Formatowanie c.d. Wyświetlanie formatowania Dzięki tej funkcji można łatwo sprawdzić, w jaki sposób został sformatowany dowolny fragment tekstu. Aby jej użyć, wybierz polecenie naciśnij Shift+F1. Na prawo od dokumentu pojawi się okienko zadań, w którym znajdziesz pełną listę opcji użytych do sformatowania klikniętego tekstu. Opcja Wyświetlanie formatowania dzieli pokazywane informacje na trzy kategorie: Czcionka, Akapit, Sekcja. Zaznaczając odpowiednie opcje w okienku zadań Wyświetlanie formatowania możesz sprawić, aby Word pokazał dodatkowe informacje: Porównaj z innym zaznaczeniem pozwala zaznaczyć drugi fragment tekstu i sprawdzić, czym jego formatowanie rożni się od formatowania pierwszego. Można także zmienić formatowanie tekstu porównywanego, wybierając opcję Zastosuj formatowanie oryginalnego zaznaczenia. Rozróżniaj źródła stylu wyświetla informacje o zastosowanym stylu, ale dodatkowo pokazuje też opcje formatujące, które wybrano ręcznie i którymi dany tekst różni się od pozostałych z takim samym stylem. Pokaż znaczniki formatowania wyświetla znaczniki formatujące w oknie dokumentu. Aby sformatować tekst za pomocą okienka zadań Wyświetlanie formatowania zaznacz odpowiedni tekst, kliknij strzałkę na prawo od okienka Zaznaczony tekst, aby wyświetlić menu z opcjami dotyczącymi formatowania i wybierz jedną z nich: Zaznacz wszystkie teksty z podobnym formatowaniem dzięki temu można później sformatować je wszystkie za jednym razem. Zastosuj formatowanie otaczającego tekstu sprawia, że zaznaczony tekst otrzymuje takie samo formatowanie, jak tekst, który go otacza. Wyczyść formatowanie usuwa ręcznie wprowadzone opcje formatujące, przywracając formatowanie zaznaczonego tekstu do stanu z chwili nadania mu określonego stylu. 1
Malarz formatów Opcja ta pozwala na skopiowanie formatowania czcionki i akapitu z tekstu zaznaczonego na inny. Umożliwia to zmniejszenie wysiłku i zaoszczędzenie czasu w przypadku, gdy takie samo formatowanie należy zastosować w wielu miejscach dokumentu. Aby użyć przycisku Malarz formatów, zaznacz tekst, którego formatowanie chcesz skopiować. Na karcie Narzędzia główne kliknij opcję Malarz formatów. Kursor myszy zostanie wzbogacony, umieszczonym obok rysunkiem pędzla. Przeciągając odpowiednio zmieniony kursor myszy, zaznacz tekst, na który chcesz skopiować formatowanie. Po zwolnieniu lewego przycisku myszy kursor powróci do standardowej postaci. Aby skopiować formatowanie akapitu, należy zaznaczyć cały akapit, łącznie z ukrytym znakiem końca akapitu. Aby skopiować formatowanie w wielu miejscach dokumentu, dwukrotnie kliknij przycisk Malarz formatów. Kursor myszy zostanie w zmienionej postaci do momentu naciśnięcia klawisza Esc lub ponownego naciśnięcia przycisku Malarz formatów. 2
Style Style są bardzo użytecznym narzędziem Worda. Pozwalają na zapamiętanie pod wybraną nazwą zestawu parametrów określających formatowanie znaków lub akapitu. Taki zestaw może następnie być wielokrotnie używany w dowolnych miejscach dokumentu. Stosowanie stylów daje dwie korzyści: 1. Spójność wszystkie fragmenty tekstu, dla których zastosowano ten sam styl będą identycznie sformatowane, chyba że potem sformatowano je dodatkowo. 2. Łatwość zmian zmiana definicji stylu jest stosunkowo łatwa i prosta. Jej wykonanie pociągnie za sobą automatyczną zmianę formatowania wszystkich fragmentów dokumentu, w których dany styl jest stosowany. W Wordzie mamy cztery rodzaje stylów: Znakowy określa formatowanie znaków. Akapitu określa formatowanie całego akapitu. Domyślnym stylem akapitu jest Normalny. Tabeli określa formatowanie tabeli. Listy określa sposób formatowania listy punktowej lub numerowanej. Tak jak formatowanie znaków i akapitów, style mogą być stosowane podczas pisania lub później, gdy tekst jest gotowy. Word jest wyposażony w wiele stylów predefiniowanych gotowych do użycia przy formatowaniu tekstu. Styl można wybrać z kart Narzędzia główne/style lub wybierając skrót klawiszowy Ctrl+Shift+S w celu otwarcia okienka zadań Stosowanie stylów. Wpisz dokładną nazwę stylu, który chcesz zastosować i kliknij Enter. 3
Galeria szybkich stylów na karcie Narzędzia główne zawiera jedynie style zastosowane w dokumencie oraz style najbardziej popularne oraz opcje Wyczyść formatowanie, Utwórz styl i Zastosuj style Jeżeli w okienku Zastosuj style wpiszesz nazwę, która nie będzie odpowiadała żadnej nazwie stylu dostępnego w dokumencie, utworzony zostanie nowy styl na podstawie formatowania bieżącego akapitu. Tworzenie stylów Najszybszym sposobem na utworzenie nowego stylu akapitu jest sformatowanie akapitu, zaznaczenie go, a następnie utworzenie nowego stylu w oparciu o elementy formatowania i inne właściwości zastosowane do zaznaczonego tekstu. Po zaznaczeniu wybranego tekstu otwórz okienko zadań Style. Kliknij przycisk Nowy styl znajdujący się w dole okienka. Pojawi się okno dialogowe Tworzenie nowego stylu na podstawie formatowania. Ustal poszczególne elementy, jak: Nazwa, Typ stylu. Jeżeli nowy styl ma być oparty na stylu już istniejącym, wybierz jego nazwę z listy rozwijanej Styl na podstawie. Jeżeli wybrałeś typ stylu Akapit, wybierz żądany styl z listy Styl następnego akapitu. Dzięki temu Word zastosuje określony przez Ciebie styl do następnego akapitu z chwilą, gdy naciśniesz Enter. Za pomocą list rozwijanych i przycisków z grupy Formatowanie oraz przycisku Formatuj można zmieniać opcje formatowania stylu. 4
Modyfikowanie stylu Aby zmodyfikować styl wskaż w okienku zadań Style wybrany styl, następnie z jego menu wybierz polecenie Modyfikuj Opcje pojawiające się w oknie Modyfikowanie stylu są różne w zależnościom stylu, który ma być modyfikowany. 5
Możesz zmienić nazwę stylu, a za pomocą list rozwijanych i przycisków z grupy Formatowanie możesz zmienić jego podstawowe formatowanie. Aby zmienić inne opcje formatowania, należy wybrać przycisk Formatuj i po wyświetleniu okna dialogowego wybrać odpowiednie opcje, a dokonany wybór zatwierdzić przyciskiem OK. Jeżeli wybierzesz opcję Automatycznie aktualizuj, każda dokonana ręcznie zmiana formatowania tekstu przypisanego do danego stylu pociągnie za sobą zmianę samego stylu. Aby usunąć styl z bieżącego dokumentu, w okienku zadań Styl wybierz odpwiedni styl,kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Usuń. Pojawi się okno dialogowe z żądaniem potwierdzenia wybierz Tak. Jeżeli usuniesz styl akapitu, do wszystkich akapitów sformatowanych za jego pomocą zostanie użyty styl domyślny Normalny. Nie wszystkie style mogą być usunięte, np. nie można usunąć stylu Normalny, ani predefiniowanych stylów nagłówkowych. Szablony i style Szablon to specjalny dokument programu Word o rozszerzeniu DOT. Pozwala on na tworzenie dokumentów o jednolitym wyglądzie. Po zainstalowaniu program zawiera standardowe szablony takich dokumentów jak listy, faksy, raporty, strony internetowe i wiele innych. Stałe elementy szablonu są wstawiane automatycznie. Zadaniem użytkownika jest już tylko wprowadzenie tekstu dodatkowego. 6
Wszystkie dokumenty Worda oparte są na szablonach. Najczęściej stosowany jest szablon Normalny, czyli ten, który jest stosowany przy tworzeniu pustego dokumentu. Jednak w Wordzie dostępnych też jest wiele innych szablonów, a użytkownik może tworzyć własne. Szablony mogą zawierać style i wiele innych elementów. Dzięki temu możemy nadać dowolnej grupie dokumentów spójny wygląd. Wystarczy tworzyć każdy nowy dokument na bazie wskazanego szablonu i stosować zdefiniowane w nim style. Tworzone dokumenty będą wyglądały identycznie, będą korzystały z tych samych czcionek, opcji wyrównywania akapitów i innych. Po przejściu w zakładkę Plik i wybraniu polecenia Nowy możesz wybrać jeden z zainstalowanych szablonów lub uruchomić wyszukiwanie szablonów o określonym charakterze. Tworzenie szablonów Możesz utworzyć szablon od początku lub wykorzystać do tego istniejący dokument. Aby utworzyć szablon od początku, przejdź w zakładkę Plik, a następnie wybierz polecenie Nowy. Kliknij Pusty dokument, co spowoduje utworzenie nowego szablonu w oparciu o standardowy szablon. Wprowadź odpowiednie zmiany w ustawieniach marginesów, rozmiarze i orientacji strony, stylach oraz innych elementach formatu. Możesz również dodać tekst instruktażowy, formanty zawartości (np. formant wyboru daty) i grafiki, które mają być wyświetlane we wszystkich dokumentach utworzonych na podstawie tego szablonu. 7
Ponownie przejdź na zakładkę Plik i wybierz polecenie Zapisz jako. Na znajdującym się z lewej strony panelu nawigacji wybierz opcję Komputer i ikonę Przeglądaj. W oknie dialogowym Zapisywanie jako kliknij opcję Microsoft Word. Nadaj nowemu szablonowi nazwę pliku, na liście Zapisz jako typ zaznacz pozycję Szablon programu Word i kliknij Zapisz. Tworzenie szablonu na podstawie istniejącego dokumentu odbywa się bardzo podobnie. Należy otworzyć dokument, który posłuży do utworzenia szablonu. Następnie po wprowadzeniu żądanych zmian zapisujemy go jako Szablon programu Word w folderze Microsoft Word. Aby rozpocząć nowy dokument na podstawie własnego szablonu należy wybrać Plik/Nowy/Osobiste i kliknąć ten szablon. Aby zmodyfikować istniejący szablon należy postępować tak samo, jak ze wszystkimi innymi dokumentami. Różnica polega na tym, że trzeba otworzyć odpowiedni szablon, a po wprowadzeniu modyfikacji go zapisać. 8
Autoformatowanie Jest narzędzie Worda pozwalające na automatyczne formatowanie dokumentu podczas pisania. Funkcja Autoformatowanie podczas pisania jest automatycznie włączona przy pierwszym użyciu Worda. Aby ustawić opcje autoformatowania w oknie dialogowym o tej nazwie należy wybrać przycisk Plik/Opcje/Sprawdzanie/Opcje Autokorekty Pojawi się okno Autokorekta z kartą Autoformatowanie. Ustaw opcje wedle potrzeb: Wbudowane style nagłówków stosowanie stylów nagłówkowych Worda do tytułów. Style list stosowanie stylów list punktowanych i numerowanych przy tworzeniu takich list w dokumencie. Listy punktowane automatycznie punktowanie następuje, gdy akapit rozpoczyna się od znaku * albo litery o, po których następuje spacja lub znak tabulacji. 9
Style innych akapitów przypisywanie do akapitów innych stylów, takich jak: Zwykły tekst, Adres na kopercie czy Zwrot grzecznościowy. Cudzysłowy proste na drukarskie Liczby porządkowe (1st) na indeksy górne Ułamki (1/2) na (½) Łączniki (--) na pauzy ( ) *Pogrubienie* i _kursywę_ na rzeczywiste formatowanie zamiana tekstu umieszczonego między gwiazdkami na pogrubiony, a tekstu między podkreśleniami na kursywę. Ścieżki internetowe i sieciowe na hiperłącza Style zabezpiecza przed zmianą style już zastosowane w dokumencie. Tekst zwykły w dokumentach e-mail umożliwia formatowanie e-maili, jeżeli Word jest stosowany jako edytor poczt elektronicznej. Aby ustawić opcje Autoformatowania podczas pisania wybierz tę kartę z okna dialogowego Autokorekta. Znajduje się tu część opcji takich samych, jak na karcie Autoformatowanie. Inne dostępne możliwości: Listy numerowane automatycznie przypisywanie stylu list numerowanych do akapitów rozpoczynających się od numeru lub litery, po których występuje spacja lub znak tabulacji. Linie krawędzi automatyczne stosowanie stylów krawędzi po wpisaniu trzech lub więcej myślników, podkreśleń lub znaków równości. Tabele automatyczne tworzenie tabeli po wpisaniu ciągu myślników oddzielonych znakami plusa w miejscach krawędzi kolumn, np. +-----+----+ Formatuj początkowe elementy listy według elementu poprzedniego np. jeżeli pierwsze słowo poprzedniego elementu listy było pogrubione, to pierwsze słowo kolejnego elementu zostanie pogrubione automatycznie. Ustaw wcięcia z lewej i pierwsze wcięcie klawiszami Tab i Backspace Definiuj style na podstawie formatowania automatyczne tworzenie i modyfikowanie stylów na podstawie ręcznego formatowania dokumentu. 10
Większość opcji Autoformatowanie podczas pisania jest włączona domyślnie. 11