Gdańsk, dnia 7.06.2010r. otatka z seminarium Promocja i upowszechnianie projektów innowacyjnych i ponadnarodowych, innowacyjność działań informacyjno-promocyjnych oraz budowanie partnerstwa i formy poszukiwania partnera w ramach grantu pt. Poprawa jakości wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w PO KL 2007-2013 poprzez wykorzystanie doświadczeń uzyskanych przy realizacji projektów w ramach PIW EQUAL 2004-2006 W dniach 13-14 maja br. odbyło się seminarium w ramach grantu pt. Poprawa jakości wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w PO KL 2007-2013 poprzez wykorzystanie doświadczeń uzyskanych przy realizacji projektów w ramach PIW EQUAL 2004-2006. W spotkaniu wzięli udział przedstawiciele instytucji zaangażowanych w realizację grantu, ze Strony Lidera oraz Partnerów, tj. pracownicy Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku, Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku, Dolnośląskiego Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Wałbrzychu, Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Olsztynie, Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Opolu, Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Szczecinie, Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Toruniu i Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Toruniu (listy obecności w załączeniu) oraz zaproszeni goście, tj. przedstawiciele: Krajowej Instytucji Wspomagającej w Warszawie, Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego we Wrocławiu, a także Projektodawca ze Stowarzyszenia Pro Silesia et Europa. Seminarium w dniu 13 maja br. rozpoczęła Pani Monika Kwil Skrzypińska Dyrektor Dolnośląskiego Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Wałbrzychu, która przywitała zgromadzonych uczestników i przybyłych gości oraz przypomniała wszystkim obecnym istotę i cel spotkania, którym jest wzajemna współpraca w zakresie wypracowania najlepszych technik i metod wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej poprzez stałą wymianę informacji, dotychczasowych doświadczeń pomiędzy instytucjami zaangażowanymi w realizację grantu. To także skuteczna promocja i upowszechnianie tego rodzaju projektów, wspieranie Wnioskodawców ubiegających się o środki w ramach PO KL 2007-2013 i ich beneficjentów, wzrost efektywności monitoringu oraz poprawa systemu wdrażania projektów innowacyjnych i ponadnarodowych, modernizacja organizacyjno instytucjonalna i budowanie zaplecza merytorycznego dla funkcjonowania IP/IP2, tworzenie gremiów opiniująco doradczych wywodzących się ze środowisk naukowych a wspierających etap wdrażania projektów innowacyjnych oraz z komponentem ponadnarodowym. Następnie przystąpiono do omówienia sześciu bloków tematycznych zagadnień majowego seminarium, obejmującego: Wytyczne wynikające z zapisów dokumentów programowych PO KL dotyczących promocji i upowszechniania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej ; Roczny Plan Działań współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
Doświadczenia Partnera (Dolnośląskiego Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Wałbrzychu) dotyczące promocji projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej. Wskazanie kwestii problematycznych ; Problemy Projektodawcy na etapie pozyskiwania środków finansowych na realizację, jak również trudności na poziomie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej; Wsparcie Krajowej Instytucji Wspomagającej dotyczące informacji, promocji, upowszechniania i mainstreamingu na rzecz projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej PO KL Wewnętrzne i zewnętrzne działania informacyjno promocyjne prowadzone przez IP/IP2 na rzecz upowszechniania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej ; Zasady budowania partnerstwa (zasad współpracy ponadnarodowej) oraz zarządzanie ryzykiem i konfliktem Pierwszy temat pt. Wytyczne wynikające z zapisów dokumentów programowych PO KL dotyczących promocji i upowszechniania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej został przygotowany i omówiony przez pracownika Dolnośląskiego Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Wałbrzychu. Wskazano podstawy prawne i dokumenty programowe, na podstawie których Instytucje Pośredniczące i Instytucje Pośredniczące II stopnia zobowiązane są do prowadzenia działań w kierunku promocji, informacji i upowszechniania wiedzy w zakresie projektów innowacyjnych, współpracy ponadnarodowej, a także projektów konkursowych i systemowych. Należą do nich: Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dn. 11.07.2006r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności; Wytyczne w zakresie informacji i promocji (art. 35 ust. 3 pkt 11 ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z dn. 06.12.2006r.); Plan komunikacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki; Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach PO KL; Wytyczne w zakresie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL. Opracowane założenia określają zasady polityki informacyjno promocyjnej, dotyczące m.in.: planowania, promocji programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej (EWT) oraz Europejski Instrument Sąsiedztwa i Partnerstwa (EISP), koordynacji, podstawowych narzędzi wykorzystywanych w celu efektywnego dotarcia do jak największej grupy potencjalnych Wnioskodawców oraz sprawozdawczość z dokonanych czynności. Podmiotem odpowiedzialnym za ujednolicenie działań informacyjnych i promocyjnych PO KL jest Instytucja Zarządzająca, natomiast za wsparcie Krajowa Instytucja Wspomagająca. Proces upowszechniania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej ma na celu szerokie poinformowanie wszystkich potencjalnie zainteresowanych o produkcie finalnym, a ich włączenie do głównego nurtu polityki służyć ma zagwarantowaniu stosowania otrzymanego produktu przez instytucje i organizacje działające w obszarze polityki społecznej, zatrudnienia czy edukacji. Najczęściej wykorzystywanymi instrumentami realizacji działań rozpowszechniających są spotkania, seminaria, warsztaty, konferencje, szkolenia, publikacje (czasopisma, biuletyny), akcje telewizyjne i radiowe, strony www. Celem strategicznych działań informacyjno promocyjnych, opracowanych przez Krajową Instytucję Wspomagającą, jest przedstawienie IP i IP2 efektywnego sposobu zaplanowania, realizacji, monitorowania i ewaluacji zadań dotyczących projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL. 2
Należy jednak wskazać na brak konkretnie sprecyzowanych, wyodrębnionych wytycznych z zakresu zadań, dotyczących informacji i promocji innowacyjności i współpracy ponadnarodowej, na poziomie IP i IP2. Instytucje ogłaszające konkursy na realizację projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej mają natomiast obowiązek realizacji działań informacyjnych i promocyjnych skierowanej do opinii publicznej, decydentów i mediów, ukierunkowanych na przekazanie informacji o projektach innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej. Od skuteczności w/w działań w dużej mierze zależy jakiej jakości projekty zostaną złożone i zatwierdzone do realizacji. W związku z powyższym istnieje potrzeba wypracowania skutecznych metod realizacji działań informacyjno-promocyjnych, wykonywanych przez IP i IP2. Należy przy tym zwrócić szczególną uwagę na skierowanie w/w działań do określonej grupy odbiorców. Następnie został zaprezentowany drugi blok tematyczny pt. Doświadczenia DWUP dotyczące promocji projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej. Wskazanie kwestii problematycznych, w którym ujęto dotychczasowe doświadczenie Urzędu w zakresie działań informacyjno promocyjnych. Dolnośląski Wojewódzki Urząd Pracy w Wałbrzychu jako Instytucja Pośrednicząca II stopnia ogłosiła w ubiegłym roku (zgodnie z Planem Działania na rok 2009) dwa konkursy zamknięte dla następujących Priorytetów: 1. Priorytet VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich, temat: Działania służące wydłużeniu aktywności zawodowej, konkurs nr I/VI/INN/09; 2. Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki, temat: Analiza, testowanie i wdrażanie idei flexicurity, konkurs nr I/VIII/INN/09. W przypadku Priorytetu VI do Urzędu wpłynęły zaledwie trzy wnioski, z których tylko jeden pozytywnie przeszedł ocenę formalną i merytoryczną (Stowarzyszenie Pro Silesia et Europa), dwa pozostałe wnioski zostały odrzucone. Natomiast dla Priorytetu VIII, wnioski o dofinansowanie w ramach PO KL złożyło dwóch beneficjentów, ale żaden z wniosków nie przeszedł pozytywnej oceny merytorycznej. Działania informacyjno promocyjne prowadzone przez DWUP w kierunku dotarcia do jak największej liczby potencjalnych odbiorców obejmowały w pierwszej kolejności ogłoszenia o naborze (Załącznik- Gazeta Wrocławska Polska The Times) oraz ogłoszenie na stronie internetowej poświęconej wdrażaniu POKL. Z powodu nikłego zainteresowania aplikowaniem o środki finansowe, podjęto kolejne próby zmierzające do wzrostu liczby złożonych wniosków, które polegały na przygotowaniu dwóch artykułów prasowych pt. W poszukiwaniu nowych rozwiązań projekty innowacyjne w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Załącznik - Gazeta Wrocławska Polska The Times) oraz pt. Innowacyjność w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki (Załącznik - Biuletyn Europejskiego Funduszu Społecznego UMWD Wydz. EFS). Równocześnie zaplanowano przeprowadzenie kilku spotkań informacyjnych, do których nie doszło, ponieważ skala zainteresowania tematyką innowacyjności wciąż pozostawała niewielka, dlatego też ograniczono się do wyznaczenia terminów indywidualnych konsultacji. Jednym z ostatnich działań informacyjno promocyjnych, podjętych przez DWUP, było zorganizowanie imprezy pt. Targi Projektów, które odbyły się we Wrocławiu na Rynku Placu Gołębim w dn. 08.05.2010r. Celem targów było zaprezentowanie najlepszych praktyk z zakresu 3
wdrażania projektów, realizowanych przez Beneficjentów Dolnośląskiego Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Wałbrzychu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (udział wzięło 20 Projektodawców), wspierających aktywizację zawodową, integrację społeczną oraz wpływających na rozwój zasobów ludzkich na terenie Dolnego Śląska, a jedno z miejsc wystawowych zostało zagospodarowane przez Beneficjenta realizującego projekt innowacyjny w ramach Priorytetu VI. Z rozeznania telefonicznego, dokonanego przez pracownika Dolnośląskiego Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Wałbrzychu wynika, iż doświadczenie pozostałych instytucji jest bardzo podobne do tego, które posiada DWUP. Prowadzona kampania informacyjno promocyjna ogranicza się na ogół do standardowych czynności, wynikających z Planu Komunikacji PO KL. Efekt końcowy jest niezadawalający, sprowadza się do złożenia kilku wniosków i podpisania umów z pojedynczymi Projektodawcami. Powstają więc pytania: Co należy zmienić? Jakich kanałów przepływu informacji użyć, by dotrzeć do tej właściwej grupy odbiorców? W opinii DWUP przede wszystkim warto zastanowić się nad: wspólną promocją projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej (współpraca IP i IP2), wzajemną wymianą posiadanych materiałów, stworzeniem jednej bazy potencjalnych Projektodawców, nakłonieniem przedstawicieli KIW i ROEFS ów do większego zaangażowania w przedsięwzięcie itp. Dzięki takiej perspektywie istnieje szansa wzrostu efektywności walorów polityki w dziedzinie informacji i promocji projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej. W kolejnej części seminarium Projektodawca ze Stowarzyszenia Pro Silesia et Europa, realizujący projekt Pracownik 50+. Przełamywanie barier na rynku pracy (złożony do DWUP w roku 2009, w ramach konkursu na projekty innowacyjne w ramach Priorytetu VI), poinformował uczestników spotkania o etapach swojej pracy przy powstawaniu koncepcji, a także wskazał jakie miał problemy przy aplikowaniu o środki na realizację projektu innowacyjnego z komponentem ponadnarodowym. Idea samego pomysłu zrodziła się w wyniku przeprowadzonych badań rynku pracy, podczas których okazało się, że grupą osób najbardziej dotkniętych zjawiskiem bezrobocia są ludzie w przedziale wiekowym 50-60/64 lat. Stagnacja ich rozwoju zawodowego spowodowana jest istniejącymi stereotypami, brakiem wiedzy czy też dalszej motywacji, które dzielą rynek pracy na dwa pokolenia. Nadrzędnymi celami projektu jest całkowite zniwelowanie muru, poprzez wzrost zatrudnienia wśród osób powyżej 50 roku życia, wzrost ich aktywności, wzrost ofert pracy dla pracowników 50+, zwiększenie zaangażowania mediów w rozwiązywanie problemów osób 50+, podniesienie świadomości wagi problemu wśród władz lokalnych oraz wzrost ich aktywności w zakresie przeciwdziałania dyskryminacji ze względu na wiek. Zdaniem Projektodawcy na etapie aplikowania o środki, czyli pisania projektu, najtrudniejsze było zgłębienie zapisów dokumentów programowych ze względu na dużą liczbę aktów prawnych i wytycznych, zrozumienie wszelkiego rodzaju interpretacji wytycznych w zasadach innowacyjności i współpracy ponadnarodowej w PO KL, ograniczony dostęp do wersji papierowych w/w dokumentów, a także brak infolinii czynnej całą dobę. Projektodawca wskazał, że uzyskał dofinansowanie dzięki m.in. własnej determinacji w dążeniu do celu, upartości w poszukiwaniu odpowiedzi na powstałe pytania, ciężkiej i żmudnej pracy nad pisaniem wniosku, 4
pomocy udzielonej ze strony pracowników IOK tj. Dolnośląskiego Wojewódzkiego Urzędu Pracy, a także Regionalnego Centrum Wspierania Inicjatyw Pozarządowych (RCWIP). Czwarte zagadnienie pt. Wsparcie Krajowej Instytucji Wspomagającej dotyczącej informacji, promocji, upowszechniania i mainstreamingu na rzecz projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej PO KL zostało omówione przez przedstawiciela Krajowej Instytucji Wspomagającej. - Prowadzenie działań informacyjno promocyjnych projektów innowacyjnych (PI) i projektów współpracy ponadnarodowej (PWP) nie jest wyłącznie obowiązkiem, lecz wynika z potrzeby aby konkursy były organizowane w taki sposób, żeby były składane wnioski i realizowane projekty. IP / IP2 muszą przy tym wspomóc Wnioskodawców w procesie poszukiwaniu partnerów do wzajemnej współpracy (ogłoszenia, bazy danych, wymiana informacji), a także wspomagać Projektodawców przy realizacji projektów oraz wspierać upowszechnianie finalnego produktu i jego rezultatów, dzięki czemu nastąpi rozwój i wzrost standardów życia społeczeństwa. Z badań dokonanych przez KIW wynika, że IP/IP2 w odniesieniu do projektów innowacyjnych i projektów współpracy ponadnarodowej wykorzystują standardowe narzędzia informacyjno promocyjne, zgodne z Planem Komunikacji PO KL, na które składają się: infolinia, własne strony internetowe, spotkania z potencjalnymi projektodawcami, warsztaty, organizacja konferencji i szkoleń dla potencjalnych wnioskodawców, konsultacje indywidualne, artykuły prasowe, spoty TV i radiowe, działalność Punktów Informacyjnych. Oczekiwania instytucji wobec obecnej kampanii są jednak zdecydowanie większe od osiąganych rezultatów z uwagi na małą liczbę podmiotów aplikujących o środki na realizację projektów PI i PWP, co się wiąże ze znikomą liczbą podpisywanych umów, brakiem odpowiedniej strategii informacji i promocji w odniesieniu do w/w projektów. Następnie przedstawiciel KIW wyjaśnił uczestnikom spotkania rolę Krajowej Instytucji Wspomagającej w zakresie działań na rzecz informacji i promocji projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej. Jest to przede wszystkim wsparcie, polegające na: - zwiększeniu poziomu wiedzy na temat PI/PWP w tym umiejętności zarządzania takimi projektami; - zwiększeniu świadomości i tworzenia pozytywnego i spójnego wizerunku PI i PWP w tym rozpoznawalności ich rezultatów przez grupy docelowe; - wzbudzenie szerszego zainteresowania mediów tematyką w/w projektów poprzez zaprezentowanie korzyści z ich realizacji. W związku z powyższym podstawowym zadaniem KIW jest koordynacja i monitoring działań informacyjno promocyjnych, upowszechniania i mainstreamingu PI/PWP, realizowane na gruncie prowadzonego doradztwa, wskazywania narzędzi spójnej i skutecznej komunikacji, administrowania i aktualizowania własnej strony internetowej, wydawania publikacji, organizacji szkoleń, spotkań, seminariów, warsztatów, konferencji, spotkań studyjnych, współpracy z ośrodkami masowego przekazu (mediami) oraz powołania KST (Sieci Tematyczne). Obecnie KIW realizuje koncepcję regionalną zatwierdzoną przez IZ, której celem jest wspólne z IP, IW oraz ROEFS - zachęcenie Projektodawców do udziału w realizacji zadań z w/w zakresu oraz pomoc w efektywnym aplikowaniu o dofinansowanie w 5
obszarze PI i PWP PO KL. Podejmowane działania obejmują m.in. szkolenia, wydawanie biuletynu kwartalnego, zorganizowanie dorocznej konferencji, opracowanie koncepcji monitoringu polityki informacyjno promocyjnej, aktualizację i rozbudowę istniejącego portalu internetowego oraz prace związane z zakończeniem przygotowywania strategii działań informacyjno promocyjnych. Na zakończenie przedstawicielka Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Białymstoku omówiła blok tematyczny pt. Zasady budowania partnerstwa (zasad współpracy ponadnarodowej) oraz zarządzanie ryzykiem i konfliktem. Prezentacja dotyczyła istoty samego partnerstwa, którą jest dobrowolność uczestnictwa, równość, wspólne cele, odpowiedzialność i korzyści. Opiera się ona przede wszystkim na zaufaniu, szczerości, otwartości, dobrych kontaktach interpersonalnych. Zawiązywanie partnerstwa obarczone jest zagrożeniem oddziaływującym w sposób pozytywny lub negatywny na realizację projektu. Ryzyko to wynika z istniejących różnic kulturowych, zasad funkcjonowania partnerstwa, wielkości budżetu, doboru partnerów i samej realizacji projektu. W celu przeciwdziałania rozwojowi niekorzystnemu zjawiskowi konieczne jest umiejętne zarządzanie zarówno ryzykiem jak i narastającym konfliktem. Uczestnicy spotkania stwierdzili, że istnieje potrzeba wsparcia Wnioskodawców w procesie poszukiwania Partnerów dot. realizacji projektów współpracy ponadnarodowej. Funkcjonują bazy, zawierające informacje nt. podmiotów, które mogą stać się partnerami projektów ponadnarodowych, niemniej jednak Wnioskodawcy przy nawiązaniu w/w współpracy mogą napotkać szereg problemów. Zgodnie z rekomendacjami z badania Ewaluacja bieżąca Programu Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004-2006, podmioty zaangażowane w realizację projektów partnerskich powinny m.in. ustalić odpowiednie regulacje, dotyczące wspólnej realizacji poszczególnych etapów przedsięwzięcia. W związku z tym IP/IP2 w porozumieniu z KIW powinny podjąć szersze działania na rzecz wsparcia Wnioskodawców w procesie poszukiwania Partnerów oraz ustalania zasad współpracy. W załączeniu - prezentacje, zawierające informacje dotyczące poszczególnych zagadnień. Po wysłuchaniu wszystkich części wystąpień ze strony Partnerów oraz zaproszonych gości, przedstawiciel Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Gdańsku (Lidera Grantu) w konkluzji wskazał na potrzebę potraktowania konkursów na realizację projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w sposób szczególny, wymagają one większego zaangażowania zarówno ze strony Wnioskodawców, jak również Instytucji Organizujących Konkursy. Zgodnie z rekomendacjami z badania Ewaluacja bieżąca Programu Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004-2006, jednym z obszarów problemowych jest kwestia zdefiniowania czym jest innowacyjność w ramach PO KL. Natomiast z informacji uzyskanych od Partnerów wynika, że działania informacyjno-promocyjne prowadzone w takiej samej formule jak dla standardowych konkursów są niewystarczające w odpowiedzi na Konkursy na realizację projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej wpłynęło bardzo mało wniosków, ocenę formalną i merytoryczną przechodzą nieliczne. Poprzestanie na standardowych procedurach wdrażania w tym przypadku nie sprawdza się występują istotne problemy, mające negatywny 6
wpływ na efektywne wykorzystanie środków, przeznaczonych na konkursy regionalne z zakresu niniejszej tematyki. W związku z powyższym istnieje potrzeba stworzenia planu działań informacyjnopromocyjnych, specjalnie na potrzeby konkursów na realizację projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej. Ponadto, z uwagi na specyfikę problematyki w/w projektów należy podjąć zarówno działania zewnętrzne, jak i wewnętrzne. Pracownicy Instytucji Wdrażających na co dzień mają wiele obowiązków przy wdrażaniu projektów standardowych, jednak w celu skutecznego wykonywania swoich zadań pod kątem problematyki projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej, trzeba im stworzyć warunki do lepszego pozyskiwania wiedzy i informacji z zakresu niniejszej problematyki, bardziej ich zaangażować. Pracownik IOK, który będzie odpowiedzialny za wdrażanie w/w projektu na danym etapie realizacji musi być do tego odpowiednio przygotowany. Osoby te powinny być przygotowywane do objęcia nowych obowiązków przy projektach innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej już od momentu podjęcia decyzji nt. wdrażania tego typu projektów w danej instytucji, tj. od momentu wyszczególnienia ich w Planie Działania. Tematyka projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej wymaga również szerszych działań, skierowanych do potencjalnych Projektodawców. ależy zdiagnozować instytucje w regionie, które mogą uczestniczyć w realizacji i upowszechnianiu projektów w danym obszarze tematycznym, a następnie przeprowadzić odpowiednio zaplanowaną akcję informacyjno-promocyjną, tj. stworzyć plan działań informacyjno-promocyjnych specjalnie na potrzeby konkursu. Podczas spotkania w dniu 14 maja br., podjęto dyskusję mającą na celu wypracowanie modelu postępowania w zakresie działań informacyjno-promocyjnych dot. realizacji projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej, przy wykorzystywaniu dostępnych narzędzi. Uzgodniono, że działania powinny, obejmować informację wewnątrz IOK oraz informację i promocję na zewnątrz: I) Wewnątrz IOK: Po zapadnięciu decyzji o realizacji projektów innowacyjnych i/lub współpracy ponadnarodowej tj. wyodrębnieniu w/w projektów w Planie Działania, należy wyznaczyć pracowników którzy będą odpowiedzialni za poszczególne etapy wdrażania tych projektów tj. informację i promocję, ocenę formalną i merytoryczną, wdrażanie (opiekunowie 1 ), kontrolę. Wyznaczeni pracownicy powinni uczestniczyć w szkoleniach i w spotkaniach z zakresu problematyki projektów innowacyjnych i ponadnarodowych (grupy robocze, sieci tematyczne, konferencje). Powinni oni również spotykać się regularnie we własnym gronie, aby omówić aktualne problemy dotyczące wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy 1 Warto zaznaczyć, że zgodnie z rekomendacjami z badania Ewaluacja bieżąca Programu Inicjatywy Wspólnotowej EQUAL dla Polski 2004-2006 opiekun projektu ma ogromny wpływ na jakość procesu wewnętrznej komunikacji, przy wyznaczaniu opiekunów należy uwzględnić zespoły dwuosobowe, tj. opiekun projektu i asekurujący go zastępca. Taki zespół może odpowiadać za większą liczbę projektów. Dla połowy projektów funkcję opiekuna sprawowałby jeden członek zespołu zadaniowego, a dla pozostałych drugi. Korzyścią takiego podejścia jest możliwość zastąpienia, lub płynnego przejęcia obowiązków dotychczasowego opiekuna przez jego zastępcę w sytuacji kryzysowej (zastępca posiadałby podstawową wiedzę o nadzorowanym projekcie). 7
II) ponadnarodowej, wymienić informacje, dyskutować o problemach występujących w innych województwach (poszukiwanie informacji). Działania zewnętrzne: Należy stworzyć plan działań informacyjno-promocyjnych specjalnie na potrzeby konkursu dot. realizacji projektów innowacyjnych i/lub współpracy ponadnarodowej. Przede wszystkim należy zidentyfikować odbiorców planowanych działań oraz określić terminy ich realizacji. Działania te powinny obejmować: Termin wykonania 2-3 miesiące przed ogłoszeniem konkursu Działania Rozpoczęcie intensywnej kampanii informacyjno promocyjnej. Zorganizowanie konferencji z udziałem potencjalnych Projektodawców, Partnerów oraz instytucji uczestniczących w upowszechnianiu wypracowanych rezultatów. ależy uwzględnić wszystkie instytucje, które będą odgrywały znaczącą rolę w realizacji i upowszechnianiu wypracowanych rozwiązań. Trzeba m.in. ustalić które instytucje w regionie, są odpowiedzialne za realizację zadań z zakresu problematyki określonej w PD. Warto także zwrócić się do instytucji / osób pozytywnie zakręconych tj. podmiotów, które bardzo angażują się w regionie w realizację różnego typu przedsięwzięć i posiadają cenne doświadczenie w realizacji projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej, jeszcze z poprzedniego okresu programowania. Na liście gości należy zebrać kontakty i adresy e-mail potencjalnych Wnioskodawców/Partnerów tj. instytucji wyrażających chęć nawiązania wzajemnej współpracy. Należy stworzyć bazę, która umożliwi określenie profilu, obszaru działalności, a także predyspozycji wnioskodawców. W sytuacji braku możliwości zorganizowania konferencji należy dotrzeć do w/w poszczególnych grup indywidualnie, poprzez przekazanie informacji o konkursie: władzom regionu (np. na Zarządzie Województwa), poszczególnym powiatom (np. na Konwencie Starostów), spotkanie z dyrektorami Powiatowych Urzędów Pracy. Należy dotrzeć również do pozostałych podmiotów, w tym uczelni wyższych funkcjonujących na terenie regionu (publiczne i prywatne) i innych instytucji, np. poprzez zorganizowanie spotkania w siedzibie IOK. W celu skutecznego dotarcia do wszystkich grup należy informację nt. planowanego konkursu rozpropagować poprzez: 8
- zainteresowanie tematyką mediów regionalnych; - zamieszczenie artykułu w biuletynie Urzędu Marszałkowskiego; - zamieszczenie informacji np. na stronie internetowej IOK, Urzędu Marszałkowskiego, organizacji pozarządowych (www.ngo.pl); - spotkania z przedstawicielami Regionalnych Ośrodków EFS, w celu włączenia ich w działania na rzecz propagowania informacji nt. konkursu; - informację nt. planowanego konkursu można przekazać również podczas spotkań, dotyczących innych konkursów regionalnych, organizowanych zarówno w ramach własnej instytucji, jak również innych instytucji zaangażowanych we wdrażanie funduszy w województwie. Ogłoszenie konkursu Dokumentacja konkursowa musi obejmować określone elementy wskazane w Zasadach dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL, które zawierają informacje nt. przedmiotu konkursu. Niemniej jednak dokumentacja konkursowa odnosi się do wielu aktów prawnych i dokumentów programowych, zawiera specyficzne słownictwo, obejmuje dużą liczbę załączników i wzorów dokumentów - jest więc obszerna. Wymogi określające zakres informacji zamieszczanych obligatoryjnie w tym dokumencie, nie uwzględniają elementów, bazujących na dotychczasowym doświadczeniu, które mogą wnioskodawcom dodatkowo ułatwić przygotowanie wniosku aplikacyjnego. a seminarium ustalono, że do dokumentacji konkursowej IOK musi przygotować dokument, zawierający praktyczne wskazówki dla wnioskodawców, m.in.: - listę najczęściej popełnianych błędów, - pytania i odpowiedzi, - w których konkretnie rozdziałach dokumentów wymienionych w dokumentacji konkursu należy szukać szczegółowych informacji, - omówienie / wyjaśnienie kryteriów wyboru projektów. Dokument ten powinien być napisany jasnym, zrozumiałym językiem, powinien posiadać czytelną konstrukcję i powinien być w miarę krótki. Ponadto, informacje na które wnioskodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę muszą zostać wyróżnione w tekście w 9
taki sposób, aby przyciągały uwagę. 1 tydzień po ogłoszeniu konkursu 3 tygodnie po ogłoszeniu konkursu 1-2 miesiące po ogłoszeniu konkursu min. 2 miesiące po ogłoszeniu konkursu Spotkanie ogólne z Wnioskodawcami - przedstawienie zasad aplikowania o środki na realizację projektów innowacyjnych i / lub współpracy ponadnarodowej w ramach konkursu oraz zebranie od uczestników zagadnień, które ich zdaniem wymagają omówienia na warsztatach dla wnioskodawców. Warsztaty dla Wnioskodawców zainteresowanych aplikowaniem o środki na realizację projektów w ramach konkursu. Spotkania indywidualne z Wnioskodawcami, prowadzone wg. wcześniej zaplanowanego harmonogramu spotkań, tj. po wcześniejszym zaplanowaniu i umówieniu wizyty Wnioskodawcy w IOK. Taka formuła pozwoli pracownikom IOK przygotować się do spotkania z Wnioskodawcą oraz wcześniejszego ustalenia czy występują jakieś specyficzne problemy np. problemy interpretacyjne, dotyczące planowanego projektu. Rozpoczęcie naboru wniosków. Ponadto, zgodnie z założeniami, wskazanymi w formularzu oferty grantowej Lider, Partnerzy oraz inne instytucje zaproszone do współpracy przy realizacji grantu tworzą sieć współpracy, mającą na celu wsparcie IP/IP2 oraz Projektodawców na wszystkich etapach wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL 2007-2013. Sieć będzie funkcjonować również po zakończeniu finansowania spotkań w ramach grantu, poprzez stałą wymianę informacji, dotyczących projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej. Ponadto ustalono, że w ramach sieci współpracy zostaną utworzone bazy, zawierające informacje nt. podmiotów, które w regionach Lidera i Partnerów: - realizowały projekty w ramach PIW EQUAL 2004-2006; - realizują projekty innowacyjne i współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL 2007-2013. W odniesieniu do kwestii, dotyczących budowania partnerstw na rzecz realizacji projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w ramach projektów realizowanych w PO KL, uzgodniono, że w porozumieniu z KIW będzie realizowana pomoc dla Wnioskodawców, zarówno w procesie poszukiwania Partnerów, jak również ustalania zasad współpracy. Wnioskodawcy aplikujący o środki na realizację projektów w partnerstwie ponadnarodowym powinni mieć możliwość uzyskania szerszych informacji nt. Partnera, za pośrednictwem instytucji zaangażowanych we wdrażanie PO KL. Zgodnie z Zasadami dokonywania projektów w ramach PO KL IOK wspiera proces konsultacji zapisów umowy współpracy ponadnarodowej. 10
Załączniki: 1. Listy obecności z seminarium. 2. Prezentacja pt. Wytyczne wynikające z zapisów dokumentów programowych PO KL dotyczących promocji i upowszechniania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej 3. Prezentacja pt. Doświadczenia Partnera (Dolnośląskiego Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Wałbrzychu) dotyczącego promocji projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej. Wskazanie kwestii problematycznych 4. Ogłoszenie o naborze Gazeta Wrocławska Polska The Times 5. Artykuł prasowy pt. W poszukiwaniu nowych rozwiązań projekty innowacyjne w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - Gazeta Wrocławska Polska The Times 6. Artykuł prasowy pt. Innowacyjność w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki Biuletyn EFS UMWD Wydz. EFS 7. Prezentacja pt. Problemy Projektodawcy na etapie pozyskiwania środków finansowych na realizację, jak również trudności na poziomie wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej 8. Prezentacja pt. Wsparcie Krajowej Instytucji Wspomagającej dotyczące informacji, promocji, upowszechniania i mainstreamingu na rzecz projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej PO KL 9. Prezentacja pt. Zasady budowania partnerstwa (zasad współpracy ponadnarodowej) oraz zarządzanie ryzykiem i konfliktem. 11