OTAWA GROUP Sp. j. Warszawa, 23.02.2012 Ul. Nowoursynowska 147/4 02-776 Warszawa ZAPYTANIE OFERTOWE dla zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro netto na realizację usługi wynajmu sali szkoleniowej ze specjalistycznym warsztatem oraz sali na coaching/poradnictwo zawodowe w Siedlcach na potrzeby realizacji projektu Akademia Kompetencji Branży Motoryzacyjnej Woj. Mazowieckiego, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego I. ZAMAWIAJĄCY OTAWA GROUP Sp. j. ul. Nowoursynowska 147/4 02-776 Warszawa II. III. MIEJSCE PUBLIKACJI OGŁOSZENIA ZAMÓWIENIA Siedziba Zamawiającego i Biuro Projektu ul. Nowoursynowska 147/4, 02-776 Warszawa Strona internetowa Zamawiającego www.otawagroup.pl/moto w zakładce aktualności TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Zgodnie z zasadą konkurencyjności określaną w Zasadach Finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego IV. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi wynajmu na realizację usługi wynajmu sali szkoleniowej ze specjalistycznym warsztatem oraz Sali na coaching/poradnictwo zawodowe w ramach realizacji projektu Akademia Kompetencji Branży Motoryzacyjnej Woj. str. 1
Mazowieckiego współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Zakres zadań Wykonawcy, o których mowa w punkcie 2 obejmować będzie: a) Zapewnienie sali szkoleniowej ze specjalistycznym warsztatem dla 16 osób (15 osób + trener) na realizację szkoleń zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia. Harmonogram zajęć będzie dostarczony najpóźniej na 14 dni przed realizacją pierwszego spotkania. b) Zapewnienie 1 sali na indywidualny coaching/poradnictwo zawodowe dla 2 osób (coach + uczestniczka projektu) zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia oraz w terminach wskazanych przez Zleceniodawcę. Harmonogram zajęć będzie dostarczony najpóźniej na 14 dni przed realizacją pierwszego spotkania. V. KRYTERIA OCENY OFERTY Uwaga: Oferta będzie mierzona odrębnie dla każdej z dwóch części (odrębnie liczone punkty zgodne z poniższymi kryteriami dla przedmiotu zapytania opisanego w punkcie IV.2., odrębnie liczone punkty zgodne z poniższymi kryteriami dla przedmiotu zapytania opisanego w punkcie IV.3) 1) Cena (60%) proszę o podanie wartości netto i brutto za godz. wynajmu sal zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia Punkty za kryterium cena zostaną obliczone wg następującego wzoru: Cena najtańszej oferty wynajmu sali szkoleniowej + Cena badanej oferty Cena najtańszej oferty wynajmu sali na coaching/poradnictwo Cena badanej oferty X 60 = ilość punktów 2) Wymagania dotyczące ostatecznych terminów dokonywania ewentualnych zmian ilościowych i terminowych w założonym harmonogramie usług 15% Punkty za kryterium zostaną obliczone wg następującego wzoru: Najkrótszy czas możliwości zmiany terminu podany przez oferentów X 15 = ilość punktów Czas możliwości zmiany terminu badanej oferty str. 2
3) Możliwość dojazdu do ośrodka środkami komunikacji publicznej 15% Punkty za kryterium zostaną obliczone zgodnie z poniższym kryterium: a) odległość sal od najbliższego środka komunikacji miejskiej do 50 m 15 pkt. b) odległość sal od najbliższego środka komunikacji miejskiej między 51 500 m 7 punktów c) odległość sal od najbliższego środka komunikacji miejskiej powyżej 501 m 0 pkt. 4) Możliwość zdeponowania materiałów szkoleniowych i informacyjnych w okresach pomiędzy szkoleniami i coachingiem/poradnictwem zawodowym 10% (spełnia 10 punktów, nie spełnia 0 punktów) VI. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA kod CPV 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne 1. Wymagania dotyczące sali na coaching indywidualny/poradnictwo zawodowe: a) Powinna posiadać powierzchnię nie mniejszą niż 15 m2 gwarantując tym samym optymalne warunki przeprowadzenia doradztwa indywidualnego (1 uczestniczka projektu + coach) b) Powinna posiadać stół i krzesła dla 2 osób; c) Posiada flipchart wraz z kompletem mazaków d) Powinna być dostępna w terminach i godzinach zgodnie z harmonogramem (harmonogram coachingu zostanie ustalony najpóźniej w marcu 2012 r. i zostanie przekazany Wykonawcy najpóźniej na 14 dni kalendarzowych przed planowanym spotkaniem); e) Pozwala zapewniać odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowe oświetlenie umożliwiające swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej; f) Ma zapewnione ogrzewanie przy spadku temperatury na zewnątrz poniżej 8 stopni; g) Powinna zapewniać dostęp do źródeł prądu; h) W pobliżu sali znajduje się węzeł sanitarny str. 3
i) Budynek, w którym znajduje się sala jest przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych. j) Przewidywana ilość godzin. coachingu/poradnictwa zawodowego - 30 2. Wymagania dotyczące sali szkoleniowej ze specjalistycznym warsztatem: a) Oferent musi dysponować co najmniej 2 ma salami szkoleniowymi. Zamawiający zakłada sytuację, w której konieczne będzie skorzystanie z usługi najmu równolegle 2 sal w jednym terminie. Zamawiający zastrzega równocześnie, iż mogą okazać się konieczne sytuacje wynajmu tylko 1 sali. b) Intensywność wynajmu sal oraz zapotrzebowanie na sale jest uzależniona od wyników rekrutacji do każdej edycji oraz ustalonego harmonogramu zajęć. c) Sale znajdują się w tym samym budynku d) Powinna posiadać powierzchnię nie mniejszą niż 20 m2 gwarantując tym samym optymalne warunki prowadzenia zajęć szkoleniowych w grupach 15-osobowych + trener; e) Powinna posiadać stół i krzesła dla 16 osób z możliwością ich ułożenia w kształ U ; f) Posiada flipchart wraz z kompletem mazaków, projektor multimedialny oraz ekran do projektora; g) Przy sali szkoleniowej znajduje się pomieszczenie (sala), w której uczestnicy/czki mogą spożyć serwowany, ciepły posiłek (zagwarantowane miejsca siedzące dla 16 osób wraz ze stolikiem); h) Pozwala zapewniać odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowe oświetlenie umożliwiające swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej; i) Posiada miejsce na umieszczenie serwisu kawowego dla uczestników/uczestniczek szkoleń; j) Ma zapewnione ogrzewanie przy spadku temperatury na zewnątrz poniżej 8 stopni; k) Powinna zapewniać dostęp do źródeł prądu; l) Budynek, w którym znajduje się sala jest przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych. m) Obok sali znajduje się specjalistyczny warsztat, który spełnia poniższe kryteria: - jest wyposażony w oprogramowanie diagnostyczne wraz z urządzeniem do komunikacji z wybraną marką pojazdu - posiada bazę danych informacyjnych ( dane regulacyjne, informacje techniczne o modelach w marce ) dla wszystkich marek dostępnych ( popularnych ) na rynku - posada stanowisko robocze do badania podwozi i ustawiania geometrii kół, - posiada stanowisko do wymiany opon i wyważania kół, - posiada miejsce do zajęć teoretyczno-praktycznych z opcją wstawienia samochodu, - warsztat daje możliwość prezentowania komponentów, podzespołów i modeli, n) Szkolenia prowadzone będą w grupach szkoleniowych, których system uczęszczania na zajęcia jest następujący: str. 4
Weekendy (sobota + niedziela) - spotkania średnio 2 razy w miesiącu lub Wieczorowo (od godziny 16.00 do godziny 20.00) spotkania 2 razy w tygodniu co tydzień. o) Ilość grup: 1 3. Okres realizacji szkoleń i coachingu: marzec 2012 czerwiec 2012 4. Z postępowania zostaną wykluczeni Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, przy czym przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się: uczestniczenie w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadanie udziałów lub co najmniej 10% udziałów lub akcji, pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawanie w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze Wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Dodatkowo informujemy, iż wybrany Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia innych działań wynikających z wymogów realizacji usług na rzecz projektów dofinansowanych przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, w tym w szczególności: umożliwienie Otawa Group sp.j. oraz Mazowieckiej Jednostce Wdrażania Projektów Unijnych i innym upoważnionym przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Projektów Unijnych instytucjom wglądu do dokumentów związanych z realizacją usług w ramach projektu, w tym dokumentów finansowych. VII. ZAWARTOŚĆ OFERTY Oferta musi zawierać: 1. Ceny usług w rozbiciu na poszczególne świadczenia a) sala na coaching/doradztwo z wyposażeniem na 1 godzinę (zgodnie z opisem w punkcie VI.1 niniejszego zapytania ofertowego) b) sala szkoleniowa ze specjalistycznym warsztatem z wyposażeniem na 1 godzinę (zgodnie z opisem w punkcie VI.2 niniejszego zapytania ofertowego) 2. Wydruk z systemu CEIDG. str. 5
3. Umowę/dokument potwierdzającą prawo własności sal szkoleniowych, będących przedmiotem niniejszego zapytania, potwierdzającą/y, że Oferent ma prawo bezpośredniego najmu sal Zamawiającemu. 4. Wymagania dotyczące ostatecznych terminów dokonywania ewentualnych zmian ilościowych i terminowych w założonym harmonogramie usług. 5. Opis możliwości dojazdu do ośrodka środkami komunikacji publicznej 6. Inne informacje stosownie do kryteriów oceny oferty. VIII. TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Prosimy o złożenie oferty wyłącznie na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania w terminie do 09.03.2012 do godz. 16:00 w Biurze Projektu w Warszawie, drogą pocztową, przesyłką kurierską, osobiście lub drogą elektroniczną na email: dominika.sobieraj@otawagroup.pl. W przypadku przesłania oferty drogą pocztową koperta zawierająca ofertę powinna być zaadresowana: Biuro Projektu Akademia Kompetencji Branży Motoryzacyjnej Woj. Mazowieckiego OTAWA GROUP Sp. j. Ul. Nowoursynowska 147/4 02-776 Warszawa Złożona oferta musi być ponumerowana i parafowana na każdej stronie. Załącznik nr 1 musi być podpisany przez osoby składające ofertę. Kopie dokumentów muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osoby składające ofertę. W przypadku składania ofert drogą elektroniczną konieczny jest podpis oferenta (np. w formie skanu) 2. W ofercie proszę zawrzeć oświadczenie, że Oferent uważa się za związanego ofertą przez 60 dni od zakończenia terminu jej składania oraz deklarację co do możliwości realizacji usług zgodnie z przedmiotem zapytania ofertowego. 3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma największą ilość punktów. IX. KONTAKT Z ZAMAWIAJĄCYM Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Oferentami jest Dominika Sobieraj- Pilniewicz, Kierownik projektu, dominika.sobieraj@otawagroup.pl. str. 6
X. UWAGI KOŃCOWE 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia bądź unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny w przypadku zaistnienia okoliczności nieznanych Zamawiającemu w dniu sporządzania niniejszego zapytania Ofertowego. 2. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. 3. Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez Oferentów dokumentów, wykazów, danych i informacji. 5. Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, którzy złożą ofertę niezgodną z prawdą (poświadczą nieprawdziwe informacje). 6. Ofertę Oferenta wykluczonego z postępowania uznaje się za odrzuconą. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji ze wszystkimi oferentami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania. 8. Oferty złożone po terminie lub w inny sposób niż określone w zamówieniu nie zostaną rozpatrzone. 9. Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 1 k.c. 10. Oferenci uczestniczą w postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt,nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego. 11. Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie na podstawie analizy dokumentów i materiałów, jakie Oferent zawarł w swej ofercie. Ocenie podlegać będzie zarówno formalna jak i merytoryczna zgodność oferty z wymaganiami. 12. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych 13. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych 14. Oferent, którego oferta zostanie wybrana, zostanie poinformowany pisemnie. 15. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od umowy o realizację przedmiotu niniejszego zamówienia. Serdecznie zapraszamy do współpracy. Z poważaniem, Dominika Sobieraj-Pilniewicz Kierownik Projektu str. 7
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego FORMULARZ OFERTOWY. (miejscowość, data)..... (nazwa i adres Wykonawcy) OFERTA Do: OTAWA GROUP Sp. j. Ul. Nowoursynowska 147/4 02-776 Warszawa Odpowiadając na zapytanie ofertowe dotyczące wyboru dostawcy usługi wynajmu ze specjalistycznym warsztatem oraz sali na coaching/poradnictwo zawodowe w Siedlcach na potrzeby realizacji projektu Akademia Kompetencji Branży Motoryzacyjnej Woj. Mazowieckiego, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, oświadczam, iż oferuję realizację zamówienia w zakresie: Usługa Wartość usługi netto za 1 godzinę Wartość usługi brutto za 1 godzinę Uwagi dodatkowe Wynajem sali ze specjalistycznym warsztatem str. 8
Usługa Wartość usługi netto za 1 godzinę Wartość usługi brutto za 1 godzinę Uwagi dodatkowe Wynajem sali na coaching/poradnictwo zawodowe Opis lokalizacji sal: Możliwość dojazdu do sal środkami komunikacji miejskiej (wraz z podaniem odległości od każdego środka komunikacji miejskiej) opis: Ostateczny termin dokonywania ewentualnych zmian ilościowych i terminowych w założonym harmonogramie usług wynosi Załączniki: str. 9
1. Wydruk z systemu CEIDG 2. Umowa/dokument potwierdzającą prawo własności sal szkoleniowych, będących przedmiotem niniejszego zapytania, potwierdzającą/y, że Oferent ma prawo bezpośredniego najmu sal Zamawiającemu. 3. Inne 4. Inne Oświadczam, że przedstawiona oferta jest wiążąca przez 60 dni od zakończenia terminu jej składania. Składam również deklarację o możliwości realizacji usług zgodnie z przedmiotem zapytania ofertowego.... Data i miejsce.. Podpis oferenta Pieczątka przedsiębiorstwa: str. 10