OPINIA EKSPERTA PYTANIA I ODPOWIEDZI Harmonizacja obszaru HR i płac: Fundamentalna siła a sprawność operacyjna HR.PAYROLL.BENEFITS.
2 Harmonizacja obszaru HR i płac: Fundamentalna siła a sprawność operacyjna Harmonizacja obszaru HR i płac: Fundamentalna siła a sprawność operacyjna MICHAEL VAN DEN BRAND MANAGING DIRECTOR, ADP STREAMLINE Rozszerzenie działalności na rynek międzynarodowy to ekscytujący okres dla każdego przedsiębiorstwa. To, w jaki sposób firma poradzi sobie z problemami, jakie mogą pojawić się w związku z tym w dziale HR, może zadecydować o tym czy firma ta odniesie sukces. W wielu organizacjach głównym problemem okazuje się brak standaryzacji i zintegrowanych systemów działu HR i działu płac, co ma wpływ na ich bieżącą działalność. Jakie problemy pojawiają się najczęściej i dlaczego tak wielkie znaczenie dla przedsiębiorstw międzynarodowych ma harmonizacja działu HR i działu płac?
Harmonizacja obszaru HR i płac: Fundamentalna siła a sprawność operacyjna 3 ŚRODOWISKO PRACY W MIĘDZYNARODOWYCH ORGANIZACJACH JEST CZĘSTO ZŁOŻONE I RÓŻNE DZIAŁY PRACUJĄ NIEZALEŻNIE OD SIEBIE. DLACZEGO DZIAŁ HR I DZIAŁ PŁAC POWINNY ZE SOBĄ WSPÓŁPRACOWAĆ? Zadania i obowiązki pracowników działu HR i działu płac zmieniły się w ciągu ostatnich lat tak, że departamenty te są teraz postrzegane jako kluczowe elementy biznesowe organizacji. W końcu główny cel działu HR i działu płac nieodłącznie wiąże się z pracownikami firmy. Można powiedzieć, że dział HR stanowi trzon organizacji, a poprzez dział płac wykazuje jej najważniejszy atut. Aby wspierać pracowników, zadaniem działu HR jest dopilnowanie by obie te funkcje zostały wypełnione, a dzięki temu dążenie w kierunku bardziej zintegrowanego modelu firmy. Podstawą zarządzania kapitałem ludzkim jest zharmonizowanie działalności HR i płac. Takie posunięcie umożliwi zwiększenie wydajności organizacji i osiągnięcie strategicznych celów biznesowych. Dzięki standaryzacji, automatyzacji i zleceniu wykonania zadań administracyjnych i rozliczeniowych firmom zewnętrznym, dział HR i dział płac mogą zacząć działać bardziej strategicznie i skupić się na działaniach tworzących wartość dodaną takich jak zaangażowanie pracownika.
4 Harmonizacja obszaru HR i płac: Fundamentalna siła a sprawność operacyjna JAK LEPIEJ ZROZUMIEĆ KWESTIĘ KOSZTÓW ZWIĄZANYCH Z PRACOWNIKAMI? Podczas podejmowania strategicznych decyzji w firmie, należy uwzględnić metodę analizy całkowitych kosztów (Total Cost of Ownership: TCO) ) i w jaki sposób metoda ta odnosi się do wszystkich zatrudnionych. Bardzo ważne jest, by uwzględnić wszystkie wydatki na pracowników i ich menedżerów, ponieważ uwzględnienie wyłącznie kosztów związanych z wynagrodzeniami i dodatkami może zafałszować dane i prowadzić do niekorzystnych decyzji biznesowych. Firmy, w których strategia zarządzania kapitałem ludzkim jest już wdrożona są w stanie obniżyć wartość TCO nawet o 26% i *, jednocześnie ciesząc się korzyściami, jakie płyną z wyższego wskaźnika retencji, zaangażowania pracowników i bardziej wydajnych systemów i procesów HR. Dział HR i dział płac powinien zwrócić szczególną uwagę na wskaźnik rentowności - ROI (ang. Return On Investment, stosuje się go, aby zmierzyć efektywność działania przedsiębiorstwa) a zastosowanie strategii zarządzania kapitałem ludzkim powinno go maksymalnie zwiększyć jest to możliwe dzięki usprawnieniu obu tych funkcji. Często najlepszym sposobem na obniżenie kosztów w dziale HR jest usprawnienie pracy działu płac. Jeśli do tego nie dojdzie, koszty związane z wynagrodzeniami, dodatkami i zarządzaniem mogą wynieść nawet 35% wszystkich kosztów działu HR ii. Do tego należy doliczyć koszty związane z infrastrukturą techniczną, które gdy firma działa na rynku międzynarodowym mogą być bardzo wysokie. Jednakże, aby odnieść korzyści z zastosowania standaryzacji i automatyzacji, dział HR i dział płac muszą ze sobą współpracować. Współpraca z jednym dostawcą i wdrożenie systemu zarządzania kapitałem ludzkim pomoże organizacjom ruszyć do przodu i skuteczniej obniżyć koszty korzystania z technologii.
NA JAKIE PROBLEMY NAJCZĘŚCIEJ NARAŻONE SĄ PRZEDSIĘBIORSTWA ROZSZERZAJĄCE DZIAŁALNOŚĆ NA RYNEK MIĘDZYNARODOWY? Rozszerzenie działalności na rynek międzynarodowy to duży krok dla każdej firmy i może prowadzić do problemów w zakresie globalnej strategii zarządzania kapitałem ludzkim. Pracownicy działu HR zbytnio angażują się w proces rekrutacji nowego personelu, przez co poświęcają mniej uwagi na planowanie długoterminowe czy szczegółowe obmyślanie strategii. Co więcej, organizacje często nie radzą sobie z lokalnym prawem pracy, systemem podatkowym i systemem wypłat wynagrodzeń, a nieprzestrzeganie tych praw może poważnie zagrozić przedsiębiorstwu. Na przykład zawiłość międzynarodowego systemu płac może spowolnić proces rozszerzenia działalności na nowe, lukratywne rynki, a przez to ograniczyć możliwości rozwoju przedsiębiorstwa. W trakcie procesu przystosowywania się do nowych rynków pracownicy działu HR zamiast próbować zrozumieć i radzić sobie ze zmianami i problemami z niego wynikającymi, powinni skupić się bardziej na działaniach tworzących wartość dodaną takich jak zarządzanie kapitałem ludzkim. Współpracując z globalnym partnerem w zakresie zarządzania kapitałem ludzkim posiadającym wiedzę o lokalnym rynku, przedsiębiorstwa mogą powierzyć kwestie związane z odpowiedzialnością i ryzykiem usługodawcy zewnętrznemu. Dzięki takiemu rozwiązaniu proces rozszerzenia działalności przebiegnie spokojniej, szybciej i będzie wydajniejszy a standardy organizacji pozostaną zgodne na wszystkich rynkach, na których działa. Ponad dwie trzecie liderów HR to zwolennicy ujednolicenia i skoordynowania systemów działu płac i działu HR na całym świecie iii. Mimo to często zdarza się, że organizacjom rozszerzającym działalność na rynek międzynarodowy nie udaje się wdrożyć globalnych systemów HR i płac i zostają przy znanych im lokalnych systemach. W rezultacie, systemy te są często niespójne, przestarzałe lub już nie spełniają wymogów rozwijającego się przedsiębiorstwa. Brak zintegrowanego systemu zarządzania kapitałem ludzkim stwarza trudności, a dzięki standaryzacji można pokonać problemy i bariery stojące na drodze do osiągnięcia sukcesu międzynarodowego.
6 Harmonizacja obszaru HR i płac: Fundamentalna siła a sprawność operacyjna
Harmonizacja obszaru HR i płac: Fundamentalna siła a sprawność operacyjna 7 W JAKI SPOSÓB DZIAŁ HR MOŻE LEPIEJ WYKORZYSTAĆ DANE? Nie należy lekceważyć faktu, że dane dotyczące przedsiębiorstwa są dostępne dla działu HR, kierownictwa, jak i personelu. Różnorodne systemy rzadko spełniają wymogi biznesowe i przedsiębiorstwa mogą znaleźć się w trudnej sytuacji, gdzie mają do dyspozycji dużo danych, ale bez oglądu całości. Środki niezbędne do zarządzania złożonymi danymi to dodatkowy koszt dla przedsiębiorstwa. Wpływa to też na zdolność podejmowania trafnych i szybkich decyzji biznesowych. Współpraca z wieloma dostawcami i fragmentarycznymi systemami nie tylko dokłada zadań administracyjnych i podnosi koszty, ale również wpływa na zdolność podejmowania trafnych i szybkich decyzji biznesowych. Poprzez zastosowanie rozwiązania zarządzania kapitałem ludzkim, przedsiębiorstwa nie tylko będą w stanie sprostać tym wyzwaniom, ale ich działania związane z zarządzaniem talentami i kapitałem ludzkim będą też bardziej strategiczne. Pracownicy działu HR nieustannie muszą wykazywać jak cenni są dla firmy a zastosowanie standaryzacji pozwoli na wprowadzenie kluczowych wskaźników wydajności spójnych dla całego międzynarodowego przedsiębiorstwa. Jednakże, nie tylko dział HR odniesie z tego korzyści jeden system jest w stanie zaprezentować dane wszystkich pracowników i umożliwić podjęcie w pełni świadomych decyzji. W JAKI SPOSÓB PROCES STANDARYZACJI POMAGA PRZEDSIĘBIORSTWOM PRZYSTOSOWAĆ SIĘ DO ZMIAN ZACHODZĄCYCH W ŚWIECIE BIZNESU? Dzięki harmonizacji obszaru HR i płac procesy zachodzące w przedsiębiorstwie są w znacznym stopniu usprawnione, bardziej wydajne i opłacalne. Gdy firma we wszystkich oddziałach w danym kraju używa jednego systemu, tych samych procesów i danych łatwiej jest zespołom pracować według tego samego wzorca i wzajemnie dzielić się najlepszymi praktykami. Pozwala to również na większą przejrzystość, a w rezultacie zapewnia sporządzenie lepszych raportów i większą wiarygodność. Wybierając usługodawcę z obszaru zarządzania kapitałem ludzkim firma powinna myśleć przyszłościowo. Wraz z rozwojem organizacji i zmianami, jakie zachodzą na rynku, wybrane rozwiązanie musi sprostać wymaganiom, jakie stawia zarządzanie zasobami kapitału ludzkiego. Mimo że głównym celem systemu zarządzania kapitałem ludzkim powinno być wspieranie biznesu, mało elastyczne procesy mogą ograniczyć wydajność i sprawność operacyjną firmy. Dlatego ważne jest by oferowana usługa i schematy organizacyjne sprawdziły się w przedsiębiorstwie niezależnie od jego typu, rozmiaru czy lokalizacji. Mimo wielu korzyści, jakie przynosi wdrożenie globalnego rozwiązania HCM takie posunięcie może wydawać się ogromnym zadaniem, na którego podjęcie nie może się zdecydować wiele międzynarodowych firm. W takiej sytuacji często łatwiej jest sprawić, by wszystkie regiony korzystały z systemów opartych o jednolitą platformę, przez co załoga odczuje skutki takiej zmiany tylko raz. Dzięki współpracy z doświadczonym partnerem HCM zmiana ta przebiegnie spokojnie, a przez to dział HR będzie mógł się skupić na procesie zarządzania wewnętrznymi zmianami i dbaniu o to, by pracownicy byli w pełni zaangażowani. i NelsonHall (2014) Targeting Payroll Outsourcing ii ADP (2013) Payroll at the heart of HR Outsourcing iii ADP (2015) Harnessing Big Data: The Human Capital Management Journey to Achieving Business Growth
Pracodawcy na całym świecie korzystają z ADP (NASDAQ: ADP) w zakresie rozwiązań i usług w chmurze umożliwiających zarządzanie najważniejszymi zasobami czyli pracownikami. Od zasobów ludzkich poprzez płace, administrację świadczeniami, aż do zarządzania talentami - ADP przynosi niezrównane doświadczenie i wiedze ekspercką, które pomagają klientom budować lepsze kadry. Jako pionier w dziedzinie zarządzania kapitałem ludzkim (HCM Human Capital Management) i outsourcingu procesów biznesowych, ADP służy ponad 610 000 klientom w 100 krajach. www.adp.com Logo ADP oraz nazwa ADP są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy ADP, LLC. Wszelkie inne znaki towarowe oraz usługowe stanowią własność odpowiednich podmiotów. 2015 ADP, LLC.