji> Dane firmy> VAT-7, VAT-UE wypełnić pole Powiat. Odblokować deklarację, jeszcze raz ją przeliczyć. Zablokować i wysłać ponownie. 1.5 Uzasadnienie przyczyn złoŝenia korekty W przypadku gdy Podatnik składa korektę deklaracji naleŝy wypełnić zakładkę ORD-ZU na formularzu deklaracji czyli załącznik z uzasadnieniem przyczyny korekty. Niewypełnienie załącznika spowoduje, Ŝe deklaracja zostanie uznana przez serwer Ministerstwa Finansów za niepoprawną i nie będzie moŝliwe odebranie UPO. Mechanizm wysyłki i odbierania UPO identyczny jak przy składaniu deklaracji. Po odebraniu UPO moŝna wydrukować Deklarację ORD-ZU z poziomu formularza deklaracji z menu dostępnych wydruków. Uwaga: Korektę deklaracji moŝna wysłać jedynie jeŝeli deklaracja pierwotna została zablokowana przed zmianami (nie moŝe widnieć na liście w kolorze zielonym). 1.6 Moduł Comarch Biuro Rachunkowe funkcja eksportu e-deklaracji oraz importu UPO W module Comarch Biuro Rachunkowe istnieje moŝliwość exportu e-deklaracji oraz importu Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Funkcja ta usprawnia pracę doradców podatkowych oraz biur rachunkowych poprzez umoŝliwienie seryjnego wykonywania wspomnianych wcześniej operacji dla wybranych baz firmowych. Obecnie moŝna dokonać eksportu następujących deklaracji: VAT-7,VAT-7K, VAT-UE wraz z załącznikami oraz PIT-4R, PIT-8AR. Funkcja widoczna jest na liście operacji seryjnych w menu pod nazwą e-deklaracje i składa się ona z dwóch pozycji: Wyślij deklaracje, Odbierz UPO. Eksport e- Deklaracji oraz import UPO - 9 -

10 Widok nowych funkcji w dostępnym menu. Po wyborze funkcji Wyślij deklaracje pojawi się okno dialogowe zawierające rozwijalną listę, za pomocą której UŜytkownik ma moŝliwość dokonania szybkiego wyboru rodzaju deklaracji, którą chce wysłać. Okno dialogowe z rozwijalną listą deklaracji, podczas wywoływania funkcji Wyślij deklaracje. Po wybraniu rodzaju deklaracji pojawi się okno z wyborem certyfikatu i podaniem PIN u. W zaleŝności od ustawień komponentu do obsługi podpisu elektronicznego program poprosi o podanie PIN u tylko raz i podpisze wszystkie deklaracje lub będzie prosił o podanie PIN u dla kaŝdej deklaracji osobno. Komponent UNIZETO domyślnie wymaga wybrania certyfikatu i podpisania PIN u tylko jeden raz w danej sesji. Komponent KiR u i Sigillum wymaga ustawienia opcji Trwały PIN i podania np. na jaki czas ma być zapamiętany PIN. Po podpisaniu deklaracji następuje jej wysłanie do systemu e-deklaracje. JeŜeli UŜytkownik dokonał eksportu deklaracji VAT-7 lub VAT-UE wówczas w bazie danych klienta wyświetlana jest informacja o wysyłce elektronicznej, która znajduje się w atrybucie Deklaracja VAT-7 lub Deklaracja VAT-UE, w zaleŝności od tego jaki rodzaj deklaracji został wysłany. Uwaga: NaleŜy pamiętać, aby wysyłane deklaracje zostały wcześniej zatwierdzone. W przeciwnym razie program nie pozwoli na ich wyeksportowanie i pojawi się odpowiedni komunikat : W bazie [nazwa bazy] deklaracja nie została zatwierdzona. Deklaracja nie została wysłana. W takiej sytuacji naleŝy zatwierdzić daną deklarację i ponownie wysłać. Chcąc dokonać importu Urzędowego Poświadczenia Odbioru naleŝy wybrać z menu funkcję Odbierz UPO. Następnie, podobnie jak przy eksporcie deklaracji, pojawi się okno dialogowe z rozwijalnym menu pozwalające na wybór rodzaju deklaracji dla której UŜytkownik chce dokonać importu. Po wybraniu rodzaju deklaracji rozpocznie się proces pobierania UPO. Analogicznie jak przy eksporcie deklaracji VAT-7 oraz VAT-UE, po zakończeniu operacji importu UPO pojawia się informacja o odbiorze UPO w atrybucie Deklaracja VAT-7 lub Deklaracja VAT-UE. Okno dialogowe z rozwijalna lista deklaracji, podczas wywoływania funkcji Odbierz UPO. Przy eksporcie e-deklaracji oraz imporcie UPO w Panelu Wyników będą wyświetlane odpowiednie komunikaty informujące o przebiegu danych operacji. Eksport e- Deklaracji oraz import UPO

11 Uwaga: Aby funkcja eksportu deklaracji oraz importu UPO w module Biuro Rachunkowe mogła poprawnie działać, naleŝy pamiętać o ustawieniu odpowiednich parametrów w konfiguracji programu Comarch OPT!MA. Eksport e- Deklaracji oraz import UPO