Plan działań informacyjno-promocyjnych w 2005 roku

Transkrypt

1 Plan działań informacyjno-promocyjnych w 2005 roku Regionalnego Punktu Kontaktowego Województwa Opolskiego dla Programu Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III A Czechy Polska Opracowała: Mira Kaliszczak Pracownik Regionalnego Punktu Kontaktowego Departament Koordynacji Programów Operacyjnych Urząd Marszałkowski Województwa Opolskiego 1 Opole, czerwiec 2005

2 Czerwiec 2005 Spis treści Wprowadzenie... 3 Cele planu... 5 Grupy docelowe... 6 Główne instrumenty strategii informacyjnej...7 Wdrażanie i raportowanie planu działań informacyjno promocyjnych

3 Wprowadzenie Plan działań informacyjno-promocyjnych powstał w oparciu o artykuły 18 i 46 Rozporządzeń Unii Europejskiej nr 1260/1999/WE i nr 1159/2000/WE oraz dokument programowy i uzupełnienie dla Programu Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III A Czechy - Polska. Główny założeniem Planu jest potrzeba regularnego i skutecznego informowania społeczeństwa o potencjalnych korzyściach, jakie można uzyskać aplikując po środki z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) w ramach Programu Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III A Czechy - Polska. Celem planu jest wzrost powszechnej świadomości o roli Unii Europejskiej w promowaniu współpracy transgranicznej. Warto podkreślić, iż działania informacyjno promocyjne są szczególnie istotne we wstępnej fazie realizacji programu. Dobrze zorganizowana, różnorodna i intensywna kampania informacyjna wsparta odpowiednią strategią, w szczególności w momencie rozpoczynania realizacji programu, ma kluczowe znaczenie dla powodzenia programu w latach Obowiązek informowania potencjalnych beneficjentów, zgodnie z zapisami Uzupełnienia Programu, o możliwości uzyskania wsparcia oraz promocja całego programu spoczywa przede wszystkim na Instytucjach Zarządzającej i Krajowej. W realizacji tego zadania Instytucje korzystają po stronie polskiej min. z pomocy Regionalnych Punktów Kontaktowych. Poniżej opisany plan jest realizowany przez Regionalny Punkt Kontaktowy powołany w tym celu przy Urzędzie Marszałkowskim Województwa Opolskiego, w obszarze kwalifikowalnym dla programu Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA Czechy Polska (całe województwo opolskie). Plan wyszczególnia grupy docelowe działań informacyjnych i promocyjnych, precyzuje strategię oraz określa harmonogram działań w całym okresie programowania Dla zwiększenia efektywności funkcjonowania RPK, co przełoży się na jakość przygotowywanej przez beneficjentów dokumentacji, w celu upowszechnienia programu należy Obszar współpracy w ramach INTERREG IIIA Czechy Polska obejmuje organizowanie przez Regionalny Punkt Kontaktowy Województwa Opolskiego: konferencji, szkoleń, spotkań informacyjnych dla beneficjentów województwa opolskiego poświęconych Programowi Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG IIIA Czechy Polska, prowadzenie codziennych indywidualnych konsultacji przez pracownika Regionalnego Punktu Kontaktowego, zamieszczaniu aktualnych informacji związanych z Programem Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III A Czechy Polska na podstronie Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego, prowadzenie również korespondencji drogą elektroniczną z beneficjentami. Stąd też dotarcie do wszystkich potencjalnych beneficjentów stanowi duże wyzwanie natury organizacyjnej. 3

4 Działania przewidziane w planie będą finansowane ze środków programu w ramach Priorytetu 3 Pomoc Techniczna, Działanie 3.2. Promocja i ocena programu dla programu Inicjatywy Wspólnotowej INETRREG IIIA Czechy Polska. W celu przedstawienia harmonogramu wykonanych oraz planowanych działań informacyjno-promocyjnych przewidzianych do realizacji przez Regionalny Punkt Kontaktowy Województwa Opolskiego w 2005 roku, przygotowano tabelę obrazującą zrealizowane w tym roku do miesiąca maja działania informacyjno promocyjne oraz planowane do realizacji do końca roku przedsięwzięcia w ramach Programu Inicjatywy Wspólnotowej INETRREG IIIA Czechy - Polska. Tabela nr 1 stanowi Planu. Należy również podkreślić, że szczegółowe rozwiązania dotyczące sposobu, częstotliwości i zakresu proponowanych działań będą modyfikowane w oparciu o bieżące informacje dotyczące stopnia wykorzystania środków, tak, aby w naturalny sposób reagować na potrzeby potencjalnych beneficjentów i wnioskodawców. 4

5 Cele planu Celem Planu jest przede wszystkim stworzenie skutecznego systemu informacji i promocji o możliwościach współfinansowania projektów z EFRR w ramach Programu INTERREG III A Czechy - Polska oraz sposobów i efektów ich wykorzystania. Osiągnięcie celu nastąpi poprzez realizację celów szczegółowych: Informowanie potencjalnych beneficjentów o zasadach ubiegania się o środki na realizację projektów w ramach programu INTERREG III A Czechy - Polska oraz o procedurach i kryteriach wyboru środków Przekazywanie opinii publicznej i potencjalnym beneficjentom danych dotyczących realizacji programu i stopnia wykorzystania środków z EFRR w obszarze kwalifikowalnym dla programu Informowanie opinii publicznej o roli Unii Europejskiej w zakresie wspierania rozwoju regionalnego oraz możliwościach przedsięwzięć w ramach programu współpracy przygranicznej 5

6 Grupy docelowe Działania informacyjno-promocyjne zostały dostosowane do potrzeb poszczególnych grup docelowych, zgodnie z wymogami procedur wdrażania programu oraz konieczności zapewnienia przejrzystości tego procesu dla opinii publicznej. Grupy docelowe Potencjalni beneficjenci końcowi, w tym: - jednostki samorządowe każdego szczebla (w Polsce województwa, powiaty, gminy i ich jednostki organizacyjne) - organizacje utworzone przez jednostki samorządu terytorialnego każdego szczebla w celu realizacji zadań publicznych - partnerzy społeczni i gospodarczy - organizacje pozarządowe typu non-profit, szczególnie te zajmujące się polityką równych szans i ochroną środowiska, media (gazety, radio, telewizja) - stowarzyszenia interesów podmiotów prawnych (organy prawne) w obszarze rozwoju regionalnego (np.: Agencje Rozwoju Regionalnego) - państwowe organizacje utworzone w celu realizacji zadań publicznych, uprawnione do działania w obszarze programu (np.: policja, służby ratownicze, nadleśnictwa (Lasy Państwowe), parki narodowe i krajobrazowe w Polsce) - społeczeństwo obszaru przygranicznego - uczelnie wyższe / jednostki naukowo - badawcze 6

7 Główne instrumenty strategii informacyjnej Strategia informacyjna Regionalnego Punktu Kontaktowego polega na wyselekcjonowaniu grup docelowych oraz odpowiednim doborze instrumentów, które pozwolą na realizację wcześniej określonych celów. Wyróżniono następujące instrumenty służące realizacji zadań informacyjno promocyjnych: Instrumenty służące realizowaniu zadań z zakresu informacji i promocji są jedynie dystrybuowane przez pracownika Regionalnego Punktu Kontaktowego Województwa Opolskiego, w momencie otrzymania ich od Instytucji Zarządzającej i Krajowej. Broszury i materiały informacyjne: Ulotki zawierające min. podstawowe informacje o programie, miejscu składnia wniosków, procedurach dotyczące zasad programu Materiały promocyjne Biuletyn informacyjny Instrumenty stosowane bezpośrednio przez RPK województwa opolskiego. Szkolenia, seminaria, konferencje, warsztaty i spotkania konsultacyjne organizowane dla poszczególnych grup docelowych na poziomie ogólnym dla potencjalnych beneficjentów i opinii publicznej, na poziomie specjalistycznym dla wnioskodawców beneficjentów; imprezy promocyjne otwierające i kończące program Portal internetowy podstrona (strona UM z zakładką poświęconą Programowi INTERREG IIIA Czechy - Polska) Informacje, wywiady w lokalnych mediach dotyczące informacji związanych z zasadami wykorzystania środków EFRR w ramach programu INTERREG IIIA Czechy - Polska oraz opisujące stan realizacji projektów i wysokość przyznanej pomocy Logo UE i logo Programu zamieszczane w dokumentach, w materiałach szkoleniowych Zawartość podstrony internetowej: - informacje na temat głównych dokumentów programu: Programu Inicjatywy Wspólnotowej i Uzupełnienia Programu, - dane kontaktowe osoby obsługującej Regionalny Punkt Kontaktowy Województwa Opolskiego oraz pracownika delegowanego do pracy we Wspólnym Sekretariacie Technicznym w Ołomuńcu, - aktualne informacje - dotyczące procesów wdrażania programu, zamieszczania aktualnych materiałów przygotowywanych przez MGiP w ramach programu oraz bieżących informacji o sytuacji ogłoszenia naboru wniosków w ramach programu. 7

8 Wdrażanie i raportowanie planu działań informacyjno promocyjnych Plan działań jest wdrażany w obszarze kwalifikowalnym dla programu po polskiej stronie m.in. przez Regionalny Punkt Kontaktowy Województwa Opolskiego. Raporty związane z realizacją Planu na szczeblu regionalnym są przygotowywane przez RPK Województwa Opolskiego na podstawie dokumentów i wewnętrznych informacji RPK związanej z realizacją zadań wymienionych w pkt.4 m.in. listy obecności, wycinki z prasy, materiały prezentowane na spotkaniach i konferencjach, wewnętrzny rejestr konsultacji udzielanych przez pracownika RPK. Przedkładanie Raportów za każde pół roku funkcjonowania RPK wraz z Planem działań promocyjnych do MGiP. 8

9 Tabela 1: Harmonogram działań informacyjno-promocyjnych przeprowadzanych oraz planowanych do realizacji przez RPK Województwa Opolskiego Lp. Działanie Grupy docelowe Termin realizacji Instrumenty SPOTKANIA ZREALIZOWANE PRZEZ REGIONALNY PUNKT KONTAKTOWY W OKRESIE OD 1 STYCZNIA DO 30 CZERWCA 2005 ROKU Potencjalni beneficjenci z obszaru województwa opolskiego - organizacje pozarządowe - 19 stycznia 2005r. - państwowe organizacje utworzone - 2 lutego 2005r. w celu realizacji zadań publicznych (m.in. policja, służby ratownicze) - uczelnie wyższe / jednostki naukowobadawcze - 4 lutego 2005r. 1. Organizacja regionalnej konferencji / seminarium informacyjnego otwierającego INTERREG IIIA 2. Szkolenie poświęcone projektom planowanym do realizacji podczas I naboru wniosków 3. Konferencja dotycząca dokumentów, wypełniania wniosku i załączników do wniosku 4. Szkolenie z zakresu Oceny wpływu i współpracy transgranicznej, projektów złożonych w ramach Programu IW INTERREG IIIA Czechy Polska 5. Szkolenie z zakresu Oceny merytorycznej wniosków o przyznanie dofinansowania w ramach Programu IW INTERREG IIIA Czechy Polska Potencjalni beneficjenci z obszaru województwa opolskiego Potencjalni beneficjenci z obszaru województwa opolskiego Eksperci regionalni z województwa opolskiego Eksperci Urzędu Marszałkowskiego Województwa Opolskiego Konferencje promocyjne, otwierające program, przeprowadzone przez pracownika RPK 17 marca 2005r. Szkolenie, Udział przedstawicieli CRR RCz 21 kwietnia 2005r. Konferencja, Jako prelegenci uczestniczyli pracownicy WST oraz MGiP 24 maja 2005r. Szkolenie przeprowadzone przez pracownika RPK 25 maja 2005r. Szkolenie wewnętrzne przeprowadzone przez pracownika RPK SPOTKANIA PLANOWANE DO ZREALIZOWANIA PRZEZ REGIONALNY PUNKT KONTAKTOWY W OKRESIE OD 1 LIPCA DO 31 GRUDNIA 2005 ROKU 9

10 6. Konferencja podsumowująca I nabór wniosków do Programu IW INTERREG IIIA Czechy Polska oraz informująca o II naborze wniosków Wnioskodawcy / koordynatorzy złożonych w ramach I naboru projektów Potencjalni beneficjenci województwa opolskiego składający projekty do II naboru wniosków Sierpień Konferencja Lp. Działanie Grupy docelowe Termin realizacji Instrumenty DZIAŁANIA REALIZOWANE W RAMACH INFORMACJI I PROMOCJI PRZEZ REGIONALNY PUNKT KONTAKTOWY WOJEWÓDZTWA OPOLSKIEGO W ROKU Rozbudowa i aktualizacja bazy danych potencjalnych beneficjentów i projektów z uwzględnieniem poszczególnych obszarów tematycznych i działań programu 8. Przygotowanie i zamieszczenie Informacji o Programie w mediach 9. Uruchomienie i redagowanie podstrony internetowej dotyczącej podstawowych informacji o Programie INTERREG IIIA Czechy Polska na stronach UM Beneficjenci i potencjalni beneficjenci z województwa opolskiego Potencjalni beneficjenci województwa opolskiego Od marca do grudnia 2005r. Planowane do realizacji lipiec / sierpień 2005r. Baza danych w formacie MS EXCEL Prasa lokalna Informacje do prasy dotyczące podsumowania I naboru wniosków, informacja dot. Terminów konsultacji dla beneficjentów województwa opolskiego prowadzone przez pracownika RPK w ramach programu. Beneficjenci, opinia publiczna Cały rok 2005 Informacje dot. Wdrażania programu, konsultacji przeprowadzanych przez pracownika RPK, zamieszczanie materiałów programowych, zamieszczenie generatora wniosków ELZA, inf. dotycząca wyników I naboru wniosków i projektów które otrzymały dofinansowanie z EFRR, zamieszczanie bieżących informacji związanych z programem 10

11 10. Dystrybucja broszur i materiałów informacyjnych dot. Programu otrzymanych z MGiP oraz WST Beneficjenci i potencjalni beneficjenci INTERREG III A Czechy Polska z województwa opolskiego - Broszury i materiały informacyjne. Zwiększenie dostępności do informacji poprzez dystrybucję materiałów informacyjnopromocyjnych podczas konferencji, szkoleń i konsultacji Lp. Działanie Grupy docelowe Termin realizacji Instrumenty 11. Organizacja indywidualnych spotkań konsultacyjnych nt. przygotowania dokumentacji projektowej i prawidłowego wypełniania wniosków Potencjalni beneficjenci z województwa opolskiego Od marca do grudnia 2005 r. (do ostatniego dnia naboru wniosków) Spotkania konsultacyjne w siedzibie RPK 12. Materiały szkoleniowe Uczestnicy konferencji oraz szkoleń Cały rok 2005 powielanie materiałów na szkolenia, prezentacje, niezbędne materiały programowe 13. Konferencja nt. technicznych aspektów opracowywania wniosków oraz analizy błędów najczęściej popełnianych przez beneficjentów Potencjalni beneficjenci województwa opolskiego Sierpień / wrzesień 2005r. Konferencja realizowana przez WST z udziałem pracownika RPK 11